Die Kurzantwort: Jede Einzelfirma in der Schweiz ist ab dem ersten Franken Umsatz buchführungspflichtig (Art. 957 OR). Bis CHF 500'000 Jahresumsatz genügt die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung): Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage chronologisch erfassen, Belege 10 Jahre aufbewahren. Ab CHF 100'000 Umsatz kommen die MWST-Pflicht (Normalsatz 2026: 8.1 %) und der Handelsregister-Eintrag dazu, ab CHF 500'000 die doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Dazu zahlst du als Selbständiger AHV/IV/EO-Beiträge von 5.371–10 % auf deinem Gewinn — einen Lohn gibt es bei der Einzelfirma nicht, du tätigst Privatbezüge.
Was das im Alltag konkret bedeutet, welche Pflicht ab welchem Umsatz greift und was du dir sparen kannst, klären wir in diesem Artikel — mit allen Schwellenwerten für 2026.
Du suchst den breiteren Kontext über alle Rechtsformen hinweg? → Buchhaltung Schweiz: Pflichten, Methoden und Kosten 2026. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Selbermachen findest du hier: Einzelfirma Buchhaltung selbst machen.
Inhaltsverzeichnis
- Was sagt das Gesetz? Buchführungspflicht nach OR
- Die drei Schwellenwerte: welche Pflicht ab welchem Umsatz?
- Einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) — was genau?
- Doppelte Buchhaltung — wann wird sie Pflicht?
- MWST-Pflicht ab CHF 100'000 — Sätze und Methoden 2026
- AHV-Beiträge: die Pflicht neben der Buchhaltung
- Privatbezüge statt Lohn — so funktioniert es
- Von der Buchhaltung zur Steuererklärung
- Was will das Steueramt wirklich sehen?
- Die häufigsten Fehler bei der Buchhaltung
- Selber machen oder Treuhänder?
- Wie Pfeffersack die Pflicht-Buchhaltung abdeckt
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
- Fazit
Was sagt das Gesetz? Buchführungspflicht nach OR
Die Buchführungspflicht für Einzelfirmen ist in Art. 957 und Art. 957a des Obligationenrechts (OR) geregelt (Fedlex, Art. 957 OR). Die gute Nachricht: Nicht jede Einzelfirma muss die volle, doppelte Buchhaltung führen. Der Gesetzgeber unterscheidet nach Umsatz.
Die entscheidende Umsatzgrenze: CHF 500'000
Art. 957 Abs. 2 OR hält fest: Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sind von der ordentlichen Buchführungspflicht befreit. Sie müssen lediglich über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen — das bestätigt auch das KMU-Portal des Bundes.
| Umsatz pro Jahr | Buchführungspflicht |
|---|---|
| Unter CHF 500'000 | Einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) |
| Über CHF 500'000 | Doppelte Buchhaltung (ordentliche Buchführung) |
Diese Unterscheidung kennen erstaunlich viele Selbständige nicht. Viele denken, sie müssten von Anfang an eine vollständige doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung führen. Das stimmt nur, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest.
Wichtig: Massgebend ist der Umsatzerlös — der gesamte Erlös aus der Geschäftstätigkeit, nicht der Gewinn. Bei CHF 400'000 Umsatz und CHF 80'000 Gewinn fällst du unter die Grenze und darfst die einfache Buchhaltung führen.
Falls du dich erst kürzlich selbständig gemacht hast, findest du in unserem Artikel Einzelfirma gründen Schweiz alles Wichtige zu den ersten Schritten.
Die drei Schwellenwerte: welche Pflicht ab welchem Umsatz?
Drei Umsatzgrenzen bestimmen, welche Pflichten deine Einzelfirma treffen: CHF 100'000 (MWST und Handelsregister), CHF 500'000 (doppelte Buchhaltung) — und dazwischen ändert sich an der Buchhaltung selbst nichts. Die folgende Übersicht zeigt alle Pflichten 2026 auf einen Blick:
| Jahresumsatz | Buchhaltung | MWST | Handelsregister |
|---|---|---|---|
| Unter CHF 100'000 | Einfache Buchhaltung | Befreit | Freiwillig |
| CHF 100'000–500'000 | Einfache Buchhaltung | Pflicht (ESTV-Registrierung) | Pflicht (Art. 931 OR) |
| Über CHF 500'000 | Doppelte Buchhaltung | Pflicht | Pflicht |
Unabhängig vom Umsatz gilt immer: Belegpflicht und 10 Jahre Aufbewahrung (Art. 958f OR).
Die Einzelfirma ist übrigens kein Nischenthema: 2025 wurden in der Schweiz so viele Firmen gegründet wie nie zuvor — und gut ein Drittel davon als Einzelfirma.
2025 wurden in der Schweiz 55'654 neue Firmen gegründet — ein Allzeitrekord (+5.1 % gegenüber 2024). Die Einzelfirma war mit rund 35 % der Gründungen die zweithäufigste Rechtsform nach der GmbH.
Mehr zur Eintragungspflicht liest du im Artikel Handelsregister Einzelfirma Schweiz — ab wann Pflicht?
Einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) — was genau?
Die einfache Buchhaltung, im Volksmund Milchbüchleinrechnung genannt, ist eine chronologische Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben plus eine Übersicht über die Vermögenslage. Kein Soll und Haben, keine Bilanz, kein Kontenplan mit 200 Positionen — genau das erlaubt Art. 957 Abs. 2 OR für Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz.
Was musst du erfassen?
- Alle Einnahmen: Jeder Franken, der in dein Geschäft fliesst — Kundenrechnungen, Bareinnahmen, sonstige Erträge
- Alle Ausgaben: Jeder Franken, der aus deinem Geschäft rausfliesst — Material, Miete, Versicherungen, Software, Fahrtkosten
- Vermögenslage: Ein Überblick über dein geschäftliches Vermögen (Bankkonten, Bargeld, allenfalls Anlagen oder Forderungen)
Die Einträge müssen chronologisch erfolgen — also in der Reihenfolge, in der die Transaktionen stattfinden.
Welche Belege brauchst du?
Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. Das Gesetz nennt das die Belegpflicht. Konkret heisst das:
- Eingangsrechnungen (Rechnungen, die du bezahlst)
- Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die du stellst)
- Quittungen und Kassenbelege (für Barzahlungen)
- Kontoauszüge (als Nachweis für Banktransaktionen)
- Verträge (Mietverträge, Leasingverträge etc.)
Was kommt am Jahresende?
Am Ende des Geschäftsjahres erstellst du zwei Dinge:
- Einnahmen-/Ausgabenrechnung: Eine Zusammenfassung aller Einnahmen und Ausgaben mit dem resultierenden Gewinn oder Verlust
- Vermögensverzeichnis: Eine Aufstellung deines geschäftlichen Vermögens per Stichtag (in der Regel 31. Dezember)
Diese beiden Dokumente reichen dem Steueramt aus, wenn dein Umsatz unter CHF 500'000 liegt. Du brauchst weder eine formelle Bilanz noch eine Erfolgsrechnung nach doppeltem System. Wie der Abschluss im Detail aussieht, zeigt unsere Anleitung Jahresabschluss Einzelfirma Schweiz.
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Mehr Details und eine Gratis-Vorlage findest du in den Artikeln Milchbüchleinrechnung Schweiz und Einfache Buchhaltung: Excel-Vorlage Schweiz.
Doppelte Buchhaltung — wann wird sie Pflicht?
Die doppelte Buchhaltung wird zur Pflicht, sobald deine Einzelfirma mehr als CHF 500'000 Umsatzerlös pro Jahr erzielt. Ab diesem Punkt schreibt Art. 957 Abs. 1 OR die ordentliche Buchführung vor — mit allem, was dazugehört.
Was bedeutet doppelte Buchhaltung?
Bei der doppelten Buchhaltung wird jede Transaktion auf zwei Konten gleichzeitig gebucht — einmal im Soll, einmal im Haben. Daraus ergeben sich am Jahresende:
- Bilanz: Vermögen und Schulden deines Unternehmens per Stichtag
- Erfolgsrechnung: Alle Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres
- Kontenplan: Ein strukturiertes System aller Buchungskonten (nach dem Schweizer Kontenrahmen KMU)
Die Anforderungen an die ordentliche Buchführung beschreibt Art. 957a OR: vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und der Vermögenslage.
Häufiger Irrtum: Handelsregister = doppelte Buchhaltung?
Nein. Eine Eintragung ins Handelsregister ändert nichts an der Umsatzgrenze. Auch wenn deine Einzelfirma ab CHF 100'000 Umsatz im Handelsregister eingetragen sein muss, führst du erst ab CHF 500'000 Umsatz doppelt Buch. Der HR-Eintrag löst keine erweiterte Buchführungspflicht aus.
Für wen lohnt sich die doppelte Buchhaltung trotzdem?
Wenn du regelmässig an der CHF-500'000-Grenze kratzt oder dein Geschäft wächst, kann ein freiwilliger Wechsel sinnvoll sein. Auch bei komplexeren Geschäftsmodellen mit vielen Debitoren, Kreditoren oder Lagerbeständen gibt die doppelte Buchhaltung ein klareres Bild. Spätestens dann lohnt sich eine professionelle Buchhaltungssoftware — oder der Schritt zur GmbH, den wir im Vergleich Einzelfirma vs. GmbH durchrechnen.
MWST-Pflicht ab CHF 100'000 — Sätze und Methoden 2026
Sobald dein Jahresumsatz CHF 100'000 erreicht, wird deine Einzelfirma mehrwertsteuerpflichtig (Art. 10 MWSTG) und du musst dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) registrieren. Die Schwelle gilt unabhängig davon, ob du die einfache oder doppelte Buchhaltung führst. Die MWST-Sätze 2026 sind seit dem 1. Januar 2024 unverändert:
| Satz | Höhe 2026 | Gilt für |
|---|---|---|
| Normalsatz | 8.1 % | Die meisten Waren und Dienstleistungen |
| Reduzierter Satz | 2.6 % | Lebensmittel, Bücher, Medikamente |
| Sondersatz Beherbergung | 3.8 % | Übernachtungen inkl. Frühstück |
Effektive Methode oder Saldosteuersatz?
Für die Abrechnung hast du zwei Möglichkeiten — und gerade für Einzelfirmen ohne grosse Investitionen ist die zweite oft die einfachere:
| Effektive Methode | Saldosteuersatz-Methode | |
|---|---|---|
| Prinzip | MWST auf Umsatz minus Vorsteuer auf Ausgaben | Pauschaler Branchensatz auf den Umsatz |
| Vorsteuerabzug | Ja, einzeln nachweisen | Nein (im Saldosteuersatz eingerechnet) |
| Aufwand | Höher (jeder Beleg zählt) | Deutlich tiefer |
| Zulässig bis | Unbegrenzt | CHF 5'024'000 Umsatz und CHF 108'000 Steuerschuld pro Jahr (ESTV) |
Wer die Anmeldung verpasst, riskiert Nachforderungen inklusive Verzugszinsen — rückwirkend. Behalte deinen Umsatz deshalb im Blick und melde dich rechtzeitig online bei der ESTV an.
AHV-Beiträge: die Pflicht neben der Buchhaltung
Neben der Buchhaltung trifft dich als Selbständigerwerbender eine zweite zentrale Pflicht: die Anmeldung bei der Ausgleichskasse und die AHV/IV/EO-Beiträge auf deinem Geschäftsgewinn. 2026 beträgt der Maximalsatz 10.0 % ab einem Jahreseinkommen von CHF 60'500; darunter greift eine sinkende Skala (Merkblatt 2.02, AHV/IV).
So sehen die Beiträge 2026 konkret aus:
| Jahreseinkommen (Gewinn) | AHV/IV/EO-Beitragssatz |
|---|---|
| Unter CHF 10'100 | Mindestbeitrag CHF 530/Jahr |
| CHF 10'100–60'500 | Sinkende Skala: 5.371 % bis 10.0 % |
| Ab CHF 60'500 | 10.0 % |
Ein Rechenbeispiel: Bei CHF 80'000 Gewinn zahlst du rund CHF 8'000 AHV/IV/EO pro Jahr — plus Verwaltungskosten der Ausgleichskasse. Die Beiträge werden zunächst als Akontozahlungen auf Basis deiner Gewinnschätzung verfügt und später definitiv abgerechnet.
Zwei Punkte solltest du dabei nicht unterschätzen:
- AHV-Beiträge sind geschäftlich abzugsfähig — sie mindern deinen steuerbaren Gewinn. Erfasse sie deshalb sauber als Ausgabe in deiner Buchhaltung.
- Rückstellungen bilden: Da Akontozahlungen auf Schätzungen basieren, kommt die Schlussrechnung oft später — und höher. Wie viel du zur Seite legen solltest, zeigt unser Guide Rücklagen für Steuern und AHV.
Die Details zur Berechnung findest du im Artikel AHV-Beiträge für Selbständige berechnen.
Privatbezüge statt Lohn — so funktioniert es
Als Inhaber einer Einzelfirma zahlst du dir keinen Lohn aus — rechtlich gibt es keinen Arbeitsvertrag mit dir selbst. Stattdessen entnimmst du Geld als Privatbezug, wann immer du es brauchst. Der gesamte Gewinn der Einzelfirma gilt am Jahresende als dein Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit — unabhängig davon, wie viel du tatsächlich bezogen hast.
Das hat drei praktische Konsequenzen:
- Privatbezüge sind keine Geschäftsausgabe. Sie tauchen in der Einnahmen-/Ausgabenrechnung nicht als Aufwand auf und mindern den Gewinn nicht. Ein häufiger Anfängerfehler.
- Versteuert wird der Gewinn, nicht der Bezug. Auch wenn du nur CHF 40'000 entnimmst, aber CHF 80'000 Gewinn machst, versteuerst du CHF 80'000.
- Die AHV rechnet ebenfalls mit dem Gewinn (siehe oben) — nicht mit deinen Bezügen.
In der einfachen Buchhaltung genügt es, Privatbezüge separat zu vermerken, damit sie nicht versehentlich als Ausgabe zählen. Sauber getrennte Konten machen genau das einfach: Geschäftskonto fürs Geschäft, Überweisung aufs Privatkonto als Bezug.
Von der Buchhaltung zur Steuererklärung
Die Einzelfirma füllt keine eigene Steuererklärung aus — ihr Ergebnis fliesst direkt in deine private Steuererklärung. Genau dafür erstellst du am Jahresende die Einnahmen-/Ausgabenrechnung und das Vermögensverzeichnis. Der Ablauf ist in allen Kantonen ähnlich:
- Gewinn ermitteln: Einnahmen minus Ausgaben aus deiner Buchhaltung ergibt den Geschäftsgewinn.
- Gewinn deklarieren: Der Gewinn wird als „Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit" im Hauptformular deklariert — die meisten Kantone verlangen dazu ein Hilfsblatt oder den Fragebogen für Selbständigerwerbende.
- Unterlagen beilegen: Einnahmen-/Ausgabenrechnung und Vermögensverzeichnis legst du der Steuererklärung bei. Geschäftsvermögen erscheint zusätzlich im Wertschriften- bzw. Vermögensverzeichnis.
- Abzüge geltend machen: AHV-Beiträge, Einkäufe in die Säule 3a (bis zum höheren Maximalbetrag für Selbständige ohne Pensionskasse) und alle abzugsfähigen Geschäftsausgaben reduzieren das steuerbare Einkommen.
Eine saubere, laufend geführte Buchhaltung zahlt sich genau hier aus: Die Steuererklärung wird vom Kraftakt zur Fleissaufgabe — alle Zahlen liegen bereit.
Was will das Steueramt wirklich sehen?
Die gesetzlichen Vorgaben sind das eine. In der Praxis ist mindestens so wichtig: Was prüft die kantonale Steuerverwaltung tatsächlich? Aus unserer Erfahrung mit Schweizer Einzelfirmen sind es sechs Punkte:
Vollständige Erfassung aller Geschäftseinnahmen: Jede Einnahme muss dokumentiert sein — lückenlos. Fehlende Einnahmen sind der häufigste Grund für Nachfragen.
Alle Ausgaben mit Belegen: Jede geschäftliche Ausgabe muss durch einen Beleg (Rechnung, Quittung) nachgewiesen werden. Ohne Beleg wird die Ausgabe im Zweifelsfall nicht anerkannt.
Klare Trennung von privat und geschäftlich: Das Steueramt will auf einen Blick erkennen, welche Transaktionen geschäftlich und welche privat sind. Mischkonten und undurchsichtige Privatbezüge führen fast immer zu Rückfragen.
Übereinstimmung mit Kontoauszügen: Deine Buchhaltung muss zu deinen Bankbelegen passen. Unstimmigkeiten zwischen gemeldeten Einnahmen und Bankbewegungen fallen sofort auf.
MWST-Aufzeichnungen (falls pflichtig): Ab CHF 100'000 Umsatz verlangt das Steueramt auch korrekte MWST-Abrechnungen — unabhängig von der Buchhaltungsform.
Vollständiges Verzeichnis der Geschäftsaktiven: Bankguthaben, offene Forderungen, Fahrzeuge, Maschinen und anderes Geschäftsvermögen.
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre
Gemäss Art. 958f OR musst du alle Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz mindestens 10 Jahre aufbewahren — physisch oder digital. Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Dokumente entstanden sind.
Praxis-Tipp: Scanne alle Papierbelege und speichere sie digital. Papier verblasst, geht verloren oder wird unleserlich. Eine digitale Kopie ist rechtlich anerkannt, solange sie vollständig und unverändert ist. Details: Belege digital aufbewahren Schweiz.
Die häufigsten Fehler bei der Buchhaltung
Aus der Praxis kennen wir die typischen Stolperfallen, die Einzelunternehmer immer wieder in Schwierigkeiten bringen. Hier die fünf häufigsten Fehler:
1. Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
Der Klassiker: Das private Mittagessen wird als Geschäftsessen verbucht, die Tankfüllung für den Ferienausflug landet bei den Geschäftsfahrten. Das Steueramt kennt diese Muster und prüft genau. Die Folge: Nachsteuern, Bussen und ein unangenehmes Gespräch mit dem Steuerinspektor.
Lösung: Halte private und geschäftliche Ausgaben konsequent getrennt. Ein separates Geschäftskonto ist der wichtigste erste Schritt.
2. Belege nicht aufbewahren
Ein Kaffee hier, ein Parkticket da — Kleinbeträge summieren sich. Aber ohne Beleg gibt es keinen Abzug. Viele Selbständige verlieren gerade bei Barzahlungen den Überblick und werfen Quittungen weg.
Lösung: Fotografiere jeden Beleg sofort mit dem Handy. So hast du innert Sekunden eine digitale Kopie.
3. Privatbezüge als Ausgabe verbuchen
Wer sich monatlich Geld aufs Privatkonto überweist und das als „Lohn" oder Aufwand erfasst, rechnet seinen Gewinn künstlich klein. Das Steueramt korrigiert solche Abschlüsse konsequent — inklusive Nachsteuern.
Lösung: Privatbezüge separat vermerken, nie als Geschäftsausgabe erfassen (siehe oben).
4. MWST- und AHV-Pflicht ignorieren
Sobald du CHF 100'000 Umsatz erreichst (oder absehbar erreichen wirst), musst du dich bei der ESTV registrieren — und bei der Ausgleichskasse bist du ab dem ersten Franken Gewinn beitragspflichtig. Wer das verpasst, riskiert Nachforderungen inklusive Verzugszinsen, rückwirkend.
Lösung: Umsatz im Blick behalten, AHV-Anmeldung gleich nach der Gründung erledigen.
5. Alles bis zum Jahresende aufschieben
Wer alles bis Dezember oder bis zur Steuererklärung aufschiebt, hat ein riesiges Problem: fehlende Belege, unklare Buchungen und stundenlange Rekonstruktionsarbeit.
Lösung: Nimm dir jede Woche 15 Minuten Zeit für die Buchhaltung. Das reicht aus, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.
Selber machen oder Treuhänder?
Unter CHF 500'000 Umsatz kannst du die Buchhaltung deiner Einzelfirma problemlos selber führen — das Gesetz verlangt keinen Treuhänder, und die einfache Buchhaltung ist bewusst so angelegt, dass Laien sie beherrschen. Ein Treuhänder kostet für eine typische Einzelfirma CHF 1'500–3'000 pro Jahr; eine Buchhaltungssoftware CHF 60–200 pro Jahr plus 2–4 Stunden eigene Arbeit pro Monat.
| Kriterium | Selber machen (Software) | Treuhänder |
|---|---|---|
| Kosten pro Jahr | CHF 60–200 | CHF 1'500–3'000 |
| Eigener Zeitaufwand | 2–4 Std./Monat | 0–1 Std./Monat |
| Geeignet für | Einfache Verhältnisse, unter CHF 500'000 Umsatz | Doppelte Buchhaltung, komplexe Steuerfragen, Personal |
| Lerneffekt | Du verstehst deine Zahlen | Abhängigkeit vom Dienstleister |
Unsere Empfehlung aus der Praxis: Starte selbst — mit einem separaten Geschäftskonto, wöchentlicher Erfassung (10–15 Minuten) und einer Buchhaltungssoftware für Einzelfirmen statt Excel. Excel kann Buchhaltung, aber es kann auch Fehler: keine Plausibilitätsprüfungen, keine automatische MWST-Berechnung, keine Belegverknüpfung.
Hol dir den Treuhänder punktuell dazu, wenn es komplex wird — etwa beim ersten Jahresabschluss oder bei Spezialfragen. Was Treuhänder im Detail kosten, zeigt unser Treuhänder-Kostenvergleich 2026; die komplette Anleitung zum Selbermachen findest du im Guide Einzelfirma Buchhaltung selbst machen.
Achte bei deinen Ausgangsrechnungen darauf, dass sie alle Pflichtangaben enthalten — sie sind gleichzeitig deine Einnahmenbelege. Was auf eine Rechnung gehört: Rechnung schreiben Schweiz.
Wie Pfeffersack die Pflicht-Buchhaltung abdeckt
Pfeffersack wurde speziell für Schweizer Einzelfirmen entwickelt, die ihre Pflicht-Buchhaltung einfach und korrekt erledigen wollen — ohne Treuhänder und ohne Buchhaltungskenntnisse:
- Einnahmen und Ausgaben erfassen: Chronologisch, kategorisiert — genau so, wie es Art. 957 OR verlangt.
- Automatische MWST-Berechnung: Falls du MWST-pflichtig bist, berechnet Pfeffersack die Mehrwertsteuer automatisch und erstellt die Auswertungen für deine Abrechnung.
- QR-Rechnungen erstellen: Professionelle Rechnungen mit QR-Zahlschein und allen Schweizer Pflichtangaben.
- Belege digital aufbewahren (OCR): Beleg fotografieren, die Texterkennung liest Betrag, Datum und Absender automatisch aus — verknüpft mit der Buchung, 10 Jahre sicher gespeichert.
- Jahresübersicht für die Steuererklärung: Fertige Einnahmen-/Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht — genau das, was das Steueramt sehen will.
Alle Funktionen, Preise und häufige Fragen im Detail findest du auf der Seite Buchhaltung für die Einzelfirma in der Schweiz.
Buchhaltung ab CHF 5/Monat: Keine versteckten Kosten, keine Vertragsbindung, kein Vorwissen nötig. 7 Tage kostenlos testen →
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich als Einzelfirma in der Schweiz eine Buchhaltung führen?
Ja, jede Einzelfirma in der Schweiz ist buchführungspflichtig. Bei einem Jahresumsatz unter CHF 500'000 reicht die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) mit einer Auflistung aller Einnahmen, Ausgaben und der Vermögenslage. Erst ab CHF 500'000 Umsatz wird die doppelte Buchführung mit Bilanz und Erfolgsrechnung Pflicht (Art. 957 OR).
Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung?
Bei der einfachen Buchhaltung listest du chronologisch alle Einnahmen und Ausgaben auf und erstellst am Jahresende eine Einnahmen-/Ausgabenrechnung plus ein Vermögensverzeichnis. Bei der doppelten Buchhaltung wird jede Transaktion auf zwei Konten gebucht (Soll und Haben), dazu kommen Bilanz, Erfolgsrechnung und ein strukturierter Kontenplan.
Muss ich mir als Inhaber einer Einzelfirma einen Lohn auszahlen?
Nein. Bei der Einzelfirma gibt es keinen Lohn an dich selbst — du entnimmst Geld als Privatbezug. Steuerlich zählt der gesamte Jahresgewinn als dein Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit, unabhängig davon, wie viel du tatsächlich entnommen hast. Privatbezüge sind keine Geschäftsausgabe und mindern den Gewinn nicht.
Wie viel AHV zahle ich als Selbständiger?
2026 beträgt der AHV/IV/EO-Beitragssatz für Selbständigerwerbende maximal 10.0 % des Geschäftsgewinns (ab CHF 60'500 Jahreseinkommen). Darunter gilt eine sinkende Skala von 5.371 % bis 10.0 %, der Mindestbeitrag liegt bei CHF 530 pro Jahr. Die Beiträge sind als Geschäftsausgabe abzugsfähig.
Ab welchem Umsatz muss sich eine Einzelfirma für die MWST registrieren?
Sobald dein Jahresumsatz CHF 100'000 erreicht oder absehbar erreichen wird, bist du MWST-pflichtig und musst dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anmelden. Der Normalsatz beträgt 2026 8.1 %. Wer die Anmeldung verpasst, riskiert rückwirkende Nachforderungen mit Verzugszinsen.
Muss ich als Einzelfirma einen Treuhänder beauftragen?
Nein. Unter CHF 500'000 Umsatz kannst du die Buchhaltung selber führen — mit einer Software dauert die wöchentliche Erfassung 10 bis 15 Minuten. Ein Treuhänder kostet für eine Einzelfirma typischerweise CHF 1'500–3'000 pro Jahr und lohnt sich vor allem bei doppelter Buchhaltung oder komplexen Steuerfragen.
Reicht Excel für die Buchhaltung einer Einzelfirma?
Rechtlich ja — das Gesetz schreibt kein Programm vor. Praktisch fehlen Excel aber Plausibilitätsprüfungen, automatische MWST-Berechnung und die Belegverknüpfung. Ab MWST-Pflicht (CHF 100'000 Umsatz) oder mehr als einer Handvoll Buchungen pro Monat spart eine Buchhaltungssoftware deutlich Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Welche Belege muss ich als Einzelfirma aufbewahren?
Alle geschäftsrelevanten Belege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und Verträge. Gemäss Art. 958f OR gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Aufbewahrung darf digital erfolgen, solange die Belege vollständig und unverändert bleiben.
Löst der Handelsregistereintrag eine erweiterte Buchführungspflicht aus?
Nein. Der Handelsregistereintrag — ab CHF 100'000 Jahresumsatz Pflicht, darunter freiwillig — ändert nichts an der Buchführungsgrenze. Die doppelte Buchhaltung wird erst ab CHF 500'000 Umsatzerlös Pflicht. Beide Schwellen laufen unabhängig voneinander.
Muss ich die Buchhaltung monatlich führen?
Es gibt keine gesetzliche Frist für einzelne Buchungen — nur die Pflicht, vollständig und chronologisch zu erfassen. In der Praxis bewährt sich ein wöchentlicher Rhythmus von 10–15 Minuten: Belege erfassen, Kontoauszug abgleichen, fertig. Wer alles bis zum Jahresende aufschiebt, verliert Belege und damit Abzüge.
Fazit
Die Buchhaltungspflicht für Einzelfirmen in der Schweiz ist weniger kompliziert, als viele denken. Das Wichtigste zusammengefasst:
- Unter CHF 500'000 Umsatz: Die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) reicht aus — Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage dokumentieren, mehr nicht.
- Ab CHF 100'000 Umsatz: MWST-Registrierung bei der ESTV (Normalsatz 8.1 %) und Handelsregister-Eintrag werden Pflicht.
- Über CHF 500'000 Umsatz: Doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
- Immer: Belege 10 Jahre aufbewahren, privat und geschäftlich trennen, Privatbezüge nie als Ausgabe verbuchen — und die AHV-Beiträge (5.371–10 % des Gewinns) von Anfang an einplanen.
Der Schlüssel zu einer stressfreien Buchhaltung ist nicht Perfektion, sondern Regelmässigkeit. Wer jede Woche 15 Minuten investiert, hat am Jahresende alles beisammen und spart sich den Panik-Marathon vor der Steuererklärung.
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