Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne von Art. 5 lit. j revDSG bzw. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Dies gilt für die Daten, die wir zu eigenen Zwecken bearbeiten, insbesondere Ihre Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten, die Nutzung unserer Website sowie die Kommunikation mit uns.

Buchhaltungsdaten in Ihrem Auftrag: Für die Daten, die Sie in Pfeffersack erfassen, hochladen oder importieren – etwa Belege, Rechnungen, Buchungen, Kontoauszüge sowie Angaben zu Ihrer Kundschaft, Ihren Lieferanten und Mitarbeitenden – sind Sie als Kundin oder Kunde verantwortlich. Pfeffersack bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiter (Art. 9 DSG) ausschliesslich in Ihrem Auftrag und nur, soweit dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Die nachfolgenden Angaben zu Speicherorten, Unterauftragsbearbeitern und Sicherheit gelten auch für diese Daten. Anfragen betroffener Personen zu diesen Daten richten sich an Sie; wir unterstützen Sie bei deren Beantwortung.

Eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten besteht für uns nicht. Für sämtliche Fragen rund um den Datenschutz steht Ihnen die oben genannte Kontaktadresse zur Verfügung.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Angebote von Pfeffersack, insbesondere für die Website pfeffersack.ch, die zugehörige Web-Applikation (Buchhaltungssoftware) sowie für jede Kommunikation mit uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular.

• Personendaten: Alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.
• Bearbeitung / Verarbeitung: Jeder Umgang mit Personendaten (Erheben, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben, Löschen usw.).
• Betroffene Person: Die Person, deren Personendaten bearbeitet werden.
• Auftragsbearbeiter: Dritte, die in unserem Auftrag und nach unserer Weisung Personendaten bearbeiten.

Wir verarbeiten ausschliesslich diejenigen Daten, die für den Betrieb unserer Dienste erforderlich sind:

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Firmenname, MWST-Nummer, Telefonnummer.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Abonnement, Zahlungsstatus, Rechnungsbelege, Zahlungsreferenzen (keine vollständigen Kartendaten – diese werden ausschliesslich beim Zahlungsdienstleister verarbeitet).
• Buchhaltungs- und Nutzungsdaten: Belege, Rechnungen, Buchungssätze, Bankauszüge (CAMT/ISO 20022), Kontakte zu Debitoren und Kreditoren – also diejenigen Daten, die Sie selbst in die Software eingeben oder importieren.
• Log- und technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Fehler- und Sicherheitsereignisse. Im Sicherheitsprotokoll (Ziffer 8) und beim Nachweis Ihrer Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung speichern wir die vollständige IP-Adresse und den Browsertyp.
• Kommunikationsdaten: Inhalt Ihrer Nachrichten an uns (E-Mail, Support-Anfragen, Chat).
• Einwilligungs- und Präferenzdaten: Ihre Cookie-Einstellungen, Marketing-Einwilligungen, Sprachpräferenzen.
• Verbindungsdaten von KI-Agenten (nur wenn Sie einen eigenen KI-Agenten verbinden): Name des Agenten, erteilte Rechte, Zeitpunkte der Zustimmung und der letzten Nutzung; Zugangsschlüssel nur als Hash (Ziffer 12.6).

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn eine der folgenden Rechtsgrundlagen vorliegt (revDSG bzw. Art. 6 DSGVO):

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung der Buchhaltungssoftware, Abwicklung Ihres Abonnements, Kundensupport.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (u. a. 10 Jahre gem. OR 958f).
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherstellung eines stabilen, sicheren Betriebs, Betrugsprävention, Weiterentwicklung unserer Dienste, anonymisierte Auswertungen.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 6 revDSG): Marketing-Cookies, Newsletter, optionale Drittdienste. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Wir unterscheiden zwischen dem Ort der dauerhaften Speicherung und den Stellen, an denen Daten für den Betrieb bearbeitet werden:

• Dauerhafte Speicherung in der Schweiz: Datenbank und hochgeladene Belege und Dokumente liegen in Rechenzentren Schweizer Anbieter in der Schweiz.
• Applikations-Hosting: Rechenzentrum in Deutschland (EU); der Hosting-Anbieter hat seinen Sitz in den USA. Dort läuft die Web-Applikation; dabei werden alle Inhalte verarbeitet, die Sie in der Applikation abrufen oder erfassen, einschliesslich Buchhaltungsdaten.
• Auslieferung und Schutz: Ein Dienstleister für Auslieferung und Schutz vor Angriffen mit Sitz in den USA und weltweitem Netzwerk. Anfragen an Website und Web-Applikation einschliesslich der übertragenen Inhalte laufen über diesen Dienstleister; ebenso die Verbindung zu unserer eigenen Belegerkennung.
• KI-Verarbeitung in der Schweiz: Die Belegerkennung läuft mit unserem eigenen KI-Modell in der Schweiz. Externe KI-Dienstleister setzen wir nicht ein (Ziffer 12). Verbinden Sie selbst einen KI-Agenten, gehen die Daten, die er abfragt, an dessen Anbieter (Ziffer 12.6).
• Weitere Dienstleister für E-Mail, Zahlungen, SMS, Webanalyse und Lohnverarbeitung: siehe Ziffern 7, 10 und 13. Im optionalen Lohnmodul wird bei einzelnen Referenzabfragen ausschliesslich eine Postleitzahl oder eine IBAN – ohne Namen oder weitere Personenangaben – an ein öffentliches Verzeichnis in der EU übermittelt (Ziffer 13.3).
• Verbindungen zwischen Ihrem Browser und Pfeffersack sind TLS-verschlüsselt (HTTPS).

Schweizer Speicherung bedeutet somit nicht, dass sämtliche Bearbeitung in der Schweiz stattfindet. Deutschland, Irland und die übrigen Staaten der EU bzw. des EWR verfügen gemäss Anhang 1 der Datenschutzverordnung (DSV) über ein angemessenes Datenschutzniveau. Für die USA gilt dies nur für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; nach eigenen Angaben trifft dies auf unsere Dienstleister für Applikations-Hosting, Auslieferung und Schutz, Zahlungsabwicklung und SMS-Versand zu.

Für den Betrieb unserer Dienste setzen wir Dienstleister der folgenden Kategorien ein. Soweit sie Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten, dürfen sie diese nur für die nachfolgend genannten Zwecke bearbeiten; massgeblich sind die mit ihnen vereinbarten Vertrags- und Datenschutzbedingungen. Die Garantien für Bekanntgaben ins Ausland nennen wir in Ziffer 6.

• Datenbank und Belegspeicher: Schweizer Rechenzentrumsanbieter (Schweiz).
• Applikations-Hosting: Hosting-Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland (EU) und Sitz in den USA.
• Auslieferung, Schutz vor Angriffen und Bot-Schutz: Dienstleister mit Sitz in den USA.
• E-Mail-Versand: E-Mail-Dienstleister mit Sitz und Bearbeitung in der EU für Transaktionsmails (Registrierung, Passwort-Reset, Rechnungen) und – bei Einwilligung – Newsletter.
• Zahlungsabwicklung: PCI-DSS-zertifizierter Zahlungsdienstleister mit Vertragspartner in Irland; Bearbeitung auch in den USA. Abonnement- und Rechnungszahlungen laufen über diesen Dienstleister. Kartendaten werden direkt beim Zahlungsdienstleister erhoben und sind uns nicht zugänglich.
• SMS-Versand: SMS-Dienstleister mit Sitz in den USA, nur wenn Sie das optionale Zusatzmodul SMS-Benachrichtigungen nutzen; übermittelt werden die Telefonnummer der Empfängerin oder des Empfängers, der Absendername und der Nachrichtentext.
• KI-Verarbeitung: Belegerkennung mit unserem eigenen, von uns trainierten KI-Modell in der Schweiz; keine externen KI-Dienstleister. Siehe Ziffer 12.
• KI-Agenten, die Sie selbst verbinden: Anbieter Ihrer Wahl. Die Daten, die der Agent abfragt, gehen auf Ihre Weisung an ihn; er ist nicht unser Auftragsbearbeiter (Ziffer 12.6).
• Lohnverarbeitung und Swissdec-Meldungen: Siehe Ziffer 13.
• Betriebs- und Fehlerprotokolle: Technische Protokolle der Applikation werden im Rahmen des Applikations-Hostings verarbeitet. Unser Protokollierungssystem entfernt dabei definierte sensible Angaben wie Zugangsdaten, E-Mail-Adressen und Dateinamen.
• Webanalyse und Marketing: Nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Ziffer 10).
• Behörden und Gerichte: Soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

• Buchhaltungs- und Belegdaten: Diese Daten bearbeiten wir in Ihrem Auftrag, solange Ihr Konto besteht. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von grundsätzlich 10 Jahren (Art. 958f OR) trifft Sie als buchführungspflichtige Person; vor einer Kontolöschung stellen wir Ihnen dafür einen vollständigen Export zur Verfügung (siehe Ziffer 15).
• Vertrags- und Kundendaten: Dauer der Vertragsbeziehung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Papierkorb der Zeiterfassung: Gelöschte Zeiteinträge und Projekte bleiben 90 Tage im Papierkorb. Sie können sie dort wiederherstellen oder endgültig löschen. Danach werden sie automatisch entfernt. Bei einer Kontolöschung wird der Papierkorb mitgelöscht.
• Sicherheitsprotokoll: Sicherheitsrelevante Ereignisse (z. B. Anmeldungen, Änderungen an Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitseinstellungen sowie Zugriffe unseres Supports) bewahren wir 366 Tage auf (mindestens ein Jahr, vgl. Art. 4 DSV); danach werden sie automatisch gelöscht.
• Technische Betriebsprotokolle der Hosting- und Auslieferungsdienste (Ziffern 6 und 7) werden von diesen Dienstleistern nach deren Fristen aufbewahrt. Wir verwenden sie nur für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit.
• Support-Kommunikation: 24 Monate ab letztem Kontakt.
• Marketing-Einwilligungen: bis zum Widerruf.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten gegen unberechtigten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen, insbesondere:

• TLS-Verschlüsselung (HTTPS) der Verbindungen zwischen Ihrem Browser und Pfeffersack.
• Verschlüsselte Speicherung besonders sensibler Zugangsdaten in der Datenbank (z. B. Schlüssel für die Zwei-Faktor-Authentifizierung und Zugangsdaten zu verbundenen Diensten).
• Mandantentrennung: Daten verschiedener Kundinnen und Kunden werden in der Applikation voneinander getrennt bearbeitet (Multi-Tenant-Architektur).
• Support-Zugriff auf Ihre Dokumente nur nach Ihrer zeitlich befristeten Freigabe (30 Minuten) unter Konto → Sicherheit; jeder Zugriff wird protokolliert und ist für Sie dort einsehbar.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge; für Ihr Konto optional.
• Regelmässige Sicherheits-Updates und automatisierte Prüfung der verwendeten Softwarebibliotheken auf bekannte Schwachstellen.
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse (Ziffer 8).
• Bot-Schutz: Bei der Registrierung (auch für eingeladene Benutzer) sowie bei der Annahme oder Ablehnung von Offerten über einen öffentlichen Link setzen wir den Bot-Schutz unseres Dienstleisters für Auslieferung und Schutz (Ziffer 7) ein, um automatisierte Zugriffe abzuwehren. Dabei werden technische Browser-Signale (z. B. User-Agent, TLS-Merkmale) sowie Ihre IP-Adresse an diesen Dienstleister (USA, zertifiziert nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework) übertragen. Nach seinen Angaben dienen diese Signale ausschliesslich der Erkennung von Bots und nicht der Identifikation oder Profilbildung von Personen. Grundlage ist unser überwiegendes Interesse am Schutz vor Bot-Missbrauch (Art. 31 Abs. 1 DSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen und optionalen Cookies. Beim ersten Besuch unserer Website fragen wir Ihre Einwilligung über ein Consent-Banner ab. Die Einstellungen können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in unserem Footer anpassen oder widerrufen.

• Notwendige Cookies: Zur Authentifizierung, für den Warenkorb, zur Lastverteilung und zur Sicherheit. Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt.
• Präferenz-Cookies: Speicherung Ihrer Spracheinstellungen und Konsent-Entscheidungen.
• Statistik- und Marketing-Cookies: Nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Dazu zählen Dienste für Webanalyse, Werbung und Conversion-Messung. Welche Dienste das im Einzelnen sind, sehen Sie in den Cookie-Einstellungen, bevor Sie einwilligen.

Die Anbieter dieser Dienste haben ihren Sitz teilweise in den USA und sind nach eigenen Angaben nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Dienste, die einen Einwilligungsmodus unterstützen, laden wir mit standardmässig verweigerter Einwilligung – ohne Ihre Einwilligung erfolgt keine personenbezogene Auswertung.

Für die Produkt- und Webanalyse setzen wir zusätzlich einen Analysedienst mit Datenverarbeitung in der EU ein – ebenfalls nur nach Ihrer Einwilligung. Erfasst werden Seitenaufrufe, Klicks und technische Nutzungsdaten unter einer zufälligen, pseudonymen Kennung, die in Ihrem Browser gespeichert und beim Abmelden neu erzeugt wird. Wir verknüpfen diese Daten nicht mit Ihrem Benutzerkonto und übermitteln weder Namen noch E-Mail-Adressen oder Texte von Seitenelementen an den Analysedienst. Mit derselben Einwilligung zeichnen wir Sitzungen auf (Session Replay), um Bedienprobleme zu erkennen. Dabei werden sämtliche Eingaben und Texte maskiert; Bilder, Dokumentvorschauen und eingebettete Dateien werden nicht aufgezeichnet, ebenso wenig Inhalte und Parameter von Netzwerkanfragen. Dies gilt auch für eingeladene Benutzer (z. B. Treuhänder), die über einen Benutzer-Zugang auf eine Buchhaltung zugreifen: Deren Nutzung wird ausschliesslich nach deren eigener Einwilligung und ohne Verknüpfung mit einem Benutzerkonto ausgewertet.

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontakt- oder Support-Formular kontaktieren, verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Wir empfehlen, sensible Daten nicht unverschlüsselt per E-Mail zu übermitteln.

Pfeffersack setzt KI-Technologien ein, um bestimmte Funktionen der Buchhaltungssoftware zu unterstützen. Die KI-Funktionen ergänzen die Kernfunktionen; alle Kernfunktionen lassen sich auch ohne KI nutzen.

12.1 Funktionen

• Belegerkennung (OCR): Texterkennung hochgeladener Belege und Rechnungen mit unserem eigenen, von uns trainierten KI-Modell auf von uns betriebener Infrastruktur in der Schweiz. Die Verbindung dorthin läuft über unseren Dienstleister für Auslieferung und Schutz (Ziffer 7).

Externe KI-Dienstleister setzen wir nicht ein. Buchungsvorschläge und Kategorien entstehen aus Ihren bisherigen Buchungen, Vorlagen und Regeln innerhalb von Pfeffersack. Zu KI-Agenten, die Sie selbst verbinden, siehe Ziffer 12.6.

12.2 Welche Daten verarbeitet werden

Belege können Namen, Adressen, Kontodaten und weitere Personendaten enthalten, auch von Dritten (z. B. Ihrer Kundschaft, Lieferanten oder Mitarbeitenden). Die Belege werden nur für die Texterkennung verarbeitet; die Ergebnisse werden nur in Ihrem Konto gespeichert.

12.3 Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Es erfolgt keine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 21 revDSG / Art. 22 DSGVO: Jedes Ergebnis der Belegerkennung kann von Ihnen überprüft, geändert oder verworfen werden. Prüfen Sie die erkannten Angaben vor der Übernahme in Ihre Buchhaltung.

12.4 KI-Verarbeitung ausschalten

Die KI-Verarbeitung ist für jedes Konto standardmässig eingeschaltet. Sie können sie jederzeit unter Konto → Sicherheit mit der Einstellung „KI-Verarbeitung erlauben“ ausschalten. Die Einstellung gilt ab sofort für alle künftigen Verarbeitungen, auch für bereits angestossene Hintergrundverarbeitungen und Wiederholungsversuche der Belegerkennung. Ohne KI können Sie Belege manuell erfassen und strukturierte Kontoauszüge (z. B. CAMT) importieren.

12.5 Produktverbesserung

Für die Weiterentwicklung der KI-Funktionen verwenden wir ausschliesslich anonymisierte oder aggregierte Daten. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite KI-Transparenz.

12.6 Eigene KI-Agenten verbinden (MCP)

Sofern die Funktion für Ihr Konto freigeschaltet ist, können Sie einen eigenen KI-Agenten eines Anbieters Ihrer Wahl (z. B. Claude) über das Model Context Protocol (MCP) mit Pfeffersack verbinden. Welche Rechte der Agent erhält, legen Sie auf einer Zustimmungsseite fest: Grundsätzlich darf er Ihre Buchhaltung nur lesen; Vorschläge (z. B. für Buchungen) darf er nur anlegen, wenn Sie dies zusätzlich erlauben. Übernommen wird ein Vorschlag erst, wenn Sie oder Ihre Treuhänderin bzw. Ihr Treuhänder ihn in Pfeffersack freigeben (vgl. Ziffer 12.3).

Bekanntgabe an den Anbieter des Agenten: Was der Agent abfragt, etwa Buchungen, Berichte, offene Posten, Kontakte oder Bankbewegungen, übermittelt Pfeffersack an den Agenten und damit an dessen Anbieter. Das kann Personendaten Dritter enthalten, etwa Ihrer Kundschaft, Lieferanten oder Mitarbeitenden. Die Bekanntgabe erfolgt auf Ihre Weisung. Der Anbieter des Agenten ist weder unser Auftragsbearbeiter noch unser Unterauftragsbearbeiter; für seine Bearbeitung gelten die Bedingungen, die Sie mit ihm vereinbart haben. Viele Anbieter bearbeiten Daten im Ausland, etwa in den USA. Prüfen Sie deshalb vor dem Verbinden, ob dort ein angemessener Datenschutz gewährleistet ist (Art. 16 DSG; für die USA z. B. eine Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder vertragliche Garantien) und ob der Anbieter Ihre Daten für eigene Zwecke verwendet, etwa zum Training seiner Modelle. Für die Daten Dritter in Ihrer Buchhaltung bleiben Sie verantwortlich (Ziffer 1).

Berufsgeheimnis: Unterstehen Sie einem Berufsgeheimnis, etwa als Anwältin, Notar oder Ärztin (Art. 321 StGB), klären Sie vor dem Verbinden, ob Sie Daten Ihrer Klientinnen und Klienten dem Anbieter des Agenten anvertrauen dürfen, etwa mit deren Einwilligung oder weil der Anbieter vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet ist.

Was Pfeffersack dabei speichert: den Namen des Agenten, die erteilten Rechte sowie die Zeitpunkte der Zustimmung und der letzten Nutzung. Zugangscodes und -schlüssel speichern wir nur als Hash, nie im Klartext. Vorschläge eines Agenten speichern wir mit dem Namen des Agenten und der Angabe, wer sie wann freigegeben, abgelehnt oder rückgängig gemacht hat; das gehört zur Nachvollziehbarkeit Ihrer Buchhaltung (Art. 957a OR). Die Inhalte der Abfragen des Agenten speichern wir nicht. Jede Zustimmung bestätigen wir Ihnen per E-Mail; Zustimmung und Trennung halten wir zudem im Sicherheitsprotokoll fest (mit IP-Adresse und Browserangabe), damit sich ein unberechtigter Zugriff erkennen lässt.

Dauer und Widerruf: Eine Verbindung gilt, bis Sie sie trennen, höchstens 180 Tage. Sie können sie jederzeit unter Profil bearbeiten → Integrationen → KI-Agenten trennen; ihre Zugangsschlüssel sind dann sofort ungültig. Ein Passwortwechsel oder „Alle Geräte abmelden“ trennt alle Agenten. Vorschläge bleiben als Teil Ihrer Buchhaltung bestehen, bis Sie Ihr Konto löschen (Ziffer 15). Daten, die der Anbieter bereits erhalten hat, löscht er nach seinen eigenen Regeln.

Führen Sie mit Pfeffersack Löhne für Ihre Mitarbeitenden, bearbeiten wir in Ihrem Auftrag Personendaten dieser Mitarbeitenden. Sie bleiben als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber dafür verantwortlich; wir handeln als Auftragsbearbeiter. Die Nutzung des Lohnmoduls ist optional.

13.1 Welche Daten bearbeitet werden

• Stammdaten der Mitarbeitenden (Name, Adresse, Geburtsdatum, Zivilstand, Nationalität, AHV-Nummer, Aufenthaltskategorie)
• Anstellungs- und Lohndaten (Pensum, Lohn, Ein- und Austritt, Arbeitsort, Kinderzulagen, Quellensteuermerkmale)
• Zahlungsverbindungen (IBAN) für die Lohnauszahlung sowie Angaben zu Sozialversicherungen und beruflicher Vorsorge

13.2 Übermittlung an die Lohnverarbeitung

Für die Lohnberechnung und die gesetzlichen Meldungen an Behörden und Versicherer (Swissdec/ELM) setzen wir eine spezialisierte, nach dem Swissdec-Standard zertifizierte Lohnengine eines Schweizer Anbieters ein. Dieser bearbeitet die vorstehenden Daten als Auftragsbearbeiter auf unsere Weisung; die Bearbeitung und Speicherung erfolgt in der Schweiz beziehungsweise in der EU. Es besteht ein schriftlicher Auftragsbearbeitungsvertrag.

Die eigentliche Übermittlung an Ausgleichskassen, Versicherer und Steuerbehörden erfolgt erst, wenn Sie die Lohnperiode freigeben und die Meldung aktiv scharfschalten. Solange dies nicht geschehen ist, werden keine Daten an Behörden übermittelt.

13.3 Ergänzende Referenzdatenabfragen

Damit die gesetzlichen Meldungen vollständig sind, ergänzen wir einzelne Pflichtangaben automatisch über öffentliche Referenzverzeichnisse: Aus der Postleitzahl des Wohnorts ermitteln wir die amtliche Gemeindenummer und den Kanton, aus der IBAN die zugehörige Bankidentifikation (BIC, Bankname). Dazu werden ausschliesslich die Postleitzahl beziehungsweise die IBAN an den jeweiligen Verzeichnisdienst übermittelt – ohne Namen oder weitere Angaben zur betroffenen Person. Die Ergebnisse werden bei uns zwischengespeichert, damit dieselbe Abfrage nicht wiederholt erfolgt.

13.4 Aufbewahrung

Lohndaten unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (Art. 958f OR); sozialversicherungsrechtliche Unterlagen sind zusätzlich mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 209b AHVV). Löschen Sie Ihr Konto, veranlassen wir auch die Löschung der bei der Lohnengine gespeicherten Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Sie haben jederzeit das Recht:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 25 revDSG / Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 32 revDSG / Art. 16 DSGVO).
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 32 revDSG / Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit: Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (Art. 28 revDSG / Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen (Art. 30 revDSG / Art. 21 DSGVO) sowie Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter EDÖB, edoeb.admin.ch; EU: zuständige Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzlandes).

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an [email protected]. Zur Identitätsprüfung können wir geeignete Nachweise verlangen.

Sie können Ihre Buchhaltungsdaten (Debitoren, Kreditoren, Buchungen, Belege) jederzeit in gängigen Formaten (CSV, PDF, ZIP) aus der Applikation exportieren.

Eine Kontolöschung können Sie jederzeit in den Kontoeinstellungen beantragen. Die Löschung erfolgt nach einer Frist von 30 Tagen; bis dahin können Sie den Antrag widerrufen und Ihren Export herunterladen. Nach Ablauf der Frist löschen wir das Konto vollständig, einschliesslich der hochgeladenen Belege. Als Nachweis der Löschung bewahren wir ein Löschprotokoll auf (frühere Kontonummer, Prüfwert der E-Mail-Adresse, Zeitpunkte); Einträge im Sicherheitsprotokoll bleiben bis zum Ablauf ihrer Frist (Ziffer 8) bestehen.

Enthält Ihr Konto Buchungsunterlagen – etwa Buchungen, verbuchte Journaleinträge, ausgestellte Rechnungen, freigegebene Lohnabrechnungen, eingereichte MWST-Abrechnungen oder abgeschlossene Geschäftsjahre –, weisen wir Sie vor der Löschung auf Ihre Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren hin (Art. 958f OR) und bieten den vollständigen Export an (Tabellen, Originalbelege, Prüfsummen). Die Löschung setzt dann Ihre ausdrückliche Bestätigung voraus, dass Sie die Unterlagen selbst aufbewahren; diese Weisung protokollieren wir. Nach der Löschung können wir die Unterlagen nicht wiederherstellen.

Unsere Angebote richten sich an Unternehmerinnen, Unternehmer und volljährige Privatpersonen. Wir verarbeiten bewusst keine Daten von Personen unter 16 Jahren.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an neue rechtliche Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter pfeffersack.ch/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie aktiv (z. B. per E-Mail oder Hinweis in der Applikation).