Buchhaltung GmbH Schweiz – Pflichten, Anforderungen & Anleitung 2026

Wer eine GmbH in der Schweiz führt, muss sich an klare Buchhaltungsregeln halten. Anders als bei einer Einzelfirma unter CHF 500'000 Umsatz gibt es bei der GmbH keine Wahlfreiheit – die doppelte Buchführung ist Pflicht. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie als GmbH-Inhaber über Ihre Buchhaltungspflichten wissen müssen.

Gesetzliche Grundlage: Was sagt das Obligationenrecht?

Die Buchführungspflicht für Schweizer Unternehmen ist im Obligationenrecht (OR) geregelt, genauer in den Artikeln 957 bis 963b. Für eine GmbH gelten folgende Grundsätze:

Art. 957 OR – Pflicht zur Buchführung

Gemäss Art. 957 OR müssen alle juristischen Personen – also auch jede GmbH – eine Buchhaltung und Rechnungslegung führen. Dies gilt unabhängig vom Umsatz, da die GmbH als juristische Person immer der vollen Buchführungspflicht unterliegt.

Art. 957a OR – Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung

Die Buchführung muss den Grundsätzen ordnungsmässiger Rechnungslegung (GoR) entsprechen. Das bedeutet:

• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden
• Richtigkeit: Die Buchungen müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen
• Systematik: Die Buchungen müssen nach einem einheitlichen System erfolgen
• Belegpflicht: Jede Buchung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können
• Verständlichkeit: Dritte müssen die Buchhaltung nachvollziehen können

Doppelte Buchführung: Was bedeutet das konkret?

Als GmbH sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet. Im Gegensatz zur einfachen Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung), die kleine Einzelfirmen führen dürfen, müssen Sie jeden Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten buchen – einmal im Soll und einmal im Haben.

Was Sie führen müssen

*Grosse GmbH: Bilanzsumme > CHF 20 Mio., Umsatz > CHF 40 Mio. oder > 250 Mitarbeitende (zwei von drei Kriterien in zwei aufeinanderfolgenden Jahren).

Der Kontenrahmen KMU

In der Schweiz verwenden die meisten GmbH den Kontenrahmen KMU (auch Käfer-Kontenrahmen genannt). Dieser gliedert sich in:

• Klasse 1: Aktiven (Vermögen)
• Klasse 2: Passiven (Schulden und Eigenkapital)
• Klasse 3: Betrieblicher Ertrag
• Klasse 4: Aufwand für Material und Dienstleistungen
• Klasse 5: Personalaufwand
• Klasse 6: Übriger betrieblicher Aufwand
• Klasse 7: Betrieblicher Nebenerfolg
• Klasse 8: Ausserordentlicher Erfolg
• Klasse 9: Abschlusskonten

Mehr dazu in unserem Artikel zum Kontenrahmen KMU Schweiz erklärt.

Jahresabschluss der GmbH – Schritt für Schritt

Der Jahresabschluss ist das Herzstück der GmbH-Buchhaltung. Er muss innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erstellt und von der Gesellschafterversammlung genehmigt werden.

1. Bilanz erstellen

Die Bilanz zeigt das Vermögen (Aktiven) und die Finanzierung (Passiven) Ihrer GmbH per Stichtag. Die Grundregel lautet:

Aktiven = Passiven (Eigenkapital + Fremdkapital)

Typische Bilanzpositionen einer GmbH:

Aktiven:

• Flüssige Mittel (Bank, Kasse)
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Vorräte
• Aktive Rechnungsabgrenzung
• Sachanlagen (Mobiliar, IT, Fahrzeuge)
• Immaterielle Anlagen

Passiven:

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Kurzfristige Darlehen
• Passive Rechnungsabgrenzung
• Langfristige Verbindlichkeiten
• Stammkapital (mindestens CHF 20'000)
• Gesetzliche Reserven
• Gewinn-/Verlustvortrag

Mehr Details finden Sie in unserem Artikel zur Bilanz lesen und verstehen.

2. Erfolgsrechnung erstellen

Die Erfolgsrechnung zeigt, ob Ihre GmbH im Geschäftsjahr einen Gewinn oder Verlust erzielt hat. Sie können zwischen zwei Darstellungsformen wählen:

• Produktionserfolgsrechnung (Gesamtkostenverfahren): Häufiger in der Schweiz
• Absatzerfolgsrechnung (Umsatzkostenverfahren): Eher international verbreitet

Lesen Sie dazu auch: Erfolgsrechnung Schweiz erstellen.

3. Anhang erstellen

Der Anhang ergänzt die Bilanz und Erfolgsrechnung mit wichtigen Zusatzinformationen:

• Angewandte Bewertungsgrundsätze
• Angaben zu den einzelnen Bilanzpositionen
• Eventualverbindlichkeiten (Bürgschaften, Garantien)
• Brandversicherungswerte der Sachanlagen
• Verbindlichkeiten gegenüber Vorsorgeeinrichtungen

4. Genehmigung durch die Gesellschafterversammlung

Der Jahresabschluss muss von der Gesellschafterversammlung genehmigt werden. Dabei wird auch über die Gewinnverwendung entschieden.

Revisionspflicht: Braucht Ihre GmbH eine Revision?

Die Revisionspflicht hängt von der Grösse Ihrer GmbH ab:

Ordentliche Revision

Pflicht, wenn zwei der folgenden drei Kriterien in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden:

• Bilanzsumme von CHF 20 Millionen
• Umsatzerlös von CHF 40 Millionen
• 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt

Eingeschränkte Revision

Pflicht für GmbH mit mehr als 10 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.

Opting-out (Verzicht auf Revision)

Haben Sie 10 oder weniger Vollzeitstellen und stimmen alle Gesellschafter zu, können Sie auf die Revision verzichten. Dieses sogenannte Opting-out muss formell beschlossen und dem Handelsregister gemeldet werden.

Die meisten kleinen GmbH in der Schweiz nutzen das Opting-out. Dennoch müssen Sie die Buchhaltung korrekt führen – sie muss jederzeit prüfbar sein.

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre

Gemäss Art. 958f OR müssen Sie die Geschäftsbücher und Buchungsbelege 10 Jahre lang aufbewahren. Dies gilt für:

• Jahresabschluss (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang)
• Alle Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
• Geschäftskorrespondenz
• Revisionsbericht (falls vorhanden)

Die Aufbewahrung kann digital erfolgen, sofern die Integrität und Lesbarkeit gewährleistet ist. Mehr dazu in unserem Artikel Belege digital aufbewahren.

Mehrwertsteuer und GmbH

Erreicht Ihre GmbH einen Jahresumsatz von CHF 100'000 oder mehr, sind Sie MWST-pflichtig und müssen sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anmelden. Die MWST hat direkte Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung:

• Vorsteuerabzug: Sie können die bezahlte MWST auf Einkäufen zurückfordern
• MWST-Abrechnung: Quartalsweise oder halbjährlich bei der ESTV einreichen
• Saldosteuersatzmethode: Vereinfachte Methode für KMU mit weniger als CHF 5,005 Mio. Umsatz

Details zur MWST-Abrechnung finden Sie in unserem MWST-Anleitung 2026.

Häufige Fehler bei der GmbH-Buchhaltung

1. Vermischung von Privat- und Geschäftsausgaben

Als GmbH-Inhaber sind Sie und Ihre Firma zwei getrennte Rechtspersönlichkeiten. Private Ausgaben über das Firmenkonto zu bezahlen ist nicht zulässig und führt zu steuerlichen Problemen (verdeckte Gewinnausschüttung).

2. Fehlende oder unvollständige Belege

Jede Buchung braucht einen Beleg. Ohne Beleg keine Buchung – das gilt besonders bei einer GmbH, wo die Buchhaltung jederzeit prüfbar sein muss.

3. Abschreibungen vergessen

Anlagegüter wie Computer, Fahrzeuge oder Maschinen verlieren an Wert und müssen jährlich abgeschrieben werden. Vergessene Abschreibungen verfälschen die Bilanz.

4. Transitorische Buchungen fehlen

Die aktive und passive Rechnungsabgrenzung stellt sicher, dass Erträge und Aufwände dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet werden. Ohne diese Buchungen ist der Jahresabschluss fehlerhaft.

5. Gesellschafterdarlehen nicht korrekt verbuchen

Darlehen zwischen Gesellschaftern und der GmbH müssen zu marktüblichen Konditionen erfolgen und korrekt verbucht werden. Die ESTV prüft dies regelmässig.

6. Reserven nicht korrekt gebildet

Eine GmbH muss 5% des Jahresgewinns der allgemeinen Reserve zuweisen, bis diese 50% des Stammkapitals erreicht (Art. 801 OR in Verbindung mit Art. 671 OR).

GmbH-Buchhaltung selber machen oder Treuhänder?

Diese Frage stellen sich viele GmbH-Inhaber. Hier eine ehrliche Einschätzung:

Selber machen: Wann es Sinn macht

• Einfache Geschäftsstruktur (wenige Transaktionen)
• Sie haben Grundkenntnisse in Buchhaltung
• Sie nutzen eine gute Buchhaltungssoftware
• Sie haben die Zeit, sich regelmässig darum zu kümmern

Treuhänder: Wann es Sinn macht

• Komplexe Geschäftsstruktur (viele Mitarbeiter, internationale Geschäfte)
• MWST-Abrechnung mit Spezialfällen
• Hoher Umsatz mit Revisionspflicht
• Sie möchten sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren

Die Kombination: Oft die beste Lösung

Viele GmbH-Inhaber führen die laufende Buchhaltung selber mit einer Software wie Pfeffersack und lassen den Jahresabschluss vom Treuhänder prüfen. So sparen Sie Kosten und behalten den Überblick.

Mit Pfeffersack können Sie die doppelte Buchführung Ihrer GmbH effizient führen: Automatische Belegerfassung per OCR, QR-Rechnungen erstellen und versenden, MWST-konforme Buchungen und übersichtliche Auswertungen – alles in einer Lösung, die speziell für Schweizer KMU entwickelt wurde.

Checkliste: GmbH-Buchhaltung im Griff

Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre GmbH-Buchhaltung vollständig ist:

• Doppelte Buchführung nach OR eingerichtet
• Kontenrahmen KMU korrekt konfiguriert
• Alle Geschäftsvorfälle laufend verbucht
• Belege vollständig und geordnet abgelegt
• MWST-Abrechnungen fristgerecht eingereicht
• Abschreibungen jährlich vorgenommen
• Transitorische Buchungen per Jahresende erstellt
• Reserven korrekt gebildet
• Jahresabschluss innerhalb von 6 Monaten erstellt
• Gesellschafterversammlung hat Abschluss genehmigt
• Opting-out (falls zutreffend) im Handelsregister eingetragen
• Alle Unterlagen für 10 Jahre archiviert

Fazit

Die Buchhaltung einer GmbH in der Schweiz ist anspruchsvoller als die einer Einzelfirma, aber mit dem richtigen System absolut machbar. Entscheidend ist, dass Sie die doppelte Buchführung von Anfang an korrekt aufsetzen, laufend buchen (nicht alles auf Ende Jahr schieben) und die gesetzlichen Fristen einhalten.

Eine moderne Buchhaltungssoftware wie Pfeffersack nimmt Ihnen dabei viel Arbeit ab – von der automatischen Belegverarbeitung bis zur fertigen Bilanz. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihr Geschäft.

Wenn Sie gerade eine GmbH gründen, lesen Sie auch unseren Artikel zur GmbH gründen in der Schweiz.