Als Selbständiger kennst du das Problem: Du hast geliefert, die Rechnung verschickt – aber das Geld bleibt aus. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit dem Mahnwesen in der Schweiz professionell umgehst und dein Geld bekommst.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlagen
- Das 3-Stufen-Mahnverfahren
- Verzugszinsen berechnen
- Mahngebühren verlangen
- Wann Betreibung einleiten?
- Vorlagen und Muster
- Prävention: So vermeidest du Zahlungsausfälle
Rechtliche Grundlagen
Gibt es eine Mahnpflicht in der Schweiz?
Nein. In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Pflicht, vor einer Betreibung zu mahnen. Theoretisch könntest du nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt eine Betreibung einleiten.
Aber: In der Praxis ist Mahnen aus mehreren Gründen sinnvoll:
| Grund | Erklärung | |-------|-----------| | Kundenbeziehung | Viele Kunden vergessen einfach – eine freundliche Erinnerung erhält die Beziehung | | Kosten | Betreibungen kosten Geld und Zeit | | Erfolgsquote | Die meisten Rechnungen werden nach 1-2 Mahnungen bezahlt | | Image | Professionelles Vorgehen stärkt dein Image |
Wann ist ein Kunde im Verzug?
Nach Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 102) ist ein Schuldner in Verzug, wenn:
- Die Zahlungsfrist abgelaufen ist, oder
- Eine Mahnung erfolgt ist (wenn keine Frist vereinbart wurde)
Tipp: Setze auf deinen Rechnungen immer eine klare Zahlungsfrist (z.B. "Zahlbar innert 30 Tagen"). Dann tritt der Verzug automatisch ein.
Das 3-Stufen-Mahnverfahren {#3-stufen-mahnverfahren}
Das klassische Mahnverfahren in der Schweiz besteht aus drei Stufen:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DAS 3-STUFEN-MAHNVERFAHREN │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ STUFE 1: ZAHLUNGSERINNERUNG │
│ ───────────────────────────── │
│ Zeitpunkt: 1-7 Tage nach Fälligkeit │
│ Ton: Freundlich, verständnisvoll │
│ Neue Frist: 10-14 Tage │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ STUFE 2: 1. MAHNUNG │
│ ───────────────────── │
│ Zeitpunkt: Nach Ablauf der ersten Nachfrist │
│ Ton: Bestimmt, aber sachlich │
│ Neue Frist: 10 Tage │
│ Optional: Verzugszinsen ankündigen │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ STUFE 3: LETZTE MAHNUNG │
│ ──────────────────────── │
│ Zeitpunkt: Nach Ablauf der zweiten Nachfrist │
│ Ton: Deutlich, mit Konsequenzen │
│ Frist: 5-7 Tage │
│ Inhalt: Betreibungsandrohung, Verzugszinsen │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ BETREIBUNG EINLEITEN │
│ ──────────────────────── │
│ Zeitpunkt: Nach Ablauf der letzten Frist │
│ Beim Betreibungsamt am Wohnsitz des Schuldners │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Stufe 1: Zahlungserinnerung
Die erste Kontaktaufnahme ist freundlich und geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung vergessen hat.
Inhalt:
- Höfliche Erinnerung an die offene Rechnung
- Rechnungsnummer und -datum
- Offener Betrag
- Neue Zahlungsfrist (10-14 Tage)
- Zahlungsinformationen (IBAN, QR-Code)
Beispieltext:
Guten Tag [Name]
Wir haben festgestellt, dass unsere Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über CHF [Betrag] noch offen ist. Die Zahlungsfrist ist am [Datum] abgelaufen.
Möglicherweise hat sich unsere Zahlungserinnerung mit Ihrer Überweisung gekreuzt. Falls ja, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Andernfalls bitten wir Sie, den Betrag bis zum [neues Datum] zu überweisen.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
Stufe 2: Erste Mahnung
Der Ton wird bestimmter, bleibt aber sachlich.
Inhalt:
- Hinweis auf bereits erfolgte Erinnerung
- Klare Aufforderung zur Zahlung
- Kürzere Frist (10 Tage)
- Optional: Ankündigung von Verzugszinsen
Beispieltext:
Guten Tag [Name]
Leider haben wir trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] noch keine Zahlung für die Rechnung Nr. [Nummer] über CHF [Betrag] erhalten.
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag bis spätestens [Datum] zu begleichen.
Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, sehen wir uns gezwungen, Verzugszinsen gemäss OR Art. 104 in Rechnung zu stellen.
Freundliche Grüsse
Stufe 3: Letzte Mahnung (mit Betreibungsandrohung)
Die letzte Mahnung ist deutlich und benennt die Konsequenzen.
Inhalt:
- Zusammenfassung des bisherigen Mahnverlaufs
- Forderung inkl. Verzugszinsen
- Kurze Frist (5-7 Tage)
- Explizite Betreibungsandrohung
Beispieltext:
Guten Tag [Name]
Letzte Mahnung vor Betreibung
Trotz mehrfacher Erinnerung ist folgende Forderung noch immer offen:
Rechnung Nr. [Nummer]: CHF [Betrag] Verzugszinsen (5% ab [Datum]): CHF [Betrag] Gesamtforderung: CHF [Betrag]
Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den Betrag bis zum [Datum] zu begleichen.
Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung die Betreibung beim zuständigen Betreibungsamt einleiten.
Freundliche Grüsse
Verzugszinsen berechnen {#verzugszinsen}
Gesetzlicher Verzugszins
Nach OR Art. 104 beträgt der gesetzliche Verzugszins 5% pro Jahr – ohne dass du dies in deinen AGB oder Verträgen erwähnen musst.
Berechnungsformel
Verzugszins = (Rechnungsbetrag × 5% × Verzugstage) ÷ 365
Rechenbeispiel
| Angabe | Wert | |--------|------| | Rechnungsbetrag | CHF 5'000 | | Fälligkeit | 15. Januar 2026 | | Zahlungseingang | 15. März 2026 | | Verzugstage | 59 Tage |
Berechnung:
CHF 5'000 × 5% × 59 ÷ 365 = CHF 40.40
Höherer Verzugszins möglich?
Ja, aber nur wenn vertraglich vereinbart. Du kannst in deinen AGB z.B. einen Verzugszins von 8% festlegen. Dieser muss jedoch vor Vertragsabschluss kommuniziert werden.
Wichtig: Übertriebene Verzugszinsen (z.B. 20%) können als sittenwidrig angesehen werden.
Mahngebühren verlangen {#mahngebuehren}
Gesetzliche Lage
Im Gegensatz zu Verzugszinsen gibt es keine gesetzliche Grundlage für Mahngebühren in der Schweiz.
Wann sind Mahngebühren erlaubt?
Mahngebühren kannst du nur verlangen, wenn:
- Sie in deinen AGB oder Verträgen vereinbart wurden, oder
- Der Aufwand für das Mahnen aussergewöhnlich hoch ist
Empfohlene Höhe
| Mahnstufe | Übliche Gebühr | |-----------|----------------| | 1. Mahnung | CHF 0-10 | | 2. Mahnung | CHF 10-20 | | Letzte Mahnung | CHF 20-30 |
Tipp: Verzichte bei der ersten Zahlungserinnerung auf Gebühren – das erhält die Kundenbeziehung.
Wann Betreibung einleiten? {#betreibung}
Voraussetzungen
Bevor du eine Betreibung einleitest:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CHECKLISTE VOR DER BETREIBUNG │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ □ Rechnung korrekt erstellt und versandt │
│ □ Zahlungsfrist war klar definiert │
│ □ Mindestens 1-2 Mahnungen versandt │
│ □ Letzte Mahnung mit Betreibungsandrohung │
│ □ Forderung ist unstrittig │
│ □ Adresse des Schuldners bekannt │
│ □ Schuldner ist zahlungsfähig (soweit bekannt) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
So leitest du eine Betreibung ein
- Betreibungsamt finden: Am Wohnsitz/Sitz des Schuldners
- Betreibungsbegehren stellen: Online oder mit Formular
- Kosten: CHF 40-80 (je nach Betrag)
- Zahlungsbefehl: Wird dem Schuldner zugestellt
- Rechtsvorschlag? Schuldner hat 10 Tage Zeit für Widerspruch
Kosten einer Betreibung
| Forderungsbetrag | Gebühr (ca.) | |------------------|--------------| | bis CHF 500 | CHF 40 | | CHF 500 - 1'000 | CHF 50 | | CHF 1'000 - 10'000 | CHF 70 | | CHF 10'000 - 100'000 | CHF 100 |
Hinweis: Die Betreibungskosten können dem Schuldner weiterverrechnet werden.
Alternative: Inkassounternehmen
Wenn du keine Zeit für Betreibungen hast, kannst du ein Inkassounternehmen beauftragen:
Vorteile:
- Weniger Aufwand für dich
- Professionelles Auftreten
- Höhere Erfolgsquote bei hartnäckigen Fällen
Nachteile:
- Kosten (10-30% der Forderung)
- Keine Kontrolle über das Vorgehen
- Kann Kundenbeziehung belasten
Vorlagen und Muster {#vorlagen}
Vorlage: Zahlungserinnerung
[Deine Firma]
[Deine Adresse]
[Kunde]
[Kundenadresse]
[Ort], [Datum]
Zahlungserinnerung
Rechnungs-Nr.: [Nummer]
Rechnungsdatum: [Datum]
Fälligkeitsdatum: [Datum]
Offener Betrag: CHF [Betrag]
Sehr geehrte/r [Name]
Wir erlauben uns, Sie freundlich an die obenstehende Rechnung
zu erinnern, deren Zahlungsfrist leider verstrichen ist.
Sollte sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben,
betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Andernfalls bitten wir Sie, den Betrag bis zum [neues Datum]
auf unser Konto zu überweisen.
[QR-Rechnung oder Zahlungsinformationen]
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
[Unterschrift]
Vorlage: Letzte Mahnung
[Deine Firma]
[Deine Adresse]
[Kunde]
[Kundenadresse]
[Ort], [Datum]
LETZTE MAHNUNG VOR BETREIBUNG
Sehr geehrte/r [Name]
Trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und
der 1. Mahnung vom [Datum] ist folgende Forderung noch offen:
Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]: CHF [Betrag]
Verzugszinsen (5% seit [Datum]): CHF [Betrag]
────────────────────────────────────────────────────────
GESAMTFORDERUNG: CHF [Betrag]
Wir fordern Sie hiermit LETZTMALIG auf, den Gesamtbetrag
bis zum [Datum] zu begleichen.
SOLLTE DIE ZAHLUNG NICHT FRISTGERECHT EINGEHEN, WERDEN WIR
OHNE WEITERE ANKÜNDIGUNG BETREIBUNG EINLEITEN.
Die daraus entstehenden Kosten gehen vollständig zu Ihren Lasten.
[QR-Rechnung oder Zahlungsinformationen]
Freundliche Grüsse
[Unterschrift]
Prävention: So vermeidest du Zahlungsausfälle {#praevention}
Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. So minimierst du Zahlungsausfälle:
1. Klare Zahlungsbedingungen
- Zahlungsfrist auf jeder Rechnung
- AGB mit Verzugsregelung
- Bei Neukunden: Vorauszahlung oder Anzahlung
2. Professionelle Rechnungen
- Vollständige Angaben
- QR-Rechnung für einfache Zahlung
- Eindeutige Rechnungsnummer
3. Schnelle Rechnungsstellung
- Rechnung sofort nach Leistung
- Nicht warten – je länger du wartest, desto länger wartet auch der Kunde
4. Bonitätsprüfung bei Grossprojekten
- Bei grossen Aufträgen Bonität prüfen
- Anzahlungen verlangen
- Teilrechnungen stellen
5. Automatisiertes Mahnwesen
Mit einer guten Buchhaltungssoftware behältst du den Überblick über offene Rechnungen und kannst Mahnungen automatisch erstellen.
Fazit
Das Mahnwesen in der Schweiz ist nicht gesetzlich geregelt – das gibt dir Flexibilität, aber auch Verantwortung:
Die wichtigsten Punkte:
- ✅ Kein Mahnzwang – aber Mahnen ist empfohlen
- ✅ 3-Stufen-System bewährt sich in der Praxis
- ✅ 5% Verzugszins ist gesetzlich erlaubt
- ✅ Mahngebühren nur wenn vertraglich vereinbart
- ✅ Betreibung als letztes Mittel
- ✅ Prävention ist besser als Mahnung
Mahnwesen automatisieren mit Pfeffersack
Mit Pfeffersack behältst du den Überblick über alle offenen Rechnungen:
- ✅ Offene Rechnungen auf einen Blick
- ✅ Fälligkeitsdaten automatisch tracken
- ✅ QR-Rechnungen für schnelle Zahlung
- ✅ Kundenhistorie für professionelles Mahnen
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