Kurz gesagt: Eine Akontorechnung fordert einen geschätzten Betrag im Voraus an, eine Teilrechnung rechnet bereits erbrachte Leistung ab, und die Schlussrechnung zieht am Ende alle bisher fakturierten Beträge vom Gesamtbetrag ab. Alle drei dienen demselben Zweck: Bei längeren Aufträgen nicht wochen- oder monatelang in Vorleistung zu gehen. Rechtlich sind sie vollwertige Rechnungen mit allen Pflichtangaben — und bei der Mehrwertsteuer gilt eine Regel, die viele überrascht: Auf Vorauszahlungen schuldest du die MWST bereits, wenn das Geld eintrifft, nicht erst wenn du geliefert hast. Dieser Artikel zeigt dir, wann welche Form passt und wie du sauber abrechnest.
Inhaltsverzeichnis
- Die drei Formen im Vergleich
- Wann sich Teilrechnungen lohnen
- MWST bei Vorauszahlungen: die Falle
- Die Schlussrechnung korrekt aufbauen
- Pflichtangaben und Nummerierung
- Häufige Fragen
Die drei Formen im Vergleich
Die Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen, weil das Schweizer Recht sie nicht abschliessend definiert. Es gibt keine gesetzliche Legaldefinition der «Akontorechnung» — massgebend ist, was du mit deinem Kunden vereinbart hast. In der Praxis hat sich diese Abgrenzung eingebürgert:
| Akontorechnung | Teilrechnung | Schlussrechnung | |
|---|---|---|---|
| Grundlage | Schätzung / Vereinbarung | Tatsächlich erbrachte Leistung | Gesamter Auftrag |
| Zeitpunkt | Vor der Leistung | Während des Auftrags | Nach Abschluss |
| Betrag | Pauschal, z. B. 30 % | Nach Aufwand oder Etappe | Total minus bereits fakturiert |
| Typisch bei | Neue Kunden, Materialeinkauf | Bauprojekte, längere Mandate | Immer am Schluss |
| Korrektur nötig? | Ja, in der Schlussrechnung | Meist nicht | — |
Der praktische Unterschied ist der Nachweis. Eine Teilrechnung kannst du belegen: Diese Etappe ist fertig, hier ist der Rapport. Eine Akontorechnung ist eine Vorauszahlung auf Vertrauensbasis — sie stützt sich auf die Vereinbarung, nicht auf erbrachte Arbeit. Deshalb muss sie in der Schlussrechnung zwingend abgerechnet werden, während eine korrekt gestellte Teilrechnung inhaltlich schon abschliessend ist.
Eine Anzahlung ist der Sonderfall der Akontorechnung ganz am Anfang, oft zur Deckung von Materialkosten. Die begriffliche Einordnung findest du kompakt im Lexikon unter Anzahlung, Teilzahlung und Schlussrechnung.
Wann sich Teilrechnungen lohnen
Teilrechnungen sind kein Misstrauensbeweis, sondern Liquiditätsmanagement. Sinnvoll sind sie in diesen Situationen:
- Aufträge über mehrere Monate. Wer erst am Schluss fakturiert, finanziert den Kunden zinslos über die gesamte Laufzeit.
- Hoher Materialeinsatz im Voraus. Du bezahlst Lieferanten, bevor du selbst Geld siehst — eine Anzahlung schliesst diese Lücke.
- Neue Kundenbeziehungen. Eine Anzahlung von 20 bis 30 % ist branchenüblich und filtert Aufträge, die nie zustande gekommen wären.
- Auftragsvolumen über einem Monatsumsatz. Fällt ein einzelner Kunde aus, gefährdet das sonst deine Zahlungsfähigkeit.
- Leistungen mit klaren Etappen. Konzept, Umsetzung, Abnahme — jede abgeschlossene Etappe rechtfertigt eine Rechnung.
Die Kehrseite: Jede zusätzliche Rechnung bedeutet Aufwand und einen weiteren Posten, den du überwachen musst. Bei einem Auftrag über CHF 3'000 lohnt sich das selten. Als Faustregel hat sich bewährt, ab etwa CHF 10'000 Auftragsvolumen oder ab zwei Monaten Laufzeit über Teilrechnungen nachzudenken.
Vereinbare die Etappen schriftlich in der Offerte, nicht erst bei der Rechnungsstellung. Eine unangekündigte Akontorechnung ist der häufigste Anlass für Diskussionen — wie du das sauber formulierst, steht im Leitfaden zum Offerte erstellen. Wie sich der Zahlungsfluss auf deine Planung auswirkt, zeigt der Artikel zur Liquiditätsplanung.
MWST bei Vorauszahlungen: die Falle
Hier liegt der Punkt, der in der Praxis am meisten Ärger verursacht.
Bei Vorauszahlungen entsteht die Steuerforderung mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 MWSTG). Das heisst: Sobald das Geld aus einer Akontorechnung auf deinem Konto ist, schuldest du die darauf entfallende MWST — auch wenn du noch keinen Finger gerührt hast.
Ein Beispiel: Du vereinbarst im November einen Auftrag über CHF 20'000 und stellst eine Anzahlung von CHF 6'000 (inkl. 8,1 % MWST). Der Kunde zahlt im Dezember, geliefert wird im März. Die MWST auf den CHF 6'000 gehört in die Abrechnung des vierten Quartals — nicht in die des ersten Quartals des Folgejahres.
Daraus folgen drei Konsequenzen:
- Die Akontorechnung muss die MWST korrekt ausweisen. Satz und Betrag gehören auf den Beleg, sonst kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und du hast eine unvollständige Rechnung.
- Der anwendbare Satz richtet sich nach der Leistung, nicht nach dem Zeitpunkt der Zahlung. Beherbergung bleibt bei 3,8 %, auch wenn im Voraus bezahlt wird. Die geltenden Sätze führt die ESTV.
- Plane die Liquidität mit. Von CHF 6'000 Anzahlung gehören rund CHF 450 der Steuerverwaltung. Wer die Anzahlung vollständig in Material investiert, hat bei der nächsten Abrechnung ein Loch.
Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten zählt sonst das Rechnungsdatum, bei vereinnahmten Entgelten der Zahlungseingang — für Vorauszahlungen gilt aber in beiden Fällen die Vereinnahmung. Welche Methode für dich sinnvoll ist, vergleicht der Beitrag zur MWST-Abrechnung nach effektiver Methode und Saldosteuersatz.
Die Schlussrechnung korrekt aufbauen
Die Schlussrechnung ist der Moment, in dem alles zusammenkommt. Der verbreitetste Fehler: nur den Restbetrag fakturieren. Damit fehlt der Nachweis über den Gesamtauftrag, und weder Kunde noch Steuerverwaltung können nachvollziehen, was verrechnet wurde.
Richtig ist der Aufbau vom Ganzen zum Rest:
Gesamtleistung gemäss Auftrag CHF 20'000.00
MWST 8,1 % CHF 1'620.00
─────────────────────────────────────────────────────
Total CHF 21'620.00
abzüglich Akontorechnung Nr. 2026-041 CHF 6'000.00
abzüglich Teilrechnung Nr. 2026-058 CHF 8'000.00
─────────────────────────────────────────────────────
Restbetrag zahlbar CHF 7'620.00
Jede abgezogene Rechnung wird mit Nummer und Datum aufgeführt. So bleibt die Kette vom Auftrag über die Teilbeträge bis zur Schlusszahlung lückenlos nachvollziehbar — das ist die Nachprüfbarkeit, die Art. 957a Abs. 2 OR für die Buchführung verlangt.
Zwei Punkte, die oft schiefgehen:
- Die MWST wird nur einmal berechnet, nämlich auf der Gesamtleistung. Die Abzüge sind Bruttobeträge inklusive der bereits fakturierten Steuer. Wer auf den Restbetrag nochmals MWST rechnet, verdoppelt sie.
- Fällt die Schlussrechnung tiefer aus als die Summe der Anzahlungen, entsteht ein Guthaben des Kunden. Dann brauchst du eine Gutschrift, keine Rechnung mit negativem Betrag.
Pflichtangaben und Nummerierung
Eine Teil- oder Akontorechnung ist rechtlich eine ganz normale Rechnung. Sie braucht dieselben Angaben wie jede andere: Name und Adresse beider Parteien, deine MWST-Nummer (sofern steuerpflichtig), Datum, Beschreibung der Leistung, Betrag sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste steht im Leitfaden Rechnung schreiben mit allen Pflichtangaben.
Dazu kommen drei Dinge, die speziell für Teilrechnungen gelten:
- Eigene, fortlaufende Rechnungsnummer. Jede Teilrechnung ist ein eigener Beleg. Sie darf nicht dieselbe Nummer tragen wie die spätere Schlussrechnung.
- Klare Bezeichnung. Schreib «Akontorechnung» oder «Teilrechnung 2 von 3» in den Titel. Das verhindert, dass der Kunde sie für die Endabrechnung hält.
- Bezug zum Auftrag. Auftrags- oder Offertennummer auf jeder Teilrechnung — ohne diese Klammer wird die Zuordnung bei der Schlussrechnung mühsam.
Eine Anzahlung, die nur mündlich vereinbart und per Banküberweisung geleistet wird, erfüllt den Belegnachweis nach Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR nicht. Es braucht auch dafür einen Beleg.
Bleibt eine Teilrechnung offen, gelten die üblichen Regeln zu Zahlungsfrist und Verzug. Wichtig: Stelle die nächste Etappe erst in Rechnung, wenn die vorige bezahlt ist — sonst wächst dein Ausfallrisiko mit jeder Etappe. Wie du strukturiert nachfasst, zeigt die Anleitung zum Mahnwesen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Akontorechnung und Teilrechnung?
Eine Akontorechnung fordert einen im Voraus vereinbarten, geschätzten Betrag an, bevor die Leistung erbracht ist — sie stützt sich auf die Vereinbarung. Eine Teilrechnung rechnet dagegen ab, was bereits geleistet wurde, und stützt sich auf einen Nachweis wie einen Etappenabschluss oder Stundenrapport. Praktisch relevant ist die Folge: Akontobeträge müssen in der Schlussrechnung zwingend abgerechnet werden, weil sie nur geschätzt waren. Eine korrekt gestellte Teilrechnung ist für ihren Leistungsteil bereits abschliessend.
Wann muss ich die MWST auf einer Anzahlung abrechnen?
Sobald du das Geld erhalten hast. Bei Vorauszahlungen entsteht die Steuerforderung mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 MWSTG) — unabhängig davon, wann du die Leistung erbringst. Erhältst du im Dezember eine Anzahlung für einen Auftrag, den du im März ausführst, gehört die MWST in die Abrechnung des vierten Quartals. Rechne das bei der Liquiditätsplanung ein: Ein Teil jeder Anzahlung gehört bereits der Steuerverwaltung und steht dir nicht zur Verfügung.
Wie hoch darf eine Anzahlung sein?
Das Gesetz setzt für Geschäfte zwischen Unternehmen keine Obergrenze — massgebend ist, was ihr vereinbart. Üblich sind 20 bis 50 % des Auftragswerts, bei hohem Materialeinsatz auch mehr. Entscheidend ist die Verhältnismässigkeit: Eine Anzahlung von 90 % vor Arbeitsbeginn wird kaum ein Kunde akzeptieren und verlagert das gesamte Risiko auf ihn. Vereinbare den Prozentsatz schriftlich in der Offerte, dann ist er bei der Rechnungsstellung kein Thema mehr.
Muss ich auf der Schlussrechnung die Teilrechnungen aufführen?
Ja, und zwar einzeln mit Nummer und Datum. Die Schlussrechnung weist den gesamten Auftragswert inklusive MWST aus und zieht die bereits fakturierten Beträge sichtbar ab; nur die Differenz ist noch zahlbar. Nur den Restbetrag zu fakturieren ist der häufigste Fehler — dann fehlt der Nachweis über den Gesamtauftrag, und die Verbindung zwischen den einzelnen Belegen lässt sich nicht mehr nachvollziehen.
Was passiert, wenn die Anzahlung höher war als die Schlussrechnung?
Dann schuldest du deinem Kunden Geld. Statt einer Rechnung mit negativem Betrag stellst du eine Gutschrift über die Differenz aus und überweist den Betrag zurück. Bei MWST-Pflicht korrigierst du gleichzeitig die zu viel abgerechnete Steuer in der Periode der Gutschrift. Deshalb lohnt es sich, Akontobeträge eher knapp anzusetzen — eine zweite Teilrechnung ist einfacher als eine Rückabwicklung.
Brauche ich für jede Teilrechnung eine eigene Rechnungsnummer?
Ja. Jede Teilrechnung ist ein eigenständiger Buchungsbeleg und braucht eine eigene, fortlaufende Nummer. Dieselbe Nummer mehrfach zu vergeben oder Teilrechnungen unnummeriert zu lassen, bricht die Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung. Praktisch heisst das auch: Die Schlussrechnung trägt eine neue Nummer und ist nicht etwa eine korrigierte Fassung der letzten Teilrechnung.
Fazit
Teil- und Akontorechnungen sind das einfachste Mittel gegen lange Zahlungsketten — vorausgesetzt, drei Dinge stimmen. Die Etappen sind vorher schriftlich vereinbart, jede Teilrechnung ist ein vollwertiger Beleg mit eigener Nummer, und die Schlussrechnung rechnet vom Gesamtbetrag herunter statt nur den Rest zu fakturieren.
Der Punkt, den man am ehesten übersieht, ist die MWST auf Vorauszahlungen: Sie wird fällig, sobald das Geld da ist. Wer eine Anzahlung vollständig verplant, zahlt bei der nächsten Abrechnung drauf.
In Pfeffersack erstellst du Teilrechnungen mit eigener Nummerierung und ziehst sie in der Schlussrechnung ab — die MWST wird dabei nur einmal auf die Gesamtleistung gerechnet. 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
