Vom Kundenwunsch zur angenommenen Offerte und zur bezahlten Rechnung, ohne eine Position zweimal zu tippen.
Keine Kreditkarte erforderlich · 7 Tage kostenlos · Jederzeit kündbar
Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag zum Vertragsabschluss (Art. 3 ff. OR): Nennst du eine Frist, bist du bis zu deren Ablauf an die Offerte gebunden; ohne Frist gilt sie unter Abwesenden so lange, wie eine Antwort ordnungsgemäss erwartet werden darf. Deshalb gehören auf jede Offerte ein Datum und ein Gültigkeitsdatum. Inhaltlich braucht sie Absender und Empfänger mit Adresse, eine Offertnummer, die Positionen mit Menge, Einzel- und Gesamtpreis, den MWST-Ausweis mit Satz (8.1 %, 2.6 % oder 3.8 %) und Betrag, sofern du MWST-pflichtig bist, sowie Zahlungsbedingungen und Lieferfrist. Was in der Offerte steht, sollte später eins zu eins in der Rechnung stehen; Abweichungen sind der häufigste Grund für Rückfragen und verspätete Zahlungen. Pfeffersack nimmt Kunde, Positionen und Preise aus der Offerte in die Rechnung mit.
In Pfeffersack erstellst du die Offerte aus deinem Produktkatalog oder mit freien Positionen, wählst das Design deiner Rechnungsvorlage und setzt das Gültigkeitsdatum. Die Offerte geht als PDF per E-Mail an den Kunden, mit dem Gültigkeitsdatum im Mailtext. In der Übersicht siehst du, ob eine online gestellte Offerte offen, angenommen oder abgelehnt ist; das Gültigkeitsdatum steht auf der Offerte und auf der Annahmeseite. Nimmt der Kunde an, wandelst du die Offerte mit einem Klick in eine Rechnung um: Kunde, Positionen, Preise und MWST werden übernommen, die Rechnung erhält ihre eigene Nummer und den QR-Zahlteil; im GmbH-Bereich bleibt die Offerte mit der Rechnung verknüpft. Offerten erzeugen dabei keine Buchung; erst die Rechnung wirkt in der Buchhaltung.
Statt auf ein unterschriebenes PDF zu warten, kannst du dem Kunden einen persönlichen Link zur Offerte schicken. Er sieht die Offerte im Browser, nimmt sie mit Namen und Bestätigung an oder lehnt sie ab; die Annahme wird mit Zeitpunkt festgehalten, und die Offerte wechselt in deiner Übersicht den Status. Die Online-Annahme aktivierst du in den Firmen-Einstellungen; wer lieber beim klassischen PDF bleibt, lässt sie aus. Für dich heisst das weniger Nachfragen, für den Kunden ein Klick statt Drucken, Unterschreiben und Scannen.
Die vier Dokumente haben verschiedene Aufgaben. Die Offerte beschreibt Leistung und Preis vor dem Auftrag. Die Auftragsbestätigung hält fest, dass der Auftrag zu diesen Bedingungen zustande kam; bei einer online angenommenen Offerte übernimmt die dokumentierte Annahme diese Rolle. Der Lieferschein begleitet die Ware und listet, was geliefert wurde, ohne Preise. Die Rechnung fordert die Zahlung; sie allein erzeugt in der Buchhaltung eine Forderung. In Pfeffersack entstehen Offerte und Rechnung im selben Formular mit derselben Design-Vorlage, jeweils mit eigener Nummer; der Lieferschein ist im Standard-Bereich ein weiterer Belegtyp desselben Formulars. So sieht der Kunde über den ganzen Ablauf dasselbe Bild.
Positionen aus deinen gespeicherten Produkten und Dienstleistungen wählen, Mengen und Rabatte anpassen.
Logo, Farben und Schriften aus deiner Rechnungsvorlage gelten auch für Offerten.
Jede Offerte trägt ein Gültigkeitsdatum; online gestellte Offerten zeigen ihren Status offen, angenommen oder abgelehnt.
Persönlicher Link für den Kunden, Annahme oder Ablehnung mit Zeitpunkt. In den Firmen-Einstellungen aktivierbar.
Ein Klick macht aus der angenommenen Offerte eine QR-Rechnung mit eigener Nummer und Zahlteil.
Kunden einmal erfassen und in Offerte und Rechnung wiederverwenden, mit Adresse, Kontakt und Zahlungsfrist.
Konto anlegen, Logo hochladen und das Design für Offerten und Rechnungen festlegen. Keine Kreditkarte nötig.
Kunde wählen, Positionen erfassen, Gültigkeitsdatum setzen. Als PDF per E-Mail versenden oder Link zur Online-Annahme schicken.
Nach der Annahme mit einem Klick die Rechnung erzeugen. Positionen und Preise sind schon drin, der QR-Zahlteil auch.
Warum Pfeffersack die bessere Wahl ist – im Vergleich zu Excel und Treuhänder.
| Word / Excel-Vorlage | Separates Offerten-Tool | Pfeffersack | |
|---|---|---|---|
| Offerte in Rechnung umwandeln | Abtippen oder kopieren | Export und Import zwischen zwei Tools | Ein Klick, Positionen übernommen |
| Status und Gültigkeit | Manuell in einer Liste | Im Tool, getrennt von der Buchhaltung | In der Übersicht, mit Gültigkeitsdatum |
| Online-Annahme | Nicht möglich | Je nach Tool | Persönlicher Link mit Zeitstempel |
| Rechnung mit QR-Zahlteil | Separat zu erstellen | Im Buchhaltungstool erneut erfassen | Direkt aus der Offerte |
| Kosten | CHF 0 plus Zeitaufwand | Zweites Abo | Im Abo ab CHF 5/Monat inbegriffen |
Wie schneidet Pfeffersack gegen andere Buchhaltungslösungen ab?
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Aufbau, Pflichtangaben und Formulierungen für eine Offerte, mit kostenloser Vorlage.
Wann du in Etappen abrechnest und wie Akonto und Schlussrechnung zusammenpassen.
Welche Zahlungsfrist gesetzlich gilt, was du vereinbaren kannst und wann Verzugszins fällig wird.
Was auf eine Schweizer Rechnung gehört, damit MWST und Zahlung reibungslos laufen.
Vorlage, Fristen und rechtliche Grundlagen, wenn die Rechnung aus der Offerte nicht bezahlt wird.
In der Regel ja: Eine Offerte ist ein Antrag nach Art. 3 ff. OR. Mit Frist bist du bis zu deren Ablauf gebunden; ohne Frist so lange, wie eine Antwort ordnungsgemäss erwartet werden darf. Keine Bindung entsteht, wenn du die Offerte ausdrücklich freibleibend stellst oder sich der Vorbehalt aus der Art des Geschäfts ergibt (Art. 7 OR). Ein Gültigkeitsdatum auf der Offerte schafft Klarheit für beide Seiten.
Wenn du MWST-pflichtig bist, gehören Satz und Betrag auf die Offerte, damit der Kunde den Endpreis kennt und die Rechnung später nicht abweicht. Pfeffersack rechnet die MWST aus den Positionen und übernimmt sie in die Rechnung.
Solange der Kunde sie nicht online angenommen hat, ja. Für eine geänderte Offerte an denselben Kunden empfiehlt sich eine neue Version mit neuem Datum, damit beide Seiten wissen, welche Fassung gilt.
Pfeffersack erstellt eine Rechnung mit eigener Rechnungsnummer, übernimmt Kunde, Positionen, Preise und MWST und fügt den QR-Zahlteil hinzu. Im GmbH-Bereich bleibt die Offerte mit der Rechnung verknüpft und wechselt den Status auf umgewandelt.
Nein. Offerten sind unverbindlich für die Buchhaltung; erst die Rechnung erzeugt eine Forderung. So bleiben Umsatz und offene Posten sauber.
Du schickst dem Kunden einen persönlichen Link. Er sieht die Offerte im Browser und nimmt sie mit Namen und Bestätigung an oder lehnt sie ab. Die Annahme wird mit Zeitpunkt gespeichert. Die Funktion aktivierst du in den Firmen-Einstellungen.
Die Umwandlung erzeugt eine Rechnung über die ganze Offerte. Für Akonto- und Schlussrechnungen erfasst du die Beträge in der Rechnung entsprechend; unser Guide zu Teil-, Akonto- und Schlussrechnungen zeigt den Ablauf.
Ja. Offerten und Rechnungen gibt es im Standard-Bereich für Einzelfirmen und im GmbH-Bereich mit doppelter Buchhaltung, jeweils mit Online-Annahme und Umwandlung in die Rechnung. Lieferscheine gibt es im Standard-Bereich.
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