Für eine Schweizer Einzelfirma mit Rechnungen, MWST-Pflicht oder mehr als rund 20 Buchungen pro Monat lohnt sich Excel 2026 nicht mehr — und zwar nicht in erster Linie wegen des Preises, sondern weil drei Pflichtbausteine schlicht fehlen: die MWST-Abrechnung mit den Sätzen 8.1 / 2.6 / 3.8 Prozent, die Swiss QR-Rechnung und der automatische Bankimport. Dazu kommt: Gratis ist Excel ohnehin nicht. Microsoft 365 Single kostet CHF 99.95 pro Jahr (Microsoft Store Schweiz, Stand September 2026).
Für wen Excel trotzdem reicht, was die Rechtslage tatsächlich verlangt und wie der Preisvergleich mit Schweizer Buchhaltungssoftware ausfällt — darum geht es in diesem Artikel. Wenn du nicht «ob», sondern «wie» wissen willst: Den kompletten Aufbau einer Excel-Buchhaltung mit allen Tabellenblättern und Formeln findest du in unserer Anleitung zur einfachen Buchhaltung in Excel, die fertige Datei in der kostenlosen Excel-Vorlage.
Inhaltsverzeichnis
- Was kostet Excel wirklich?
- Die 7 grössten Probleme mit Excel-Buchhaltung
- Was in Excel nicht eingebaut ist
- Excel vs. Buchhaltungssoftware im Vergleich
- Die wahren Kosten: Zeit + Geld
- Wann reicht Excel trotzdem?
- Die günstigere Alternative
- Häufig gestellte Fragen
Was kostet Excel wirklich?
Das Desktop-Excel kostet in der Schweiz zwischen CHF 68 und CHF 140 pro Jahr — je nachdem, welches Microsoft-365-Abo du wählst. Seit der Umstellung auf das Abo-Modell gibt es keine dauerhaft kostenlose Variante mehr, die das vollwertige Desktop-Excel enthält.
| Produkt | Preis (Schweiz) | Enthält |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Single | CHF 99.95/Jahr | Excel, Word, PowerPoint, 1 TB OneDrive |
| Microsoft 365 Family | CHF 139.95/Jahr | Wie Single, bis 6 Personen |
| Microsoft 365 Business Basic | CHF 5.67/Nutzer/Mt. (≈ CHF 68/Jahr, exkl. MWST) | Nur Web- und Mobile-Versionen, kein Desktop-Excel |
Quelle: Microsoft Store Schweiz und Microsoft 365 Business, abgerufen im September 2026. Consumer-Preise inkl. MWST, Business-Preise exkl. MWST.
Wichtig für Geschäftskunden: Microsoft hat im Dezember 2025 angekündigt, die Preise der kommerziellen Microsoft-365-Pläne per 1. Juli 2026 weltweit anzuheben — Business Basic, Business Standard sowie die Enterprise-Pläne E3 und E5 (Microsoft Licensing News). Die Consumer-Abos Single und Family sind von dieser Runde nicht betroffen; sie wurden bereits Anfang 2025 mit der Copilot-Integration verteuert.
Und die Gratis-Variante? Excel für das Web ist mit einem Microsoft-Konto kostenlos nutzbar, ebenso Google Sheets und LibreOffice Calc. Funktional reichen sie für eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus — an allem, was weiter unten in diesem Artikel steht, ändern sie allerdings nichts: Auch eine kostenlose Tabelle kennt weder die MWST-Sätze noch den Swiss QR-Code.
Unter dem Strich zahlst du also mindestens rund CHF 70 pro Jahr für ein Programm, das von Haus aus keine Buchhaltung mitbringt. Excel ist eine leere Tabelle mit einer sehr guten Rechenmaschine — die Buchhaltungslogik musst du selbst bauen oder eine Vorlage übernehmen und darauf vertrauen, dass sie korrekt ist.
Die 7 grössten Probleme mit Excel-Buchhaltung
1. Fehleranfälligkeit
Tabellenkalkulationen sind fehleranfälliger, als die meisten annehmen. Raymond Panko (University of Hawaii) hat sieben Feldstudien ausgewertet, in denen echte Tabellen aus Unternehmen geprüft wurden. In den neueren dieser Audits enthielten mindestens 86 Prozent der Tabellen Fehler, in zwei Studien sogar alle geprüften (Panko, «Spreadsheet Errors: What We Know», Tabelle 1). Fairerweise: Über alle sieben Audits zusammen (367 Tabellen) lag die Quote bei 24 Prozent — die älteren Studien nutzten allerdings Prüfmethoden, die einen Grossteil der Fehler gar nicht finden konnten, weshalb Panko die neueren für aussagekräftiger hält. In der Buchhaltung führt ein falscher Zellbezug oder eine beim Einfügen verschobene Formel zu falschen Zahlen, ohne dass irgendetwas rot aufleuchtet. Auffallen tut es oft erst bei der Steuererklärung — oder gar nicht.
2. Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit
Das Obligationenrecht verlangt für jede Buchung einen Belegnachweis und die Nachprüfbarkeit der Buchführung (Art. 957a Abs. 2 OR); die Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR).
Der kritische Punkt ist dabei nicht Excel als Programm, sondern wo die Datei liegt. Eine Festplatte gilt nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) als veränderbarer Informationsträger. Für solche Träger verlangt GeBüV Art. 9 kumulativ drei Dinge: technische Verfahren, welche die Integrität der Informationen sicherstellen, einen nachweisbaren Zeitpunkt der Speicherung (Zeitstempel) sowie ein dokumentiertes Verfahren inklusive Protokollen. Eine .xlsx-Datei im Ordner «Buchhaltung 2026» erfüllt keine dieser drei Anforderungen von selbst.
Das heisst nicht, dass Excel verboten wäre — es heisst, dass du den Nachweis organisatorisch selbst erbringen musst. Wie das geht, steht in unserem Beitrag zur Aufbewahrungspflicht für Belege.
3. Kein automatischer Bankimport
Excel kann keine CAMT.053-Datei deiner Bank lesen und daraus Buchungen erzeugen. Jede Transaktion wanderst du manuell ab. Bei 50 Transaktionen pro Monat sind das 600 Eingaben pro Jahr, jede einzelne eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
4. Keine MWST-Abrechnung
Excel kennt die Schweizer MWST-Sätze nicht: 8.1 Prozent Normalsatz, 2.6 Prozent reduzierter Satz und 3.8 Prozent Sondersatz für Beherbergung (ESTV). Du rechnest Umsatz- und Vorsteuer selbst aus und überträgst die Beträge anschliessend von Hand in die elektronische Abrechnung im ePortal der ESTV — ein Papierformular gibt es nicht mehr. Dort deklarierst du bei der effektiven Methode unter anderem den Gesamtumsatz (Ziffer 200), den steuerbaren Umsatz nach Satz (Ziffern 303 / 313 / 343) und die Vorsteuer (Ziffern 400 / 405). Den Ablauf beschreiben wir Schritt für Schritt in der Anleitung zur MWST-Abrechnung; die Beträge rechnet dir der MWST-Rechner aus.
5. Keine QR-Rechnungen
Die roten und orangen Einzahlungsscheine sind seit dem 30. September 2022 nicht mehr gültig. Jede Rechnung braucht heute einen Swiss QR-Code mit korrekt kodierten Zahlungsdaten. Excel kann diesen Code nicht erzeugen — du brauchst ein zusätzliches Werkzeug. Für einzelne Rechnungen genügt unser kostenloser QR-Rechnung-Generator; wer regelmässig fakturiert, ist mit einer Lösung besser bedient, die Rechnung und Buchung in einem Schritt erledigt.
6. Versionschaos statt Revisionsspur
Microsoft 365 bringt mit OneDrive durchaus eine Cloud-Ablage und einen Versionsverlauf mit — das ist der ehrliche Teil. Was fehlt, ist etwas anderes: ein Buchungsjournal, das festhält, wer wann welche Buchung angelegt oder geändert hat. Ein Versionsverlauf zeigt dir alte Dateizustände; er beantwortet nicht die Frage, warum Konto 6500 im März plötzlich CHF 1'200 mehr ausweist. Und wer die Datei lokal statt in OneDrive führt, hat selbst den Versionsverlauf nicht — dann ist der Laptop ein Single Point of Failure.
7. Zusammenarbeit mit dem Treuhänder
Wenn dein Treuhänder deine Zahlen braucht, schickst du eine Excel-Datei per E-Mail. Er öffnet eine Kopie, du arbeitest in der Zwischenzeit im Original weiter — und ihr habt zwei Stände. Buchhaltungssoftware löst das über einen Lesezugriff auf dieselben Daten. Ob sich der Treuhänder überhaupt lohnt, rechnen wir im Beitrag Buchhaltung selber machen oder Treuhänder durch.
Was in Excel nicht eingebaut ist
Fair bleiben heisst: Excel ist ein hervorragendes Werkzeug — nur eben ein Werkzeug ohne Buchhaltungsmodul. Fast alles in der folgenden Liste liesse sich in Excel nachbauen, wenn du genug Zeit, VBA-Kenntnisse und Lust auf Wartung mitbringst. Die Frage ist nur, ob du das willst. Die Tabelle zeigt deshalb, was ab Werk vorhanden ist:
| Anforderung Schweizer Buchhaltung | In Excel eingebaut? | In Buchhaltungssoftware |
|---|---|---|
| Gesetzlich | ||
| MWST-Abrechnung (8.1 / 2.6 / 3.8 %) | Nein — Sätze und Logik selbst anlegen | Ja |
| Swiss QR-Rechnung erzeugen | Nein — Code nicht generierbar | Ja |
| Integritätsschutz nach GeBüV Art. 9 | Nein — organisatorisch selbst zu lösen | Ja |
| Schweizer Kontenrahmen KMU | Nein — Kontenplan selbst erfassen | Ja |
| Praktisch | ||
| Bankimport (CAMT.053 / CSV) | Nein — CSV nur als Rohtabelle | Ja |
| Automatische Buchungsvorschläge | Nein | Ja |
| Bilanz & Erfolgsrechnung | Nein — selbst zu modellieren | Ja, auf Knopfdruck |
| Offene Posten / Mahnwesen | Nein — manuell nachführen | Ja |
| Belegerfassung mit OCR | Nein | Ja |
| Komfort | ||
| Zeiterfassung mit Verrechnung | Nein — Stundenblatt selbst bauen | Ja |
| Treuhänder-Zugang mit Rechten | Nein — nur Dateifreigabe | Ja |
| Buchungsjournal / Änderungsprotokoll | Nein — nur Datei-Versionen | Ja (anbieterabhängig) |
| Mobiler Belegscan | Nein | Ja |
Von 13 Kernanforderungen bringt Excel keine einzige fertig mit. Das ist keine Kritik an Microsoft — Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm und will gar kein Buchhaltungsprogramm sein. Es ist nur die Antwort auf die Frage, was du selbst bauen müsstest.
Excel vs. Buchhaltungssoftware im Vergleich
Kostenvergleich
Der ehrliche Vergleich braucht eine Bezugsgrösse. Wir nehmen die typische Leserin dieses Artikels: eine MWST-pflichtige Schweizer Einzelfirma, die Rechnungen stellt. Entscheidend ist dabei nicht der Einstiegspreis, sondern der Plan, der diese Anforderungen tatsächlich abdeckt.
| Excel (M365 Single) | Pfeffersack | MILKEE | bexio | |
|---|---|---|---|---|
| Einstiegsplan | — | CHF 5/Mt. (Jahresabo) | Basic CHF 24.90/Mt. | Basic CHF 35/Mt. |
| Plan mit MWST | nicht verfügbar | CHF 5/Mt. | Business CHF 34.90/Mt. | Basic CHF 35/Mt. |
| Jahreskosten (MWST-fähig) | — | CHF 60 | CHF 418.80 | CHF 420 |
| Swiss QR-Rechnung | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Bankimport | Nein | Ja (CAMT / CSV) | Ja (Bankanbindung) | Ja |
| MWST-Abrechnung | Nein | Ja | Ab Business-Abo | Ja |
| Doppelte Buchhaltung | Nein | Ja | Ab Business-Abo | Ja |
| Kontenrahmen KMU | Nein | Ja | Ab Business-Abo | Ja |
| Bilanz & Erfolgsrechnung | Nein | Ja | Ab Business-Abo | Ja |
| Belegerfassung mit OCR | Nein | Ja, ohne Scan-Kontingent | Ja, 120 Scans/Jahr im Basic | Ab Advanced (CHF 42/Mt.) |
| Zeiterfassung | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Mobil nutzbar | Nein | Ja (installierbare Web-App / PWA) | Ja (native App) | Ja (native App) |
Anbieterpreise exkl. MWST, Jahresabo, Stand September 2026. Quellen: milkee.ch/preise, bexio.com/de-CH/pakete-preise, pfeffersack.ch. MILKEE führt doppelte Buchhaltung und MWST-Abrechnung laut eigener Preisseite ab dem Business-Abo; das Basic-Abo ist zudem auf CHF 500'000 Jahresumsatz begrenzt. Bei bexio ist die KI-Belegerfassung erst ab dem Advanced-Paket enthalten. Bei Pfeffersack liegen doppelte Buchhaltung, Kontenplan, Bilanz und Erfolgsrechnung im GmbH-Modus, den du beim Anlegen des Kontos wählst — er ist im Preis von CHF 5 enthalten und kostet keinen Aufpreis. Ausführlich: Pfeffersack vs. MILKEE und Pfeffersack vs. bexio.
Pfeffersack kostet CHF 60 pro Jahr — Microsoft 365 Single CHF 99.95. Der Unterschied ist nicht dramatisch. Dramatisch ist, was du dafür bekommst: eine Buchhaltung statt einer leeren Tabelle.
Beide Mitbewerber sind gute Produkte und in Punkten stärker als wir: MILKEE hat eine native Mobile-App mit Belegscanner und Timer sowie eine automatische Banksynchronisation, bexio ein ausgewachsenes ERP mit CRM, Lager und über 100 Integrationen. Wenn du das brauchst, sind sie die richtige Wahl. Für eine Einzelfirma mit üblichem Buchhaltungsbedarf zahlst du dafür allerdings das Sieben- bis Achtfache.
Günstiger als Excel — und auf Buchhaltung ausgelegt. Teste Pfeffersack 7 Tage kostenlos – keine Kreditkarte nötig.
Funktionsvergleich
| Funktion | Excel | Buchhaltungssoftware |
|---|---|---|
| Tabelle erstellen | Ja | Ja |
| Formeln berechnen | Ja, frei konfigurierbar | Ja, vorkonfiguriert |
| Professionelle Rechnungen | Layout selbst bauen | Per Klick, inkl. QR-Code |
| MWST berechnen | Selbst rechnen | Automatisch nach Satz |
| Bankdaten importieren | Copy-Paste | CAMT / CSV automatisch |
| Jahresabschluss | Alles manuell | Geführter Assistent |
| Steuererklärung vorbereiten | Zahlen zusammensuchen | Fertige Berichte |
Die wahren Kosten: Zeit + Geld
Die Lizenzkosten sind der kleinere Teil. Der grössere ist die Zeit — und hier wird es unvermeidlich unpräzise, weil jeder Betrieb anders tickt. Die folgende Rechnung ist deshalb ausdrücklich eine Modellrechnung mit offengelegten Annahmen, keine Messung.
Annahmen: Einzelfirma, MWST-pflichtig, rund 50 Banktransaktionen und 10 Kundenrechnungen pro Monat, quartalsweise MWST-Abrechnung, Jahresabschluss selbst erstellt.
| Tätigkeit | Mit Excel | Mit Buchhaltungssoftware |
|---|---|---|
| Transaktionen erfassen | 50 Std./Jahr | 10 Std./Jahr (Import prüfen) |
| Rechnungen erstellen | 20 Std./Jahr | 5 Std./Jahr |
| MWST-Abrechnung | 12 Std./Jahr | 2 Std./Jahr |
| Fehler suchen und korrigieren | 15 Std./Jahr | 2 Std./Jahr |
| Jahresabschluss | 10 Std./Jahr | 2 Std./Jahr |
| Total | 107 Std./Jahr | 21 Std./Jahr |
Die Differenz beträgt in diesem Modell 86 Stunden pro Jahr — rund zwei Arbeitswochen. Ob dein Wert höher oder tiefer liegt, hängt vor allem von zwei Dingen ab: wie viele Belege du hast und wie gut deine Vorlage bereits ist.
Gesamtkostenrechnung
Setzt man die Zeit kalkulatorisch mit CHF 100 pro Stunde an — konservativ für Selbständige — ergibt sich folgendes Bild. Die Zeitwerte sind kalkulatorische Grössen, kein Geld, das dein Konto verlässt:
| Kostenfaktor | Excel | Pfeffersack |
|---|---|---|
| Lizenz / Abo pro Jahr | CHF 99.95 | CHF 60 |
| Zeitaufwand (Modell) | 107 Std. | 21 Std. |
| Zeitwert bei CHF 100/Std. | CHF 10'700 | CHF 2'100 |
| Total (Modell) | CHF 10'800 | CHF 2'160 |
Die Differenz von rund CHF 8'640 pro Jahr besteht zu CHF 40 aus harten Lizenzkosten und im Rest aus kalkulatorischer Zeit, die du anders einsetzen kannst. Rechnest du mit CHF 50 pro Stunde, bleiben rund CHF 4'320. Und wer seine Buchhaltung ohnehin abends nach Feierabend macht, rechnet vielleicht gar nicht in Franken — sondern in Abenden.
Wann reicht Excel trotzdem?
Fairerweise: Es gibt Situationen, in denen Excel die richtige Wahl ist.
- Privatperson — Du verfolgst private Einnahmen und Ausgaben, kein Unternehmen.
- Vor der Gründung oder im ersten Quartal — Du hast noch kaum Transaktionen und willst erst mal sehen, ob das Geschäft läuft.
- Nebenerwerb mit sehr wenig Bewegung — Ein paar Rechnungen im Jahr, keine MWST-Pflicht, alles über ein Konto.
- Als Ergänzung — Auch mit Buchhaltungssoftware bleibt Excel das beste Werkzeug für Budgetszenarien, Kalkulationen und Ad-hoc-Auswertungen.
Sobald du aber regelmässig Rechnungen stellst, MWST abrechnest oder mehr als rund 20 Transaktionen pro Monat hast, kippt das Verhältnis.
Checkliste: Brauchst du eine Buchhaltungssoftware?
| Frage | Wenn ja, spricht es für Software |
|---|---|
| Stellst du regelmässig Rechnungen an Kunden? | Ja — QR-Code ist Pflicht |
| Bist du MWST-pflichtig (Umsatz ab CHF 100'000)? | Ja — Abrechnung quartalsweise |
| Hast du mehr als 20 Transaktionen pro Monat? | Ja — Bankimport spart am meisten |
| Arbeitest du mit einem Treuhänder? | Ja — gemeinsamer Datenstand |
| Führst du eine GmbH oder AG? | Ja — doppelte Buchhaltung ist Pflicht |
| Musst du Arbeitszeit auf Kunden verrechnen? | Ja — Zeiterfassung mit Rechnungsübernahme |
Zwei oder mehr «Ja» sind ein deutliches Signal, dass eine Tabelle dich mehr Zeit kostet, als sie spart. Bei einer GmbH ist die Sache ohnehin entschieden: Die doppelte Buchhaltung ist gesetzlich vorgeschrieben — Details in unserem Beitrag Buchhaltung GmbH Schweiz.
Die günstigere Alternative
Wenn du bisher Excel genutzt hast, ist die gute Nachricht: Der Wechsel kostet dich beim Abo nichts extra — Pfeffersack ist im Jahresabo günstiger als Microsoft 365 Single.
Warum sich Pfeffersack als Excel-Alternative eignet
| Was du suchst | Was Pfeffersack bietet |
|---|---|
| «Ich will es günstig» | CHF 5/Monat im Jahresabo — CHF 60 pro Jahr |
| «Ich will es einfach» | Einfache oder doppelte Buchhaltung, ohne Vorkenntnisse bedienbar |
| «Ich brauche QR-Rechnungen» | Swiss QR-Rechnung direkt aus der Rechnung heraus |
| «Ich hasse manuelles Abtippen» | CAMT- und CSV-Import mit KI-Buchungsvorschlägen |
| «MWST nervt mich» | MWST-Abrechnung nach effektiver Methode oder Saldosteuersatz |
| «Ich bin unterwegs» | Installierbare Web-App (PWA) für iOS und Android |
| «Mein Treuhänder braucht Zugang» | Treuhänder-Zugang ohne Aufpreis |
| «Ich verrechne Stunden» | Zeiterfassung mit Übernahme in die Rechnung |
So funktioniert der Umstieg
- Konto erstellen — 7 Tage gratis testen, keine Kreditkarte nötig.
- Stichtag wählen — am saubersten zum Beginn des Geschäftsjahres. Die Salden aus deiner Excel-Tabelle erfasst du als Eröffnungsbilanz.
- Bankdaten importieren — CAMT- oder CSV-Datei hochladen, die Kategorisierung wird vorgeschlagen und lernt mit.
- Rechnungen erstellen — Kundendaten erfassen, QR-Rechnung fertig.
- Abschluss — Bilanz, Erfolgsrechnung und MWST-Abrechnung entstehen aus den Buchungen.
Für einen Wechsel zum Jahresbeginn solltest du rund eine Stunde einrechnen — der grösste Teil davon ist die Eröffnungsbilanz. Mitten im Jahr dauert es länger, weil die bisherigen Buchungen mitmüssen.
Preisvergleich auf einen Blick
| Microsoft 365 Single (CHF 99.95/Jahr) | Pfeffersack (CHF 60/Jahr) | |
|---|---|---|
| Kernnutzen | Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Präsentationen | Buchhaltung für Schweizer Selbständige |
| Buchhaltung | Nicht enthalten — selbst zu bauen | Einfache und doppelte Buchhaltung, Kontenrahmen KMU |
| Rechnungen | Layout selbst gestalten, kein QR-Code | Swiss QR-Rechnung, Versand, Mahnwesen |
| Bankdaten | Manuell | CAMT- / CSV-Import mit KI-Vorschlägen |
| MWST | Selbst rechnen | Abrechnung effektiv oder Saldosteuersatz |
| Belege | Datei ablegen | Belegerfassung mit OCR, ohne Scan-Kontingent |
| Zeiterfassung | Stundenblatt selbst bauen | Eingebaut, mit Übernahme in die Rechnung |
| Auswertungen | Selbst modellieren | Bilanz, Erfolgsrechnung, Jahresabschluss |
| Ablage | 1 TB OneDrive | Schweizer Rechenzentrum, automatische Backups |
Dass Microsoft 365 daneben Word, PowerPoint und 1 TB Cloud-Speicher mitbringt, ist ein echter Vorteil — nur eben keiner für die Buchhaltung. Die beiden Produkte lösen unterschiedliche Aufgaben; nur eines davon löst deine.
Jetzt von Excel wechseln – in 3 Schritten:
- Kostenlos registrieren (2 Minuten)
- Bankdaten importieren – Kategorisierung wird vorgeschlagen
- Loslegen – ab CHF 5/Monat im Jahresabo
Häufig gestellte Fragen
Ist Buchhaltung mit Excel in der Schweiz erlaubt?
Ja. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Programm vor. Einzelfirmen mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz dürfen die einfache Buchhaltung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) führen — auch in einer Tabelle. Entscheidend ist, dass die Buchführung vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch und nachprüfbar ist und jede Buchung einen Beleg hat (Art. 957a OR). Zusätzlich musst du bei elektronischer Ablage die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung erfüllen: Für veränderbare Träger wie eine Festplatte verlangt GeBüV Art. 9 Integritätsschutz, nachweisbare Zeitstempel und ein dokumentiertes Verfahren.
Was kostet Excel für die Buchhaltung pro Jahr?
Microsoft 365 Single kostet CHF 99.95 pro Jahr, Family CHF 139.95 (Microsoft Store Schweiz, September 2026). Business Basic liegt bei CHF 5.67 pro Nutzer und Monat exkl. MWST, enthält allerdings kein Desktop-Excel, sondern nur die Web- und Mobile-Version. Dazu kommen je nach Bedarf Werkzeuge für Dinge, die Excel nicht kann — etwa die Erzeugung der Swiss QR-Rechnung.
Kann Excel eine QR-Rechnung erstellen?
Nein, nicht von Haus aus. Der Swiss QR-Code enthält strukturierte Zahlungsdaten in einem festgelegten Format und muss zusammen mit dem Zahlteil normgerecht auf der Rechnung platziert werden. Excel bringt weder den Generator noch das Layout mit. Für einzelne Rechnungen kannst du unseren kostenlosen QR-Rechnung-Generator nutzen; bei regelmässiger Fakturierung übernimmt das eine Buchhaltungssoftware direkt beim Erstellen der Rechnung.
Kann Excel die MWST-Abrechnung machen?
Excel rechnet, was du ihm beibringst — die Sätze 8.1, 2.6 und 3.8 Prozent musst du selbst hinterlegen, ebenso die Trennung von Umsatz- und Vorsteuer. Die Abrechnung selbst reichst du danach elektronisch im ePortal der ESTV ein, wobei du die Beträge manuell in die entsprechenden Ziffern überträgst. Der häufigste Fehler dabei: die MWST auf den Nettobetrag draufrechnen statt aus dem Bruttobetrag herausrechnen (Betrag × 8.1 ÷ 108.1).
Ab wann lohnt sich der Wechsel von Excel zu einer Buchhaltungssoftware?
Als Faustregel: ab MWST-Pflicht, ab regelmässigen Kundenrechnungen oder ab rund 20 Transaktionen pro Monat. Bei einer GmbH oder AG ist die Frage ohnehin beantwortet, weil die doppelte Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben ist. Unterhalb dieser Schwellen — Nebenerwerb mit wenigen Belegen, keine MWST — kann eine saubere Tabelle völlig genügen.
Gibt es eine kostenlose Buchhaltungssoftware für die Schweiz?
Ja, es gibt Anbieter mit dauerhaft kostenlosen Plänen; CashCtrl etwa bietet eine vollwertige doppelte Buchhaltung gratis an. Der Haken ist meist nicht der Preis, sondern die Bedienung: Gratis-Lösungen setzen häufiger Buchhaltungswissen voraus, und Komfortfunktionen wie OCR-Belegerfassung fehlen. Einen Überblick gibt unser Beitrag Buchhaltung kostenlos in der Schweiz.
Wie übertrage ich meine Excel-Buchhaltung in eine Software?
Am saubersten per Stichtag zum Geschäftsjahresbeginn: Du erfasst die Schlusssalden aus Excel als Eröffnungsbilanz und buchst ab dann in der Software weiter. Offene Kundenrechnungen überträgst du einzeln, damit das Mahnwesen von Tag eins stimmt. Mitten im Jahr geht es auch, ist aber aufwendiger, weil die bereits gebuchten Bewegungen mitmüssen. Die alte Excel-Datei bewahrst du zusammen mit den Belegen zehn Jahre auf.
Welche Buchhaltungssoftware ist die günstigste in der Schweiz?
Bei den kostenpflichtigen Anbietern liegt Pfeffersack mit CHF 5 pro Monat im Jahresabo (CHF 60 pro Jahr) am unteren Ende; MILKEE startet bei CHF 24.90 und bexio bei CHF 35 pro Monat, jeweils exkl. MWST (Stand September 2026). Der Preis allein sagt allerdings wenig: Entscheidend ist, welcher Plan die Funktionen enthält, die du tatsächlich brauchst — bei MILKEE etwa sind MWST-Abrechnung und doppelte Buchhaltung erst ab dem Business-Abo dabei. Den vollständigen Marktüberblick findest du im Vergleich der Schweizer Buchhaltungssoftware.
Fazit
Excel ist 2026 nicht die teuerste Lösung — aber für eine Schweizer Einzelfirma mit Rechnungen und MWST-Pflicht die umständlichste. Du zahlst rund CHF 100 pro Jahr für ein Programm, das die drei wichtigsten Bausteine nicht mitbringt: MWST-Abrechnung, QR-Rechnung und Bankimport. Alles davon liesse sich nachbauen. Die Frage ist, ob du deine Abende damit verbringen willst.
Die Rechnung, kurz gefasst:
- Microsoft 365 Single: CHF 99.95/Jahr, Buchhaltungslogik baust du selbst
- Pfeffersack: CHF 60/Jahr im Jahresabo, Buchhaltung eingebaut
Und wenn du feststellst, dass deine Tabelle für deinen Fall reicht: Dann ist das ein gutes Ergebnis. Die kostenlose Excel-Vorlage samt Aufbauanleitung liegt bereit — auch dafür.
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Pfeffersack ist die Buchhaltungssoftware für Schweizer Selbständige und Kleinunternehmen: Swiss QR-Rechnung, MWST-Abrechnung, Bankimport und Zeiterfassung ab CHF 5 pro Monat im Jahresabo.
