GmbH-Buchhaltung einfach gemacht

Muss eine GmbH doppelte Buchhaltung führen?

Ja. Als juristische Person ist die GmbH immer buchführungspflichtig – unabhängig vom Umsatz (Art. 957 Abs. 1 OR). Anders als die Einzelfirma, die erst ab CHF 500'000 Jahresumsatz zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, gibt es für die GmbH keine Milchbüchlein-Option: Sie führt von der Gründung an eine doppelte Buchhaltung mit Journal, Hauptbuch, Bilanz und Erfolgsrechnung. Kompliziert muss das nicht sein: Mit einem Kontenplan nach Schweizer KMU-Kontenrahmen und einer Software, die Soll und Haben führt, ist die laufende Buchhaltung einer kleinen GmbH gut selber machbar. Pfeffersack stellt systemseitig sicher, dass jede Buchung ausgeglichen ist – unausgeglichene Buchungen sind gar nicht erst möglich.

Was gehört zur Buchhaltung einer GmbH?

Vier Bausteine. Erstens die laufende doppelte Buchhaltung mit Kontenplan nach KMU-Kontenrahmen – jede Einnahme und Ausgabe wird als Soll-Haben-Buchung erfasst, mit Beleg verknüpft und fliesst automatisch in Bilanz und Erfolgsrechnung. Zweitens die MWST: Ab CHF 100'000 Umsatz wird deine GmbH MWST-pflichtig (Sätze 8.1 %, 2.6 %, 3.8 %); abgerechnet wird effektiv quartalsweise oder mit Saldosteuersatz halbjährlich (Art. 35 MWSTG). Drittens die Lohnbuchhaltung: Sobald die GmbH Lohn zahlt – auch nur an dich als Geschäftsführer – braucht es Lohnabrechnungen mit AHV/IV/EO, ALV, UVG und BVG, am Jahresende Lohnausweise und die AHV-Lohnbescheinigung. Viertens der Jahresabschluss mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Die Geschäftsbücher bewahrst du anschliessend 10 Jahre auf (Art. 958f OR) – elektronisch ist erlaubt.

Welche Fristen gelten im GmbH-Jahr?

Die wichtigsten Termine bei Geschäftsjahresende am 31. Dezember: Die AHV-Lohnbescheinigung muss bis zum 30. Januar bei deiner Ausgleichskasse eingehen; die Lohnausweise für deine Mitarbeitenden erstellst du am besten gleich im selben Zug zu Jahresbeginn. Die MWST-Abrechnung ist jeweils 60 Tage nach Ablauf der Abrechnungsperiode fällig (Art. 71 MWSTG) – bei der effektiven Methode also Anfang März für das vierte Quartal, beim Saldosteuersatz Anfang März und Ende August fürs jeweilige Halbjahr. Innert sechs Monaten nach Geschäftsjahresende muss die Gesellschafterversammlung stattfinden und die Jahresrechnung genehmigen (Art. 805 OR) – also bis 30. Juni. Wer die Buchhaltung übers Jahr laufend führt, erledigt diese Fristen nebenbei; wer im Januar mit einem Schuhkarton voller Belege startet, gerät bei jeder einzelnen Frist in Verzug.

Braucht eine kleine GmbH eine Revisionsstelle?

Meistens nicht. Kleine GmbHs können auf die eingeschränkte Revision verzichten (Opting-out), wenn sie im Jahresdurchschnitt nicht mehr als zehn Vollzeitstellen haben und sämtliche Gesellschafter zustimmen (Art. 727a Abs. 2 OR). Für Inhaber-GmbHs ist das der Normalfall – das Opting-out wird typischerweise schon bei der Gründung erklärt und im Handelsregister eingetragen. Wichtig: Der Verzicht auf die Revisionsstelle ändert nichts an der Buchführungspflicht. Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang musst du trotzdem jedes Jahr erstellen – nur prüft sie eben niemand extern. Umso wichtiger ist eine Buchhaltung, die von sich aus stimmt: lückenlose Belege, abgestimmte Bankkonten und ausgeglichene Buchungen.

Welches Buchhaltungsprogramm passt zur kleinen GmbH?

Für eine kleine GmbH passt ein Buchhaltungsprogramm, das drei Pflichten in einem Ablauf abdeckt: die doppelte Buchhaltung ab der Gründung (Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2 OR), die MWST-Abrechnung ab CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen (Art. 10 MWSTG) und die Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 Abs. 2 OR), die die Gesellschafterversammlung innert sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres genehmigt (Art. 804 Abs. 2 Ziff. 5 und Art. 805 Abs. 2 OR). Pfeffersack ist unser eigenes Produkt; ob es oder ein anderes Programm zu deiner GmbH passt, zeigen diese drei Punkte.

Doppelte Buchhaltung: Pfeffersack legt für die GmbH einen Kontenplan nach den Klassen des KMU-Kontenrahmens an, den du um eigene Konten ergänzt; einzelne Kontonummern weichen vom KMU-Kontenrahmen ab, wie ihn kmu.admin.ch veröffentlicht. Jede Buchung ist ausgeglichen, Bilanz und Erfolgsrechnung exportierst du als PDF, Excel oder CSV. MWST: Du rechnest effektiv nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgelt ab oder mit einem oder zwei Saldosteuersätzen. Für die effektive Methode erstellt Pfeffersack die XML-Datei (eCH-0217) für das ESTV-Portal, beim Saldosteuersatz nur für Perioden bis 2024; ab 2025 überträgst du diese Zahlen aus dem PDF- oder Excel-Bericht von Hand. Jahresabschluss: Ein Assistent führt in zehn Schritten durch Kontenabstimmung, Rückstellungen, Abschreibungen, Abgrenzungen, Neubewertung der Fremdwährungskonten, Abschluss der Ertrags- und Aufwandkonten, Gewinnverteilung, Eröffnungsbilanz des Folgejahres und Sperre der Periode. Den Anhang verfasst du selbst oder mit deinem Treuhänder.

Dazu kommen Debitoren mit offenen Posten, Kreditoren mit einem Zahlungslauf als pain.001-Datei für dein E-Banking und ein Treuhänder-Zugang mit Rechten, die du festlegst. Eine direkte Bankanbindung gibt es nicht: Kontoauszüge lädst du als CSV- oder camt-Datei hoch. Bestehende Bücher aus bexio, CashCtrl, CashMan, Banana oder Abacus übernimmt ein Assistent mit Kontenplan, Eröffnungssaldi und Buchungen. Das Abo kostet CHF 60 pro Jahr oder CHF 7 im Monatsabo.