Eine korrekte Rechnung ist für Selbständige in der Schweiz essentiell – sie ist nicht nur die Basis für deine Bezahlung, sondern auch ein wichtiges Dokument für die Buchhaltung und Steuern. In diesem Artikel erfährst du, welche Angaben Pflicht sind und wie du eine rechtssichere Rechnung erstellst.
Warum sind korrekte Rechnungen so wichtig?
Eine fehlerhafte Rechnung kann zu Problemen führen:
- Kunden können die Zahlung verzögern oder verweigern
- Steuerbehörden akzeptieren den Vorsteuerabzug nicht
- Buchhaltung wird kompliziert und fehleranfällig
Bei Geschäftskunden ist eine korrekte Rechnung besonders wichtig – sie brauchen sie für ihren eigenen Vorsteuerabzug.
Die Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen
1. Angaben zum Rechnungssteller (Du)
Pflicht:
- Vollständiger Name oder Firmenname
- Vollständige Adresse (Strasse, PLZ, Ort)
Bei Einzelfirma mit Fantasienamen: Dein echter Name muss erkennbar sein – auch wenn du unter einem Markennamen auftrittst.
Beispiel:
Studio Kreativ
Max Muster
Bahnhofstrasse 10
8001 Zürich
2. Angaben zum Rechnungsempfänger (Kunde)
Pflicht:
- Vollständiger Name oder Firmenname
- Vollständige Adresse
Bei Firmenkunden: Den korrekten Firmennamen verwenden – nicht "Herr Müller bei Firma XY".
3. Rechnungsnummer
Pflicht:
- Eindeutige, fortlaufende Nummer
Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein – jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Sie muss nicht zwingend fortlaufend sein, aber es erleichtert die Buchhaltung.
Gute Systeme:
- Fortlaufend: 001, 002, 003...
- Mit Jahr: 2025-001, 2025-002...
- Mit Kürzel: INV-2025-001
Wichtig: Keine Lücken in der Nummerierung – das kann bei einer Steuerprüfung Fragen aufwerfen.
4. Rechnungsdatum
Pflicht:
- Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
Das Rechnungsdatum ist wichtig für:
- Zahlungsfrist-Berechnung
- Buchhaltung (welches Geschäftsjahr)
- MWST-Abrechnung (welche Periode)
5. Leistungsdatum oder -zeitraum
Pflicht bei MWST:
- Wann wurde die Leistung erbracht?
Wenn das Leistungsdatum vom Rechnungsdatum abweicht, muss es angegeben werden.
Beispiele:
- "Leistung erbracht am: 15.01.2025"
- "Leistungszeitraum: Januar 2025"
- "Projektzeitraum: 01.01. - 31.01.2025"
6. Leistungsbeschreibung
Pflicht:
- Klare Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
Schlecht:
Beratung - CHF 2'000.-
Gut:
Strategieberatung Marketing
- Analyse bestehender Marketingkanäle (4h)
- Entwicklung Marketingstrategie 2025 (6h)
- Präsentation und Besprechung (2h)
Total: 12 Stunden à CHF 150.- = CHF 1'800.-
Je genauer die Beschreibung, desto:
- Weniger Rückfragen vom Kunden
- Einfachere Nachvollziehbarkeit
- Besser für die Buchhaltung beider Seiten
7. Betrag und Währung
Pflicht:
- Rechnungsbetrag
- Währung (CHF, EUR, etc.)
Bei mehreren Positionen:
- Einzelpreise
- Zwischensummen
- Gesamtbetrag
8. MWST-Angaben (bei MWST-Pflicht)
Pflicht ab CHF 100'000 Jahresumsatz:
- Deine MWST-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST)
- Angewandter MWST-Satz
- MWST-Betrag separat ausgewiesen
Beispiel mit MWST:
Beratungsleistung CHF 1'000.00
MWST 8.1% CHF 81.00
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Total inkl. MWST CHF 1'081.00
Ohne MWST-Pflicht: Bei unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du nicht MWST-pflichtig. Du kannst dann schreiben:
- "Ohne MWST (Umsatz unter CHF 100'000)"
- "Von der MWST befreit gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG"
9. Zahlungsinformationen
Empfohlen (nicht gesetzlich Pflicht):
- IBAN
- Kontoinhaber
- Bank
- Zahlungsfrist
- QR-Rechnung (seit 2022 Standard in der Schweiz)
Die QR-Rechnung – der Schweizer Standard
Seit dem 30. September 2022 gibt es in der Schweiz nur noch Rechnungen mit QR-Code. Die alten Einzahlungsscheine (orange und rot) sind abgeschafft.
Vorteile der QR-Rechnung:
- Einfaches Scannen mit Banking-App
- Weniger Tippfehler
- Schnellere Zahlungen
QR-Code enthält:
- IBAN
- Betrag
- Referenznummer
- Zahlungsempfänger
- Zahlungspflichtiger
Tipp: Mit Buchhaltungssoftware wie Pfeffersack wird die QR-Rechnung automatisch erstellt.
Beispiel einer korrekten Rechnung
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RECHNUNG
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Von: An:
Max Muster Beispiel AG
Webdesign & Beratung Frau Anna Keller
Musterstrasse 10 Industriestrasse 50
8001 Zürich 8304 Wallisellen
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Rechnungsnummer: 2025-042
Rechnungsdatum: 15. Januar 2025
Leistungszeitraum: 01. - 10. Januar 2025
Zahlbar bis: 14. Februar 2025
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BESCHREIBUNG BETRAG CHF
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Website-Redesign
- Konzept und Wireframes (8h) 1'200.00
- Design Umsetzung (16h) 2'400.00
- Programmierung (12h) 1'800.00
- Testing und Korrekturen (4h) 600.00
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Zwischensumme 6'000.00
MWST 8.1% 486.00
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TOTAL 6'486.00
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MWST-Nr.: CHE-123.456.789 MWST
ZAHLUNGSINFORMATIONEN:
IBAN: CH93 0076 2011 6238 5295 7
Bank: Zürcher Kantonalbank
Konto lautend auf: Max Muster
[QR-Code hier]
Vielen Dank für Ihren Auftrag!
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Zahlungsfristen und Skonto
Übliche Zahlungsfristen
- 10 Tage: Branchenüblich bei Freelancern
- 14 Tage: Häufig verwendet
- 30 Tage: Standard bei grösseren Unternehmen
Skonto anbieten
Du kannst einen Rabatt für schnelle Zahlung anbieten:
Zahlbar innerhalb 30 Tagen.
Bei Zahlung innerhalb 10 Tagen: 2% Skonto.
Rechenbeispiel:
- Rechnungsbetrag: CHF 5'000
- 2% Skonto: CHF 100 Ersparnis für den Kunden
- Vorteil für dich: Schnellerer Geldeingang
Häufige Fehler bei Rechnungen
Fehler 1: Fehlende Rechnungsnummer
Ohne eindeutige Nummer ist die Rechnung für den Vorsteuerabzug nicht gültig.
Fehler 2: Ungenaue Leistungsbeschreibung
"Dienstleistung" reicht nicht. Beschreibe konkret, was du geleistet hast.
Fehler 3: MWST falsch ausgewiesen
Wenn du MWST-pflichtig bist, muss sie korrekt ausgewiesen sein. Wenn nicht, darfst du keine MWST verrechnen.
Fehler 4: Falsches Datum
Achte darauf, dass Rechnungsdatum und Leistungsdatum korrekt sind – das ist für die Buchhaltung wichtig.
Fehler 5: Keine QR-Rechnung
Ohne QR-Code können viele Kunden nicht einfach bezahlen. Das verzögert den Zahlungseingang.
Sonderfälle
Anzahlungsrechnung
Bei grösseren Projekten kannst du eine Anzahlung verlangen:
- Klare Kennzeichnung als "Anzahlungsrechnung"
- Verweis auf das Gesamtprojekt
- Bei Schlussrechnung: Anzahlung abziehen
Teilrechnung
Bei langen Projekten kannst du monatlich abrechnen:
- Kennzeichnung als "Teilrechnung 1/3"
- Beschreibung des abgerechneten Zeitraums
Gutschrift
Wenn du eine Rechnung korrigieren musst:
- Nicht die Originalrechnung ändern!
- Gutschrift mit Verweis auf Originalrechnung erstellen
- Neue (korrigierte) Rechnung erstellen
Rechnung ins Ausland
Bei Kunden im Ausland:
- Keine Schweizer MWST (Reverse Charge)
- UID-Nummer des Kunden angeben
- Hinweis: "Steuerfreie Ausfuhrlieferung" oder "Reverse Charge"
Rechnungen aufbewahren
In der Schweiz müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für:
- Ausgehende Rechnungen (die du stellst)
- Eingehende Rechnungen (die du erhältst)
Digitale Aufbewahrung ist erlaubt – sie müssen nur lesbar und unverändert bleiben.
Checkliste: Korrekte Rechnung
Pflichtangaben:
- [ ] Dein Name/Firma und Adresse
- [ ] Kunde Name/Firma und Adresse
- [ ] Eindeutige Rechnungsnummer
- [ ] Rechnungsdatum
- [ ] Leistungsdatum/-zeitraum
- [ ] Detaillierte Leistungsbeschreibung
- [ ] Betrag in CHF
Bei MWST-Pflicht zusätzlich:
- [ ] MWST-Nummer
- [ ] MWST-Satz und -Betrag
Empfohlen:
- [ ] QR-Rechnung
- [ ] Zahlungsfrist
- [ ] Freundlicher Abschluss
Fazit: Korrekte Rechnungen zahlen sich aus
Eine professionelle, korrekte Rechnung:
- Beschleunigt die Zahlung
- Vermeidet Rückfragen
- Macht einen guten Eindruck
- Ist rechtssicher für die Steuer
Mit der richtigen Software erstellst du perfekte Rechnungen in Minuten – inklusiv QR-Code und automatischer Nummerierung.
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