10 Jahre lang Belege aufbewahren - das klingt nach viel Papier. Aber welche Dokumente musst du wirklich aufbewahren? Und darfst du alles digital archivieren? In diesem Artikel erfährst du alles über die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz.
Inhaltsverzeichnis
- Gesetzliche Grundlagen
- Was muss aufbewahrt werden?
- Aufbewahrungsfristen im Überblick
- Digital oder Papier?
- Neuerungen GeBüV 2025
- Konsequenzen bei Nichteinhaltung
- Praktische Tipps
Gesetzliche Grundlagen
Die Aufbewahrungspflicht ist im Schweizer Recht klar geregelt:
OR Art. 958f - Die zentrale Vorschrift
"Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren."
Weitere relevante Gesetze
| Gesetz | Regelung | |--------|----------| | OR Art. 958f | Grundsätzliche 10-Jahres-Frist | | GeBüV | Verordnung über Führung und Aufbewahrung | | MWSTG Art. 70 | MWST-relevante Unterlagen | | DBG/StHG | Steuerrechtliche Aufbewahrung |
Wer ist betroffen?
- ✅ Im Handelsregister eingetragene Unternehmen
- ✅ Selbständigerwerbende mit Buchführungspflicht
- ✅ Vereine und Stiftungen ab einer gewissen Grösse
- ✅ GmbH, AG und andere juristische Personen
Was muss aufbewahrt werden?
Kategorie 1: Geschäftsbücher
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ GESCHÄFTSBÜCHER (10 Jahre) │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ • Hauptbuch (Journal) │
│ • Nebenbücher (Debitoren, Kreditoren, etc.) │
│ • Kassenbuch │
│ • Inventarbuch │
│ • Anlagenbuchhaltung │
│ • Lohnbuchhaltung │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Kategorie 2: Buchungsbelege
Jede Buchung braucht einen Beleg - und jeder Beleg muss aufbewahrt werden:
| Belegart | Beispiele | |----------|-----------| | Eingangsrechnungen | Lieferantenrechnungen, Quittungen | | Ausgangsrechnungen | Kundenrechnungen, Gutschriften | | Bankbelege | Kontoauszüge, Zahlungsbestätigungen | | Kassenbelege | Kassenzettel, Kassenbons | | Lohnbelege | Lohnabrechnungen, AHV-Abrechnungen | | Verträge | Mietverträge, Arbeitsverträge |
Kategorie 3: Jahresabschluss-Dokumente
- ✅ Bilanz
- ✅ Erfolgsrechnung
- ✅ Anhang (falls vorhanden)
- ✅ Geschäftsbericht
- ✅ Revisionsbericht (falls revidiert)
Kategorie 4: Korrespondenz
| Typ | Aufbewahrung | |-----|--------------| | Geschäftskorrespondenz | 10 Jahre | | E-Mails mit Vertragscharakter | 10 Jahre | | Offerten und Auftragsbestätigungen | 10 Jahre |
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Standard: 10 Jahre
Die meisten Geschäftsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 10-JAHRES-FRIST │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ • Geschäftsbücher und Buchungsbelege │
│ • Jahresrechnungen (Bilanz, Erfolgsrechnung) │
│ • Geschäfts- und Revisionsberichte │
│ • Verträge aller Art │
│ • Korrespondenz mit rechtlicher Bedeutung │
│ • Lohnausweise und Sozialversicherungsbelege │
│ • MWST-Abrechnungen und -Belege │
│ • Steuererklärungen und -veranlagungen │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Ausnahme: 20 Jahre bei Grundstücken
Unterlagen im Zusammenhang mit Immobilien müssen 20 Jahre aufbewahrt werden:
- Kaufverträge
- Bauabrechnungen
- Renovationsrechnungen
- Grundbuchauszüge
Warum 20 Jahre? Wegen der Grundstückgewinnsteuer, die auch nach längerer Haltedauer anfallen kann.
Fristbeginn
Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Beispiel:
- Rechnung vom 15. März 2026
- Geschäftsjahr endet am 31.12.2026
- Aufbewahrung bis mindestens 31.12.2036
Digital oder Papier?
Grundsatz: Beides erlaubt
Gemäss Art. 958f Abs. 3 OR dürfen Unterlagen aufbewahrt werden:
- ✅ Auf Papier
- ✅ Elektronisch
- ✅ In vergleichbarer Weise
Anforderungen an digitale Archivierung
| Anforderung | Bedeutung | |-------------|-----------| | Vollständigkeit | Alle relevanten Dokumente erfasst | | Unveränderbarkeit | Keine nachträgliche Manipulation möglich | | Verfügbarkeit | Jederzeit lesbar und abrufbar | | Ordnung | Systematische Ablage | | Schutz | Vor Verlust und unbefugtem Zugriff |
Ausnahme: Unterschriebene Dokumente
Diese Dokumente müssen im Original (Papier) aufbewahrt werden:
- ✅ Geschäftsbericht (unterschrieben)
- ✅ Revisionsbericht (unterschrieben)
- ✅ Jahresrechnung (bei bestimmten Unternehmen)
Scan und Original vernichten?
Ja, grundsätzlich erlaubt, wenn:
- Der Scan vollständig und lesbar ist
- Die Unveränderbarkeit gewährleistet ist
- Die Zuordnung nachvollziehbar ist
Tipp: Originalbelege erst nach dem Scan-Prozess und einer Qualitätskontrolle vernichten.
Neuerungen GeBüV 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die revidierte Geschäftsbücherverordnung (GeBüV):
Was hat sich geändert?
| Bereich | Neuerung | |---------|----------| | Digitale Aufbewahrung | Klarere Regeln für elektronische Archivierung | | Cloud-Speicherung | Explizit erlaubt unter bestimmten Bedingungen | | Datenformate | Offene, standardisierte Formate empfohlen | | Zugriff | Daten müssen in der Schweiz zugänglich sein |
Cloud-Speicherung - Was gilt?
- ✅ Cloud-Speicherung ist erlaubt
- ✅ Server dürfen im Ausland sein
- ⚠️ Aber: Zugriff und Lesbarkeit in der Schweiz muss gewährleistet sein
- ⚠️ Datenschutz beachten (DSG)
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Was passiert, wenn du die Aufbewahrungspflicht verletzt?
Steuerrechtliche Folgen
| Konsequenz | Beschreibung | |------------|--------------| | Ermessensveranlagung | Steuerbehörde schätzt dein Einkommen | | Verweigerung von Abzügen | Aufwände ohne Beleg werden nicht akzeptiert | | Nachsteuern | Plus Verzugszinsen | | Bussen | Bei fahrlässiger oder vorsätzlicher Verletzung |
Zivilrechtliche Folgen
- Beweislast liegt bei dir
- Verträge ohne Dokumentation schwer durchsetzbar
- Haftungsrisiken für Geschäftsführer/Inhaber
MWST-Folgen
Bei fehlenden MWST-Belegen:
- Vorsteuerabzug wird verweigert
- Ermessenseinschätzung durch ESTV
- Nachzahlungen plus Verzugszins
Praktische Tipps
Tipp 1: System von Anfang an
Richte ein Ablagesystem ein, bevor du es brauchst:
📁 Buchhaltung
├── 📁 2026
│ ├── 📁 Einnahmen
│ │ ├── 📁 01_Januar
│ │ ├── 📁 02_Februar
│ │ └── ...
│ ├── 📁 Ausgaben
│ │ ├── 📁 01_Januar
│ │ └── ...
│ ├── 📁 Bank
│ ├── 📁 Lohn
│ └── 📁 Jahresabschluss
├── 📁 2025
└── 📁 2024
Tipp 2: Sofort digitalisieren
- Belege am gleichen Tag scannen/fotografieren
- Dateiname mit Datum und Beschreibung
- Original erst nach Prüfung vernichten
Tipp 3: Backup nicht vergessen
| Backup-Regel | Empfehlung | |--------------|------------| | 3-2-1-Regel | 3 Kopien, 2 verschiedene Medien, 1 extern | | Regelmässigkeit | Mindestens wöchentlich | | Test | Jährlich Wiederherstellung testen |
Tipp 4: Vernichtungsplan erstellen
Nach Ablauf der 10 Jahre darfst du vernichten. Erstelle einen Plan:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ VERNICHTUNGSPLAN │
├──────────────┬─────────────────┬────────────────────────────────┤
│ Jahr │ Vernichtung ab │ Status │
├──────────────┼─────────────────┼────────────────────────────────┤
│ 2016 │ 01.01.2027 │ ⏳ Warten │
│ 2015 │ 01.01.2026 │ ✅ Kann vernichtet werden │
│ 2014 │ 01.01.2025 │ ✅ Kann vernichtet werden │
└──────────────┴─────────────────┴────────────────────────────────┘
Checkliste: Aufbewahrungspflicht
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CHECKLISTE AUFBEWAHRUNGSPFLICHT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ DOKUMENTE │
│ □ Alle Buchungsbelege erfasst und abgelegt │
│ □ Bankauszüge vollständig archiviert │
│ □ Lohnunterlagen komplett │
│ □ Verträge sicher aufbewahrt │
│ □ Jahresabschlüsse unterschrieben archiviert │
│ □ MWST-Abrechnungen vollständig │
│ │
│ DIGITALE ARCHIVIERUNG │
│ □ Scans vollständig und lesbar │
│ □ Systematische Benennung │
│ □ Backup vorhanden │
│ □ Zugriff gewährleistet │
│ │
│ FRISTEN │
│ □ 10 Jahre für Standarddokumente │
│ □ 20 Jahre für Grundstück-Unterlagen │
│ □ Vernichtungsplan aktuell │
│ │
│ SICHERHEIT │
│ □ Schutz vor Verlust │
│ □ Schutz vor unbefugtem Zugriff │
│ □ Regelmässige Backups │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Fazit
Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht mag aufwändig erscheinen, aber mit dem richtigen System ist sie gut zu bewältigen.
Die wichtigsten Punkte:
- ✅ 10 Jahre für die meisten Geschäftsunterlagen
- ✅ 20 Jahre für Grundstück-Dokumente
- ✅ Digital ist erlaubt (mit Bedingungen)
- ✅ Unterschriebene Originale separat aufbewahren
- ✅ Backup nicht vergessen!
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