Eine unbezahlte Rechnung ist ärgerlich — aber sie gehört zum Alltag fast jeder selbständigen Person in der Schweiz. Die gute Nachricht: Das Mahnverfahren ist hierzulande unkompliziert und klar geregelt. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du Schritt für Schritt professionell mahnst — mit fertigen Vorlagen, den wichtigsten Fristen und allem, was du rechtlich wissen musst.
Wann solltest du mahnen?
Die übliche Zahlungsfrist in der Schweiz beträgt 30 Tage — sofern auf der Rechnung nichts anderes vereinbart wurde. Sobald diese Frist abgelaufen ist, befindet sich dein Kunde im Verzug (OR Art. 102). Das heisst: Du hast ab diesem Zeitpunkt Anspruch auf Verzugszinsen und kannst rechtliche Schritte einleiten.
Gesetzlich bist du nicht verpflichtet, vor einer Betreibung eine Mahnung zu schicken. Aber in der Praxis ist es sinnvoll: Die allermeisten offenen Rechnungen werden nach einer freundlichen Erinnerung beglichen. Ausserdem wirkt ein professionelles Vorgehen besser auf deine Kundenbeziehung als der Zahlungsbefehl aus heiterem Himmel.
Empfohlener Zeitplan:
| Stufe | Zeitpunkt | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 5–10 Tage nach Fälligkeit | Freundlich, verständnisvoll |
| 1. Mahnung | 15–20 Tage nach Fälligkeit | Bestimmt, sachlich |
| 2. Mahnung | 30 Tage nach Fälligkeit | Klar und deutlich |
| 3. Mahnung (letzte) | 45 Tage nach Fälligkeit | Letzte Warnung, Betreibungsandrohung |
Tipp: Halte dich an diesen Zeitplan — warte nicht zu lange. Je mehr Zeit verstreicht, desto schwieriger wird es, das Geld einzutreiben.
Zahlungserinnerung — der freundliche erste Schritt
Die Zahlungserinnerung ist keine eigentliche Mahnung, sondern ein höflicher Hinweis. Gehe davon aus, dass dein Kunde die Rechnung schlicht übersehen hat. Das passiert häufiger, als man denkt — gerade bei Kleinunternehmern, die selbst viel um die Ohren haben.
Halte den Ton freundlich und lasse deinem Kunden eine elegante Brücke: "Vielleicht ist die Zahlung bereits unterwegs." So fühlt sich niemand angegriffen.
Vorlage Zahlungserinnerung:
Betreff: Zahlungserinnerung — Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Guten Tag [Name]
Gerne erinnere ich dich daran, dass die Rechnung [Nr.] über CHF [Betrag]
vom [Datum] noch offen ist. Die Zahlungsfrist war der [Datum].
Vielleicht ist die Zahlung bereits unterwegs — dann kannst du diese
Erinnerung ignorieren.
Falls du Fragen zur Rechnung hast, melde dich gerne.
Freundliche Grüsse
[Dein Name]
1. Mahnung — bestimmter, aber sachlich
Hat dein Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, wird es Zeit für die erste Mahnung. Der Ton ist jetzt bestimmter, bleibt aber sachlich. Setze eine neue, klar definierte Zahlungsfrist — in der Regel 10 Tage.
Vorlage 1. Mahnung:
Betreff: 1. Mahnung — Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Guten Tag [Name]
Leider habe ich für die Rechnung [Nr.] über CHF [Betrag] vom [Datum]
noch keinen Zahlungseingang feststellen können.
Ich bitte dich, den ausstehenden Betrag bis zum [neues Datum, +10 Tage]
zu überweisen.
Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
[Dein Name]
An dieser Stelle musst du noch keine Mahngebühren oder Verzugszinsen erwähnen. Es kann aber helfen, den Kunden darauf hinzuweisen, dass bei weiterer Verzögerung Verzugszinsen anfallen werden.
2. Mahnung — klar und deutlich
Wenn auch die erste Mahnung nichts bewirkt hat, wird der Ton deutlicher. Jetzt ist der Moment, um Verzugszinsen geltend zu machen. Gemäss OR Art. 104 stehen dir 5% Verzugszins pro Jahr zu — und zwar ohne dass du das vorher irgendwo vereinbart haben musst. Das Gesetz gibt dir diesen Anspruch automatisch ab dem Zeitpunkt des Verzugs.
Zusätzlich kannst du Mahngebühren berechnen — aber nur, wenn du das in deinen AGB oder im Vertrag so vereinbart hast (mehr dazu weiter unten).
Vorlage 2. Mahnung:
Betreff: 2. Mahnung — Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Guten Tag [Name]
Trotz meiner Zahlungserinnerung und der 1. Mahnung ist die Rechnung [Nr.]
über CHF [Betrag] vom [Datum] leider immer noch offen.
Ich muss dich dringend bitten, den ausstehenden Betrag zuzüglich
Verzugszinsen von 5% (gemäss OR Art. 104) bis zum [neues Datum, +10 Tage]
zu begleichen.
Offener Betrag: CHF [Betrag]
Verzugszinsen: CHF [Betrag]
Gesamtforderung: CHF [Betrag]
Sollte ich bis zu diesem Datum keinen Zahlungseingang feststellen,
sehe ich mich gezwungen, weitere Schritte einzuleiten.
Freundliche Grüsse
[Dein Name]
3. Mahnung — letzte Warnung vor Betreibung
Die dritte Mahnung ist dein letztes Mittel, bevor du den Rechtsweg beschreitest. Hier nennst du die Konsequenz beim Namen: Betreibung. Erfahrungsgemäss wirkt das Wort "Betreibung" bei den meisten Schuldnern Wunder. Setze eine letzte, kurze Frist von 5 bis 7 Tagen.
Vorlage 3. Mahnung (letzte Mahnung):
Betreff: Letzte Mahnung — Rechnung [Nr.] vom [Datum]
Guten Tag [Name]
Trotz wiederholter Aufforderungen ist die folgende Forderung weiterhin
unbeglichen:
Rechnung [Nr.] vom [Datum]: CHF [Betrag]
Verzugszinsen (5% seit [Datum]): CHF [Betrag]
Gesamtforderung: CHF [Betrag]
Ich fordere dich hiermit letztmalig auf, den Gesamtbetrag bis zum
[Datum, +7 Tage] zu überweisen.
Bei Nichtbezahlung bis [Datum] sehe ich mich gezwungen, das
Betreibungsverfahren einzuleiten. Die daraus entstehenden Kosten
gehen vollständig zu deinen Lasten.
Freundliche Grüsse
[Dein Name]
Wichtig: Schicke die letzte Mahnung per Einschreiben. So hast du einen Nachweis, dass der Kunde sie erhalten hat. Das ist zwar rechtlich nicht zwingend, aber es stärkt deine Position.
Mahngebühren und Verzugszinsen — was darfst du verlangen?
Das Thema Mahngebühren sorgt regelmässig für Verwirrung. Hier die wichtigsten Regeln:
Verzugszinsen
Verzugszinsen darfst du immer verlangen, sobald dein Kunde im Verzug ist — du brauchst dafür keine besondere Vereinbarung. Der gesetzliche Satz beträgt 5% pro Jahr (OR Art. 104). Ein höherer Satz ist möglich, muss aber vertraglich vereinbart sein.
Berechnung:
Verzugszins = (Rechnungsbetrag x 5% x Anzahl Verzugstage) / 365
Beispiel: Bei einer Rechnung über CHF 3'000, die 60 Tage überfällig ist:
CHF 3'000 x 5% x 60 / 365 = CHF 24.66
Mahngebühren
Hier liegt der entscheidende Unterschied: Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie vertraglich oder in deinen AGB vereinbart sind. Es gibt dafür keine gesetzliche Grundlage. Ohne Vereinbarung kannst du ausschliesslich Verzugszinsen berechnen.
Übliche Beträge, wenn vertraglich vereinbart:
| Stufe | Gebühr |
|---|---|
| 1. Mahnung | CHF 10–15 |
| 2. Mahnung | CHF 15–20 |
| 3. Mahnung | CHF 20–30 |
Praxistipp: Füge in deine Offerten und Rechnungen einen Satz wie diesen ein: "Bei Zahlungsverzug werden Mahngebühren von CHF 20 pro Mahnstufe sowie Verzugszinsen von 5% erhoben." Dann bist du auf der sicheren Seite.
Wann zum Betreibungsamt?
Du hast drei Mahnungen geschickt und es tut sich nichts? Dann bleibt dir die Betreibung. Das ist in der Schweiz ein klar geregeltes Verfahren — und es ist unkomplizierter, als viele denken.
So läuft die Betreibung ab
- Betreibungsbegehren stellen: Du reichst das Begehren beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz deines Schuldners ein. Das geht auch online.
- Zahlungsbefehl: Das Betreibungsamt stellt dem Schuldner einen Zahlungsbefehl zu.
- Frist für den Schuldner: Der Schuldner hat 20 Tage Zeit, entweder zu bezahlen oder Rechtsvorschlag zu erheben.
- Wenn bezahlt wird: Die Sache ist erledigt.
- Bei Rechtsvorschlag: Du musst deinen Anspruch gerichtlich durchsetzen.
Kosten der Betreibung
| Forderungsbetrag | Gebühr (ca.) |
|---|---|
| bis CHF 500 | CHF 20–40 |
| CHF 500–1'000 | CHF 40–60 |
| CHF 1'000–10'000 | CHF 60–80 |
| CHF 10'000–100'000 | CHF 80–100 |
Die Betreibungskosten werden dem Schuldner weiterverrechnet, wenn deine Forderung berechtigt ist.
Wenn der Schuldner Rechtsvorschlag erhebt
Erhebt der Schuldner Rechtsvorschlag, musst du vor Gericht. Für Forderungen unter CHF 30'000 gibt es zuerst ein Schlichtungsverfahren — ein relativ unkomplizierter Prozess, bei dem eine Schlichtungsbehörde versucht, eine Einigung zu erzielen.
Lohnt sich die Betreibung?
Das kommt auf den Betrag an. Bei kleinen Summen (unter CHF 200–300) lohnt sich der Aufwand oft nicht. Dann ist es manchmal besser, den Betrag als Verlust zu verbuchen — auch wenn das schmerzt. Bei grösseren Beträgen ist die Betreibung ein wirksames Mittel und du solltest dein Recht durchsetzen.
Wichtig: Dokumentiere den gesamten Mahnverlauf sauber. Bewahre Kopien aller Mahnungen und den Versandnachweis der letzten Mahnung auf. Das hilft dir, falls es vor Gericht geht.
Wie Pfeffersack dir bei offenen Rechnungen hilft
Wer viele Rechnungen schreibt, verliert schnell den Überblick: Welche sind bezahlt? Welche sind überfällig? Wann muss ich mahnen? Genau hier hilft dir eine gute Buchhaltungssoftware.
Mit Pfeffersack hast du jederzeit im Griff:
- Zahlungsstatus aller Rechnungen auf einen Blick
- Überfällige Rechnungen werden automatisch hervorgehoben
- Zahlungserinnerungen direkt aus dem System erstellen
- Lückenlose Dokumentation für den Fall der Fälle
Übrigens: Mit Pfeffersack siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen überfällig sind — und kannst sofort handeln.
Fazit
Die meisten unbezahlten Rechnungen sind kein böser Wille, sondern ein simples Versehen. Eine freundliche Zahlungserinnerung löst die Sache in den meisten Fällen. Wenn nicht, hast du mit dem bewährten 3-Stufen-Mahnverfahren ein klares Vorgehen, das professionell wirkt und deine Rechte wahrt.
Bleib sachlich, dokumentiere alles und scheue dich nicht, im Ernstfall den Weg über das Betreibungsamt zu gehen. Es ist dein gutes Recht.
Behalte den Überblick über offene Rechnungen — mit Pfeffersack weisst du immer, wo du stehst.