Die Mehrwertsteuer (MWST) betrifft fast jedes Unternehmen in der Schweiz -- und trotzdem sorgt sie regelmässig für Kopfzerbrechen. Dabei ist die MWST-Abrechnung kein Hexenwerk, wenn du die Grundlagen verstehst. In diesem Artikel erfährst du alles, was du 2026 wissen musst: Wer ist MWST-pflichtig? Welche Sätze gelten? Wie rechnest du ab? Und welche Fristen musst du einhalten? Die wichtigste Erkenntnis vorweg: Mit der richtigen Vorbereitung und einem guten Tool erledigst du deine MWST-Abrechnung in unter einer Stunde pro Quartal.
Was ist die MWST?
Die Mehrwertsteuer ist eine indirekte Verbrauchssteuer, die auf den meisten Waren und Dienstleistungen in der Schweiz erhoben wird. Als Unternehmer bist du im Prinzip der Steuereintreiber für den Bund: Du erhebst die MWST auf deinen Verkäufen und führst sie an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) ab.
Das Grundprinzip:
- Du stellst deinen Kunden die MWST in Rechnung (Umsatzsteuer).
- Du bezahlst selbst MWST auf deine Geschäftseinkäufe (Vorsteuer).
- Du führst die Differenz an die ESTV ab.
Die MWST ist im Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG) geregelt. Die aktuelle Fassung trat am 1. Januar 2010 in Kraft und wurde seither mehrfach angepasst.
Bin ich MWST-pflichtig?
Nicht jedes Unternehmen muss MWST abrechnen. Die Pflicht hängt von deinem Jahresumsatz ab.
Obligatorische MWST-Pflicht
Du bist MWST-pflichtig, wenn dein Unternehmen einen Jahresumsatz von mindestens CHF 100'000 erzielt -- und zwar weltweit (Art. 10 MWSTG). Das heisst: Auch Umsätze, die du im Ausland erbringst, zählen mit.
Sobald du diese Grenze erreichst oder absehbar erreichen wirst, musst du dich innert 30 Tagen bei der ESTV anmelden.
Ausnahmen von der MWST-Pflicht
Bestimmte Leistungen sind von der MWST ausgenommen (Art. 21 MWSTG), unabhängig vom Umsatz:
- Gesundheitswesen (Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten)
- Bildung (Schulen, Kurse, Nachhilfe)
- Kulturelle Leistungen (bestimmte Bereiche)
- Versicherungen und Finanzdienstleistungen
- Verkauf und Vermietung von Immobilien
Freiwillige Registrierung
Auch unter CHF 100'000 Umsatz kannst du dich freiwillig für die MWST anmelden. Das lohnt sich, wenn:
- Du hohe Geschäftsausgaben mit MWST hast (z.B. teure Anschaffungen in der Gründungsphase)
- Deine Kunden selbst MWST-pflichtig sind und die Vorsteuer abziehen wollen
- Du ins Ausland verkaufst (Exporte sind MWST-befreit, aber du kannst die Vorsteuer trotzdem abziehen)
Wichtig: Einmal registriert, musst du mindestens ein volles Geschäftsjahr dabei bleiben und alle Pflichten erfüllen.
MWST-Sätze 2026
In der Schweiz gelten seit dem 1. Januar 2024 folgende MWST-Sätze, die auch 2026 unverändert bleiben:
| Kategorie | Satz | Gilt für |
|---|---|---|
| Normalsatz | 8.1% | Die meisten Waren und Dienstleistungen |
| Reduzierter Satz | 2.6% | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Medikamente, Kulturveranstaltungen |
| Sondersatz Beherbergung | 3.8% | Hotelübernachtungen und Beherbergungsleistungen inkl. Frühstück |
Hintergrund der aktuellen Sätze
Die Sätze wurden per 1. Januar 2024 erhöht, um die AHV-Zusatzfinanzierung (AHV21) zu finanzieren. Vorher galten 7.7% (Normalsatz), 2.5% (reduziert) und 3.7% (Beherbergung). Eine weitere Erhöhung ist per 1. Januar 2028 geplant.
Tipp: Stelle sicher, dass deine Buchhaltungssoftware die korrekten Sätze verwendet. In Pfeffersack werden die aktuellen MWST-Sätze automatisch hinterlegt und bei Änderungen aktualisiert.
Effektive Methode vs. Saldosteuersatz
Die wohl wichtigste Entscheidung bei der MWST: Welche Abrechnungsmethode wählst du? Es gibt zwei Varianten.
Effektive Methode
Bei der effektiven Methode rechnest du die MWST detailliert ab:
- Du erhebst die MWST auf deinen Verkäufen (z.B. 8.1% auf eine Dienstleistung).
- Du erfasst die MWST auf deinen Einkäufen (Vorsteuer).
- Du berechnest die Differenz und zahlst diese an die ESTV.
Beispiel:
- Umsatz im Quartal: CHF 50'000 + CHF 4'050 MWST = CHF 54'050
- Geschäftsausgaben im Quartal: CHF 10'000 + CHF 810 MWST = CHF 10'810
- Abzuführen an die ESTV: CHF 4'050 - CHF 810 = CHF 3'240
Vorteile: Voller Vorsteuerabzug, lohnt sich bei hohen Geschäftsausgaben.
Nachteile: Jeder Beleg muss mit korrektem MWST-Satz erfasst werden, höherer Aufwand.
Saldosteuersatz
Der Saldosteuersatz ist die vereinfachte Methode und für viele Kleinunternehmen die bessere Wahl:
- Du stellst deinen Kunden ganz normal die MWST in Rechnung (z.B. 8.1%).
- Für die Abrechnung verwendest du einen pauschalen Satz, der tiefer liegt.
- Kein Vorsteuerabzug nötig -- der tiefere Satz berücksichtigt die Vorsteuer pauschal.
Die Saldosteuersätze variieren je nach Branche zwischen 0.1% und 6.5%. Die ESTV teilt dir deinen Satz bei der Bewilligung mit.
Voraussetzungen (Art. 37 MWSTG):
- Jahresumsatz unter CHF 5'005'000 (inkl. MWST)
- Jährliche Steuerschuld unter CHF 109'000
- Du musst die Methode bei der ESTV beantragen
Beispiel (Saldosteuersatz 5.9% für IT-Dienstleistungen):
- Umsatz im Halbjahr: CHF 54'050 (inkl. 8.1% MWST)
- Abzuführen an die ESTV: CHF 54'050 x 5.9% = CHF 3'189
Vorteile: Deutlich weniger Aufwand, keine Vorsteuer-Erfassung nötig.
Nachteile: Kein Vorsteuerabzug, bei hohen Geschäftsausgaben kann die effektive Methode günstiger sein.
Welche Methode passt zu dir?
| Kriterium | Effektive Methode | Saldosteuersatz |
|---|---|---|
| Aufwand | Hoch | Niedrig |
| Vorsteuerabzug | Ja | Nein |
| Besser bei hohen Ausgaben | Ja | Nein |
| Besser bei tiefen Ausgaben | Nein | Ja |
| Wechsel möglich | Ja, per Jahresbeginn | Ja, per Jahresbeginn (mind. 1 Jahr) |
Faustregel: Wenn deine Geschäftsausgaben (mit MWST) weniger als 40% deines Umsatzes betragen, fährst du mit dem Saldosteuersatz in der Regel günstiger.
Schritt-für-Schritt: MWST abrechnen
Schritt 1: MWST-Nummer erhalten
Falls noch nicht geschehen, melde dich über das ePortal der ESTV (estv.admin.ch) für die MWST an. Du erhältst eine MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST, die du auf allen Rechnungen angeben musst.
Schritt 2: Abrechnungsperiode festlegen
Der Standard ist die quartalsweise Abrechnung (Art. 35 MWSTG):
-
- Quartal: Januar -- März (Frist: 31. Mai)
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- Quartal: April -- Juni (Frist: 31. August)
-
- Quartal: Juli -- September (Frist: 30. November)
-
- Quartal: Oktober -- Dezember (Frist: 28. Februar)
Seit 2026 ist neu auch eine jährliche Abrechnung möglich, wenn dein Jahresumsatz unter CHF 5'005'000 liegt. Die Frist beträgt dann 6 Monate nach Geschäftsjahresende.
Schritt 3: Belege sammeln und sortieren
Während der Abrechnungsperiode musst du alle relevanten Belege erfassen:
- Ausgangsrechnungen (deine Rechnungen an Kunden)
- Eingangsrechnungen (Rechnungen an dich, nur bei effektiver Methode relevant)
- Kassenbelege für Barausgaben
Schritt 4: MWST-Abrechnung ausfüllen
Die Abrechnung erfolgt elektronisch über das ePortal der ESTV. Du musst folgende Angaben machen:
Bei der effektiven Methode:
- Gesamtumsatz (Ziffer 200)
- Abzüge (steuerbefreite Leistungen, Ziffer 220/221)
- Steuerbarer Umsatz nach Satz aufgeteilt (Ziffer 301/311/341)
- Vorsteuer auf Einkäufen (Ziffer 400)
- Vorsteuer auf Investitionen (Ziffer 405)
Beim Saldosteuersatz:
- Gesamtumsatz (Ziffer 200)
- Steuerbarer Umsatz (Ziffer 321/331)
- Keine Vorsteuer (wird pauschal berücksichtigt)
Schritt 5: Abrechnung einreichen und bezahlen
Reiche die Abrechnung über das ePortal ein und überweise den geschuldeten Betrag innerhalb von 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode an die ESTV. Die Zahlungsverbindung findest du auf der Abrechnung.
Fristen und Konsequenzen
Einreichungsfristen
| Abrechnung | Periode | Frist |
|---|---|---|
| Q1 | Jan -- Mär | 31. Mai |
| Q2 | Apr -- Jun | 31. August |
| Q3 | Jul -- Sep | 30. November |
| Q4 | Okt -- Dez | 28. Februar |
| Jährlich (neu 2026) | Jan -- Dez | 30. Juni |
Was passiert bei Verspätung?
- Verzugszins: 4% pro Jahr auf den ausstehenden Betrag (Art. 87 MWSTG)
- Ermessenseinschätzung: Wenn du die Abrechnung nicht einreichst, schätzt die ESTV deine Steuerschuld selbst ein -- oft zu deinem Nachteil
- Bussen: Bei wiederholten Verstössen sind Bussen bis CHF 10'000 möglich (Art. 98 MWSTG)
Tipp: Richte dir Kalendererinnerungen ein, die dich 2 Wochen vor jeder Frist erinnern. Oder nutze Pfeffersack -- die Software erinnert dich automatisch an anstehende MWST-Fristen.
Wie Pfeffersack die MWST-Abrechnung vereinfacht
Mit Pfeffersack sparst du bei der MWST-Abrechnung erheblich Zeit:
- Automatische MWST-Berechnung: Bei jeder Buchung wird der korrekte MWST-Satz automatisch angewendet.
- MWST-Report auf Knopfdruck: Generiere den fertigen MWST-Report für die Abrechnungsperiode mit einem Klick.
- Fristenerinnerung: Pfeffersack erinnert dich rechtzeitig an die nächste Abrechnung.
- Belegerfassung: Fotografiere Belege mit dem Smartphone und die MWST wird automatisch erkannt.
- Fehlerprüfung: Die Software erkennt häufige Fehler (falsche Sätze, fehlende MWST-Nummern) und warnt dich.
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Häufige Fragen (FAQ)
1. Ab welchem Umsatz bin ich MWST-pflichtig?
Ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 bist du obligatorisch MWST-pflichtig (Art. 10 MWSTG). Bei tieferem Umsatz kannst du dich freiwillig anmelden, wenn es sich für dich lohnt (z.B. wegen Vorsteuerabzug).
2. Kann ich zwischen effektiver Methode und Saldosteuersatz wechseln?
Ja, ein Wechsel ist jeweils per Beginn eines neuen Geschäftsjahres möglich. Beim Saldosteuersatz musst du mindestens ein Jahr dabei bleiben. Der Wechsel muss bei der ESTV beantragt werden.
3. Was passiert, wenn ich die MWST-Abrechnung vergesse?
Die ESTV wird dich zunächst mahnen. Reagierst du nicht, nimmt sie eine Ermessenseinschätzung vor, die in der Regel höher ausfällt als deine tatsächliche Steuerschuld. Zudem fallen Verzugszinsen von 4% an, und bei wiederholten Verstössen drohen Bussen.
4. Muss ich die MWST auf der Rechnung separat ausweisen?
Ja, als MWST-pflichtiges Unternehmen musst du auf jeder Rechnung den MWST-Satz und den MWST-Betrag separat ausweisen. Ausserdem muss deine MWST-Nummer (UID mit MWST-Zusatz) auf der Rechnung stehen (Art. 26 MWSTG).
5. Wie lange muss ich MWST-Belege aufbewahren?
Alle MWST-relevanten Belege und Abrechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (Art. 70 MWSTG). Das gilt sowohl für Papierbelege als auch für digitale Dokumente. Mehr dazu in unserem Artikel über die Aufbewahrungspflicht für Belege.
Fazit
Die MWST-Abrechnung muss nicht kompliziert sein. Wenn du die Grundlagen verstehst -- Pflichtgrenze bei CHF 100'000, aktuelle Sätze (8.1% / 2.6% / 3.8%), die für dich passende Abrechnungsmethode und die Fristen -- erledigst du die Abrechnung in kurzer Zeit. Der wichtigste Tipp: Halte deine Buchhaltung laufend aktuell, dann ist die MWST-Abrechnung am Quartalsende nur noch eine Formalität.
Mit einer Buchhaltungssoftware wie Pfeffersack, die MWST-Sätze automatisch berechnet und fertige Reports generiert, wird die Abrechnung zum Kinderspiel. Probier es kostenlos aus und überzeuge dich selbst.
Dieser Artikel dient zur allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Bei komplexen MWST-Fragen empfehlen wir, einen Treuhänder oder Steuerberater beizuziehen. Stand: Februar 2026.