Du suchst eine Excel-Vorlage für deine einfache Buchhaltung in der Schweiz? Verständlich — du willst einfach loslegen, ohne gleich Geld auszugeben. In diesem Artikel bekommst du genau das: den kompletten Aufbau einer funktionierenden Excel-Vorlage, Schritt für Schritt erklärt.
Und wir sind ehrlich mit dir: Wir zeigen dir auch, wo Excel an seine Grenzen stösst und ab wann eine Software für CHF 5/Monat die bessere (und sogar günstigere) Wahl ist.
Inhaltsverzeichnis
- Wer darf die einfache Buchhaltung führen?
- So baust du deine Excel-Vorlage auf
- Tabellenblatt 1: Einnahmen
- Tabellenblatt 2: Ausgaben
- Tabellenblatt 3: Übersicht / Zusammenfassung
- Tabellenblatt 4: MWST (falls pflichtig)
- Wichtige Formeln für deine Vorlage
- Die 5 häufigsten Fehler bei Excel-Buchhaltung
- Wann reicht Excel — und wann nicht?
- Die kostenlose Alternative zu Excel
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wer darf die einfache Buchhaltung führen?
Bevor du loslegst, die wichtigste Frage: Darfst du überhaupt eine einfache Buchhaltung (Milchbüechli-Rechnung) führen?
Ja, wenn:
- Du eine Einzelfirma hast
- Dein Jahresumsatz unter CHF 500'000 liegt
- Du nicht im Handelsregister eingetragen bist (freiwillig eingetragen zählt nicht)
Nein, wenn:
- Du eine GmbH oder AG hast → doppelte Buchhaltung ist Pflicht
- Dein Umsatz über CHF 500'000 liegt → doppelte Buchhaltung ist Pflicht
- Du im Handelsregister eingetragen bist → doppelte Buchhaltung ist Pflicht
Gemäss OR Art. 957 Abs. 2 müssen Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz nur eine vereinfachte Buchführung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) führen.
Falls du die doppelte Buchhaltung brauchst: Dafür ist Excel definitiv nicht geeignet. Schau dir unseren Artikel zur Buchhaltung für Einzelfirmen an oder teste Pfeffersack — doppelte Buchhaltung ab CHF 5/Monat.
Für alle anderen: So baust du deine Excel-Vorlage auf.
So baust du deine Excel-Vorlage auf
Eine korrekte einfache Buchhaltung für die Schweiz braucht mindestens 3 Tabellenblätter — plus ein viertes, wenn du MWST-pflichtig bist:
📊 Deine Excel-Datei
├── Blatt 1: Einnahmen
├── Blatt 2: Ausgaben
├── Blatt 3: Übersicht (Zusammenfassung)
└── Blatt 4: MWST-Abrechnung (optional)
Grundregeln:
- Jede Transaktion bekommt eine eigene Zeile
- Jede Zeile braucht ein Datum, einen Betrag und eine Beschreibung
- Belege nummerieren und physisch/digital aufbewahren (Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre)
- Chronologisch sortieren, keine Lücken
Tabellenblatt 1: Einnahmen
Dein Einnahmen-Blatt erfasst alles, was reinkommt. So sollte es aussehen:
| Spalte | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| A | Belegnummer | E-001 |
| B | Datum | 15.01.2026 |
| C | Kunde / Beschreibung | Webdesign Meier GmbH |
| D | Kategorie | Dienstleistung |
| E | Betrag (brutto, CHF) | 2'700.00 |
| F | MWST-Satz | 8.1% |
| G | MWST-Betrag | 202.36 |
| H | Betrag netto | 2'497.64 |
| I | Zahlungsart | Banküberweisung |
| J | Bezahlt? | Ja |
| K | Bemerkungen | Rechnung R-2026-001 |
Beispiel-Einträge:
| Beleg | Datum | Beschreibung | Kategorie | Brutto | MWST % | MWST | Netto | Zahlung | Bezahlt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| E-001 | 15.01.26 | Webdesign Meier GmbH | Dienstleistung | 2'700.00 | 8.1% | 202.36 | 2'497.64 | Bank | Ja |
| E-002 | 22.01.26 | Logo-Design Müller | Dienstleistung | 850.00 | 8.1% | 63.63 | 786.37 | TWINT | Ja |
| E-003 | 05.02.26 | Workshop Coaching AG | Workshop | 1'500.00 | 8.1% | 112.30 | 1'387.70 | Bank | Nein |
Formeln in Zeile 2 (dann nach unten kopieren):
- MWST-Betrag (G2):
=E2*F2/(1+F2) - Netto (H2):
=E2-G2
Falls du nicht MWST-pflichtig bist (Umsatz unter CHF 100'000), kannst du die Spalten F, G und H weglassen. Dann reicht Brutto als einzige Betragsspalte.
Tabellenblatt 2: Ausgaben
Die Ausgaben funktionieren gleich — nur die Kategorien sind anders:
| Spalte | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| A | Belegnummer | A-001 |
| B | Datum | 03.01.2026 |
| C | Lieferant / Beschreibung | Swisscom Abo |
| D | Kategorie | Telekommunikation |
| E | Betrag (brutto, CHF) | 65.00 |
| F | MWST-Satz (Vorsteuer) | 8.1% |
| G | Vorsteuer-Betrag | 4.87 |
| H | Betrag netto | 60.13 |
| I | Zahlungsart | Lastschrift |
| J | Beleg vorhanden? | Ja |
Typische Kategorien für Selbständige:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Büro & Miete | Büromiete, Coworking |
| Material & Waren | Einkäufe für Kunden, Rohstoffe |
| IT & Software | Hosting, Lizenzen, Domains |
| Telekommunikation | Handy, Internet |
| Fahrzeug & Transport | Benzin, ÖV, Parkgebühren |
| Versicherungen | Berufshaftpflicht, Krankentaggeld |
| Weiterbildung | Kurse, Bücher, Konferenzen |
| Werbung & Marketing | Google Ads, Flyer, Visitenkarten |
| Verpflegung & Repräsentation | Geschäftsessen (anteilig) |
| AHV & Sozialversicherungen | AHV/IV/EO-Beiträge |
| Sonstiges | Alles, was nicht reinpasst |
Tipp: Vergib jeder Ausgabe eine Belegnummer (A-001, A-002, ...) und schreib diese Nummer auf den physischen oder digitalen Beleg. So findest du alles wieder — auch bei einer Steuerprüfung.
Tabellenblatt 3: Übersicht / Zusammenfassung
Das wichtigste Blatt: Hier siehst du auf einen Blick, ob du Gewinn oder Verlust machst.
Monatliche Übersicht:
| Monat | Einnahmen | Ausgaben | Gewinn/Verlust |
|---|---|---|---|
| Januar | =SUMMENPRODUKT(...) | =SUMMENPRODUKT(...) | =B2-C2 |
| Februar | ... | ... | ... |
| ... | ... | ... | ... |
| Total | =SUMME(B2:B13) | =SUMME(C2:C13) | =B14-C14 |
Jahresübersicht:
┌──────────────────────────────────────────────┐
│ JAHRESÜBERSICHT 2026 │
├──────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Total Einnahmen: CHF 52'340.00 │
│ Total Ausgaben: CHF 18'720.00 │
│ ───────────────────────────────── │
│ Gewinn vor Steuern: CHF 33'620.00 │
│ │
│ MWST erhalten: CHF 3'917.51 │
│ Vorsteuer bezahlt: CHF 1'401.04 │
│ MWST-Schuld: CHF 2'516.47 │
│ │
└──────────────────────────────────────────────┘
Formeln für die Übersicht:
Die Monats-Summen berechnest du mit SUMMENPRODUKT — damit summierst du alle Einnahmen/Ausgaben eines bestimmten Monats:
Einnahmen Januar:
=SUMMEWENNS(Einnahmen!E:E;Einnahmen!B:B;">="&DATUM(2026;1;1);Einnahmen!B:B;"<="&DATUM(2026;1;31))
Ausgaben Januar:
=SUMMEWENNS(Ausgaben!E:E;Ausgaben!B:B;">="&DATUM(2026;1;1);Ausgaben!B:B;"<="&DATUM(2026;1;31))
Tabellenblatt 4: MWST (falls pflichtig)
Wenn dein Jahresumsatz über CHF 100'000 liegt, bist du MWST-pflichtig. Dann brauchst du ein zusätzliches Blatt für die quartalsweise Abrechnung.
MWST-Quartalsübersicht:
| Quartal | Umsatzsteuer (8.1%) | Umsatzsteuer (2.6%) | Vorsteuer | MWST-Schuld |
|---|---|---|---|---|
| Q1 (Jan-Mär) | 980.50 | 0.00 | 350.20 | 630.30 |
| Q2 (Apr-Jun) | 1'105.30 | 52.00 | 412.80 | 744.50 |
| Q3 (Jul-Sep) | 890.20 | 0.00 | 298.50 | 591.70 |
| Q4 (Okt-Dez) | 941.51 | 0.00 | 339.54 | 601.97 |
| Total | 3'917.51 | 52.00 | 1'401.04 | 2'568.47 |
Aktuelle Schweizer MWST-Sätze 2026:
| Satz | Prozent | Anwendung |
|---|---|---|
| Normalsatz | 8.1% | Die meisten Dienstleistungen und Waren |
| Reduzierter Satz | 2.6% | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen |
| Sondersatz | 3.8% | Beherbergung (Hotels) |
Die MWST-Abrechnung ist der Punkt, an dem Excel richtig mühsam wird. Du musst jede Transaktion dem richtigen Satz zuordnen, die Vorsteuer manuell berechnen und die Formulare 700/710 von Hand ausfüllen. Buchhaltungssoftware macht das automatisch.
Wichtige Formeln für deine Vorlage
Hier die wichtigsten Excel-Formeln, die du brauchst:
MWST berechnen (aus Brutto-Betrag)
MWST-Betrag = Brutto × Satz ÷ (1 + Satz)
Excel: =E2*F2/(1+F2)
Beispiel: 2'700 × 0.081 ÷ 1.081 = CHF 202.36
Netto-Betrag berechnen
Netto = Brutto − MWST
Excel: =E2-G2
Beispiel: 2'700 − 202.36 = CHF 2'497.64
Monatssummen berechnen
Alle Einnahmen im Januar:
=SUMMEWENNS(Einnahmen!E:E;Einnahmen!B:B;">="&DATUM(2026;1;1);Einnahmen!B:B;"<="&DATUM(2026;1;31))
Kategorien summieren
Alle Ausgaben der Kategorie "IT & Software":
=SUMMEWENN(Ausgaben!D:D;"IT & Software";Ausgaben!E:E)
Offene Rechnungen finden
Summe aller unbezahlten Einnahmen:
=SUMMEWENN(Einnahmen!J:J;"Nein";Einnahmen!E:E)
Die 5 häufigsten Fehler bei Excel-Buchhaltung
1. Belege nicht nummerieren
Ohne Belegnummern findest du bei einer Steuerprüfung nichts mehr. Jede Zeile braucht eine Nummer, jeder Beleg diese Nummer drauf.
2. Privatausgaben vermischen
Dein Migros-Einkauf gehört nicht in die Geschäftsbuchhaltung. Trenne konsequent Geschäfts- und Privatausgaben — am besten mit einem separaten Geschäftskonto.
3. MWST falsch berechnen
Der häufigste Fehler: MWST auf den Netto-Betrag draufrechnen statt aus dem Brutto herausrechnen. Wenn deine Rechnung CHF 1'000 brutto ist, beträgt die MWST CHF 74.93 (nicht CHF 81.00).
❌ Falsch: 1'000 × 8.1% = 81.00
✅ Richtig: 1'000 × 8.1% ÷ 108.1% = 74.93
4. Keine Backups machen
Eine Excel-Datei auf deinem Laptop ist ein Single Point of Failure. Festplatte kaputt = Buchhaltung weg. Speichere mindestens wöchentlich eine Kopie in der Cloud (OneDrive, Google Drive oder Dropbox).
5. Formeln versehentlich überschreiben
Du tippst einen Betrag in die Zelle — und merkst nicht, dass dort eine Formel war. Ab jetzt rechnet die ganze Spalte falsch. Tipp: Sperr alle Formel-Zellen mit Blattschutz.
Wann reicht Excel — und wann nicht?
Jetzt sind wir ehrlich. Excel kann für die einfache Buchhaltung funktionieren — aber nur unter sehr bestimmten Bedingungen:
Excel reicht, wenn du...
- ...weniger als 20 Transaktionen pro Monat hast
- ...eine Einzelfirma unter CHF 100'000 Umsatz führst (keine MWST-Pflicht)
- ...keine Rechnungen stellst (oder max. 2-3 pro Monat)
- ...deine Steuererklärung selbst machst (kein Treuhänder involviert)
- ...dich mit Formeln und Tabellenblättern wohl fühlst
Excel reicht NICHT, wenn du...
- ...eine GmbH hast → doppelte Buchhaltung ist Pflicht
- ...MWST-pflichtig bist → quartalsweise Abrechnung ist zu komplex für Excel
- ...QR-Rechnungen brauchst → Excel kann keine Swiss QR-Codes generieren
- ...regelmässig Rechnungen stellst → jede Rechnung manuell formatieren ist Zeitverschwendung
- ...Bankdaten importieren willst → manuelles Abtippen bei Excel
- ...einen Treuhänder hast → Excel-Dateien per Mail hin und her schicken ist 2006
Der ehrliche Check
| Anforderung | Excel | Software |
|---|---|---|
| Einnahmen/Ausgaben erfassen | ✅ Manuell | ✅ Automatisch |
| Kategorien zuweisen | ✅ Manuell | ✅ KI-Vorschläge |
| MWST berechnen | ⚠️ Fehleranfällig | ✅ Automatisch |
| QR-Rechnungen erstellen | ❌ | ✅ |
| Bankimport (CAMT/CSV) | ❌ | ✅ |
| Bilanz & Erfolgsrechnung | ❌ | ✅ |
| Belege scannen (OCR) | ❌ | ✅ |
| Mobile App | ❌ | ✅ |
| Treuhänder-Zugang | ❌ | ✅ |
| Revisionssichere Aufbewahrung | ❌ | ✅ |
Mehr zum Thema: Unser ausführlicher Vergleich Buchhaltung mit Excel vs. Software rechnet die versteckten Kosten von Excel vor — 88 Stunden verlorene Zeit pro Jahr.
Die kostenlose Alternative zu Excel
Wenn du bei "Excel reicht nicht" gelandet bist, gibt es gute Nachrichten: Du musst nicht CHF 25-45/Monat für eine Buchhaltungssoftware ausgeben.
Pfeffersack: Vollständige Buchhaltung ab CHF 5/Monat
Pfeffersack wurde genau für Leute wie dich gebaut — Selbständige, die ihre Buchhaltung einfach und günstig erledigen wollen:
| Was du bei Excel vermisst | Was Pfeffersack bietet |
|---|---|
| "Ich brauche QR-Rechnungen" | Professionelle QR-Rechnungen mit einem Klick |
| "Bankdaten abtippen nervt" | Automatischer Bankimport — KI kategorisiert deine Transaktionen |
| "MWST ist zu kompliziert" | MWST-Abrechnung wird automatisch generiert |
| "Ich brauche eine Bilanz" | Bilanz und Erfolgsrechnung auf Knopfdruck |
| "Mein Treuhänder braucht Zugang" | Treuhänder-Login inklusive |
| "Belege scannen wäre praktisch" | OCR-Belegerfassung erkennt alles automatisch |
Was kostet das im Vergleich?
┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ JAHRESKOSTEN IM VERGLEICH │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Excel (Microsoft 365): CHF 99.95/Jahr │
│ Pfeffersack: CHF 60.00/Jahr │
│ ────────────── │
│ Ersparnis: CHF 39.95/Jahr │
│ │
│ Und dazu bekommst du: │
│ ✅ QR-Rechnungen (Excel: ❌) │
│ ✅ Bankimport mit KI (Excel: ❌) │
│ ✅ MWST-Abrechnung (Excel: ❌) │
│ ✅ Doppelte Buchhaltung (Excel: ❌) │
│ ✅ Mobile App (Excel: ❌) │
│ ✅ Treuhänder-Zugang (Excel: ❌) │
│ │
│ 40% günstiger. Unendlich leistungsfähiger. │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘
So wechselst du von Excel zu Pfeffersack
- Konto erstellen — 7 Tage gratis testen, keine Kreditkarte nötig
- Bankdaten importieren — CAMT-Datei von deiner Bank hochladen, KI kategorisiert deine Transaktionen automatisch
- Bestehende Daten übernehmen — Anfangssaldo eingeben, fertig
- Rechnungen erstellen — Kundendaten eingeben, QR-Rechnung ist sofort fertig
Der Umstieg dauert weniger als 30 Minuten. Ab dann sparst du jede Woche Zeit.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Gibt es wirklich kostenlose Buchhaltungsprogramme für die Schweiz?
Komplett kostenlos ist nur KLARA in der Basisversion — allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang. Die günstigste vollständige Lösung ist Pfeffersack ab CHF 5/Monat. Zum Vergleich: Excel allein kostet CHF 8.33/Monat (Microsoft 365) und kann keine Buchhaltung.
Kann ich meine Steuererklärung mit einer Excel-Vorlage machen?
Für die Steuererklärung als Selbständiger brauchst du eine Aufstellung deiner Einnahmen und Ausgaben. Eine gut geführte Excel-Tabelle liefert diese Zahlen — aber du musst sie manuell in die Steuersoftware deines Kantons übertragen. Buchhaltungssoftware generiert die nötigen Berichte automatisch.
Wie lange muss ich meine Excel-Buchhaltung aufbewahren?
Laut Schweizer Recht musst du alle Geschäftsunterlagen — inklusive deiner Excel-Datei und aller Belege — 10 Jahre lang aufbewahren. Mehr dazu in unserem Artikel zur Aufbewahrungspflicht.
Ist eine Excel-Buchhaltung gesetzlich erlaubt?
Ja, für die einfache Buchhaltung (Einzelfirma unter CHF 500'000 Umsatz) ist Excel grundsätzlich erlaubt. Allerdings erfüllt Excel nicht die Anforderungen an die Revisionssicherheit gemäss OR Art. 957a — Änderungen sind nicht nachvollziehbar. Im Zweifelsfall ist eine Buchhaltungssoftware die sicherere Wahl.
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung?
Die einfache Buchhaltung (Milchbüechli) erfasst nur Einnahmen und Ausgaben — wie ein Kassenbuch. Die doppelte Buchhaltung erfasst jeden Vorgang auf zwei Konten (Soll und Haben) und erzeugt eine Bilanz und Erfolgsrechnung. Mehr dazu: Doppelte Buchhaltung einfach erklärt.
Soll ich die einfache oder die doppelte Buchhaltung wählen?
Wenn du darfst, starte mit der einfachen Buchhaltung — sie spart Zeit und ist für kleine Einzelfirmen ausreichend. Sobald du wächst (MWST-Pflicht, GmbH-Gründung, Treuhänder), wechsle zur doppelten Buchhaltung. Pfeffersack unterstützt beides — du kannst jederzeit upgraden.
Welche Excel-Version brauche ich?
Die Formeln in diesem Artikel funktionieren mit jeder aktuellen Excel-Version (Microsoft 365, Excel 2021, Excel 2024) sowie mit Google Sheets und LibreOffice Calc (kostenlos). Für Google Sheets musst du SUMMENPRODUKT durch SUMPRODUCT ersetzen.
Reicht Google Sheets statt Excel?
Google Sheets ist kostenlos und hat die gleichen Funktionen wie Excel. Die Vorteile: automatische Cloud-Speicherung, einfacheres Teilen und kein Abo nötig. Die Nachteile bleiben aber die gleichen: keine QR-Rechnungen, kein Bankimport, keine MWST-Abrechnung — alles, was eine richtige Buchhaltungssoftware kann.
Fazit
Eine Excel-Vorlage kann für den Einstieg funktionieren — besonders wenn du eine kleine Einzelfirma ohne MWST-Pflicht hast und nur wenige Transaktionen pro Monat verbuchst.
Aber sei ehrlich mit dir: Sobald du QR-Rechnungen brauchst, MWST abrechnen musst oder mehr als 20 Transaktionen im Monat hast, ist Excel die teurere und zeitraubendere Lösung.
Die Rechnung ist einfach:
- Excel: CHF 100/Jahr + alles manuell + keine Buchhaltungsfunktionen
- Pfeffersack: CHF 60/Jahr + alles automatisch + QR-Rechnungen, Bankimport, MWST, Bilanz
Jetzt 7 Tage gratis testen — keine Kreditkarte nötig.
Dieser Artikel dient als allgemeine Information und ersetzt keine Beratung durch einen Treuhänder. Bei Unsicherheiten zur Buchführungspflicht empfehlen wir eine Fachberatung.
