Quittung, Rechnung, Kassenbon — viele Selbständige verwenden diese Begriffe, als wären sie austauschbar. Rechtlich gesehen gibt es aber wichtige Unterschiede, die du als Unternehmer kennen solltest. In diesem Artikel erfährst du, was eine Rechnung von einer Quittung unterscheidet, wann du was brauchst und wo die häufigsten Verwechslungen lauern.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung — sie wird ausgestellt, bevor die Zahlung erfolgt ist. Sie dokumentiert eine geschäftliche Transaktion und begründet eine Forderung gegenüber dem Kunden. Anders gesagt: Mit einer Rechnung sagst du deinem Kunden, dass er dir noch Geld schuldet.
Eine korrekte Rechnung enthält bestimmte Pflichtangaben, die im Schweizer Recht und im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) verankert sind. Die wichtigsten Angaben sind:
- Rechnungssteller: Vollständiger Name oder Firmenname und Adresse
- Rechnungsempfänger: Name und Adresse des Kunden
- Rechnungsnummer: Eindeutig und fortlaufend
- Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung
- Leistungsbeschreibung: Was wurde geliefert oder erbracht?
- Betrag: Einzelpositionen und Gesamtbetrag
- Zahlungsfrist: Bis wann muss bezahlt werden?
- MWST-Angaben: MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag (falls MWST-pflichtig)
Die Rechnung ist ausserdem die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Ohne korrekte Rechnung kann dein Geschäftskunde keine Vorsteuer geltend machen — und das kann schnell zu Ärger führen.
Eine ausführliche Anleitung zu allen Pflichtangaben findest du in unserem Artikel Rechnung schreiben in der Schweiz — Pflichtangaben und Anleitung.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine Zahlungsbestätigung — sie wird ausgestellt, nachdem die Zahlung erfolgt ist. Sie dokumentiert, dass eine bestehende Forderung beglichen wurde. Kurz: Mit einer Quittung bestätigst du, dass du das Geld erhalten hast.
Die rechtliche Grundlage für die Quittung findet sich in Art. 88 OR (Obligationenrecht): Der Schuldner hat das Recht, bei jeder Zahlung eine Quittung zu verlangen. Der Gläubiger ist verpflichtet, diese auszustellen.
Eine Quittung ist deutlich weniger formal als eine Rechnung. Sie enthält in der Regel:
- Name des Zahlungsempfängers: Wer hat das Geld erhalten?
- Betrag: Wie viel wurde bezahlt?
- Datum: Wann wurde bezahlt?
- Zweck: Wofür wurde bezahlt?
- Unterschrift: Nicht zwingend, aber empfohlen
Und der Kassenbon? Ein Kassenbon, wie du ihn im Laden oder an der Tankstelle erhältst, ist im Grunde eine Kombination aus Rechnung und Quittung. Er beschreibt die Leistung (wie eine Rechnung) und bestätigt gleichzeitig die Zahlung (wie eine Quittung). Bei kleinen Barbeträgen erfüllt er in der Praxis beide Funktionen.
Der entscheidende Unterschied
Der Kern-Unterschied lässt sich in einem Satz zusammenfassen:
Rechnung = "Bitte zahle." / Quittung = "Danke, erhalten."
Im Detail sieht der Vergleich so aus:
| Merkmal | Rechnung | Quittung |
|---|---|---|
| Zweck | Zahlungsaufforderung | Zahlungsbestätigung |
| Zeitpunkt | Vor der Zahlung | Nach der Zahlung |
| Pflichtangaben | Umfangreich (Name, Adresse, MWST, Rechnungsnummer, etc.) | Weniger formal (Betrag, Datum, Zweck) |
| MWST-Relevanz | Ja, Grundlage für Vorsteuerabzug | Nur wenn MWST explizit ausgewiesen |
| Rechnungsnummer | Pflicht | Nicht erforderlich |
| Zahlungsfrist | Ja | Nein (bereits bezahlt) |
Die Rechnung ist also das umfassendere Dokument. Sie begründet die Forderung und enthält alle Angaben, die das Steuerrecht verlangt. Die Quittung hingegen ist schlanker — sie bestätigt lediglich den Zahlungseingang.
Wann reicht eine Quittung, wann brauchst du eine Rechnung?
Wann du eine Rechnung brauchst
- Bei allen B2B-Transaktionen: Wenn dein Kunde ein Unternehmen ist, braucht er eine korrekte Rechnung für seine Buchhaltung und den Vorsteuerabzug.
- Wenn der Kunde Vorsteuerabzug geltend machen will: Ohne Rechnung mit MWST-Ausweis kein Abzug — so einfach ist das.
- Bei Dienstleistungen und Projekten: Ob Beratung, Webdesign oder Handwerk — Dienstleistungen werden mit einer Rechnung abgerechnet.
- Bei Beträgen über CHF 400: Für die MWST gelten bei grösseren Beträgen strengere formale Anforderungen an die Rechnung.
Wann eine Quittung reicht
- Kleineinkäufe, die bar bezahlt werden: Büromaterial, Kaffee für ein Meeting, Briefmarken.
- Sofortige Gegenleistung: Einkäufe im Laden, Tanken, Verpflegung unterwegs.
- Wenn keine MWST-Abzugsberechtigung nötig ist: Privatpersonen brauchen keine formale Rechnung.
Die goldene Regel
Im Zweifelsfall stellst du immer eine Rechnung aus. Eine Rechnung ist das vollständigere Dokument und deckt alle rechtlichen Anforderungen ab. Du machst damit nie etwas falsch. Eine Quittung kannst du zusätzlich ausstellen, wenn der Kunde eine Zahlungsbestätigung wünscht.
MWST und die Rechnung — warum es wichtig ist
Für den Vorsteuerabzug verlangt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) eine formale Rechnung mit bestimmten Angaben. Konkret muss sie enthalten:
- MWST-Nummer des Leistungserbringers (im Format CHE-XXX.XXX.XXX MWST)
- MWST-Betrag separat ausgewiesen (oder zumindest den Hinweis "inkl. MWST" mit Steuersatz)
- Korrekte Angaben zum Leistungserbringer und Leistungsempfänger
Eine einfache Quittung ohne diese Angaben reicht nicht für den Vorsteuerabzug. Dein Geschäftskunde kann die bezahlte MWST dann nicht zurückfordern — und wird beim nächsten Mal vermutlich einen anderen Anbieter wählen.
Ausnahme bei Kleinbeträgen: Für Leistungen unter CHF 400 (inkl. MWST) gelten vereinfachte Anforderungen gemäss MWSTG. Hier reicht eine sogenannte vereinfachte Rechnung mit weniger Pflichtangaben. Der Kassenbon eines Restaurants oder einer Tankstelle fällt typischerweise in diese Kategorie.
Mehr zum Thema MWST und wie du sie korrekt abrechnest, findest du in unserem Artikel zur MWST-Abrechnung in der Schweiz.
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Häufige Verwechslungen
In der Praxis begegnen uns immer wieder die gleichen Missverständnisse. Hier die drei häufigsten:
"Ich habe dem Kunden eine Quittung geschickt"
Meistens war es gar keine Quittung, sondern eine Rechnung. Wenn du ein Dokument verschickst, mit dem du eine Zahlung aufforderst, ist es eine Rechnung — egal, wie du es nennst. Die Bezeichnung auf dem Dokument ist weniger wichtig als der Inhalt und Zweck.
"Der Kassenbon reicht als Beleg"
Für kleine Barbeträge im Alltag stimmt das in der Regel. Aber sobald es um grössere Geschäftsausgaben geht, brauchst du für den Vorsteuerabzug eine formale Rechnung mit allen MWST-Angaben. Ein Kassenbon über CHF 800 für Büromaterial reicht der Steuerverwaltung nicht — du brauchst eine korrekte Rechnung vom Lieferanten.
"Eine Quittung ersetzt die Rechnung"
Nein, das tut sie nicht. Eine Quittung ergänzt die Rechnung — sie ersetzt sie nicht. Die Rechnung dokumentiert die Forderung, die Quittung bestätigt die Erfüllung. Es sind zwei verschiedene Dokumente mit zwei verschiedenen Funktionen. Für eine saubere Buchhaltung brauchst du im Idealfall beides.
Fazit
Der Unterschied ist im Grunde simpel:
- Rechnung = Zahlungsaufforderung (vor der Zahlung)
- Quittung = Zahlungsbestätigung (nach der Zahlung)
Als Selbständige oder Selbständiger wirst du in der Praxis hauptsächlich Rechnungen ausstellen. Quittungen werden eher selten benötigt — meistens dann, wenn ein Kunde bei Barzahlung eine Bestätigung wünscht.
Achte darauf, dass deine Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten, insbesondere wenn deine Kunden MWST-pflichtig sind und Vorsteuerabzug geltend machen wollen. So vermeidest du Rückfragen, Zahlungsverzögerungen und Ärger mit der Steuerverwaltung.
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