Du hast deine Einzelfirma gegründet — und jetzt? Eine der ersten Fragen, die sich stellt: Welche Buchhaltung muss ich eigentlich führen? In diesem Artikel klären wir, was das Schweizer Gesetz verlangt, wo die Grenzen liegen und was du dir sparen kannst.
Inhaltsverzeichnis
- Was sagt das Gesetz? Buchführungspflicht nach OR
- Einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) — was genau?
- Doppelte Buchhaltung — wann wird sie Pflicht?
- Was will das Steueramt wirklich sehen?
- Die häufigsten Fehler bei der Buchhaltung
- Buchhaltung selber machen — so geht's
- Wie Pfeffersack die Pflicht-Buchhaltung abdeckt
- Fazit
Was sagt das Gesetz? Buchführungspflicht nach OR
Die Buchführungspflicht für Unternehmen in der Schweiz ist im Obligationenrecht (OR) geregelt — genauer in Art. 957 und Art. 957a OR. Und hier kommt die gute Nachricht für viele Einzelunternehmer: Nicht jede Einzelfirma muss die volle, doppelte Buchhaltung führen.
Die entscheidende Umsatzgrenze: CHF 500'000
Art. 957 Abs. 2 OR hält klar fest: Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr erzielt haben, sind von der ordentlichen Buchführungspflicht befreit. Sie müssen lediglich über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen.
Das heisst konkret:
| Umsatz pro Jahr | Pflicht |
|---|---|
| Unter CHF 500'000 | Einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) |
| Über CHF 500'000 | Doppelte Buchhaltung (ordentliche Buchführung) |
Diese Unterscheidung kennen erstaunlich viele Selbständige nicht. Viele denken, sie müssten von Anfang an eine vollständige doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen. Das stimmt aber nur, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest.
Wichtig: Massgebend ist der Umsatzerlös — also der gesamte Erlös aus der Geschäftstätigkeit, nicht der Gewinn. Wenn du zum Beispiel CHF 400'000 Umsatz und CHF 80'000 Gewinn machst, fällst du unter die Grenze und darfst die einfache Buchhaltung führen.
Falls du dich erst kürzlich selbständig gemacht hast, findest du in unserem Artikel Einzelfirma gründen Schweiz alles Wichtige zu den ersten Schritten.
Einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) — was genau?
Die einfache Buchhaltung, im Volksmund auch Milchbüchleinrechnung genannt, ist genau das, was der Name vermuten lässt: eine unkomplizierte Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben. Kein Soll und Haben, keine Bilanz, kein Kontenplan mit 200 Positionen.
Was musst du erfassen?
Gemäss Art. 957 Abs. 2 OR musst du Folgendes dokumentieren:
- Alle Einnahmen: Jeder Franken, der in dein Geschäft fliesst — Kundenrechnungen, Bareinnahmen, sonstige Erträge
- Alle Ausgaben: Jeder Franken, der aus deinem Geschäft rausfliesst — Material, Miete, Versicherungen, Software, Fahrtkosten
- Vermögenslage: Ein Überblick über dein geschäftliches Vermögen (Bankkonten, Bargeld, allenfalls Anlagen oder Forderungen)
Die Einträge müssen chronologisch erfolgen — also in der Reihenfolge, in der die Transaktionen stattfinden.
Welche Belege brauchst du?
Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Das Gesetz nennt das die Belegpflicht. Konkret heisst das:
- Eingangsrechnungen (Rechnungen, die du bezahlst)
- Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die du stellst)
- Quittungen und Kassenbelege (für Barzahlungen)
- Kontoauszüge (als Nachweis für Banktransaktionen)
- Verträge (Mietverträge, Leasingverträge etc.)
Was kommt am Jahresende?
Am Ende des Geschäftsjahres erstellst du zwei Dinge:
- Einnahmen-/Ausgabenrechnung: Eine Zusammenfassung aller Einnahmen und Ausgaben mit dem resultierenden Gewinn oder Verlust
- Vermögensverzeichnis: Eine Aufstellung deines geschäftlichen Vermögens per Stichtag (in der Regel 31. Dezember)
Diese beiden Dokumente reichen dem Steueramt völlig aus, wenn dein Umsatz unter CHF 500'000 liegt. Du brauchst weder eine formelle Bilanz noch eine Erfolgsrechnung nach doppeltem System.
Übrigens: Pfeffersack ist genau für diese einfache Buchhaltung gemacht — alle Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick, und die Jahresübersicht ist automatisch bereit für deine Steuererklärung.
Mehr Details zur Milchbüchleinrechnung findest du in unserem ausführlichen Artikel zur Milchbüchleinrechnung Schweiz.
Doppelte Buchhaltung — wann wird sie Pflicht?
Die doppelte Buchhaltung wird zur Pflicht, sobald deine Einzelfirma mehr als CHF 500'000 Umsatzerlös pro Jahr erzielt. Ab diesem Punkt schreibt Art. 957 Abs. 1 OR die ordentliche Buchführung vor.
Was bedeutet doppelte Buchhaltung?
Bei der doppelten Buchhaltung wird jede Transaktion auf zwei Konten gleichzeitig gebucht — einmal im Soll, einmal im Haben. Daraus ergeben sich am Jahresende:
- Bilanz: Vermögen und Schulden deines Unternehmens per Stichtag
- Erfolgsrechnung: Alle Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres
- Kontenplan: Ein strukturiertes System aller Buchungskonten (nach dem Schweizer Kontenrahmen KMU)
Die Anforderungen an die ordentliche Buchführung sind in Art. 957a OR detailliert beschrieben: vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und der Vermögenslage.
Häufiger Irrtum: Handelsregister = doppelte Buchhaltung?
Nein. Eine freiwillige Eintragung ins Handelsregister ändert nichts an der Umsatzgrenze. Wenn du deine Einzelfirma freiwillig ins HR einträgst (was unter CHF 100'000 Umsatz nicht einmal Pflicht ist), musst du trotzdem erst ab CHF 500'000 Umsatz doppelt Buch führen. Der HR-Eintrag löst keine erweiterte Buchführungspflicht aus.
Für wen lohnt sich die doppelte Buchhaltung trotzdem?
Wenn du regelmässig an der CHF-500'000-Grenze kratzt oder dein Geschäft wächst, kann ein freiwilliger Wechsel zur doppelten Buchhaltung sinnvoll sein. Auch bei komplexeren Geschäftsmodellen mit vielen Debitoren, Kreditoren oder Lagerbeständen gibt die doppelte Buchhaltung ein klareres Bild.
In diesem Fall lohnt sich eine professionelle Buchhaltungssoftware wie Bexio oder die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder, der deine Bücher führt und den Jahresabschluss erstellt.
Was will das Steueramt wirklich sehen?
Die gesetzlichen Vorgaben sind das eine. In der Praxis ist die Frage mindestens genauso wichtig: Was prüft die kantonale Steuerverwaltung tatsächlich?
Die Checkliste für das Steueramt
Die Steuerverwaltung will bei einer Einzelfirma vor allem Folgendes sehen:
-
Vollständige Erfassung aller Geschäftseinnahmen: Jede Einnahme muss dokumentiert sein — lückenlos. Fehlende Einnahmen sind der häufigste Grund für Nachfragen.
-
Alle Ausgaben mit Belegen: Jede geschäftliche Ausgabe muss durch einen Beleg (Rechnung, Quittung) nachgewiesen werden. Ohne Beleg wird die Ausgabe im Zweifelsfall nicht anerkannt.
-
Klare Trennung von privat und geschäftlich: Das Steueramt will auf einen Blick erkennen können, welche Transaktionen geschäftlich und welche privat sind. Mischkonten und undurchsichtige Privatbezüge führen fast immer zu Rückfragen.
-
Übereinstimmung mit Kontoauszügen: Deine Buchhaltung muss zu deinen Bankbelegen passen. Unstimmigkeiten zwischen gemeldeten Einnahmen und Bankbewegungen fallen sofort auf.
-
MWST-Aufzeichnungen (falls pflichtig): Wenn dein Umsatz CHF 100'000 pro Jahr übersteigt, bist du MWST-pflichtig und musst dich bei der ESTV registrieren. In diesem Fall verlangt das Steueramt auch korrekte MWST-Abrechnungen — unabhängig davon, ob du die einfache oder doppelte Buchhaltung führst.
-
Vollständiges Verzeichnis der Geschäftsaktiven: Dazu gehören Bankguthaben, offene Forderungen, Fahrzeuge, Maschinen und anderes Geschäftsvermögen.
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre
Gemäss Art. 958f OR musst du alle Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz mindestens 10 Jahre aufbewahren. Das gilt sowohl für physische als auch für digitale Belege. Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Dokumente entstanden sind.
Praxis-Tipp: Scanne alle Papierbelege und speichere sie digital ab. Papier verblasst, geht verloren oder wird unleserlich. Eine digitale Kopie ist rechtlich anerkannt, solange sie vollständig und unverändert ist.
Mehr zum Thema findest du in unserem Artikel Belege digital aufbewahren Schweiz.
Die häufigsten Fehler bei der Buchhaltung
Aus der Praxis kennen wir die typischen Stolperfallen, die Einzelunternehmer immer wieder in Schwierigkeiten bringen. Hier die fünf häufigsten Fehler:
1. Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
Der Klassiker: Das private Mittagessen wird als Geschäftsessen verbucht, die Tankfüllung für den Ferienausflug landet bei den Geschäftsfahrten. Das Steueramt kennt diese Muster und prüft genau. Die Folge: Nachsteuern, Bussen und ein unangenehmes Gespräch mit dem Steuerinspektor.
Lösung: Halte private und geschäftliche Ausgaben konsequent getrennt. Ein separates Geschäftskonto ist der wichtigste erste Schritt.
2. Belege nicht aufbewahren
Ein Kaffee hier, ein Parkticket da — Kleinbeträge summieren sich. Aber ohne Beleg gibt es keinen Abzug. Viele Selbständige verlieren gerade bei Barzahlungen den Überblick und werfen Quittungen weg.
Lösung: Fotografiere jeden Beleg sofort mit dem Handy. So hast du innert Sekunden eine digitale Kopie.
3. Kleine Bartransaktionen vergessen
Wer viel bar bezahlt oder bar kassiert, vergisst schnell einzelne Transaktionen. Gerade bei Handwerkern, Marktfahrern oder Therapeuten mit Barzahlung sind lückenhafte Aufzeichnungen ein häufiges Problem.
Lösung: Führe ein einfaches Kassenbuch oder erfasse Bartransaktionen direkt in deiner Buchhaltungssoftware.
4. MWST-Pflicht ignorieren
Sobald du CHF 100'000 Umsatz pro Jahr erreichst (oder absehbar erreichen wirst), musst du dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) für die Mehrwertsteuer registrieren. Wer das verpasst, riskiert Nachforderungen inklusive Verzugszinsen — rückwirkend.
Lösung: Behalte deinen Umsatz im Blick und melde dich rechtzeitig an. Die Anmeldung erfolgt online auf der Website der ESTV.
5. Alles bis zum Jahresende aufschieben
Die Buchhaltung ist nicht die Lieblingsbeschäftigung der meisten Selbständigen. Aber wer alles bis Dezember oder sogar bis zur Steuererklärung aufschiebt, hat ein riesiges Problem: Fehlende Belege, unklare Buchungen und stundenlange Rekonstruktionsarbeit.
Lösung: Nimm dir jede Woche 15 Minuten Zeit für die Buchhaltung. Das reicht völlig aus, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.
Buchhaltung selber machen — so geht's
Die einfache Buchhaltung kannst du als Einzelunternehmer problemlos selber führen. Du brauchst keinen Treuhänder dafür — zumindest nicht, solange du unter der Umsatzgrenze von CHF 500'000 bleibst. Hier die wichtigsten Tipps:
Separates Geschäftskonto eröffnen
Das ist der allerwichtigste Schritt. Mit einem separaten Bankkonto für dein Geschäft trennst du automatisch private von geschäftlichen Transaktionen. Viele Banken bieten günstige Geschäftskonten ab CHF 5-10 pro Monat an. Diese Investition spart dir Stunden an Sortierarbeit.
Transaktionen regelmässig erfassen
Wöchentlich ist ideal. Einmal pro Woche setzt du dich hin, gehst deine Kontoauszüge und Belege durch und erfasst alles. Das dauert in der Regel 10 bis 15 Minuten — und du behältst jederzeit den Überblick über deine Finanzen.
Belege digital aufbewahren
Papierbelege gehen verloren, werden unleserlich oder landen im falschen Ordner. Scanne oder fotografiere jeden Beleg und speichere ihn digital — idealerweise direkt verknüpft mit der jeweiligen Buchung. So findest du jeden Beleg sofort wieder, auch nach Jahren.
Software statt Excel verwenden
Excel kann Buchhaltung, aber es kann auch Fehler. Keine automatischen Plausibilitätsprüfungen, keine automatische MWST-Berechnung, keine Belegverknüpfung. Eine spezialisierte Buchhaltungssoftware nimmt dir Arbeit ab und reduziert Fehlerquellen massiv.
Mit einer Software wie Pfeffersack dauert die wöchentliche Buchhaltung 10-15 Minuten. Einnahme oder Ausgabe erfassen, Beleg hochladen, fertig.
Rechnungen korrekt stellen
Deine Ausgangsrechnungen sind gleichzeitig deine Einnahmenbelege. Achte darauf, dass sie alle Pflichtangaben enthalten. Was alles auf eine Rechnung gehört, erfährst du in unserem Artikel Rechnung schreiben Schweiz — Pflichtangaben und Anleitung.
Wie Pfeffersack die Pflicht-Buchhaltung abdeckt
Pfeffersack wurde speziell für Schweizer Einzelunternehmen und Selbständige entwickelt, die ihre Pflicht-Buchhaltung einfach und korrekt erledigen wollen — ohne Treuhänder und ohne Buchhaltungskenntnisse.
Was Pfeffersack abdeckt
-
Einnahmen und Ausgaben erfassen: Jede Transaktion wird chronologisch erfasst — genau so, wie es das Gesetz verlangt. Kategorisierung inklusive.
-
Automatische MWST-Berechnung: Falls du MWST-pflichtig bist, berechnet Pfeffersack die Mehrwertsteuer automatisch und erstellt die nötigen Auswertungen für deine MWST-Abrechnung.
-
QR-Rechnungen erstellen: Professionelle Rechnungen mit QR-Zahlschein, die alle Schweizer Pflichtangaben enthalten. Deine Kunden können direkt per Mobile Banking bezahlen.
-
Belege digital aufbewahren (OCR): Fotografiere deine Belege mit dem Handy. Die OCR-Erkennung liest die wichtigsten Daten automatisch aus — Betrag, Datum, Absender. Der Beleg wird direkt mit der Buchung verknüpft und 10 Jahre sicher gespeichert.
-
Jahresübersicht für die Steuererklärung: Am Jahresende hast du eine fertige Einnahmen-/Ausgabenrechnung und eine Vermögensübersicht — genau das, was das Steueramt von dir sehen will.
Das alles für CHF 7 pro Monat. Keine versteckten Kosten, keine Vertragsbindung.
Fazit
Die Buchhaltungspflicht für Einzelfirmen in der Schweiz ist weniger kompliziert, als viele denken. Hier das Wichtigste zusammengefasst:
- Unter CHF 500'000 Umsatz: Die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) reicht vollkommen aus. Du musst Einnahmen, Ausgaben und deine Vermögenslage dokumentieren — mehr nicht.
- Über CHF 500'000 Umsatz: Doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung wird Pflicht.
- Immer gilt: Alle Belege aufbewahren (10 Jahre), private und geschäftliche Finanzen trennen, und bei Überschreitung von CHF 100'000 Umsatz die MWST-Pflicht beachten.
Der Schlüssel zu einer stressfreien Buchhaltung ist nicht Perfektion, sondern Regelmässigkeit. Wer jede Woche 15 Minuten investiert, hat am Jahresende alles beisammen und spart sich den Panik-Marathon vor der Steuererklärung.
Starte deine Buchhaltung in 5 Minuten — Pfeffersack deckt alles ab, was das Gesetz verlangt.