Die beste Bexio-Alternative hängt 2026 von deiner Unternehmensform ab: Für Schweizer Einzelfirmen und Freelancer ist Pfeffersack (ab CHF 5/Mt. im Jahresabo) die günstigste Komplettlösung in diesem Vergleich — mit QR-Rechnung, MWST, Zeiterfassung und KI-Belegerfassung in einem Plan. Für eine GmbH mit Lohnbedarf sind CashCtrl PRO (CHF 350/Jahr inklusive Lohnbuchhaltung) und Swiss21 (eine Lohnabrechnung pro Monat gratis) die stärksten Optionen. Wer ganz ohne Softwarekosten auskommen will und Buchhaltungswissen mitbringt, fährt mit CashCtrl Free. Der Anlass für den Wechsel ist aktuell: Seit der Preisumstellung im März 2026 kostet Bexio mit KI-Belegerfassung CHF 42 statt CHF 35 pro Monat — eine Preiserhöhung von rund 20% (bexio.com, Stand Juni 2026).
Bexio bleibt der bekannteste Anbieter am Schweizer Markt: über 100'000 KMU nutzen die Software nach eigenen Angaben (Februar 2026, inside-it.ch). Trotzdem fragen sich gerade Freelancer, Einzelunternehmer und kleine GmbH: Lohnt sich das noch? In diesem Artikel findest du acht Bexio-Alternativen, die wir alle persönlich getestet haben — mit verifizierten Preisen (Stand Juni/Juli 2026), klaren Empfehlungen je nach Unternehmensform und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Wechsel.
Warum Bexio-Nutzer 2026 verstärkt wechseln
Aus Hunderten Gesprächen mit Schweizer Selbständigen kristallisieren sich drei wiederkehrende Gründe für den Bexio-Wechsel heraus.
1. Die Preiserhöhung vom März 2026. Bexio hat seine Plan-Struktur grundlegend umgebaut. Der bisherige Starter (CHF 35/Mt.) heisst neu Advanced und kostet CHF 42/Mt. — bei vergleichbarem Funktionsumfang. Das neue Basic-Paket (CHF 35/Mt.) behält zwar E-Banking, Zeiterfassung und Projektverwaltung, verzichtet aber auf die KI-Belegerfassung — also auf genau die Automatisierung, die im Alltag den grössten Zeitgewinn bringt (Quelle: bexio.com/pakete-preise, Juni 2026). Details findest du in unserer Analyse zur Bexio-Preiserhöhung 2026.
2. Funktions-Overkill für die Solo-Realität. Bexio wurde als ERP-System für KMU mit Teams konzipiert. CRM, Lagerverwaltung, Multi-User-Rechtesystem und 100+ Integrationen sind beeindruckend — und für rund 80% der Schweizer Einzelfirmen schlicht ungenutzte Fläche. Wer als Freelancer pro Monat zehn Rechnungen schreibt und ein paar Belege verbucht, zahlt bei Bexio Advanced CHF 504 pro Jahr für Werkzeug, das er zu 90% liegen lässt.
3. Lernkurve und Komplexität. Bexio bietet alles — und genau das ist das Problem. Wer keine Buchhaltungskenntnisse mitbringt, kämpft sich durch verschachtelte Menüs und Konfigurationsmasken. Schlankere Alternativen sind in 5 Minuten startklar, weil sie sich auf das fokussieren, was Einzelunternehmer tatsächlich brauchen.
Wichtig: Bexio ist nicht "schlecht". Für ein wachsendes KMU mit fünf Mitarbeitenden, Lohnbuchhaltung und CRM-Bedarf bleibt Bexio die umfassendste Lösung am Schweizer Markt. Die Frage ist nur: Bist du dieses Unternehmen — oder zahlst du dafür, ohne es zu sein?
Was kostet Bexio aktuell wirklich? (Stand Juni 2026)
Damit der Vergleich fair ist, hier zuerst die ehrlichen Bexio-Kosten nach der März-Preisumstellung — direkt verifiziert auf bexio.com/de-CH/pakete-preise (Juni 2026):
| Bexio-Plan | Jahresabo (CHF/Mt.) | Monatlich kündbar | Jahreskosten¹ | User | Was ist drin / fehlt |
|---|---|---|---|---|---|
| Basic | CHF 35 | CHF 45 | CHF 420 | 1 | QR-Rg., Buchhaltung, E-Banking, Zeiterfassung — ohne KI-Belegerfassung |
| Advanced | CHF 42 | CHF 52 | CHF 504 | 2 | + KI-Belegerfassung (50 Scans/Mt.), Lohn als Add-on möglich |
| Optima | CHF 69 | CHF 79 | CHF 828 | 5 | + 100 KI-Scans/Mt., Lohn bis 5 MA inkl., bexio Pay als Add-on |
| Ultimate | CHF 119 | CHF 129 | CHF 1'428 | 25 | + unlim. Scans (~1000 Fair Use), Lohn bis 25 MA, bexio Pay inkl. |
¹ im Jahresabo, exkl. MwSt.
Add-ons (kommen oben drauf):
- Lohnbuchhaltung ab Advanced: CHF 7/Mt. (1 Mitarbeiter) bzw. CHF 25/Mt. (5 Mitarbeiter)
- bexio Pay: CHF 14/Mt. (in Ultimate inklusive)
- Zusätzliche User: CHF 21/Mt. pro User über das Plan-Limit hinaus
Die ehrlichen Jahreskosten für eine typische Einzelfirma, die KI-Belegerfassung tatsächlich nutzt, liegen bei CHF 504/Jahr (Advanced). Wer ohne KI auskommt, zahlt CHF 420/Jahr (Basic). Für eine GmbH mit einem Angestellten landest du bei CHF 504 bis CHF 588/Jahr (Advanced + Lohn). Genau diese Schwellen treiben Bexio-Nutzer in die Alternativen.
Wie wir verglichen haben: Methodik
Transparenz zuerst: Pfeffersack ist unser eigenes Produkt. Damit der Vergleich trotzdem belastbar ist, haben wir alle acht Alternativen mit demselben realen Szenario getestet:
- Firmenprofil anlegen und Schweizer Kontenrahmen (KMU/Käfer) aktivieren
- QR-Rechnung erstellen und an einen Testkunden senden
- 5 Belege per OCR scannen und automatisch buchen lassen
- Bankabgleich mit einem CAMT.053-Export einer Schweizer Bank
- MWST-Abrechnung Q1/2026 generieren (Sätze 8.1% / 2.6% / 3.8%)
Preise wurden im Juni/Juli 2026 direkt auf den Anbieter-Websites verifiziert. Wo eine Funktion nur in einem teureren Plan verfügbar ist — oder ganz fehlt —, ist das klar gekennzeichnet. Wir haben bewusst keine Sterne-Wertung vergeben — jedes Tool gewinnt in einem bestimmten Szenario, und jedes hat klare Grenzen. Die Empfehlung am Ende richtet sich nach Unternehmensform und Bedarf, nicht nach einem abstrakten "Best-of".
Schnellvergleich: Die 8 besten Bexio Alternativen 2026
| # | Software | Preis ab | Zielgruppe | QR-Rg. | MWST | Bank-Import | OCR/KI | Lohn |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Pfeffersack | CHF 5/Mt.¹ | Einzelfirma, Freelancer, kleine GmbH | ✅ | ✅ | ✅ KI | ✅ GPT-4 | ❌ |
| 2 | MILKEE | CHF 24.90/Mt.¹ | Freelancer, Selbständige, GmbH | ✅ | ✅² | ✅ | ✅ KI | ❌ |
| 3 | Magic Heidi | CHF 25/Mt.¹ | Solo-Einzelfirmen, Solo-GmbH | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ KI | ❌ |
| 4 | CashCtrl | Gratis | KMU, Vereine, Treuhänder | ✅ | ✅ | ⚠️ Pro | ❌ | ⚠️³ |
| 5 | Infinity | CHF 24/Mt.¹ | Freelancer, GmbH mit Lohnbedarf | ✅ | ⚠️⁴ | ✅ | ✅ KI⁵ | ⚠️⁶ |
| 6 | Swiss21 | Gratis-Einstieg | KMU mit Lohnbedarf | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅⁷ |
| 7 | KLARA | CHF 55/Mt.¹ | Kleinunternehmen mit Lohn | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅⁸ |
| 8 | Banana | CHF 89/Jahr | Treuhänder, Vereine, Erfahrene | ✅ | ✅ | ⚠️ | ❌ | ❌ |
¹ Jahresabo · ² MWST-Abrechnung ab Business-Plan (CHF 34.90/Mt.) · ³ im PRO-Plan (CHF 350/Jahr) inklusive · ⁴ MWST-Abrechnung erst ab Pro (CHF 38/Mt.) · ⁵ Belegscans limitiert (75–450/Jahr je Plan) · ⁶ Lohn-Add-on CHF 9/Mt. pro Mitarbeiter · ⁷ 1 Lohnabrechnung/Monat inkl. · ⁸ ab CHF 4.90 pro Lohnabrechnung
Wichtig: Der reine Einstiegspreis ist nur die halbe Wahrheit. Bei manchen Anbietern fehlen im Basis-Plan zentrale Funktionen wie Bankabgleich, MWST-Abrechnung oder OCR. Für eine vollständig kostenfokussierte Übersicht siehe unseren Preisvergleich der günstigsten Schweizer Buchhaltungssoftware.
Beste Bexio-Alternativen für Einzelfirmen & Freelancer
Wenn du als Einzelunternehmer, Freelancer oder Solo-GmbH arbeitest und unter CHF 500'000 Jahresumsatz bleibst, darfst du gemäss Art. 957 Abs. 2 OR die einfache Buchhaltung (Milchbüechli-Rechnung) führen. Du brauchst kein ERP-System — sondern ein Tool, das QR-Rechnungen, MWST und Belegerfassung schnell erledigt. Hier sind die vier besten Optionen.
1. Pfeffersack — Komplettlösung für Schweizer Solos ab CHF 5/Mt.
Pfeffersack ist explizit für Schweizer Einzelfirmen und Freelancer entwickelt — und mit CHF 5/Monat im Jahresabo (bzw. CHF 7/Mt. monatlich kündbar) preislich die tiefste Lösung in diesem Vergleich. Das Preismodell ist bewusst flach: ein Plan, alle Funktionen inklusive, kein Feature-Gating in teurere Pakete.
Stärken:
- Alles drin: QR-Rechnung, einfache und doppelte Buchhaltung, MWST, Zeiterfassung, KI-Bankimport mit Buchungsvorschlägen und Belegerfassung per GPT-4-OCR — alle Funktionen im Basis-Plan
- In 5 Minuten startklar: keine Buchhaltungskenntnisse nötig, weil die Oberfläche auf Solos zugeschnitten ist
- Schweizer Hosting, nDSG-konform, deutscher Support
- 7 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte
Grenzen:
- Keine Lohnbuchhaltung (für Solos kein Nachteil)
- Kein CRM, keine Lagerverwaltung, kein Multi-User-Rechtesystem
- Für GmbH mit Mitarbeitenden zu schlank
Pfeffersack passt zu dir, wenn: Du allein arbeitest, eine günstige Rundum-Lösung willst und Wert auf KI-Automatisierung legst. Die Feature-Gegenüberstellung findest du auf der Pfeffersack-vs-Bexio-Vergleichsseite.
Bereit, von Bexio zu wechseln? Teste Pfeffersack 7 Tage kostenlos — Datenimport in unter einer Stunde, keine Kreditkarte nötig.
2. MILKEE — die KI-fokussierte Mittelklasse für Freelancer und GmbH
MILKEE ist eine moderne Schweizer Lösung, die sich preislich im Mittelfeld bewegt und besonders für Freelancer attraktiv ist, die später zur GmbH skalieren wollen. Das Preismodell: drei Stufen, jeweils im Jahresabo gerechnet, ohne Gratis-Plan.
Preise (Stand Juni 2026, milkee.ch/preise):
- Basic: CHF 24.90/Mt. (Jahresabo) — 120 KI-Belegscans/Jahr, 2 User
- Business: CHF 34.90/Mt. — inkl. doppelte Buchhaltung und MWST-Abrechnung, 300 KI-Scans
- Scale: CHF 44.90/Mt. — unlimitierte KI-Scans, 5 User
Stärken: KI-Belegerfassung gehört zum Besten am Markt. Bankimport ist seit Anfang 2026 in allen Plänen inklusive. Mahnwesen, Steuerexport und ein klarer Wachstumspfad von Einzelfirma zur GmbH ohne Tool-Wechsel.
Grenzen: Die volle MWST-Abrechnung gibt es erst ab Business (CHF 34.90/Mt.) — Basic ist dafür zu schlank. KI-Scans sind kontingentiert (ausser Scale). Kein Gratisplan.
MILKEE passt zu dir, wenn: Du Wert auf eine durchdesignte, mobile-first Oberfläche und KI-Automatisierung legst und bereit bist, im Mittelfeld zu zahlen. Tieferer Vergleich im Artikel MILKEE Alternative Schweiz.
3. Magic Heidi — die App-First-Lösung für mobile Solos
Magic Heidi (Schweizer Startup) richtet sich ausschliesslich an Einzelunternehmer und Solo-GmbH und ist auf iPhone, Android, Mac, Windows und Web verfügbar — das Tool ist konsequent mobil gedacht.
Preise (Juni 2026, magicheidi.ch):
- Kostenloser Plan: 3 Rechnungen, 3 Ausgaben/Monat
- Monatlich: CHF 39/Mt.
- Jahresabo: CHF 25/Mt. (= CHF 299/Jahr)
Stärken: Sehr saubere mobile Apps, Multi-Currency-Support (50+ Währungen), automatische QR-Code-Rechnung, OCR für Belege, MWST-Sätze 8.1% / 2.6% / 3.8% korrekt umgesetzt.
Grenzen: Nur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung — keine doppelte Buchhaltung. Damit ungeeignet, sobald du im Handelsregister eingetragen bist oder zur GmbH wechselst. Kleinere Community als die anderen Anbieter.
Magic Heidi passt zu dir, wenn: Du unterwegs Rechnungen schreibst, mobile-first arbeitest und in der Solo-Phase bleibst.
4. CashCtrl — die einzige seriöse Gratis-Buchhaltung
CashCtrl ist die wohl bekannteste Schweizer Gratis-Buchhaltung und richtet sich an Nutzer mit Buchhaltungserfahrung. Der Free-Plan ist überraschend vollständig — und der PRO-Plan ist ein Geheimtipp für GmbH mit Lohnbedarf.
Preise (Juli 2026, cashctrl.com):
- FREE: gratis — unbegrenzte Buchungen, QR-Rechnung, MWST, doppelte Buchhaltung, sogar Artikel- und Bestandsverwaltung
- PRO: CHF 350/Jahr — Bankimport (camt.052/053/054, MT940), Fremdwährungen, integrierte Lohnbuchhaltung, 3 User, 2 Organisationen
Stärken: Vollwertige doppelte Buchhaltung gratis. Der PRO-Plan ist mit CHF 350/Jahr inklusive Lohnbuchhaltung die günstigste Lohn-Lösung in diesem Vergleich. API-Schnittstelle für eigene Integrationen. Schweizer Hosting, mandantenfähig — perfekt für Treuhänder und Vereine.
Grenzen: Keine eingebaute Hilfestellung — wer nicht weiss, was Soll und Haben sind, ist hier überfordert. Eine OCR-Belegerfassung führt CashCtrl, Stand Juli 2026, in keinem Plan im Funktionsumfang auf — Belege erfasst du manuell. Bankimport gibt es erst im PRO-Plan. Keine Zeiterfassung.
CashCtrl passt zu dir, wenn: Du Buchhaltungskenntnisse mitbringst und entweder gar kein Software-Budget hast (FREE) — oder eine GmbH mit Lohnbedarf führst und eine sehr günstige Lohn-Komplettlösung willst (PRO, CHF 350/Jahr).
Beste Bexio-Alternativen für GmbH und KMU
Sobald du eine GmbH oder AG führst, schreibt Art. 957 Abs. 1 OR die ordentliche Buchführung mit doppelter Buchhaltung vor. Hast du zusätzlich Mitarbeitende, brauchst du eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung. Vier Alternativen kommen hier ernsthaft infrage.
5. Infinity — der junge Herausforderer mit Lohn-Add-on
Infinity (NextBusiness AG, Kloten ZH, gegründet 2023) ist die jüngste Lösung in diesem Vergleich und positioniert sich offensiv als Bexio-Alternative — mit moderner Oberfläche und einem auffällig günstigen Lohn-Modell.
Preise (Juni 2026, infinity.swiss/preise):
- Start: CHF 24/Mt. (Jahresabo; CHF 29 monatlich) — ohne MWST-Abrechnung
- Pro: CHF 38/Mt. (Jahresabo; CHF 45 monatlich) — inkl. MWST-Abrechnung und wiederkehrende Rechnungen
- Business: CHF 75/Mt. (Jahresabo)
- Lohn-Add-on: CHF 9/Mt. pro abgerechnetem Mitarbeiter (Swissdec ELM 5.0)
Stärken: Moderne, aufgeräumte Oberfläche in vier Sprachen (DE/FR/IT/EN). Zeiterfassung und Treuhänder-Zugang inklusive. Die Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung als Add-on ist preislich attraktiv: Eine GmbH mit zwei Löhnen zahlt mit Pro + Lohn CHF 56/Mt. — weniger als Bexio Optima.
Grenzen: Die MWST-Abrechnung gibt es erst ab Pro (CHF 38/Mt.) — der beworbene Einstiegspreis von CHF 24/Mt. gilt faktisch nur für nicht MWST-pflichtige Firmen. KI-Belegscans sind limitiert (75/250/450 pro Jahr je nach Plan). Ein Mahnwesen führt Infinity, Stand Juni 2026, nicht als Funktion auf. Und: Das Unternehmen ist erst seit 2023 am Markt — eine deutlich kürzere Erfolgsbilanz als Bexio, Banana oder CashCtrl.
Infinity passt zu dir, wenn: Du eine kleine GmbH mit ein bis drei Löhnen führst, eine mehrsprachige, moderne Oberfläche willst und mit den Scan-Limits leben kannst.
6. Swiss21 — die Gratis-Plattform mit Lohnabrechnung inklusive
Swiss21 ist ein Cloud-Verbund mehrerer etablierter Schweizer Software-Hersteller (Abacus, Glarotech, SmartWe) und wird laut Eigenangabe von rund 80'000 Schweizer Unternehmen genutzt.
Stärken: Kostenloser Einstieg in die Buchhaltung. Über 70 Bankanbindungen und KI-Belegerkennung. Eine kostenlose Lohnabrechnung pro Monat ist im Free-Plan inklusive — das spart kleinen GmbH, die nur einen Geschäftsführerlohn abrechnen, mehrere hundert Franken pro Jahr. Modulares System mit CRM, Webshop und Spesenmanagement.
Grenzen: Die Plattform vereint mehrere Hersteller — die einzelnen Module fühlen sich nicht aus einem Guss an. Für mehr als eine Lohnabrechnung pro Monat fallen Zusatzkosten an. Die Oberfläche wirkt weniger modern als bei MILKEE oder Pfeffersack.
Swiss21 passt zu dir, wenn: Du eine kleine GmbH mit einem Geschäftsführerlohn führst und so wenig wie möglich für Software ausgeben willst.
7. KLARA — der Allrounder mit Lohn-Modul
KLARA (Axon Ivy AG) positioniert sich als All-in-One-Businessplattform für Schweizer KMU und vereint Buchhaltung, Lohn, CRM und Kassensystem. Wichtig zu wissen: Die früher günstige Einzel-Buchhaltung gibt es nicht mehr.
Preise (Juni 2026, klara.ch):
- Buchhaltung nur noch im Business-Paket: ab CHF 55/Mt. im Jahresabo (= CHF 660/Jahr; regulär CHF 69/Mt.) — Achtung, KLARA fährt wechselnde Rabattaktionen, hier zählt der reguläre Preis
- Lohnmodul: CHF 4.90 pro Lohnabrechnung, Swissdec ELM5 zertifiziert
- Kassensystem und Inventar als Zusatzmodule
Stärken: Modulare Struktur — du kaufst nur, was du brauchst. Swissdec-zertifizierter Lohn ist ein klares Plus für KMU mit Mitarbeitenden. Saubere Oberfläche, Schweizer Hosting, Schweizer Support.
Grenzen: Der Einstieg ist mit CHF 660/Jahr teurer als Bexio Basic (CHF 420/Jahr) — KLARA ist keine Spar-Alternative mehr, sondern eine funktionale. Wer Buchhaltung + Lohn + CRM kombiniert, landet schnell über Bexio-Niveau. Die Performance lässt bei grossen Datenmengen nach. Mehr Details im KLARA-Vergleich.
KLARA passt zu dir, wenn: Du eine GmbH mit ein bis drei Mitarbeitenden führst, sauberen Lohn brauchst und die modulare Logik magst — und der Preis nicht das Hauptargument ist.
8. Banana Accounting — der Desktop-Klassiker aus dem Tessin
Banana ist seit 1989 am Markt — also über 35 Jahre (Quelle: banana.ch, Copyright 1989–2026) — und einer der wenigen Anbieter, die primär als Desktop-Anwendung laufen. Cloud-Sync wurde erst 2024 nachgereicht. Laut Eigenangabe wurden über 400'000 Produkte verkauft.
Preise (Juni 2026, banana.ch):
- Free: max. 70 Buchungszeilen pro Datei
- Professional: CHF 89/Jahr — Einzelunternehmer, kleine Firmen bis CHF 100'000 Umsatz
- Advanced: CHF 179/Jahr — erfahrene Nutzer, häufige Updates
Stärken: Extreme Flexibilität bei den Kontenrahmen — perfekt für Treuhänder mit vielen Mandanten und unkonventionellen Anforderungen. Mehrwährungs-Buchhaltung gehört zum Besten am Markt. Funktioniert ohne Internetverbindung.
Grenzen: Oberfläche wirkt aus der Zeit gefallen. Die Rechnungsstellung ist rudimentär — kein vollwertiger QR-Rechnungs-Workflow mit Debitorenverwaltung und Versand wie bei Cloud-Lösungen. Kein automatischer Bankabgleich, keine mobile App. Steile Einarbeitungskurve für Nicht-Buchhalter. Daten liegen lokal auf einem einzigen Rechner. Vollständige Analyse im Banana Alternative Schweiz-Artikel.
Banana passt zu dir, wenn: Du Treuhänder bist, viele Mandate verwaltest oder als Verein eine günstige, anpassbare Lösung suchst.
Bexio direkt im Vergleich: Was kostet dich der Wechsel — und was sparst du?
Damit der Wechsel-Effekt greifbar wird, hier die 5-Jahres-Rechnung für die typischen Bexio-Wechsler.
Szenario A: Freelancer wechselt von Bexio Advanced auf Pfeffersack
| Zeitraum | Bexio Advanced (CHF 42/Mt.) | Pfeffersack (CHF 5/Mt. Jahresabo) | Ersparnis |
|---|---|---|---|
| 1 Jahr | CHF 504 | CHF 60 | CHF 444 |
| 3 Jahre | CHF 1'512 | CHF 180 | CHF 1'332 |
| 5 Jahre | CHF 2'520 | CHF 300 | CHF 2'220 |
Bei vergleichbarer Kernfunktion (QR-Rechnung, MWST, E-Banking, KI-Belegerfassung) sparst du über 5 Jahre den Gegenwert eines neuen MacBook Air oder einer ganzen Steuerberatung. Wer mit Bexio Basic (CHF 35/Mt., ohne KI-Belegerfassung) auskäme, spart immer noch CHF 1'800 über 5 Jahre beim Wechsel zu Pfeffersack.
Szenario B: Solo-GmbH mit Lohnbedarf wechselt von Bexio Advanced + Lohn auf Swiss21
Eine kleine GmbH mit einem Geschäftsführer-Lohn zahlt bei Bexio Advanced + Lohn-Add-on für 1 Mitarbeiter CHF 49/Mt. (CHF 42 + CHF 7) — das sind CHF 588/Jahr. Bei Swiss21 ist eine Lohnabrechnung pro Monat im Gratis-Plan inklusive:
| Zeitraum | Bexio Advanced + Lohn | Swiss21 (1 Lohn/Mt. inkl.) | Ersparnis |
|---|---|---|---|
| 1 Jahr | CHF 588 | CHF 0 (Basisfunktionen) | CHF 588 |
| 5 Jahre | CHF 2'940 | CHF 0 | CHF 2'940 |
Wichtig: Swiss21 ist im Gratis-Bereich funktional schmaler als Bexio Advanced — der Vergleich passt nur, wenn die Lohnabrechnung tatsächlich der entscheidende Treiber ist. Wer eine vollwertige doppelte Buchhaltung mit integrierter Lohnbuchhaltung will, fährt in diesem Vergleich mit CashCtrl PRO (CHF 350/Jahr) am günstigsten: Gegenüber Bexio Advanced + Lohn (CHF 588/Jahr) sind das CHF 238 Ersparnis pro Jahr bzw. CHF 1'190 über 5 Jahre — Buchhaltungskenntnisse vorausgesetzt.
Szenario C: KMU mit 3 Mitarbeitenden bleibt aus gutem Grund bei Bexio
Sobald du fünf oder mehr Mitarbeitende hast, integrierte Lohnbuchhaltung brauchst und CRM aktiv nutzt, rechnet sich Bexio Optima oder Ultimate weiterhin — die Alternativen müssten dann mehrere Tools kombinieren, was schnell teurer wird. Das ist der ehrliche Anwendungsfall, in dem Bexio nicht ersetzt werden sollte.
So wechselst du von Bexio: Schritt-für-Schritt
Ein Wechsel ist einfacher, als die meisten denken — solange du strukturiert vorgehst. Hier die bewährte Reihenfolge.
Schritt 1 – Exportiere deine Bexio-Daten (30 Minuten). In Bexio unter Einstellungen → Datenexport kannst du Kontakte (CSV), offene Rechnungen, Buchungen und Belege herunterladen. Lade die Belege auch lokal herunter — die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 958f OR gilt auch nach dem Wechsel.
Schritt 2 – Wähle den richtigen Wechsel-Zeitpunkt. Idealerweise zum Geschäftsjahresbeginn (1. Januar), damit du sauber mit einer neuen Eröffnungsbilanz startest. Zweitbeste Option: zum Quartalswechsel mit MWST-Stichtag (1.4./1.7./1.10.). Vermeide Mitte des Geschäftsjahres — das produziert Mehrarbeit beim Jahresabschluss.
Schritt 3 – Lege das neue Tool parallel an (1 Stunde). Registriere dich beim neuen Anbieter (Pfeffersack, MILKEE, KLARA – je nach Wahl), aktiviere den Schweizer Kontenrahmen und importiere die CSV-Daten. Bei Pfeffersack ist das kostenlos für 7 Tage ohne Kreditkarte möglich.
Schritt 4 – Übernehme offene Posten manuell. Offene Kundenrechnungen und unbezahlte Lieferantenrechnungen erfasst du am besten direkt — die meisten Tools haben dafür eine Eröffnungsposten-Funktion. So bleiben deine Mahnungen funktional.
Schritt 5 – Kündige Bexio. Bexio ist monatlich kündbar. Kündige zum nächsten Monatsersten und lasse den Bexio-Account bis Monatsende offen, um den parallelen Übergang abzusichern.
Eine ausführliche Anleitung mit allen Bexio-spezifischen Export-Pfaden findest du im Bexio Wechsel Guide.
Welche Bexio-Alternative passt zu dir? Entscheidungshilfe
Statt einer abstrakten Empfehlung hier ein klarer Entscheidungsbaum nach Unternehmensform und Bedarf.
| Deine Situation | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Einzelfirma, Solo, unter CHF 100'000 Umsatz | Pfeffersack (CHF 5/Mt.) oder CashCtrl Free | Einfache Buchhaltung reicht — keine teure Software nötig |
| Viele Belege/Quittungen, KI-Scan wichtig | Pfeffersack oder MILKEE Business | KI-Belegerfassung im Basisplan — bei Bexio erst ab Advanced (CHF 42/Mt., 50 Scans-Limit) |
| Solo-GmbH unter CHF 250'000 Umsatz | Pfeffersack oder MILKEE Business | Doppelte Buchhaltung + MWST in einem Plan |
| Mobile-first, viel unterwegs | Magic Heidi oder Pfeffersack | Native Apps, schnelle Eingaben |
| GmbH mit 1 Geschäftsführer-Lohn/Monat | Swiss21 oder CashCtrl PRO | 1 Lohnabrechnung gratis inkl. bzw. CHF 350/Jahr inkl. Lohnbuchhaltung |
| GmbH mit 1–3 Löhnen, mehrsprachig (FR/IT) | Infinity Pro (CHF 38/Mt. + CHF 9/MA) | Swissdec-Lohn als Add-on, Oberfläche in 4 Sprachen |
| KMU mit 1–3 Mitarbeitenden | KLARA (Business + Lohn-Modul) | Modular, Swissdec-zertifiziert — Einstieg ab CHF 660/Jahr |
| Treuhänder mit vielen Mandanten | CashCtrl PRO oder Banana Advanced | Mandantenfähig, flexibel |
| KMU mit 5+ Mitarbeitenden, CRM-Bedarf | Bexio Optima oder Ultimate | Hier rechnet sich Bexio wirklich |
Wenn du noch unsicher bist, ob du überhaupt eine Software brauchst oder besser einen Treuhänder beauftragst, haben wir auch dafür einen ehrlichen Leitfaden.
Was du beim Bexio-Wechsel rechtlich beachten musst
Drei rechtliche Punkte gelten unabhängig vom Tool — also auch beim Wechsel zu einer Bexio-Alternative:
Buchführungspflicht (Art. 957 OR): Einzelfirmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz dürfen die einfache Buchhaltung führen. GmbH und AG sind immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Wähle dein Tool entsprechend.
MWST-Pflicht (MWSTG Art. 10): Ab CHF 100'000 weltweitem Umsatz bist du MWST-pflichtig. Dein Tool muss die aktuellen Schweizer Sätze (Normalsatz 8.1%, reduzierter Satz 2.6%, Beherbergung 3.8%) abrechnen können — alle hier verglichenen Lösungen tun das, teils aber erst in einem höheren Plan (MILKEE Business, Infinity Pro).
Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR): Geschäftsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren. Beim Wechsel exportierst du also nicht nur die laufenden Daten, sondern archivierst die alten Bexio-Belege ebenfalls — entweder im neuen Tool oder lokal.
Fazit: Welche Bexio-Alternative passt 2026 zu dir?
Die kurze Antwort: Es kommt auf deine Unternehmensform an.
Für Schweizer Einzelfirmen und Freelancer ist Pfeffersack (ab CHF 5/Mt. im Jahresabo) preislich die tiefste Lösung in diesem Vergleich — mit QR-Rechnung, MWST, Zeiterfassung, KI-Bankimport und Belegerfassung in einem Plan. Wer das Software-Budget komplett auf Null drücken will, fährt mit CashCtrl Free, sofern Buchhaltungskenntnisse vorhanden sind.
Für Solo-GmbH und kleine KMU mit Lohnbedarf ist CashCtrl PRO (CHF 350/Jahr inklusive Lohnbuchhaltung), Swiss21 (1 Lohnabrechnung gratis/Monat) oder Infinity (Lohn-Add-on CHF 9/Mt. pro Mitarbeiter) die ehrliche Empfehlung. Alle drei kommen ohne Bexio-Ökosystem aus.
Bei 5 oder mehr Mitarbeitenden, aktivem CRM-Einsatz und Bedarf an über 100 Integrationen bleibt Bexio Optima oder Ultimate trotz Preiserhöhung die umfassendste Wahl. Das ist der Anwendungsfall, in dem die Lizenzgebühr ihren Gegenwert liefert.
Die häufigste Erkenntnis nach hundert Wechselgesprächen: Die meisten Bexio-Nutzer brauchen 20% der Funktionen — zahlen aber für 100%. Wer das ehrlich für sich beantwortet, spart oft mehrere tausend Franken über die nächsten Jahre, ohne an Funktionalität einzubüssen.
Jetzt von Bexio wechseln in 3 Schritten:
- Pfeffersack 7 Tage kostenlos testen — keine Kreditkarte nötig
- Bexio-Daten exportieren und importieren (unter 1 Stunde)
- Loslegen ab CHF 5/Monat im Jahresabo
Häufige Fragen zu Bexio-Alternativen
Was ist die beste Bexio-Alternative in der Schweiz 2026?
Für Einzelfirmen und Freelancer ist Pfeffersack ab CHF 5/Mt. (Jahresabo) die günstigste Komplettlösung in diesem Vergleich — mit QR-Rechnung, MWST, Zeiterfassung und KI-Bankimport. Für eine GmbH mit Mitarbeitenden ist CashCtrl PRO (CHF 350/Jahr inklusive Lohnbuchhaltung), Swiss21 (1 Lohnabrechnung/Monat inklusive) oder Infinity mit Lohn-Add-on (CHF 9/Mt. pro Mitarbeiter) die bessere Wahl. Wer ganz ohne Software-Kosten arbeiten möchte und Buchhaltungserfahrung mitbringt, fährt mit CashCtrl Free gut.
Warum ist Bexio seit März 2026 teurer geworden?
Bexio hat im März 2026 die Plan-Struktur grundlegend umgebaut. Der bisherige Starter-Plan (CHF 35/Mt.) wurde in Advanced umbenannt und kostet neu CHF 42/Mt. Gleichzeitig gibt es ein neues, abgespecktes Basic-Paket für CHF 35/Mt., dem die KI-Belegerfassung fehlt. Für denselben Funktionsumfang wie vorher zahlen Bestandskunden also rund 20% mehr (Quelle: bexio.com/pakete-preise, Juni 2026).
Welche Bexio-Alternative ist für Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz die richtige?
Einzelfirmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz dürfen gemäss Art. 957 Abs. 2 OR die einfache Buchhaltung (Milchbüechli-Rechnung) führen — eine doppelte Buchhaltung ist nicht nötig. Schlanke Tools wie Pfeffersack (CHF 5–7/Mt.), Magic Heidi (CHF 25/Mt. im Jahresabo) oder CashCtrl Free decken diesen Bedarf vollständig ab. Bexio wäre hier überdimensioniert.
Kann ich meine Daten von Bexio in eine Alternative migrieren?
Ja. Bexio bietet Exportfunktionen für Kontakte (CSV), offene Rechnungen, Buchungen und Belege. Pfeffersack, KLARA, MILKEE und CashCtrl unterstützen alle CSV-Import. Wir empfehlen, den Wechsel zum Beginn des Geschäftsjahres durchzuführen und die Eröffnungsbilanz manuell zu erfassen. Schweizer Unternehmen müssen Buchungsbelege gemäss Art. 958f OR 10 Jahre aufbewahren — exportiere also vor der Kündigung alle Originaldaten.
Was kann eine Bexio-Alternative gleich gut wie Bexio?
Alle hier verglichenen Tools beherrschen die drei Schweizer Grundpflichten: Swiss-QR-Rechnungen, MWST-Abrechnung mit den aktuellen Sätzen (8.1% / 2.6% / 3.8%) und einen Schweizer Kontenrahmen (KMU oder Käfer). Der entscheidende Punkt: Pfeffersack, MILKEE und Magic Heidi bieten KI-Belegerfassung (OCR) bereits im günstigsten Plan — bei Bexio gibt es diese Funktion erst ab Advanced (CHF 42/Mt., limitiert auf 50 Scans/Monat) seit der Kontera-Übernahme im Oktober 2025.
Welche Bexio-Alternative bietet KI-Belegerfassung?
Pfeffersack, MILKEE und Magic Heidi setzen auf KI-gestützte Belegerfassung (OCR mit GPT-4 oder vergleichbar) bereits im günstigsten Plan; Infinity bietet sie mit Jahreskontingenten (75–450 Scans je nach Plan). Bei Bexio gehört die KI-Belegerfassung seit der Kontera-Übernahme im Oktober 2025 zum Funktionsumfang ab Advanced (CHF 42/Mt., max. 50 Scans/Monat). Wer viele Belege scannt, fährt mit den Alternativen oft besser, da diese höhere oder unlimitierte Kontingente bieten.
Wann ist Bexio trotzdem die beste Wahl?
Bexio bleibt sinnvoll, wenn du ein wachsendes KMU mit fünf oder mehr Mitarbeitenden führst und integrierte Lohnbuchhaltung (Swissdec-zertifiziert), CRM, Lagerverwaltung und über 100 Integrationen brauchst. Sobald der Funktionsumfang von Bexio Optima (CHF 69/Mt.) oder Ultimate (CHF 119/Mt.) tatsächlich genutzt wird, ist Bexio preislich konkurrenzfähig — denn die Alternativen müssten dann mehrere Tools kombinieren.
Wie lange dauert der Wechsel von Bexio zu einer Alternative?
Bei einer Einzelfirma mit unter 100 Kunden und einfacher Buchhaltung dauert der Wechsel typischerweise 2–4 Stunden: Daten exportieren, CSV importieren, offene Rechnungen erfassen, Bankanbindung neu einrichten. Bei einer GmbH mit komplexer Buchhaltung und vielen Mandaten plant man besser einen ganzen Tag ein. Pfeffersack und KLARA bieten persönliche Migrations-Unterstützung an.
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Dieser Artikel wurde zuletzt am 2. Juli 2026 aktualisiert. Preise und Funktionen wurden direkt auf den Anbieter-Websites verifiziert (Stand Juni/Juli 2026). Wasili Aebi ist Gründer von Pfeffersack und schreibt seit Jahren über Buchhaltung und Selbständigkeit in der Schweiz.
