Rechnungsprogramm Schweiz

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm ist eine Software, mit der Unternehmen Offerten, Rechnungen, QR-Rechnungen und Mahnungen erstellen, versenden und nachverfolgen. In der Schweiz ist eine digitale Lösung faktisch Pflicht: Seit dem 1. Oktober 2022 sind die orangen und roten Einzahlungsscheine vollständig durch die Swiss QR-Rechnung ersetzt – wer per Bank bezahlt werden will, braucht ein Programm, das den Swiss QR-Code nach SIX-Standard erzeugt. Ein gutes Rechnungsprogramm übernimmt zusätzlich die fortlaufende Nummerierung, die MWST-Berechnung und den Abgleich der Zahlungseingänge mit dem Bankkonto.

Fakturierungssoftware: von der Offerte bis zur Buchung

Eine Fakturierungssoftware erstellt die Belege eines Auftrags, von der Offerte über die Rechnung bis zur Zahlungserinnerung, und verfolgt die Zahlung, bis sie verbucht ist. «Fakturieren» heisst Rechnung stellen; Fakturierungssoftware, Rechnungsprogramm und Rechnungssoftware werden meist gleichbedeutend verwendet. In ERP-Programmen umfasst die Fakturierung oft die ganze Auftragsabwicklung, etwa mit Auftragsbestätigung und Rüstschein. Eine Auftragsbestätigung als eigenen Belegtyp hat Pfeffersack nicht: Der Ablauf führt von der Offerte über die Rechnung bis zur Buchung, und welche Belege es gibt, hängt vom Bereich ab.

In beiden Bereichen, der Einzelfirma im Standardbereich und der GmbH, beginnt der Ablauf mit der Offerte: mit Gültigkeitsdatum, als PDF per E-Mail und auf Wunsch mit Online-Annahme über einen persönlichen Link. Nach der Annahme wandelst du sie per Klick in die Rechnung um, mit allen Positionen. Die Rechnung trägt den Swiss QR-Zahlteil in CHF oder EUR, Stunden aus der Zeiterfassung werden zu Rechnungspositionen, und grössere Aufträge teilst du in Akonto- und Schlussrechnung auf. Überfällige Rechnungen zeigt die Rechnungsübersicht; im Standardbereich verschickst du für sie eine Zahlungserinnerung per E-Mail, im GmbH-Bereich eine Mahnung.

Lieferschein, Gutschrift und Zahlungsplan gibt es nur im Standardbereich. Die Gutschrift rechnest du auf spätere Rechnungen an; der Zahlungsplan verteilt einen Auftrag auf 2 bis 24 Raten, aus denen auf Wunsch einzelne Ratenrechnungen mit eigenem QR-Zahlteil entstehen. Aus einer Offerte wird ein Lieferschein, indem du sie duplizierst und den Belegtyp wechselst. Nur im GmbH-Bereich gibt es Mahnstufen mit Fristen, Gebühren und Verzugszins; jede Mahnung löst du selbst aus, automatisch verschickt Pfeffersack keine. Die GmbH verknüpft ausserdem die Offerte mit der Rechnung, die aus ihr entstanden ist.

Den Zahlungseingang liest Pfeffersack aus dem Kontoauszug, den du als CSV-Export einer der unterstützten Banken oder als camt.053/054 hochlädst; eine direkte Bankanbindung gibt es nicht. Im GmbH-Bereich ist die Rechnung schon beim Erstellen gebucht, und der Import ordnet die Zahlung dem offenen Posten zu. Im Standardbereich buchst du die Rechnung auf Wunsch. Steht sie als Einnahme «Unbezahlt» in den Büchern, ordnet der Import die Zahlung zu: automatisch bei passender QR- oder SCOR-Referenz oder Rechnungsnummer und rappengenauem Betrag oder bei gleichem Tag und Betrag wie die Rechnungsbuchung, sonst nach deiner Bestätigung. Teilzahlungen ordnet er nicht zu.

Offene Rechnungen im Blick behalten: Status, Fälligkeit und Mahnung

Offene Rechnungen behältst du im Blick, wenn das Programm jede Rechnung mit ihrem Zahlungsstand führt und überfällige von selbst kennzeichnet. In Pfeffersack hat jede Rechnung einen Status, nach dem du die Rechnungsübersicht filterst: im Standardbereich «Unbezahlt», «Teilweise», «Bezahlt» oder «Storniert», im GmbH-Bereich «Entwurf», «Versendet», «Teilbezahlt», «Bezahlt», «Storniert» oder «Erledigt». Eine noch nicht bezahlte Rechnung zeigt die Übersicht als «Überfällig» an, im Standardbereich ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum, im GmbH-Bereich schon am Fälligkeitstag. Im Standardbereich erscheint so eine Rechnung vom 1. Oktober mit 30 Tagen Zahlungsfrist, fällig am 31. Oktober, ab dem 1. November als überfällig.

Auf «Bezahlt» kommt eine Rechnung, wenn du die Zahlung erfasst oder der Import deines Kontoauszugs sie zuordnet. Im Standardbereich verschickst du für eine überfällige Rechnung eine Zahlungserinnerung per E-Mail. Im GmbH-Bereich führt die doppelte Buchhaltung die offenen Rechnungen zusätzlich als offene Posten der Debitoren, die Auswertungen exportieren sie als CSV. Dort gibt es auch Mahnstufen mit Fristen, Gebühren und Verzugszins: Jede Mahnung löst du selbst aus, Pfeffersack erstellt das Mahnschreiben als PDF mit QR-Zahlteil und hängt es beim Versand per E-Mail an. Ohne andere Abmachung beträgt der Verzugszins 5 % pro Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR).

Das muss ein Rechnungsprogramm in der Schweiz 2026 können

Vier Anforderungen sind nicht verhandelbar. Erstens der Swiss QR-Code nach den Implementation Guidelines QR-Rechnung der SIX: Seit der Version 2.3 vom November 2025 ist im QR-Code nur noch die strukturierte Adresse (Adresstyp «S») zugelassen, also Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern. Belege mit unstrukturierten Adressen können laut SIX-Factsheet vom 19. August 2025 nur noch für eine kurze Übergangsfrist verwendet werden, längstens für Zahlungen vor dem 14. November 2026, ein festes früheres Enddatum nennt die SIX dort nicht; bestehende Daueraufträge und Vorlagen bereinigen die Finanzinstitute bis spätestens 13. November 2026. Zweitens die MWST-Sätze 8.1 % / 2.6 % / 3.8 % nach Art. 25 MWSTG, gültig seit 1. Januar 2024.

Drittens, für MWST-pflichtige Unternehmen, die Rechnungsangaben nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG: Name und Ort von Leistungserbringer und Leistungsempfänger, der Hinweis auf den Eintrag im MWST-Register mit MWST-Nummer, Datum oder Zeitraum der Leistung (soweit nicht mit dem Rechnungsdatum identisch), Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Viertens die 10-jährige Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR: Das Programm muss alle Belege jederzeit als PDF bereitstellen können. Pfeffersack schreibt Rechnungssteller und Kunde als strukturierte Adresse in den QR-Code, rechnet mit den geltenden MWST-Sätzen und stellt Belege auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch aus.

Beispiel: eine QR-Rechnung über CHF 1'297.20

Ein MWST-pflichtiges Grafikbüro verrechnet 10 Stunden Gestaltung à CHF 120. Das Entgelt beträgt CHF 1'200.00, die MWST zum Normalsatz von 8.1 % CHF 97.20, der Rechnungsbetrag CHF 1'297.20. Genau dieser Betrag steht im QR-Zahlteil, zusammen mit Währung, Konto (IBAN oder QR-IBAN), allfälliger Referenz und den Adressen von Rechnungssteller und Kunde. Wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf nach Art. 27 Abs. 1 MWSTG in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen; dieselbe Rechnung lautet dann auf CHF 1'200.00 ohne MWST-Zeile.

Fehlen beim Kunden Name, PLZ oder Ort, lässt Pfeffersack den Zahlungspflichtigen im QR-Code weg und druckt das Feld «Zahlbar durch (Name/Adresse)» zum Ausfüllen von Hand, statt eine ungültige QR-Rechnung zu erzeugen. Gebucht wird je nach Bereich unterschiedlich: Im Standardbereich bucht Pfeffersack eine Rechnung nur auf deinen Wunsch, also beim Erstellen, beim Markieren als bezahlt oder nachträglich aus der Rechnungsliste. In der doppelten Buchhaltung des GmbH-Bereichs entsteht die Buchung schon beim Erstellen der Rechnung, zusammen mit dem offenen Posten.

Wann zählt eine Rechnung für die MWST?

Eine Rechnung zählt für die MWST in der Abrechnungsperiode, in der du sie stellst, wenn du nach vereinbartem Entgelt abrechnest, und erst in der Periode des Zahlungseingangs, wenn du nach vereinnahmtem Entgelt abrechnest. Das vereinbarte Entgelt ist die gesetzliche Regel (Art. 39 Abs. 1 MWSTG): Die Steuerschuld entsteht mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 MWSTG). Das vereinnahmte Entgelt gestattet die ESTV auf Antrag (Art. 39 Abs. 2); die Steuerschuld entsteht dann mit der Vereinnahmung (Art. 40 Abs. 2).

Die Vorsteuer folgt derselben Abrechnungsart: Bei vereinbartem Entgelt zählt der Empfang der Lieferantenrechnung, bei vereinnahmtem die Bezahlung (Art. 40 Abs. 1 und 2). Die gewählte Abrechnungsart gilt mindestens eine Steuerperiode, also ein Kalenderjahr (Art. 39 Abs. 3, Art. 34 Abs. 2). Erhältst du für eine nicht von der Steuer befreite Leistung eine Vorauszahlung, bevor du Rechnung stellst, entsteht die Steuer auch bei vereinbartem Entgelt schon mit dem Zahlungseingang (Art. 40 Abs. 1 Bst. c). Bei der effektiven Methode wird grundsätzlich vierteljährlich abgerechnet, mit Saldosteuersatz halbjährlich (Art. 35 Abs. 1).

Ein Beispiel mit Akonto- und Schlussrechnung: Eine MWST-pflichtige Webagentur baut eine Website für CHF 8'000.00 ohne MWST, Normalsatz 8.1 %. Am 2. März stellt sie eine Akontorechnung über 30 %, also CHF 2'400.00 plus CHF 194.40 MWST, total CHF 2'594.40; der Kunde zahlt am 20. März. Am 22. Juni folgt die Schlussrechnung über die ganze Leistung: CHF 8'000.00 plus CHF 648.00 MWST, total CHF 8'648.00, abzüglich der Akontorechnung von CHF 2'594.40 (davon MWST CHF 194.40). Offen bleiben CHF 6'053.60, davon MWST CHF 453.60; der Kunde zahlt sie am 14. Juli.

Bei vereinbartem Entgelt deklariert die Webagentur aus dem Beispiel CHF 194.40 MWST im ersten Quartal und CHF 453.60 im zweiten, weil sie die Schlussrechnung im Juni gestellt hat. Nach vereinnahmtem Entgelt bleiben die CHF 194.40 im ersten Quartal, die CHF 453.60 fallen aber ins dritte, weil das Geld im Juli eingeht. In beiden Fällen sind es zusammen CHF 648.00, also 8.1 % von CHF 8'000.00. Deshalb zieht die Schlussrechnung die Akontorechnung samt MWST ab: Sonst stünden auf beiden Rechnungen zusammen CHF 842.40 MWST, und wer eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet sie grundsätzlich (Art. 27 Abs. 2 MWSTG).

In Pfeffersack hängt die Abrechnungsart vom Bereich ab. Der Standardbereich rechnet nur nach vereinbartem Entgelt ab, effektiv pro Quartal, mit Saldosteuersatz halbjährlich oder jährlich: Buchst du eine Rechnung beim Erstellen oder beim Markieren als bezahlt, trägt die Einnahme das Rechnungsdatum, bei einer Vorauszahlung den früheren Zahlungstag; so fällt die MWST in das Quartal, in dem sie entsteht. Buchst du die Rechnung nicht, zählt die Bankbuchung mit dem Zahlungstag für die MWST, sobald du ihr den MWST-Satz gibst, und eine im Juni gestellte, im Juli bezahlte Rechnung landet in der falschen Periode; MWST-pflichtige Rechnungen buchst du deshalb am besten schon beim Erstellen. Im GmbH-Bereich wählst du in den MWST-Einstellungen vereinbartes oder vereinnahmtes Entgelt; beim vereinnahmten rechnet Pfeffersack die Steuer nach den Zahlungsdaten. Den Antrag bei der ESTV ersetzt diese Einstellung nicht. Den Saldosteuersatz rechnet Pfeffersack in beiden Bereichen nur nach vereinbartem Entgelt ab. Akontorechnungen gibt es in beiden Bereichen; die Schlussrechnung bucht nur den Rest, damit Umsatz und MWST nicht doppelt zählen. Im GmbH-Bereich müssen beide Rechnungen denselben MWST-Satz haben.

Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware?

Ein reines Rechnungsprogramm erstellt Offerten, Rechnungen und Mahnungen – ohne Hauptbuch und Bilanz. Eine Buchhaltungssoftware deckt zusätzlich Buchungen, MWST-Abrechnung, Bankabgleich und Jahresabschluss ab. Die Faustregel aus Art. 957 OR: Einzelfirmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz dürfen die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, GmbH und AG brauchen die doppelte Buchhaltung. Mit Pfeffersack musst du dich nicht entscheiden: Du startest mit dem Rechnungsmodul und hast einfache wie doppelte Buchhaltung im selben Abo, ohne späteren Software-Wechsel. Einzelne optionale Erweiterungen werden separat berechnet.

Was kostet ein Rechnungsprogramm in der Schweiz?

Die Preisspanne reicht von gratis bis über CHF 45 pro Monat. Kostenlose Pläne haben harte Grenzen – etwa eine maximale Rechnungssumme, eine begrenzte Beleganzahl oder nur einen Nutzer – und bei manchen Anbietern kosten Bankabgleich, Belegerfassung oder Mahnwesen extra. Pfeffersack macht es transparent: CHF 5 pro Monat im Jahresabo (CHF 60/Jahr) oder CHF 7 im Monatsabo, jeweils Endpreise, mit QR-Rechnungen, Offerten, Zahlungserinnerungen (Standardbereich) oder Mahnungen (GmbH-Bereich), MWST-Abrechnung, Bankimport und OCR-Belegerfassung im Hauptabo. Bulk-Belege-Import, SMS und eigene Absenderadresse sind optionale Erweiterungen mit ausgewiesenem Preis. 7 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte. Preise und Gratis-Grenzen anderer Programme mit Stand-Datum stehen im Artikel «Rechnungsprogramm-Vergleich» bei den weiterführenden Guides.

Wann passt Pfeffersack als Rechnungsprogramm nicht?

Pfeffersack ist auf Offerten, Rechnungen und die Buchhaltung kleiner Schweizer Firmen ausgerichtet. Diese Grenzen solltest du vor dem Start kennen. Abo-Rechnungen, etwa für Wartungsverträge, gibt es nur im Standardbereich für Einzelfirmen. Im GmbH-Bereich duplizierst du die Rechnung von Hand. Mahnungen verschickt Pfeffersack nie von selbst: Im Standardbereich sendest du Zahlungserinnerungen einzeln per E-Mail, Mahnstufen mit Gebühren und Verzugszins gibt es nur im GmbH-Bereich, und auch dort löst du jede Mahnung selbst aus. Per E-Mail geht die Rechnung als PDF-Anhang; einen Link, über den dein Kunde sie online öffnet, gibt es nicht.

Im Standardbereich trägt eine Rechnung nur einen MWST-Satz. Verrechnest du Bücher zu 2.6 % und Beratung zu 8.1 %, stellst du dort zwei Rechnungen; der GmbH-Bereich, den du auch mit der Rechtsform Einzelfirma nutzen kannst, führt den Satz je Position. Rechnungen in USD oder GBP gibt es nur im Standardbereich und ohne QR-Zahlteil. Eine direkte Bankanbindung fehlt: Bankzahlungen kommen über den Kontoauszug, den du hochlädst, und Teilzahlungen ordnet der Import im Standardbereich nicht zu. Gründest du später eine GmbH, übernimmt der GmbH-Bereich keine Kunden, Rechnungen oder Buchungen aus dem Standardbereich.