Eine Rechnung ist die Zahlungsaufforderung vor der Zahlung, eine Quittung die Zahlungsbestätigung danach. Die Rechnung begründet die Forderung, trägt die Pflichtangaben nach Art. 26 MWSTG und ist die Grundlage für den Vorsteuerabzug deines Geschäftskunden. Die Quittung bestätigt nur, dass Geld geflossen ist; jeder Schuldner darf sie nach Art. 88 OR verlangen. Ein Kassenbon vereint beides und gilt bis CHF 400 auch ohne Angaben zum Empfänger als MWST-Beleg (Art. 57 MWSTV). Als Selbständige stellst du in der Praxis fast immer Rechnungen aus; eine Quittung brauchst du, wenn ein Kunde bar bezahlt und eine Bestätigung wünscht. Dieser Artikel zeigt die Unterschiede, die Pflichtangaben im direkten Vergleich und die häufigsten Verwechslungen.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung — sie wird ausgestellt, bevor die Zahlung erfolgt ist. Sie dokumentiert eine geschäftliche Transaktion und begründet eine Forderung gegenüber dem Kunden. Anders gesagt: Mit einer Rechnung sagst du deinem Kunden, dass er dir noch Geld schuldet.
Eine korrekte Rechnung enthält bestimmte Pflichtangaben, die in Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) verankert sind. Die wichtigsten Angaben sind:
- Rechnungssteller: Vollständiger Name oder Firmenname und Adresse
- Rechnungsempfänger: Name und Adresse des Kunden
- Rechnungsnummer: Eindeutig und fortlaufend (im MWSTG nicht vorgeschrieben, aber Praxisstandard für die Nachprüfbarkeit deiner Buchhaltung)
- Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung
- Leistungsbeschreibung: Was wurde geliefert oder erbracht?
- Betrag: Einzelpositionen und Gesamtbetrag
- Zahlungsfrist: Bis wann muss bezahlt werden?
- MWST-Angaben: MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag (falls MWST-pflichtig)
Die Rechnung ist ausserdem die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Ohne korrekte Rechnung kann dein Geschäftskunde keine Vorsteuer geltend machen — und das kann schnell zu Ärger führen.
Eine ausführliche Anleitung zu allen Pflichtangaben findest du in unserem Artikel Rechnung schreiben in der Schweiz — Pflichtangaben und Anleitung. Zum direkten Ausfüllen gibt es unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Excel: Du trägst den MWST-Satz je Position ein, und die Steuer wird automatisch berechnet.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine Zahlungsbestätigung — sie wird ausgestellt, nachdem die Zahlung erfolgt ist. Sie dokumentiert, dass eine bestehende Forderung beglichen wurde. Kurz: Mit einer Quittung bestätigst du, dass du das Geld erhalten hast.
Die rechtliche Grundlage für die Quittung findet sich in Art. 88 OR: Wer eine Zahlung leistet, ist berechtigt, eine Quittung zu fordern; bei vollständiger Tilgung zusätzlich die Rückgabe oder Entkräftung des Schuldscheins. Der Gläubiger muss die Quittung ausstellen. Mehr zum Begriff im Lexikon: Quittung.
Eine Quittung ist deutlich weniger formal als eine Rechnung. Sie enthält in der Regel:
- Name des Zahlungsempfängers: Wer hat das Geld erhalten?
- Betrag: Wie viel wurde bezahlt?
- Datum: Wann wurde bezahlt?
- Zweck: Wofür wurde bezahlt?
- Unterschrift: Nicht zwingend, aber empfohlen
Und der Kassenbon? Ein Kassenbon, wie du ihn im Laden oder an der Tankstelle erhältst, ist im Grunde eine Kombination aus Rechnung und Quittung. Er beschreibt die Leistung (wie eine Rechnung) und bestätigt gleichzeitig die Zahlung (wie eine Quittung). Bei kleinen Barbeträgen erfüllt er in der Praxis beide Funktionen.
Der entscheidende Unterschied
Der Kern-Unterschied lässt sich in einem Satz zusammenfassen:
Rechnung = "Bitte zahle." / Quittung = "Danke, erhalten."
Im Detail sieht der Vergleich so aus:
| Merkmal | Rechnung | Quittung |
|---|---|---|
| Zweck | Zahlungsaufforderung | Zahlungsbestätigung |
| Zeitpunkt | Vor der Zahlung | Nach der Zahlung |
| Pflichtangaben | Umfangreich (Name, Adresse, MWST, Rechnungsnummer, etc.) | Weniger formal (Betrag, Datum, Zweck) |
| MWST-Relevanz | Ja, Grundlage für Vorsteuerabzug | Nur wenn MWST explizit ausgewiesen |
| Rechnungsnummer | Praxisstandard (im MWSTG nicht genannt) | Nicht erforderlich |
| Zahlungsfrist | Ja | Nein (bereits bezahlt) |
Die Rechnung ist also das umfassendere Dokument. Sie begründet die Forderung und enthält alle Angaben, die das Steuerrecht verlangt. Die Quittung hingegen ist schlanker — sie bestätigt lediglich den Zahlungseingang.
Pflichtangaben im Vergleich
Die folgende Tabelle zeigt, welche Angaben Art. 26 Abs. 2 MWSTG für eine Rechnung verlangt, was eine Quittung nach Art. 88 OR braucht und was für einen Kassenzettel bis CHF 400 nach Art. 57 MWSTV gilt:
| Angabe | Rechnung (Art. 26 Abs. 2 MWSTG) | Quittung (Art. 88 OR) | Kassenzettel bis CHF 400 (Art. 57 MWSTV) |
|---|---|---|---|
| Name und Ort des Leistungserbringers | Pflicht (lit. a) | Ja, als Zahlungsempfänger | Pflicht |
| MWST-Nummer und Hinweis auf den Registereintrag | Pflicht (lit. a), sofern MWST-pflichtig | Nein | Pflicht, sofern MWST-pflichtig |
| Name und Ort des Leistungsempfängers | Pflicht (lit. b) | Üblich (wer bezahlt hat) | Nicht nötig |
| Datum oder Zeitraum der Leistung | Pflicht (lit. c), sofern nicht gleich Rechnungsdatum | Zahlungsdatum | Datum des Verkaufs |
| Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | Pflicht (lit. d) | Zweck der Zahlung | Pflicht |
| Entgelt | Pflicht (lit. e) | Bezahlter Betrag | Pflicht |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Pflicht (lit. f); bei Preisen inkl. MWST genügt der Satz | Nur wenn MWST ausgewiesen wird | Steuersatz |
| Rechnungsnummer | Praxisstandard, im MWSTG nicht genannt | Nein | Bonnummer üblich |
| Zahlungsfrist | Üblich, im MWSTG nicht genannt | Nein, bereits bezahlt | Nein |
Diese Angaben gelten laut Gesetz «in der Regel»; entscheidend ist, dass Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifizierbar sind. Fehlt eine Angabe, kann dein Kunde den Vorsteuerabzug im Zweifel mit anderen Belegen nachweisen, muss dafür aber mehr Aufwand betreiben. Eine vollständige Rechnung erspart beiden Seiten diese Diskussion.
Wann reicht eine Quittung, wann brauchst du eine Rechnung?
Wann du eine Rechnung brauchst
- Bei allen B2B-Transaktionen: Wenn dein Kunde ein Unternehmen ist, braucht er eine korrekte Rechnung für seine Buchhaltung und den Vorsteuerabzug.
- Wenn der Kunde Vorsteuerabzug geltend machen will: Ohne Rechnung mit MWST-Ausweis kein Abzug — so einfach ist das.
- Bei Dienstleistungen und Projekten: Ob Beratung, Webdesign oder Handwerk — Dienstleistungen werden mit einer Rechnung abgerechnet.
- Bei Kassenbelegen über CHF 400: Ab diesem Betrag muss auch ein Kassenzettel den Leistungsempfänger nennen (Art. 57 MWSTV); sonst braucht dein Kunde eine Rechnung mit allen Angaben.
Wann eine Quittung reicht
- Kleineinkäufe, die bar bezahlt werden: Büromaterial, Kaffee für ein Meeting, Briefmarken.
- Sofortige Gegenleistung: Einkäufe im Laden, Tanken, Verpflegung unterwegs.
- Wenn keine MWST-Abzugsberechtigung nötig ist: Privatpersonen brauchen keine formale Rechnung.
Die goldene Regel
Im Zweifelsfall stellst du immer eine Rechnung aus. Eine Rechnung ist das vollständigere Dokument und deckt alle rechtlichen Anforderungen ab. Du machst damit nie etwas falsch. Eine Quittung kannst du zusätzlich ausstellen, wenn der Kunde eine Zahlungsbestätigung wünscht.
MWST und die Rechnung — warum es wichtig ist
Für den Vorsteuerabzug braucht dein Geschäftskunde den Nachweis, dass ihm die Steuer in Rechnung gestellt wurde. Der Standardnachweis ist eine Rechnung nach Art. 26 MWSTG, wie sie die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) in der MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung» beschreibt (MWST-Publikationen der ESTV). Konkret muss sie enthalten:
- MWST-Nummer des Leistungserbringers (im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST)
- MWST-Betrag separat ausgewiesen (oder zumindest den Hinweis "inkl. MWST" mit Steuersatz)
- Korrekte Angaben zum Leistungserbringer und Leistungsempfänger
Eine einfache Quittung ohne diese Angaben reicht nicht für den Vorsteuerabzug. Dein Geschäftskunde kann die bezahlte MWST dann nicht zurückfordern — und wird beim nächsten Mal vermutlich einen anderen Anbieter wählen.
Ausnahme bei Kleinbeträgen: Kassenzettel bis CHF 400 dürfen gemäss Art. 26 Abs. 3 MWSTG und Art. 57 MWSTV ohne Angaben zum Leistungsempfänger ausgestellt werden und genügen trotzdem als MWST-Beleg. Der Kassenbon eines Restaurants oder einer Tankstelle fällt typischerweise in diese Kategorie. Nur für eine Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren, das ausländische Unternehmen nutzen, reichen solche Kassenzettel nicht.
Mehr zum Thema MWST und wie du sie korrekt abrechnest, findest du in unserem Artikel zur MWST-Abrechnung in der Schweiz.
Tipp: Mit Pfeffersack erstellst du in Sekunden eine korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben — inklusive QR-Code.
Häufige Verwechslungen
In der Praxis begegnen uns immer wieder die gleichen Missverständnisse. Hier die drei häufigsten:
"Ich habe dem Kunden eine Quittung geschickt"
Meistens war es gar keine Quittung, sondern eine Rechnung. Wenn du ein Dokument verschickst, mit dem du eine Zahlung aufforderst, ist es eine Rechnung — egal, wie du es nennst. Die Bezeichnung auf dem Dokument ist weniger wichtig als der Inhalt und Zweck.
"Der Kassenbon reicht als Beleg"
Für kleine Barbeträge im Alltag stimmt das in der Regel. Aber sobald es um grössere Geschäftsausgaben geht, brauchst du für den Vorsteuerabzug eine formale Rechnung mit allen MWST-Angaben. Ein Kassenbon über CHF 800 für Büromaterial nennt in der Regel keinen Empfänger; über der Grenze von CHF 400 (Art. 57 MWSTV) lässt du dir deshalb eine Rechnung auf deinen Firmennamen ausstellen, damit der Vorsteuerabzug sauber belegt ist.
"Eine Quittung ersetzt die Rechnung"
Nein, das tut sie nicht. Eine Quittung ergänzt die Rechnung — sie ersetzt sie nicht. Die Rechnung dokumentiert die Forderung, die Quittung bestätigt die Erfüllung. Es sind zwei verschiedene Dokumente mit zwei verschiedenen Funktionen. Für eine saubere Buchhaltung brauchst du im Idealfall beides.
Häufige Fragen
Muss ich als Selbständiger Quittungen ausstellen?
Ja, wenn der Kunde eine verlangt: Nach Art. 88 OR darf jeder Schuldner bei einer Zahlung eine Quittung fordern, und du musst sie ausstellen. In der Praxis betrifft das Barzahlungen. Bei Banküberweisungen und Kartenzahlungen dient der Zahlungsbeleg der Bank oder des Terminals als Nachweis; eine separate Quittung wird dann selten verlangt.
Reicht ein Kassenbon als Beleg für meine Buchhaltung?
Als Buchungsbeleg ja: Art. 957a Abs. 3 OR anerkennt jede schriftliche Aufzeichnung, mit der sich der Geschäftsvorfall nachvollziehen lässt, auf Papier oder elektronisch. Für den Vorsteuerabzug gilt die Grenze von CHF 400 nach Art. 57 MWSTV: Bis dahin genügt der Kassenbon ohne Angaben zum Empfänger, darüber brauchst du eine Rechnung auf deinen Namen oder deine Firma.
Braucht eine Rechnung zwingend eine Rechnungsnummer?
Das MWSTG verlangt keine Rechnungsnummer; Art. 26 Abs. 2 nennt Leistungserbringer, Empfänger, Leistungsdatum, Art der Leistung, Entgelt und Steuer. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist trotzdem Standard, weil sie die Nachprüfbarkeit nach Art. 957a OR sicherstellt und Zahlungen eindeutig zuordnet. Buchhaltungssoftware vergibt sie automatisch.
Wie lange muss ich Rechnungen und Quittungen aufbewahren?
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, gemäss Art. 958f OR; Papier und elektronische Aufbewahrung sind gleichwertig, solange die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können. Details zur digitalen Ablage findest du im Artikel zur Aufbewahrungspflicht von Belegen.
Was gilt, wenn ich nicht MWST-pflichtig bin?
Unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du gemäss Art. 10 MWSTG von der Steuerpflicht befreit und darfst nach Art. 27 MWSTG auf Rechnungen nicht auf die MWST hinweisen. Deine Rechnung enthält dann keine MWST-Nummer und keinen Steuerbetrag; die übrigen Angaben (Absender, Empfänger, Leistung, Betrag, Zahlungsfrist) bleiben gleich. Ob sich eine freiwillige Unterstellung lohnt, erklärt die ESTV.
Fazit
Der Unterschied ist im Grunde simpel:
- Rechnung = Zahlungsaufforderung (vor der Zahlung)
- Quittung = Zahlungsbestätigung (nach der Zahlung)
Als Selbständige oder Selbständiger wirst du in der Praxis hauptsächlich Rechnungen ausstellen. Quittungen werden eher selten benötigt — meistens dann, wenn ein Kunde bei Barzahlung eine Bestätigung wünscht.
Achte darauf, dass deine Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten, insbesondere wenn deine Kunden MWST-pflichtig sind und Vorsteuerabzug geltend machen wollen. So vermeidest du Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und Ärger mit der Steuerverwaltung.
