Eine professionelle Offerte ist oft der erste Eindruck, den potenzielle Kunden von deinem Unternehmen bekommen. Sie entscheidet darüber, ob du den Auftrag bekommst oder die Konkurrenz.
In diesem umfassenden Guide erfährst du alles, was du für überzeugende Offerten brauchst – inklusive kostenloser Vorlagen, rechtlicher Anforderungen und psychologischer Tricks für eine höhere Erfolgsquote.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Offerte?
- Offerte vs. Rechnung: Der Unterschied
- Pflichtangaben in der Schweiz
- Die perfekte Offerten-Struktur
- MWST korrekt ausweisen
- Preisgestaltung & Kalkulation
- Psychologische Tricks
- Häufige Fehler vermeiden
- Vorlagen für verschiedene Branchen
- Rechtliche Aspekte
- Von Offerte zu Rechnung
Was ist eine Offerte?
Eine Offerte (auch Angebot, Kostenvoranschlag oder Preisofferte genannt) ist ein verbindliches Angebot an einen potenziellen Kunden. Sie beschreibt detailliert:
| Element | Beschreibung | |---------|-------------| | Leistung | Was genau du anbietest | | Preis | Was es kostet (inkl. MWST-Angabe) | | Zeitrahmen | Wie lange es dauert | | Bedingungen | Zahlungsmodalitäten, Gültigkeit |
Wann brauche ich eine Offerte?
- Vor grösseren Projekten oder Aufträgen
- Wenn der Kunde mehrere Anbieter vergleicht
- Bei komplexen Dienstleistungen
- Wenn der Preis nicht fix ist (z.B. Handwerk)
Wichtig: In der Schweiz sind Preisangaben in Offerten verbindlich! Sobald du eine Offerte versendest, bist du während der Gültigkeitsdauer an diese Preise gebunden.
Offerte vs. Rechnung: Der Unterschied
Viele verwechseln Offerten mit Rechnungen. Hier der klare Unterschied:
| Merkmal | Offerte | Rechnung | |---------|---------|----------| | Zeitpunkt | VOR der Leistung | NACH der Leistung | | Zweck | Angebot unterbreiten | Zahlung einfordern | | Verbindlichkeit | Kunde kann ablehnen | Rechtlich bindend | | QR-Code | Nicht nötig | Pflicht bei QR-Rechnung | | Zahlungsfrist | Gültigkeitsdauer | Zahlungsfrist (z.B. 30 Tage) |
Der Workflow: Von der Offerte zur Rechnung
Anfrage → Offerte → Auftrag → Leistung → Rechnung → Zahlung
Pro-Tipp: Mit Pfeffersack kannst du jede Offerte mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln – alle Daten werden automatisch übernommen!
Pflichtangaben einer Offerte in der Schweiz
Eine rechtsgültige Offerte muss in der Schweiz folgende Angaben enthalten:
Deine Angaben (Absender)
✅ Vollständiger Firmenname ✅ Vollständige Adresse ✅ Telefonnummer und E-Mail ✅ UID-Nummer (falls MWST-pflichtig) ✅ Handelsregisternummer (falls eingetragen)
Kundenangaben (Empfänger)
✅ Name oder Firma des Kunden ✅ Vollständige Adresse ✅ Ansprechperson (bei Firmenkunden)
Offerten-Details
✅ Eindeutige Offerten-Nummer (z.B. OFF-2026-001) ✅ Datum der Offerte ✅ Gültigkeitsdauer (z.B. "Gültig bis 28.02.2026") ✅ Detaillierte Leistungsbeschreibung ✅ Mengen und Einheiten ✅ Einzelpreise und Gesamtpreis ✅ MWST separat ausgewiesen (falls MWST-pflichtig) ✅ Zahlungsbedingungen
Checkliste zum Ausdrucken
□ Firmenname & Logo
□ Vollständige Adresse
□ Kontaktdaten (Tel, E-Mail)
□ UID-Nummer (falls MWST-pflichtig)
□ Kundenname & Adresse
□ Offerten-Nummer
□ Datum
□ Gültigkeitsdauer
□ Leistungsbeschreibung
□ Mengen & Einheiten
□ Einzelpreise
□ Subtotal
□ MWST (8.1%)
□ Gesamtbetrag
□ Zahlungsbedingungen
Die perfekte Offerten-Struktur (Schritt für Schritt)
1. Header – Der erste Eindruck
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ [LOGO] │
│ │
│ Deine Firma GmbH │
│ Musterstrasse 123 │
│ 8000 Zürich │
│ Tel: +41 44 123 45 67 │
│ [email protected] │
│ UID: CHE-123.456.789 MWST │
│ │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ │
│ OFFERTE │
│ │
│ Offerten-Nr.: OFF-2026-001 │
│ Datum: 24. Januar 2026 │
│ Gültig bis: 23. Februar 2026 │
└─────────────────────────────────────────────────┘
2. Empfänger & persönliche Ansprache
Musterkunde AG
z.Hd. Frau Anna Müller
Beispielweg 45
3000 Bern
Sehr geehrte Frau Müller
Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 20. Januar 2026.
Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot für
die Neugestaltung Ihrer Website.
3. Projekt-Übersicht (Executive Summary)
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ PROJEKT-ÜBERSICHT │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ Projekt: Responsive Website Redesign │
│ Zeitrahmen: 6 Wochen │
│ Investition: CHF 9'188.50 (inkl. MWST) │
│ Projektstart: Februar 2026 │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Warum wichtig: Der Kunde sieht auf einen Blick die wichtigsten Infos.
4. Detaillierte Leistungsbeschreibung
❌ FALSCH (zu vage):
Website-Design: CHF 8'500.-
✅ RICHTIG (detailliert):
1. KONZEPTION & STRATEGIE CHF 1'200.00
─────────────────────────────────────────────────────
• Kick-off Meeting & Zieldefinition (2h)
• Analyse Ihrer Zielgruppe
• Wettbewerbsanalyse (3 Mitbewerber)
• Sitemap & Navigationsstruktur
• Content-Strategie
2. DESIGN CHF 3'800.00
─────────────────────────────────────────────────────
• Moodboard & Farbkonzept
• 3 Design-Varianten für Startseite
• Design für 5 Unterseiten
• Mobile-First Responsive Design
• 2 Korrekturschleifen inklusive
3. ENTWICKLUNG CHF 2'500.00
─────────────────────────────────────────────────────
• WordPress-Installation & Setup
• Theme-Entwicklung nach Ihrem Design
• Kontaktformular mit Spam-Schutz
• Cookie-Banner (DSG-konform)
• Performance-Optimierung (PageSpeed >90)
• SSL-Zertifikat einrichten
4. SCHULUNG & GO-LIVE CHF 1'000.00
─────────────────────────────────────────────────────
• 2h persönliche Online-Schulung
• Video-Dokumentation der wichtigsten Funktionen
• Go-Live Begleitung
• 30 Tage kostenloser Support nach Launch
5. Preisübersicht
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ INVESTITION │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ Konzeption & Strategie CHF 1'200.00 │
│ Design CHF 3'800.00 │
│ Entwicklung CHF 2'500.00 │
│ Schulung & Go-Live CHF 1'000.00 │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ Subtotal CHF 8'500.00 │
│ MWST 8.1% CHF 688.50 │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ TOTAL CHF 9'188.50 │
└─────────────────────────────────────────────────┘
6. Zahlungsbedingungen
ZAHLUNGSMODALITÄTEN
───────────────────
30% Anzahlung bei Auftragserteilung CHF 2'756.55
40% nach Design-Freigabe CHF 3'675.40
30% bei Projektabschluss CHF 2'756.55
Zahlungsfrist: 30 Tage netto
Bankverbindung: [IBAN]
7. Gültigkeit & Bedingungen
GÜLTIGKEIT & BEDINGUNGEN
────────────────────────
• Dieses Angebot ist gültig bis 23.02.2026
• Preise verstehen sich in CHF, inkl. MWST
• Nicht enthaltene Leistungen werden separat offeriert
• Projektstart: 7 Werktage nach Anzahlung
• Es gelten unsere AGB (siehe www.deinefirma.ch/agb)
8. Abschluss & Call-to-Action
NÄCHSTE SCHRITTE
────────────────
1. Offerte prüfen
2. Fragen? Rufen Sie uns an: +41 44 123 45 67
3. Zusagen: Antworten Sie auf diese E-Mail mit "Auftrag erteilt"
4. Wir senden Ihnen die Auftragsbestätigung & Anzahlungsrechnung
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!
Mit freundlichen Grüssen
________________________
Max Muster
Geschäftsführer
MWST in Offerten korrekt ausweisen
Wann muss ich MWST ausweisen?
| Situation | MWST-Pflicht | |-----------|-------------| | Jahresumsatz < CHF 100'000 | Nein (freiwillig) | | Jahresumsatz ≥ CHF 100'000 | Ja, Pflicht | | Freiwillige Registrierung | Ja |
MWST-Sätze 2026 in der Schweiz
| Satz | Prozent | Anwendung | |------|---------|-----------| | Normalsatz | 8.1% | Die meisten Waren & Dienstleistungen | | Reduzierter Satz | 2.6% | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen | | Sondersatz | 3.8% | Beherbergung (Hotels) |
Korrekte Darstellung
Für Endkunden (B2C): Preise immer inklusive MWST angeben!
Total inkl. MWST 8.1% CHF 9'188.50
(davon MWST CHF 688.50)
Für Geschäftskunden (B2B): MWST separat ausweisen:
Subtotal (exkl. MWST) CHF 8'500.00
MWST 8.1% CHF 688.50
─────────────────────────────────────────────
Total inkl. MWST CHF 9'188.50
Preisgestaltung: So kalkulierst du richtig
Die Kalkulations-Formel
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ KALKULATION │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ │
│ 1. Zeitaufwand 60 Stunden │
│ 2. Stundensatz × CHF 120.- │
│ 3. = Arbeitskosten = CHF 7'200.- │
│ 4. + Materialkosten + CHF 500.- │
│ 5. + Risikopuffer 15% + CHF 1'155.- │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ = ANGEBOTSPREIS = CHF 8'855.- │
│ (gerundet) ≈ CHF 8'900.- │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Stundensätze in der Schweiz 2026 (Richtwerte)
| Branche | Stundensatz CHF | |---------|-----------------| | Grafikdesign | 80 - 150 | | Webentwicklung | 100 - 180 | | Beratung / Consulting | 120 - 300 | | Handwerk | 70 - 120 | | Marketing | 90 - 160 | | Coaching | 100 - 250 | | Fotografie | 80 - 200 | | Texten / Copywriting | 80 - 150 |
Faktoren für deinen Stundensatz:
- Erfahrung: Einsteiger -30%, Experte +50%
- Spezialisierung: Nische +80-100%
- Region: Zürich/Genf höher als Randregionen
Psychologische Tricks für höhere Erfolgsquoten
1. Der Anker-Effekt
Zeige zuerst die teurere Option:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ IHRE OPTIONEN │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ │
│ ★ PREMIUM CHF 12'500.- │
│ Alles aus Standard + Priority Support, │
│ SEO-Optimierung, 12 Monate Wartung │
│ │
│ ✓ STANDARD CHF 8'500.- [EMPFOHLEN] │
│ Website, Design, Schulung, 30 Tage Support │
│ │
│ ○ BASIS CHF 5'200.- │
│ Einfache Website, Template-Design │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────┘
Effekt: CHF 8'500 erscheint als vernünftige Mitte.
2. Die Macht der drei Optionen
Biete immer 3 Optionen an:
- Menschen wählen selten die billigste Option
- Die mittlere Option wird am häufigsten gewählt
- Du steuerst, welche Option "Standard" ist
3. Soziale Beweise einbauen
Ähnliche Projekte erfolgreich umgesetzt für:
• Müller AG, Zürich (2025)
• Schmidt GmbH, Bern (2025)
• Meier & Partner, Basel (2024)
"Die Zusammenarbeit war hervorragend. Das Projekt
wurde pünktlich und im Budget abgeschlossen."
— Anna Müller, Marketing Leiterin, Müller AG
4. Verknappung nutzen
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ ⚡ EARLY-BIRD BONUS │
│ ───────────────────────────────────────────── │
│ Bei Auftragserteilung bis 31.01.2026: │
│ ✓ 10% Rabatt auf das Standard-Paket │
│ ✓ Zusätzliche Korrekturschleife gratis │
│ ✓ Prioritäts-Support (48h Reaktionszeit) │
└─────────────────────────────────────────────────┘
5. Risiko minimieren
UNSERE GARANTIE
───────────────
✓ Zufriedenheitsgarantie: Kostenlose Korrekturen
bis Sie zufrieden sind
✓ 30 Tage Support nach Launch inklusive
✓ Transparente Kommunikation: Wöchentliche Updates
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
❌ Fehler 1: Zu vage Beschreibungen
Falsch:
"Website-Erstellung mit modernem Design"
Richtig:
"Responsive WordPress-Website mit 5 Seiten, Kontaktformular, Cookie-Banner, individuelles Design basierend auf Ihrem CI, optimiert für Google PageSpeed Score >90"
❌ Fehler 2: Versteckte Kosten
Falsch:
"Total: CHF 5'000.- (zzgl. Nebenkosten)"
Richtig:
Design & Entwicklung: CHF 4'500.00
Stockfotos (10 Stück): CHF 300.00
Hosting (1 Jahr): CHF 200.00
────────────────────────────────────────
Total: CHF 5'000.00
❌ Fehler 3: Keine klare Handlungsaufforderung
Falsch:
"Bei Interesse melden Sie sich."
Richtig:
NÄCHSTE SCHRITTE
1. Offerte prüfen
2. Fragen? Anruf vereinbaren: +41 44 123 45 67
3. Offerte annehmen: Einfach "Auftrag erteilt" antworten
4. Projekt startet 7 Tage nach Anzahlung
❌ Fehler 4: Zu lange Gültigkeit
Falsch: "Gültig 12 Monate"
Richtig: "Gültig bis 23.02.2026 (30 Tage)"
Warum: Erzeugt Dringlichkeit, schützt vor veralteten Preisen.
❌ Fehler 5: Unprofessionelles Layout
Häufige Probleme:
- Kein Logo
- Inkonsistente Schriften
- Schlechte Formatierung
- Nicht mobil-optimiert
Lösung: Nutze professionelle Tools wie Pfeffersack für konsistente, professionelle Offerten.
Offerten-Vorlagen für verschiedene Branchen
Vorlage 1: Handwerk & Services
OFFERTE: SANITÄRARBEITEN
Offerten-Nr.: OFF-2026-015
Datum: 24.01.2026
Gültig bis: 23.02.2026
LEISTUNGEN
──────────
• Ausbau alte Badewanne
• Installation Duschkabine (90×90cm)
• Verlegen Bodenfliesen (4m²)
• Anschlüsse Warm-/Kaltwasser
• Abfluss-Installation
• Silikonfugen
MATERIAL (vom Kunden gestellt)
──────────────────────────────
• Duschkabine
• Fliesen
• Armaturen
KALKULATION
───────────
Arbeitszeit (ca. 17h à CHF 95.-) CHF 1'615.00
Material (Kleinteile) CHF 180.00
Entsorgung Altmaterial CHF 85.00
────────────────────────────────────────────────
Subtotal CHF 1'880.00
MWST 8.1% CHF 152.28
────────────────────────────────────────────────
TOTAL (Richtpreis) CHF 2'032.28
Endabrechnung nach effektivem Aufwand.
Bei Mehraufwand erfolgt vorgängig Rücksprache.
Vorlage 2: Beratung & Coaching
OFFERTE: BUSINESS COACHING PAKET
Offerten-Nr.: OFF-2026-022
Datum: 24.01.2026
PAKET: ENTREPRENEUR INTENSIVE (3 Monate)
UMFANG
──────
✓ 6 × 1:1 Coaching-Sessions (à 90 Min.)
✓ Unbegrenzte E-Mail-Unterstützung
✓ Persönliche Strategie-Roadmap
✓ Vorlagen & Worksheets
✓ Zugang zur exklusiven Community
ABLAUF
──────
Woche 1: Kick-off & Zielsetzung
Woche 3: Session 2 - Strategie
Woche 5: Session 3 - Umsetzung
Woche 7: Session 4 - Optimierung
Woche 9: Session 5 - Skalierung
Woche 11: Session 6 - Abschluss & Ausblick
INVESTITION
───────────
Einmalzahlung: CHF 3'500.- (spare CHF 350.-)
Oder 3 Raten: CHF 1'300.- pro Monat
BONUS bei Buchung bis 31.01.2026:
✓ 30 Tage Gratis-Support nach Programmende
✓ 1 zusätzliche Q&A-Session
Vorlage 3: Kreativ-Dienstleistung
OFFERTE: CORPORATE BRANDING PAKET
1. LOGO-DESIGN CHF 2'500.00
• 3 Konzeptvarianten
• 2 Korrekturschleifen
• Finale Ausarbeitung
• Alle Dateiformate (AI, PNG, SVG, PDF)
2. BRAND GUIDELINES CHF 800.00
• Farbpalette (Primär/Sekundär)
• Typografie (2-3 Schriften)
• Logo-Anwendungsregeln
• Do's and Don'ts
3. GESCHÄFTSAUSSTATTUNG CHF 700.00
• Visitenkarten-Design
• Briefpapier & Briefumschläge
• E-Mail-Signatur
• Druckfertige Dateien
────────────────────────────────────────────────
Subtotal CHF 4'000.00
MWST 8.1% CHF 324.00
────────────────────────────────────────────────
TOTAL CHF 4'324.00
ZAHLUNGSMODUS
50% bei Auftragserteilung
50% bei Lieferung finaler Dateien
Rechtliche Aspekte: Ist eine Offerte verbindlich?
Bindung für den Anbieter
| Situation | Bindung | |-----------|---------| | Während Gültigkeitsdauer | ✅ JA, du musst zum Preis liefern | | Nach Ablauf | ❌ Keine Bindung mehr | | Ohne Gültigkeitsdauer | ⚠️ Angemessene Frist (ca. 30 Tage) |
Bindung für den Kunden
- ❌ Der Kunde ist NICHT gebunden
- ✅ Erst mit Annahme entsteht ein Vertrag
Wann entsteht ein Vertrag?
Ein Vertrag kommt zustande, wenn:
- Kunde nimmt schriftlich an (E-Mail reicht!)
- Kunde zahlt Anzahlung
- Du beginnst mit der Arbeit (nach Kundenfreigabe)
AGB in Offerte einbinden
Diese Offerte unterliegt unseren Allgemeinen
Geschäftsbedingungen: www.deinefirma.ch/agb
Mit Annahme dieser Offerte akzeptieren Sie unsere AGB.
Von der Offerte zum Auftrag
Der Follow-up Prozess
Tag 0 – Offerte versenden:
Betreff: Ihre Offerte für [Projekt] - [Firma]
Sehr geehrte Frau Müller
Anbei sende ich Ihnen wie besprochen unsere Offerte
für [Projekt].
Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
[Name]
Tag 3 – Erste Nachfrage:
Betreff: Kurze Rückfrage zu Ihrer Offerte
Guten Tag Frau Müller
Ich wollte kurz nachfragen, ob Sie die Offerte
erhalten haben und ob noch Fragen offen sind?
Gerne können wir einen kurzen Call vereinbaren.
Freundliche Grüsse
Tag 7 – Erinnerung:
Betreff: Offerte gültig bis [Datum]
Guten Tag Frau Müller
Unsere Offerte ist noch bis zum [Datum] gültig.
Bei Interesse können wir direkt in der Woche vom
[Datum] starten.
Gibt es noch offene Punkte zu besprechen?
Freundliche Grüsse
Tag 14 – Letzter Reminder:
Betreff: Letzte Chance: Offerte läuft übermorgen ab
Guten Tag Frau Müller
Unsere Offerte läuft übermorgen ab.
Falls Sie noch Interesse haben, kann ich die
Gültigkeit gerne um 2 Wochen verlängern.
Kurze Rückmeldung genügt!
Freundliche Grüsse
FAQ: Häufig gestellte Fragen
Muss eine Offerte unterschrieben sein? Nein, aber es macht sie verbindlicher. Eine E-Mail-Annahme ist rechtlich gültig.
Wie lange sollte eine Offerte gültig sein? Ideal: 14-30 Tage. Maximum: 60 Tage.
Was, wenn der Kunde nach Wochen zusagt? Du kannst Preise neu kalkulieren. Schreibe in die Offerte: "Preise können sich nach Ablauf ändern."
Brauche ich eine Unterschrift vom Kunden? Nicht zwingend, aber empfohlen. E-Mail-Bestätigung ist auch gültig.
Darf ich nach Versand noch Änderungen machen? Ja, aber dann wird es eine neue Offerte mit neuer Nummer.
Fazit: Deine Checkliste für perfekte Offerten
Vor dem Versand prüfen
- ✅ Alle Pflichtangaben vorhanden?
- ✅ Leistungen klar und detailliert?
- ✅ Preise transparent aufgeschlüsselt?
- ✅ MWST korrekt ausgewiesen?
- ✅ Gültigkeitsdauer angegeben?
- ✅ Zahlungsbedingungen klar?
- ✅ Rechtschreibung geprüft?
- ✅ Professionelles Layout?
- ✅ Call-to-Action eingebaut?
- ✅ Kontaktdaten vollständig?
Die 5 Erfolgsfaktoren
- Klarheit – Einfach und verständlich
- Struktur – Übersichtlich und professionell
- Psychologie – Ankereffekt, 3 Optionen, Verknappung
- Professionalität – Design und Layout zählen
- Follow-up – Nachhaken verdoppelt die Erfolgsquote
Offerten mit Pfeffersack erstellen
Mit Pfeffersack erstellst du professionelle Offerten in unter 3 Minuten:
✅ Professionelle Vorlagen – Swiss Design, alle Pflichtangaben ✅ Kundendatenbank – Einmal erfassen, immer nutzen ✅ Artikel-Vorlagen – Leistungen speichern und wiederverwenden ✅ MWST automatisch – Korrekte Berechnung garantiert ✅ 1-Klick zur Rechnung – Offerte → Rechnung sofort ✅ QR-Rechnung – Schweizer Standard integriert
Bereit für professionelle Offerten? Starte jetzt mit Pfeffersack und überzeuge mehr Kunden mit perfekt strukturierten Angeboten!