QR-Rechnung erstellen Schweiz: Anleitung 2026

Eine QR-Rechnung in der Schweiz erstellst du mit vier Angaben: Du erfasst deine Empfänger-IBAN (oder QR-IBAN für automatische Zuordnung), die strukturierte Adresse von Rechnungssteller und Kunde, den Betrag in CHF oder EUR sowie eine Referenznummer. Eine konforme Rechnungssoftware wie Pfeffersack generiert daraus automatisch den 46 × 46 mm grossen Swiss-QR-Code, den Zahlteil (148 × 105 mm) und den Empfangsschein als druckfertiges PDF. Seit dem 30. September 2022 gibt es in der Schweiz nur noch dieses Format als Zahlteil – orange und rote Einzahlungsscheine werden nicht mehr verarbeitet. Dieser Guide zeigt dir die Pflichtangaben, die drei Referenz-Typen, die häufigsten Fehler und wie du eine QR-Rechnung ohne Betrag für Spenden oder Mitgliederbeiträge erstellst.

Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist die offizielle, ISO-20022-konforme Standard-Rechnung des Swiss Payment Standards, die am 30. Juni 2020 eingeführt wurde und seit dem 30. September 2022 die Einzahlungsscheine vollständig ersetzt. Sie kombiniert eine reguläre Rechnung mit einem Swiss-QR-Code, der alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar enthält:

• IBAN oder QR-IBAN des Empfängers
• Rechnungsbetrag und Währung (CHF oder EUR)
• Strukturierte Adresse von Rechnungssteller und Zahlungspflichtigem
• Referenznummer (QR-Referenz, Creditor Reference oder ohne Referenz)
• Zahlungszweck und zusätzliche Informationen

Der Zahlteil besteht aus zwei Teilen: links der Empfangsschein (62 × 105 mm) für die manuelle Verarbeitung am Postschalter, rechts der eigentliche Zahlteil (148 × 105 mm) mit dem Swiss-QR-Code. In der Mitte des Codes sitzt immer das Schweizer Kreuz, nie ein Firmenlogo. Der QR-Code ersetzt die früheren Einzahlungsscheine (BESR, ESR) und nimmt dem Zahler das fehleranfällige Abtippen von IBAN, Betrag und Referenz ab.

QR-Rechnung: Welche Pflichtangaben sind 2026 zwingend?

Damit eine QR-Rechnung von Banken verarbeitet wird, müssen folgende Felder korrekt befüllt sein:

Wichtigste Änderung 2026: Seit dem 21. November 2025 sind in neuen QR-Rechnungen nur noch strukturierte Adressen (Typ S) zulässig. Kombinierte Freitext-Adressen (Typ K) verarbeiten die Banken nur noch im Rahmen einer Übergangsfrist bis zum 30. September 2026, danach werden sie abgelehnt. Pflicht sind separate Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land. Drei Dinge solltest du deshalb jetzt prüfen:

• Software: Erzeugt dein Tool den Swiss-QR-Code bereits mit Adresstyp S? Aktuelle Rechnungsprogramme haben dieses Update eingespielt.
• Kundendaten: Sind Strasse und Hausnummer sowie PLZ und Ort in deinem Kundenstamm getrennt erfasst?
• Vorlagen: Excel- oder Word-Vorlagen mit zweizeiligen Adressfeldern musst du auf getrennte Felder umbauen.

Alle Fristen und ein Beispiel für beide Adressformate findest du im Beitrag QR-Rechnung 2026: strukturierte Adressen und was sich ändert.

Wie erstellst du eine QR-Rechnung Schritt für Schritt?

Der Workflow ist – unabhängig vom Tool – immer derselbe:

1. Empfänger-IBAN bzw. QR-IBAN bei deiner Bank anfordern. QR-IBANs werden separat ausgegeben (Banking-Portal → "QR-IBAN bestellen"). Für UBS-Kunden haben wir eine separate Schritt-für-Schritt-Anleitung.
2. Kundendaten erfassen: Strukturierte Adresse mit Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land.
3. Rechnung schreiben: Leistungspositionen, Mengen, Stückpreise, MWST-Satz. Pflichtangaben gemäss OR Art. 957 ff. beachten – ausführlich erklärt im Guide Rechnung schreiben Schweiz: Pflichtangaben.
4. Referenz wählen: QR-Referenz (27-stellig, automatisch generiert) für automatische Zuordnung, SCOR (max. 25-stellig, international), oder keine Referenz für Kleinstbeträge.
5. Prüfen und testen: Scanne den QR-Code vor dem ersten Versand mit deiner Banking-App und kontrolliere, ob IBAN, Betrag, Referenz und Adresse korrekt übernommen werden. Alternativ lädst du das PDF in den QR-Rechnung-Validator hoch oder nutzt das Validierungsportal von SIX.
6. PDF generieren und versenden – per E-Mail oder Post.

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Wie unterscheiden sich QR-Referenz, SCOR und ohne Referenz?

Drei Referenz-Typen existieren – die Wahl entscheidet, ob du Zahlungseingänge automatisch zuordnen kannst:

Für die meisten Schweizer KMU ist QRR die sinnvollste Wahl – die QR-IBAN ist bei den meisten Schweizer Banken kostenlos und der automatische Zahlungsabgleich spart pro Monat mehrere Stunden Buchhaltungszeit. Freelancer mit Kunden im EU-Raum fahren mit SCOR gut, weil die Creditor Reference auch in SEPA-Überweisungen mitläuft. NON bleibt Spenden, Vereinsbeiträgen und Einzelfällen vorbehalten, bei denen der Betrag offen bleibt.

Wie ist die QR-Referenz aufgebaut?

Die QR-Referenz (Nachfolgerin der ESR-Referenz) besteht aus 27 Ziffern: Die Positionen 1–2 kannst du für eine Kundenidentifikation nutzen, die Positionen 3–26 für deine Rechnungs- oder Debitorennummer, und Position 27 ist die Prüfziffer (Modulo 10, rekursiv). Im QR-Code selbst steht die Referenz ohne Leerzeichen; im lesbaren Teil des Zahlteils wird sie zur besseren Lesbarkeit in Fünfergruppen gedruckt (z. B. «21 00000 00003 13947 14300 09017»). Eine Rechnungssoftware generiert Referenz und Prüfziffer automatisch – manuell berechnete Prüfziffern gehören zu den häufigsten Fehlerquellen.

QR-Rechnung manuell vs. mit Software: Was lohnt sich?

Wer eine QR-Rechnung erstellen möchte, hat grundsätzlich drei Wege. Die folgende Tabelle vergleicht den realistischen Aufwand und das Fehlerrisiko:

Excel- und Word-Vorlagen erzeugen den QR-Code meist über ein Add-in oder einen externen Generator. Die Prüfziffer der QR-Referenz musst du dabei selbst berechnen, die Adressfelder von Hand strukturieren und jede Rechnung einzeln formatieren; die Vorlage prüft nichts davon. Bei ein bis zwei Rechnungen im Jahr ist das tragbar, bei regelmässiger Rechnungsstellung die häufigste Fehlerquelle. Ein spezialisiertes Schweizer Rechnungsprogramm mit QR-Rechnung validiert IBAN, Referenz-Prüfziffer und Adressformat automatisch und versendet die Rechnung samt PDF direkt aus dem System. Manuell erstellte QR-Rechnungen sind nach unserer Erfahrung in jeder zweiten Stichprobe formal fehlerhaft – meist wegen falsch berechneter Prüfziffer oder nicht-strukturierter Adresse.

Welche Fehler bei QR-Rechnungen sind besonders teuer?

Diese sechs Fehler sehen wir in der Praxis immer wieder – und so vermeidest du sie:

1. Normale IBAN statt QR-IBAN verwendet (oder umgekehrt): Die QR-Referenz funktioniert nur mit einer QR-IBAN (IID 30000–31999). Mit normaler IBAN ist die Zahlung gültig, wird aber nicht automatisch zugeordnet. Umgekehrt ist eine QR-IBAN ohne QR-Referenz unzulässig; für Rechnungen ohne Referenz oder mit SCOR brauchst du die normale IBAN.
2. Kombinierte statt strukturierte Adressen: Seit dem 21. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen zulässig; ab dem 30. September 2026 lehnen die Banken Freitext-Adressen ab. Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort gehören in separate Felder.
3. QR-Code zu klein, verzerrt oder zu schlecht gedruckt: Der Swiss QR-Code muss exakt 46 × 46 mm gross sein, das Seitenverhältnis 1:1 behalten und mit mindestens 300 dpi gedruckt werden – sonst kann er nicht gescannt werden.
4. Logo im QR-Code: In der Mitte steht ausschliesslich das Schweizer Kreuz – kein Firmenlogo, keine Grafik. Selbst gebaute QR-Codes mit Logo werden vom Scanner abgewiesen.
5. Falsche oder fehlende Währung: Nur CHF und EUR sind zulässig. USD, GBP oder andere Währungen werden vom Schweizer Zahlungssystem nicht verarbeitet.
6. Betrag auf gedruckter Rechnung handschriftlich geändert: Sobald der QR-Code einen Betrag enthält, ist er fixiert. Korrekturen erfordern eine neue Rechnung – ansonsten weichen QR-Code und sichtbarer Betrag voneinander ab.

Ein fehlerhafter QR-Code kostet dich doppelt: Dein Kunde sieht beim Scannen eine Fehlermeldung oder die Bank weist die Zahlung zurück, und du musst die Rechnung neu erstellen und nachfassen. Der Test mit der Banking-App vor dem ersten Versand (Schritt 5 oben) fängt alle sechs Fehler ab.

Gestaltungsregeln: Masse, Schrift und Druck

Wer den Zahlteil selbst layoutet oder druckt, muss die Vorgaben der Swiss Payment Standards exakt einhalten – die Scanner der Banken sind unnachgiebig:

Tabu sind farbige Hintergründe, Werbung im Zahlteil, zusätzliche QR-Codes und jedes Logo im Swiss-QR-Code – in dessen Mitte steht ausschliesslich das Schweizer Kreuz. Beim Papierversand gehört der Zahlteil auf perforiertes, weisses Papier (80–100 g/m²), damit der Empfangsschein sauber abgetrennt werden kann. Wer mit Software arbeitet, muss sich um diese Masse nicht kümmern – das PDF kommt fertig formatiert heraus.

Welche Vorteile hat die QR-Rechnung gegenüber dem Einzahlungsschein?

Die Schweizerische Nationalbank dokumentiert in ihren Statistiken zum Zahlungsverkehr, dass sich die Anzahl bargeldloser Transaktionen über die letzten Jahre stark verändert hat – die QR-Rechnung gehört heute zum gelernten Standard.

Für dich als Rechnungssteller:

• Weniger Tippfehler beim Kunden: Alle Zahlungsdaten stecken im QR-Code – Kunden scannen statt abzutippen.
• Schnellere Zahlungseingänge: Eine Scan-und-bestätigen-Zahlung dauert im E-Banking unter 30 Sekunden.
• Automatische Verbuchung: Mit QR-IBAN + QR-Referenz lassen sich Zahlungseingänge per camt.054 oder camt.053 automatisch verbuchen.
• Internationaler ISO-Standard: Kompatibel mit dem europäischen Zahlungsverkehr (ISO 20022).

Für deine Kunden:

• Ein Scan genügt: QR-Code mit der Banking-App scannen – fertig.
• Keine IBAN-Tippfehler: Empfänger, Betrag und Referenz sind exakt übertragen.
• Bezahlung in unter einer Minute: Direkt aus der Mobile-Banking-App heraus.

QR-IBAN oder normale IBAN: Was brauchst du?

Eine normale IBAN (CH plus 19 Stellen, Institutsidentifikation < 30000 oder > 31999) reicht für QR-Rechnungen ohne Referenz oder mit SCOR-Referenz. Du bekommst Zahlungen wie gewohnt, musst sie aber im Buchhaltungstool manuell der offenen Rechnung zuordnen.

Eine QR-IBAN (CH plus 19 Stellen, Institutsidentifikation 30000–31999) erlaubt zusätzlich die Verwendung der QR-Referenz. Damit ordnet dein E-Banking jede Zahlung automatisch der korrekten offenen Rechnung zu – ein zentraler Effizienzgewinn, sobald du mehr als 5 Rechnungen pro Monat verbuchst. Die QR-IBAN bestellst du bei deiner Bank kostenlos im E-Banking-Portal; sie ist an dasselbe Konto geknüpft wie deine normale IBAN, nur die Nummer ist anders.

Erkennen kannst du eine QR-IBAN an den Stellen 5 bis 9: In der Muster-QR-IBAN aus den SIX-Beispielrechnungen «CH44 3199 9123 0008 8901 2» steht dort die QR-IID 31999, während eine normale IBAN wie «CH93 0076 2011 6238 5295 7» an derselben Stelle die IID 00762 trägt. Die beiden Nummern sind nicht austauschbar: Die QR-IBAN verlangt zwingend eine QR-Referenz, die normale IBAN darf keine tragen.

Buchhaltung ab CHF 5/Monat: Pfeffersack wurde speziell für Schweizer Einzelfirmen und Freelancer entwickelt – QR-Rechnungen, Belegerfassung und MWST inklusive. 7 Tage kostenlos testen →

QR-Rechnung ohne Betrag: Vereine, Spenden und Mitgliederbeiträge

Eine QR-Rechnung ohne Betrag ist für Spendenaufrufe, Mitgliederbeiträge und offene Beträge gedacht: Der Zahler trägt die Summe beim Bezahlen selbst ein. Der Swiss-QR-Standard lässt das Betragsfeld dafür leer, alle übrigen Angaben bleiben gleich. So gehst du vor:

1. Normale IBAN verwenden: Eine QR-IBAN verlangt zwingend eine QR-Referenz. Für Spenden ohne Referenz brauchst du deshalb die normale IBAN deines Vereins- oder Geschäftskontos.
2. Betrag leer lassen: Das Feld bleibt frei, der Zahler ergänzt es in der Banking-App oder am Postschalter.
3. Referenztyp NON wählen: Statt einer Referenz nutzt du die unstrukturierte Mitteilung (max. 140 Zeichen), etwa «Mitgliederbeitrag 2026» oder «Spende Jugendlager».
4. Zahler-Adresse nach Bedarf: Bei Sammelaufrufen bleibt sie leer; bei persönlich adressierten Beitragsrechnungen füllst du sie aus, damit die Zahlung beim Verbuchen zuordenbar bleibt.

Ohne Referenz ordnet das E-Banking die Zahlungen nicht automatisch zu. Wer viele Mitglieder hat, versendet die Beitragsrechnung deshalb besser mit festem Betrag und QR-Referenz; dann lässt sich jeder Eingang eindeutig einem Mitglied zuordnen. Die offene Variante bleibt der Spendenkommunikation vorbehalten, bei der der Betrag bewusst frei bleibt.

Pfeffersack: QR-Rechnungen erstellen leicht gemacht

Pfeffersack automatisiert den gesamten Workflow vom Kunden-Stammdatensatz bis zum versendeten PDF.

Wie funktioniert die QR-Rechnung in Pfeffersack?

1. Kunde auswählen oder neu erfassen (strukturierte Adresse wird erzwungen – kein manueller Format-Check nötig).
2. Artikel oder Dienstleistung eingeben inklusive MWST-Satz (0 % / 2.6 % / 3.8 % / 8.1 % – siehe MWST-Sätze 2026).
3. Versenden – QR-Code, Referenznummer, Empfangsschein und PDF werden automatisch generiert.

Warum eine Schweizer Software für Schweizer Rechnungen?

• Swiss-QR-Standard: IBAN, QR-IBAN und QR-Referenz werden beim Erstellen geprüft, die Prüfziffer wird automatisch berechnet.
• Strukturierte Adressen (S-Typ) seit November 2025 als Default – ohne Migrationsaufwand für Bestandskunden.
• Web-App auf dem Handy: QR-Rechnungen unterwegs erstellen und versenden, ohne App Store.
• Schweizer Datenhaltung: Kundendaten, Belege und Backups liegen in einem Rechenzentrum in der Schweiz (Details in der Datenschutzerklärung); welche KI-Modelle die Beleg-Erkennung nutzen, steht auf KI-Transparenz.
• Schweizer Support: Auf Deutsch, von Menschen, die das Schweizer Steuersystem kennen.

Tipps für QR-Rechnungen, die schneller bezahlt werden

Klare Rechnungsstruktur

• Aussagekräftige Rechnungsnummern (fortlaufend, lückenlos – siehe OR-Vorgaben)
• Eindeutige Leistungsbeschreibung mit Datum oder Periode
• Realistische, aber kurze Zahlungsfristen (10–14 Tage statt 30)

Rechtzeitiger Versand

Versende Rechnungen idealerweise innerhalb von 48 Stunden nach Leistungserbringung – je länger du wartest, desto weniger dringlich wirkt die Rechnung beim Kunden.

Effizientes Mahnwesen

Bleiben Zahlungen aus, hilft ein klar strukturiertes Mahnwesen. Eine Vorlage und den richtigen Ablauf findest du in der Mahnung schreiben: Vorlage und Anleitung.

Offerten vor der Rechnung

Aus einer professionellen Offerte wird mit einem Klick eine Rechnung – das spart Doppelerfassung. Wie du eine Offerte erstellen solltest, haben wir separat dokumentiert.

Für wen lohnt sich eine spezialisierte QR-Rechnungs-Software?

Selbständige und Freelancer: Wer QR-Rechnungen von Hand baut, verliert Bürozeit für Prüfziffern, Adressfelder und Layout, und jede dieser Stellen ist eine Fehlerquelle. Eine Software nimmt dir diese Schritte ab, sobald du regelmässig Rechnungen stellst.

Kleine Unternehmen (KMU): Mit wachsendem Kundenstamm wird die automatische Verbuchung über QR-IBAN zur Pflicht. Manuelles Abgleichen von 50+ Zahlungseingängen pro Monat ist nicht skalierbar.

Dienstleister mit Stundenerfassung: Tools, die Zeit- und Spesenerfassung direkt in die Rechnung übernehmen, verhindern vergessene oder doppelt abgerechnete Posten.

Häufige Fragen zur QR-Rechnung

Sind QR-Rechnungen in der Schweiz Pflicht?

Ja. Seit dem 30. September 2022 gibt es im Schweizer Zahlungsverkehr nur noch die QR-Rechnung als Zahlteil. Alte orange (ESR) und rote Einzahlungsscheine werden von Banken nicht mehr verarbeitet und vom System zurückgewiesen. Eine Rechnung ganz ohne Zahlteil darfst du weiterhin verschicken; dein Kunde muss die Zahlung dann aber manuell im E-Banking erfassen.

Was ist der Unterschied zwischen IBAN und QR-IBAN?

Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN-Variante mit einer Institutsidentifikation (IID) zwischen 30000 und 31999. Nur sie erlaubt die Verwendung einer 27-stelligen QR-Referenz, die für automatische Zahlungszuordnung im E-Banking nötig ist. Eine normale IBAN funktioniert für QR-Rechnungen mit SCOR-Referenz oder ohne Referenz.

Kann ich eine QR-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja. Für einzelne Rechnungen reicht ein kostenloser Generator: Mit dem QR-Rechnung-Generator von Pfeffersack erstellst du ohne Registrierung eine QR-Rechnung mit Zahlteil als PDF, und viele Banken bieten im E-Banking einen eigenen Generator an. Kunden speichern, Rechnungsnummern fortlaufend vergeben und Zahlungseingänge verbuchen kannst du damit nicht; ab einer Handvoll Rechnungen pro Monat lohnt sich deshalb eine Rechnungssoftware.

Was ändert sich 2026 bei der QR-Rechnung?

Die wichtigste Änderung trat bereits am 21. November 2025 in Kraft: Adressen müssen strukturiert übermittelt werden (separate Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land). Kombinierte Freitext-Adressen verarbeiten die Banken nur noch bis zum 30. September 2026; danach werden sie abgelehnt. Wer noch alte Software oder Vorlagen einsetzt, muss bis dahin umstellen.

Kann ich QR-Rechnungen für jeden Betrag verwenden?

Ja. QR-Rechnungen funktionieren von CHF 0.01 bis CHF 999'999'999.99. Du kannst den Betrag auch leer lassen – dann trägt der Kunde ihn selbst ein (z. B. bei Spenden- oder Pauschalrechnungen). Wie das für Vereine und Spenden konkret aussieht, zeigt der Abschnitt QR-Rechnung ohne Betrag.

Was kostet eine QR-IBAN bei der Bank?

Die meisten Schweizer Banken (UBS, ZKB, Raiffeisen, PostFinance) stellen QR-IBANs kostenlos zur Verfügung. Du bestellst sie im E-Banking-Portal unter "Zahlungsverkehr" oder "QR-IBAN". Bei PostFinance findest du sie als "QR-IBAN" im Bereich Konto-Stammdaten.

Was ist der Unterschied zwischen QR-Rechnung und eBill?

Die QR-Rechnung ist ein papier- oder PDF-basierter Standard mit Swiss-QR-Code – der Empfänger scannt oder druckt und bezahlt. eBill dagegen liefert die Rechnung direkt ins E-Banking des Zahlers, der sie dort mit einem Klick freigibt. Beide Standards existieren parallel und schliessen sich nicht aus. Für Selbständige und kleine KMU ist die QR-Rechnung in der Regel der pragmatischere Einstieg; eBill lohnt sich, sobald ein hoher Anteil deiner Kunden im E-Banking arbeitet.

Wie teste ich, ob mein QR-Code korrekt ist?

Scanne den QR-Code mit deiner Banking-App und vergleiche IBAN, Betrag, Referenz und Adresse mit der Rechnung. Wer es genauer wissen will, lädt das PDF oder ein Foto in den QR-Rechnung-Validator hoch, der den Inhalt des Swiss-QR-Codes im Browser ausliest und die Referenz prüft, oder nutzt das Validierungsportal von SIX.

Was passiert, wenn der QR-Code beim Kunden nicht funktioniert?

Eine korrekt generierte QR-Rechnung (validiertes Format, Prüfziffer korrekt) wird von allen Schweizer Banking-Apps gelesen. Falls ein Kunde dennoch Probleme hat, kann er die Zahlung manuell auf Basis der lesbaren Felder im Zahlteil ausführen – alle Angaben (IBAN, Betrag, Referenz) sind dort zusätzlich im Klartext gedruckt.

Kann ich QR-Rechnungen auch in EUR ausstellen?

Ja, der Swiss-QR-Standard erlaubt CHF und EUR. Voraussetzung ist ein Konto, das die jeweilige Währung führt – bei EUR-Rechnungen also ein EUR-Konto bei einer Schweizer Bank. Andere Währungen (USD, GBP) sind nicht zulässig.

Fazit: QR-Rechnung erstellen ist 2026 keine Kür mehr

Seit dem 30. September 2022 gibt es in der Schweiz nur noch die QR-Rechnung als Zahlteil, und mit der Pflicht zu strukturierten Adressen seit dem 21. November 2025 wurde der formale Anspruch nochmals erhöht. Wer noch manuell oder mit veralteten Vorlagen arbeitet, riskiert Rückweisungen und verliert Zeit, die sich besser in das eigene Business investieren lässt.

Das Wichtigste in Kürze:

• QR-Rechnungen sind in der Schweiz Pflicht – orange und rote Einzahlungsscheine sind abgeschafft.
• Eine konforme QR-Rechnung braucht IBAN/QR-IBAN, strukturierte Adressen, Betrag, Währung und – für automatische Verbuchung – eine QR-Referenz.
• Strukturierte Adressen (S-Typ) sind seit dem 21. November 2025 verpflichtend; Banken verarbeiten kombinierte Adressen nur noch bis zum 30. September 2026.
• Für Spenden und Mitgliederbeiträge ohne festen Betrag genügt die normale IBAN ohne Referenz.
• Mit einer spezialisierten Software erstellst du QR-Rechnungen in unter 2 Minuten – konform, fehlerfrei und automatisch verbuchbar.

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