Mahnwesen Schweiz kurz erklärt: In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Pflicht zu mahnen – bewährt hat sich aber ein 3-stufiges Verfahren: freundliche Zahlungserinnerung, bestimmte Mahnung und letzte Mahnung mit Betreibungsandrohung. Sobald die vereinbarte Zahlungsfrist abgelaufen ist, gerät dein Kunde automatisch in Verzug, und du darfst den gesetzlichen Verzugszins von 5 % verrechnen (OR Art. 104). Bleibt die Zahlung trotz Mahnungen aus, leitest du die Betreibung beim Betreibungsamt am Wohnsitz des Schuldners ein. In diesem Artikel findest du den kompletten Ablauf mit Fristen, kostenlosen Vorlagen und Rechenbeispielen – damit du als Selbständiger dein Geld bekommst, ohne die Kundenbeziehung zu ruinieren.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlagen
- Das 3-Stufen-Mahnverfahren
- Verzugszinsen berechnen
- Mahngebühren verlangen
- Wann Betreibung einleiten?
- Vorlagen und Muster
- Prävention: So vermeidest du Zahlungsausfälle
- Häufige Fragen
Rechtliche Grundlagen
Gibt es eine Mahnpflicht in der Schweiz?
Nein. In der Schweiz gibt es keine gesetzliche Pflicht, vor einer Betreibung zu mahnen. Theoretisch könntest du nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt eine Betreibung einleiten.
Aber: In der Praxis ist Mahnen aus mehreren Gründen sinnvoll:
| Grund für Mahnung | Erklärung |
|---|---|
| Kundenbeziehung | Viele Kunden vergessen einfach -- eine freundliche Erinnerung erhält die Beziehung |
| Kosten sparen | Betreibungen kosten Geld und Zeit |
| Hohe Erfolgsquote | Die meisten Rechnungen werden nach 1-2 Mahnungen bezahlt |
| Professionelles Image | Strukturiertes Vorgehen stärkt dein Image |
Wann ist ein Kunde im Verzug?
Nach Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 102) ist ein Schuldner in Verzug, wenn:
- Die Zahlungsfrist abgelaufen ist, oder
- Eine Mahnung erfolgt ist (wenn keine Frist vereinbart wurde)
Tipp: Setze auf deinen Rechnungen immer eine klare Zahlungsfrist (z.B. "Zahlbar innert 30 Tagen"). Dann tritt der Verzug automatisch ein. Was gilt, wenn keine Frist vereinbart wurde, liest du im Guide zur gesetzlichen Zahlungsfrist auf Rechnungen.
Das 3-Stufen-Mahnverfahren
Das klassische Mahnverfahren in der Schweiz besteht aus drei Stufen:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DAS 3-STUFEN-MAHNVERFAHREN │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ STUFE 1: ZAHLUNGSERINNERUNG │
│ ───────────────────────────── │
│ Zeitpunkt: 1-7 Tage nach Fälligkeit │
│ Ton: Freundlich, verständnisvoll │
│ Neue Frist: 10-14 Tage │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ STUFE 2: 1. MAHNUNG │
│ ───────────────────── │
│ Zeitpunkt: Nach Ablauf der ersten Nachfrist │
│ Ton: Bestimmt, aber sachlich │
│ Neue Frist: 10 Tage │
│ Optional: Verzugszinsen ankündigen │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ STUFE 3: LETZTE MAHNUNG │
│ ──────────────────────── │
│ Zeitpunkt: Nach Ablauf der zweiten Nachfrist │
│ Ton: Deutlich, mit Konsequenzen │
│ Frist: 5-7 Tage │
│ Inhalt: Betreibungsandrohung, Verzugszinsen │
│ │
│ ↓ │
│ │
│ BETREIBUNG EINLEITEN │
│ ──────────────────────── │
│ Zeitpunkt: Nach Ablauf der letzten Frist │
│ Beim Betreibungsamt am Wohnsitz des Schuldners │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Stufe 1: Zahlungserinnerung
Die erste Kontaktaufnahme ist freundlich und geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung vergessen hat.
Inhalt:
- Höfliche Erinnerung an die offene Rechnung
- Rechnungsnummer und -datum
- Offener Betrag
- Neue Zahlungsfrist (10-14 Tage)
- Zahlungsinformationen (IBAN, QR-Code)
Beispieltext:
Guten Tag [Name]
Wir haben festgestellt, dass unsere Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über CHF [Betrag] noch offen ist. Die Zahlungsfrist ist am [Datum] abgelaufen.
Möglicherweise hat sich unsere Zahlungserinnerung mit Ihrer Überweisung gekreuzt. Falls ja, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Andernfalls bitten wir Sie, den Betrag bis zum [neues Datum] zu überweisen.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
Stufe 2: Erste Mahnung
Der Ton wird bestimmter, bleibt aber sachlich.
Inhalt:
- Hinweis auf bereits erfolgte Erinnerung
- Klare Aufforderung zur Zahlung
- Kürzere Frist (10 Tage)
- Optional: Ankündigung von Verzugszinsen
Beispieltext:
Guten Tag [Name]
Leider haben wir trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] noch keine Zahlung für die Rechnung Nr. [Nummer] über CHF [Betrag] erhalten.
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag bis spätestens [Datum] zu begleichen.
Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, sehen wir uns gezwungen, Verzugszinsen gemäss OR Art. 104 in Rechnung zu stellen.
Freundliche Grüsse
Stufe 3: Letzte Mahnung (mit Betreibungsandrohung)
Die letzte Mahnung ist deutlich und benennt die Konsequenzen.
Inhalt:
- Zusammenfassung des bisherigen Mahnverlaufs
- Forderung inkl. Verzugszinsen
- Kurze Frist (5-7 Tage)
- Explizite Betreibungsandrohung
Beispieltext:
Guten Tag [Name]
Letzte Mahnung vor Betreibung
Trotz mehrfacher Erinnerung ist folgende Forderung noch immer offen:
Rechnung Nr. [Nummer]: CHF [Betrag] Verzugszinsen (5% ab [Datum]): CHF [Betrag] Gesamtforderung: CHF [Betrag]
Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den Betrag bis zum [Datum] zu begleichen.
Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung die Betreibung beim zuständigen Betreibungsamt einleiten.
Freundliche Grüsse
Verzugszinsen berechnen
Gesetzlicher Verzugszins
Nach OR Art. 104 beträgt der gesetzliche Verzugszins 5% pro Jahr – ohne dass du dies in deinen AGB oder Verträgen erwähnen musst.
Berechnungsformel
Verzugszins = (Rechnungsbetrag × 5% × Verzugstage) ÷ 365
Rechenbeispiel
| Berechnungsgrundlage | Wert |
|---|---|
| Rechnungsbetrag | CHF 5'000 |
| Fälligkeitsdatum | 15. Januar 2026 |
| Zahlungseingang | 15. März 2026 |
| Verzugsdauer | 59 Tage |
Berechnung:
CHF 5'000 × 5% × 59 ÷ 365 = CHF 40.40
Praktisch: Mit dem kostenlosen Verzugszins-Rechner berechnest du den exakten Betrag für deine Mahnung in Sekunden – inklusive Verzugstagen.
Höherer Verzugszins möglich?
Ja, aber nur wenn vertraglich vereinbart. Du kannst in deinen AGB z.B. einen Verzugszins von 8% festlegen. Dieser muss jedoch vor Vertragsabschluss kommuniziert werden.
Wichtig: Übertriebene Verzugszinsen (z.B. 20%) können als sittenwidrig angesehen werden.
Mahngebühren verlangen
Gesetzliche Lage
Im Gegensatz zu Verzugszinsen gibt es keine gesetzliche Grundlage für Mahngebühren in der Schweiz.
Wann sind Mahngebühren erlaubt?
Mahngebühren kannst du nur verlangen, wenn:
- Sie in deinen AGB oder Verträgen vereinbart wurden, oder
- Der Aufwand für das Mahnen aussergewöhnlich hoch ist
Empfohlene Höhe
| Mahnstufe | Übliche Gebühr (CHF) |
|---|---|
| 1. Mahnung | 0 - 10 |
| 2. Mahnung | 10 - 20 |
| Letzte Mahnung | 20 - 30 |
Tipp: Verzichte bei der ersten Zahlungserinnerung auf Gebühren – das erhält die Kundenbeziehung.
Wann Betreibung einleiten?
Voraussetzungen
Bevor du eine Betreibung einleitest:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CHECKLISTE VOR DER BETREIBUNG │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ □ Rechnung korrekt erstellt und versandt │
│ □ Zahlungsfrist war klar definiert │
│ □ Mindestens 1-2 Mahnungen versandt │
│ □ Letzte Mahnung mit Betreibungsandrohung │
│ □ Forderung ist unstrittig │
│ □ Adresse des Schuldners bekannt │
│ □ Schuldner ist zahlungsfähig (soweit bekannt) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
So leitest du eine Betreibung ein
Das Verfahren richtet sich nach dem Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG):
- Betreibungsamt finden: Am Wohnsitz/Sitz des Schuldners
- Betreibungsbegehren stellen: Online oder mit Formular
- Kosten: CHF 40-80 (je nach Betrag)
- Zahlungsbefehl: Wird dem Schuldner zugestellt
- Rechtsvorschlag? Schuldner hat 10 Tage Zeit für Widerspruch
Den detaillierten Ablauf inklusive Rechtsöffnung und Fortsetzung der Betreibung findest du in unserem Guide Inkasso und Betreibung für Unternehmer.
Kosten einer Betreibung
| Forderungsbetrag (CHF) | Betreibungsgebühr (CHF) |
|---|---|
| bis 500 | ca. 40 |
| 500 - 1'000 | ca. 50 |
| 1'000 - 10'000 | ca. 70 |
| 10'000 - 100'000 | ca. 100 |
Hinweis: Die Betreibungskosten können dem Schuldner weiterverrechnet werden.
Alternative: Inkassounternehmen
Wenn du keine Zeit für Betreibungen hast, kannst du ein Inkassounternehmen beauftragen:
Vorteile:
- Weniger Aufwand für dich
- Professionelles Auftreten
- Höhere Erfolgsquote bei hartnäckigen Fällen
Nachteile:
- Kosten (10-30% der Forderung)
- Keine Kontrolle über das Vorgehen
- Kann Kundenbeziehung belasten
Vorlagen und Muster
Vorlage: Zahlungserinnerung
[Deine Firma]
[Deine Adresse]
[Kunde]
[Kundenadresse]
[Ort], [Datum]
Zahlungserinnerung
Rechnungs-Nr.: [Nummer]
Rechnungsdatum: [Datum]
Fälligkeitsdatum: [Datum]
Offener Betrag: CHF [Betrag]
Sehr geehrte/r [Name]
Wir erlauben uns, Sie freundlich an die obenstehende Rechnung
zu erinnern, deren Zahlungsfrist leider verstrichen ist.
Sollte sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben,
betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Andernfalls bitten wir Sie, den Betrag bis zum [neues Datum]
auf unser Konto zu überweisen.
[QR-Rechnung oder Zahlungsinformationen]
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
[Unterschrift]
Vorlage: Letzte Mahnung
[Deine Firma]
[Deine Adresse]
[Kunde]
[Kundenadresse]
[Ort], [Datum]
LETZTE MAHNUNG VOR BETREIBUNG
Sehr geehrte/r [Name]
Trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und
der 1. Mahnung vom [Datum] ist folgende Forderung noch offen:
Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]: CHF [Betrag]
Verzugszinsen (5% seit [Datum]): CHF [Betrag]
────────────────────────────────────────────────────────
GESAMTFORDERUNG: CHF [Betrag]
Wir fordern Sie hiermit LETZTMALIG auf, den Gesamtbetrag
bis zum [Datum] zu begleichen.
SOLLTE DIE ZAHLUNG NICHT FRISTGERECHT EINGEHEN, WERDEN WIR
OHNE WEITERE ANKÜNDIGUNG BETREIBUNG EINLEITEN.
Die daraus entstehenden Kosten gehen vollständig zu Ihren Lasten.
[QR-Rechnung oder Zahlungsinformationen]
Freundliche Grüsse
[Unterschrift]
Prävention: So vermeidest du Zahlungsausfälle
Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. So minimierst du Zahlungsausfälle:
1. Klare Zahlungsbedingungen
- Zahlungsfrist auf jeder Rechnung
- AGB mit Verzugsregelung
- Bei Neukunden: Vorauszahlung oder Anzahlung
2. Professionelle Rechnungen
- Vollständige Angaben
- QR-Rechnung für einfache Zahlung
- Eindeutige Rechnungsnummer
3. Schnelle Rechnungsstellung
- Rechnung sofort nach Leistung
- Nicht warten – je länger du wartest, desto länger wartet auch der Kunde
4. Bonitätsprüfung bei Grossprojekten
- Bei grossen Aufträgen Bonität prüfen
- Anzahlungen verlangen
- Teilrechnungen stellen
5. Automatisiertes Mahnwesen
Mit einem guten Rechnungsprogramm behältst du den Überblick über offene Rechnungen und kannst Mahnungen automatisch erstellen.
Häufige Fragen
Muss ich in der Schweiz dreimal mahnen, bevor ich betreiben kann?
Nein. Es gibt keine gesetzliche Mahnpflicht – theoretisch kannst du nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt eine Betreibung einleiten. Das 3-Stufen-Mahnverfahren ist eine Praxisempfehlung, kein Rechtserfordernis. Es lohnt sich trotzdem: Die meisten Rechnungen werden nach ein bis zwei Mahnungen bezahlt, und du sparst dir die Betreibungskosten und den Aufwand. Wichtig ist nur, dass die Forderung fällig ist und der Schuldner in Verzug ist.
Ab wann darf ich Verzugszinsen verlangen?
Ab dem Zeitpunkt, an dem der Schuldner in Verzug ist: bei einer vereinbarten Zahlungsfrist automatisch ab deren Ablauf, ohne Frist ab der ersten Mahnung (OR Art. 102). Der gesetzliche Satz beträgt 5 % pro Jahr (OR Art. 104) – dafür brauchst du keine Vereinbarung in AGB oder Vertrag. Einen höheren Satz darfst du nur verrechnen, wenn er vor Vertragsabschluss vereinbart wurde.
Was kostet eine Betreibung und wer bezahlt sie?
Die Gebühr für das Betreibungsbegehren hängt von der Forderungshöhe ab: von rund CHF 40 bei Forderungen bis CHF 500 bis etwa CHF 100 bei Forderungen zwischen CHF 10'000 und 100'000. Du bezahlst die Gebühr zunächst selbst, kannst sie aber dem Schuldner weiterverrechnen – sie wird Teil der betriebenen Forderung.
Darf ich Mahngebühren auf die Mahnung schreiben?
Nur, wenn du sie vorher vertraglich vereinbart hast – etwa in deinen AGB. Anders als beim Verzugszins gibt es für Mahngebühren keine gesetzliche Grundlage. Üblich sind moderate Beträge von CHF 10–30 ab der zweiten Mahnstufe. Bei der ersten Zahlungserinnerung verzichtest du besser ganz darauf: Viele Kunden haben die Rechnung schlicht vergessen, und eine Gebühr wirkt hier unnötig konfrontativ.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Rechtlich gibt es keinen Unterschied – beide fordern zur Zahlung auf und können den Verzug auslösen, wenn keine Zahlungsfrist vereinbart war. Der Unterschied liegt im Ton: Die Zahlungserinnerung ist freundlich formuliert und unterstellt ein Versehen, die Mahnung fordert bestimmt zur Zahlung auf und kündigt Konsequenzen wie Verzugszinsen oder Betreibung an.
Fazit
Das Mahnwesen in der Schweiz ist nicht gesetzlich geregelt – das gibt dir Flexibilität, aber auch Verantwortung:
Die wichtigsten Punkte:
- ✅ Kein Mahnzwang – aber Mahnen ist empfohlen
- ✅ 3-Stufen-System bewährt sich in der Praxis
- ✅ 5% Verzugszins ist gesetzlich erlaubt
- ✅ Mahngebühren nur wenn vertraglich vereinbart
- ✅ Betreibung als letztes Mittel
- ✅ Prävention ist besser als Mahnung
Mahnwesen automatisieren mit Pfeffersack
Mit Pfeffersack behältst du den Überblick über alle offenen Rechnungen:
- ✅ Offene Rechnungen auf einen Blick
- ✅ Fälligkeitsdaten automatisch tracken
- ✅ QR-Rechnungen für schnelle Zahlung
- ✅ Kundenhistorie für professionelles Mahnen
