Ein Rechnungsprogramm für die Schweiz muss vor allem drei Dinge zuverlässig können: QR-Rechnungen mit strukturierten Adressen erzeugen, die MWST-Sätze von 8.1, 2.6 und 3.8 % richtig ausweisen und alle Belege zehn Jahre lang verfügbar halten. Welches der zehn Programme in diesem Vergleich zu dir passt, entscheidet vor allem eine Frage: Schreibst du nur Rechnungen, oder führst du auch die Buchhaltung selbst? Offenlegung vorab: Pfeffersack ist unser eigenes Produkt und eines der zehn Tools. Was das Rechnungsprogramm von Pfeffersack im Einzelnen kann, zeigt die Produktseite; hier geht es um den Überblick über den Markt.
Ein Rechnungsprogramm ist für Schweizer Selbständige und KMU heute kein "Nice to have" mehr, sondern Pflicht. Spätestens seit dem 1. Oktober 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine durch die Swiss QR-Rechnung ersetzt wurden (Quelle: SIX Group), kommt niemand mehr ohne eine digitale Lösung aus. Und der Markt wächst: 2025 wurden in der Schweiz mit 55'654 Neugründungen so viele Firmen gegründet wie nie zuvor (IFJ, 2026) – über 99% aller Schweizer Unternehmen sind KMU (BFS). Sie alle brauchen eine Rechnungssoftware. Doch das Angebot ist unübersichtlich: Vom 800-Wort-Marketing-Versprechen der Anbieter erfährst du selten, ob ein Programm wirklich zu deinem Setup passt.
In diesem Vergleich findest du 10 Rechnungsprogramme für die Schweiz: mit Preisen von den Anbieter-Preisseiten (Stand-Datum jeweils angegeben), Stärken und Schwächen, Schweizer Rechts-Kontext (QR-Rechnung, MWST 8.1%, Aufbewahrungspflicht 10 Jahre), einer Gratis-Limits-Übersicht und einer Einordnung nach Unternehmenstyp. Wer eine reine Vollbuchhaltungs-Software statt einer Rechnungssoftware sucht, findet im verwandten Artikel Buchhaltungssoftware Schweiz Vergleich die ergänzende Übersicht.
Kurz gesagt: Wer nur Rechnungen schreibt und die Buchhaltung einem Treuhänder überlässt, kommt mit einem reinen Rechnungsprogramm wie Smallinvoice, Magic Heidi oder Ezyrechnung aus. Wer die Buchhaltung selbst führt, braucht ein Programm mit Buchhaltungsteil, etwa Pfeffersack (CHF 5/Mt. im Jahresabo, inkl. MWST), CashCtrl (Free-Plan ohne automatischen Bankimport) oder Bexio (ab CHF 35/Mt. im Jahresabo, exkl. MWST). Wer CRM, viele Integrationen und ein zubuchbares Lohnmodul aus einer Hand sucht, schaut sich die grösseren Pakete von Bexio oder KLARA an.
Transparenz-Hinweis: Dieser Artikel erscheint auf der Website von Pfeffersack. Pfeffersack ist eines der 10 verglichenen Tools. Die Bewertungen aller anderen Programme basieren auf öffentlich verfügbaren Preisen und Funktionslisten (verifiziert am 9. Juni 2026), nicht auf bezahlten Empfehlungen. Wir markieren explizit, wenn wir eine Stärke oder Schwäche von Pfeffersack erwähnen, und vergleichen mit denselben Kriterien.
Update vom 9. Juni 2026: Alle Preise erneut auf den Anbieter-Preisseiten verifiziert. Smallinvoice zeigt seine Pläne inzwischen in CHF und EUR (Starter CHF 15/Mt.). Neu im Artikel: Gratis-Limits-Tabelle aller kostenlosen Pläne, Überblick weiterer Schweizer Anbieter (INV24, HelvetiBill, pebe Live), aktualisierte Saldosteuersatz-Regeln inkl. jährlicher MWST-Abrechnung sowie die Regeln für strukturierte Adressen in der QR-Rechnung.
Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware – was brauchst du wirklich?
Der häufigste Fehler bei der Tool-Wahl: Schweizer Selbständige kaufen eine Vollbuchhaltungs-Suite, obwohl sie nur Rechnungen schreiben wollen. Oder umgekehrt: GmbH-Inhaber kaufen ein reines Rechnungs-Tool und stehen am Jahresende ohne Bilanz da.
Reines Rechnungsprogramm: Erstellt Offerten, Rechnungen, QR-Rechnungen, Mahnungen, einfache Auswertungen. Kein Hauptbuch, keine Bilanz, keine doppelte Buchhaltung. Beispiele in diesem Vergleich: Smallinvoice, Magic Heidi, Ezyrechnung, Swiss21 (Basis), Infinity.swiss (Rechnungs-Modul).
Buchhaltungssoftware mit Rechnungs-Modul: Deckt zusätzlich Buchungen, MWST-Abrechnung, Bankabgleich, Erfolgsrechnung und Bilanz ab. Beispiele: Pfeffersack (Bilanz und Erfolgsrechnung im GmbH-Bereich, Einzelfirmen buchen mit Kategorien), Bexio, KLARA, CashCtrl, Banana.
Die juristische Faustregel kommt aus Art. 957 OR: Einzelfirmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz dürfen die vereinfachte Milchbüechli-Rechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) führen. Hier reicht ein reines Rechnungs-Tool, die Buchhaltung machst du mit Excel oder dem Tool deines Treuhänders. GmbH, AG, Genossenschaften und ins Handelsregister eingetragene Einzelfirmen über CHF 500'000 sind dagegen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Hier brauchst du ein Programm mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
Schweizer Pflichten: Das muss dein Rechnungsprogramm 2026 können
Bevor wir in die Tool-Profile gehen, der nüchterne Schweizer Realitäts-Check. Diese fünf Punkte sind keine Wunschliste, sondern Mindestanforderungen für jedes Schweizer Rechnungsprogramm:
1. Swiss QR-Rechnung (Pflicht seit 1.10.2022). Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine wurden durch den QR-Code auf dem Zahlteil ersetzt. Seit der Version 2.3 der Implementation Guidelines (November 2025) ist im Swiss QR-Code nur noch die strukturierte Adresse (Adresstyp «S») zugelassen. Belege mit unstrukturierten Adressen können laut SIX-Factsheet vom 19. August 2025 nur noch für eine kurze Übergangsfrist verwendet werden, ein Enddatum nennt die SIX dort nicht; bestehende Daueraufträge und Vorlagen bereinigen die Finanzinstitute bis spätestens 13. November 2026. Ab dem 14. November 2026 gilt die Version 2.4: Für Rechnungen in CHF bringt sie keine technischen Anpassungen, für Rechnungen in EUR bleiben nur IBAN mit SCOR-Referenz oder IBAN mit unstrukturierter Mitteilung, die QR-IBAN ist dann nur noch für CHF vorgesehen. Dein Rechnungsprogramm muss strukturierte Adressen erzeugen können. Wie du Adressen in Vorlagen und Kundenstamm umstellst, zeigt der Guide QR-Rechnung-Änderungen 2026.
2. MWST-Sätze 8.1% / 2.6% / 3.8%. Seit dem 1. Januar 2024 gelten die erhöhten Mehrwertsteuer-Sätze (Art. 25 MWSTG): Normalsatz 8.1%, reduzierter Satz 2.6%, Sondersatz Beherbergung 3.8%. Programme, die noch die alten Sätze 7.7% / 2.5% / 3.7% als Standard anzeigen, sind veraltet.
3. Pflichtangaben gemäss MWSTG. Bei MWST-pflichtigen Unternehmen gehören nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG in der Regel auf die Rechnung: Name und Ort des Rechnungsstellers mit MWST-Nummer, Name und Ort des Empfängers, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste findest du im Guide Rechnung schreiben Schweiz: Pflichtangaben.
4. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR). Rechnungen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre archiviert werden, auch elektronisch wenn Authentizität und Integrität gewährleistet sind. Wer mit einem reinen SaaS-Tool arbeitet, sollte vorher prüfen, ob ein PDF-Export aller Belege jederzeit möglich ist (Lock-in-Risiko).
5. Mehrsprachigkeit. In einer viersprachigen Schweiz schreibst du nicht nur auf Deutsch Rechnungen. Mindestens Deutsch, Französisch und Italienisch sollten als Rechnungssprache wählbar sein. Bei Kunden aus der Westschweiz oder dem Tessin sonst peinlich.
Ausblick (keine Pflicht): eBill und E-Rechnung. Über 3 Millionen Schweizerinnen und Schweizer empfangen ihre Rechnungen bereits digital via eBill, bis zu 95% der Schweizer Finanzinstitute bieten eBill an (SIX Group). Noch ist eBill für Kleinunternehmen optional. Wer aber Geschäftskunden hat, sollte prüfen, ob die Rechnungssoftware eBill oder zumindest E-Mail-Versand mit maschinenlesbaren Daten unterstützt. Mehr dazu im Ausblick E-Rechnung Schweiz.
Rechnungssoftware Schweiz im Schnellvergleich: Alle 10 Programme auf einen Blick
Die wichtigsten Eckdaten in einer Tabelle. Die Preise wurden am 9. Juni 2026 direkt auf den Preisseiten der Anbieter verifiziert, einzelne später nachgeprüft (Stand-Datum in Fussnote oder Profil), und beziehen sich auf den günstigsten Plan mit vollem QR-Rechnungs-Umfang (Jahresabo, sofern nicht anders vermerkt).
| Software | Preis ab | Zielgruppe | QR-Rg. | MWST | Doppelte BH | Cloud | Daten in CH |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pfeffersack | CHF 5/Mt.* | Einzelfirmen, Freelancer | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Bexio | CHF 35/Mt.** | KMU 1–50 MA | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Smallinvoice | Gratis*** | KMU, Freelancer | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Swiss21 | Gratis**** | Vereine, Klein-KMU | Ja | Ja | Ja (Modul) | Ja | Ja |
| Infinity.swiss | Gratis-Start | Solo, Kreative | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Ezyrechnung | Gratis (bis 100 Kunden) | Freelancer DE/FR | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Magic Heidi | CHF 299/Jahr | Solo-Freelancer | Ja | Ja | Nein | Ja (+App) | Ja |
| KLARA | CHF 55/Mt.* | KMU, Vereine | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| CashCtrl | Gratis | KMU, Treuhänder | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Banana | CHF 89/Jahr | Vereine, Treuhänder | Ja | Ja | Ja | Teilweise | Ja |
* Jahresabo (monatlich CHF 7), beides inkl. MWST.
** Jahresabo; im Monatsabo CHF 45/Mt., beides exkl. MWST. KI-Belegerfassung erst ab Advanced (CHF 42/Mt. im Jahresabo).
*** Gratis bis kumuliert CHF 70'000 Rechnungssumme, danach Starter ab CHF 15/Mt.
**** Dauerhaft kostenloser Starter-Plan (1 Nutzer, 1 Mandant, 1'000 Belege/Jahr); getragen von Abacus/Glarotech/SmartWe. Basic ab CHF 21/Mt., Pro ab CHF 49/Mt.
***** Business Basic im Jahresabo (monatlich CHF 69, exkl. MWST; klara.ch, Stand: September 2026). Magic Heidi: CHF 299/Jahr ≈ CHF 25/Mt.; Monatsabo CHF 39, beides inkl. MWST (magicheidi.ch, Stand: September 2026).
Wichtig: Der Einstiegspreis sagt selten alles. Bei vielen Anbietern fehlen im Basis-Tarif zentrale Funktionen wie Bankabgleich, OCR-Belegerfassung oder Mehrsprachigkeit. Im Detail-Teil weiter unten zeigen wir genau, was wo drin ist und was extra kostet.
So haben wir die Rechnungsprogramme bewertet
Bewertungs-Stand: 9. Juni 2026. Alle Preise und Funktionsangaben wurden an diesem Datum einzeln auf den jeweiligen Anbieter-Websites verifiziert (Pakete- und Preisseiten, FAQ, Hilfe-Bereich) – inklusive der Unterscheidung Jahresabo vs. Monatsabo, die viele Vergleiche unterschlagen. Pfeffersack-Funktionen basieren auf der eigenen Produkt-Dokumentation. Wo ein Anbieter den Preis nicht öffentlich ausweist (z. B. CashCtrl Pro), haben wir Drittquellen genutzt und das markiert. Vier Bewertungs-Kriterien, gewichtet nach dem, was Schweizer Selbständige im Alltag brauchen:
Schweiz-Spezifika. QR-Rechnung nach IG v2.3 (strukturierte Adressen), MWST-Sätze 8.1%/2.6%/3.8% seit 1.1.2024, Schweizer Kontenrahmen (KMU oder Käfer), Mehrsprachigkeit (DE/FR/IT), Saldosteuersatz-Unterstützung, Datenhosting in der Schweiz.
Preis-Leistung im ersten Jahr. Nicht nur das Monatsabo, sondern auch: Setup-Aufwand, Bankanbindung als Add-on, KI-Belegerfassung kontingentiert oder unbegrenzt, Lohnmodul-Kosten, mehrsprachige Vorlagen, Mahnwesen.
Migrations- und Export-Reife. Wie sauber bekommst du deine Daten wieder raus, wenn du wechselst? CSV-Export für Kunden, PDF-Bulk-Export für Rechnungen und Belege, API-Zugang.
Support und Schweizer Wurzeln. Ist der Support auf Deutsch und in CH-Zeitzonen erreichbar? Gibt es eine echte Schweizer Firma dahinter? Wird die Software aktiv weiterentwickelt?
Pfeffersack – Rechnungen und Buchhaltung in einem Abo
Pfeffersack ist unser eigenes Produkt; die Angaben in diesem Abschnitt beschreiben den Funktionsumfang der Software und stammen nicht aus einem Test durch Dritte. Es richtet sich an Schweizer Einzelfirmen, Freelancer und kleine GmbH, die Rechnungen und Buchhaltung im selben Programm führen wollen. Der Preis: CHF 5/Monat im Jahresabo (CHF 60/Jahr) bzw. CHF 7/Monat im Monatsabo, jeweils inkl. MWST.
Preise und Funktionsumfang
Im Hauptabo enthalten: QR-Rechnungen mit strukturierten Adressen, Offerten mit Online-Annahme, Belege auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch, MWST-Abrechnung mit XML-Export für die ESTV (eCH-0217), Kontoauszug-Import (CSV und camt), Belegerkennung per Foto oder Upload und eine Zeiterfassung, aus der Stunden in die Rechnung übernommen werden. Bulk-Belege-Import, SMS und eigene Absenderadresse sind optionale Erweiterungen mit eigenem Preis. Sieben Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte (siehe Registrierung). Alle Rechnungsfunktionen im Detail zeigt die Produktseite Rechnungsprogramm Schweiz.
Stärken im Alltag
Einfache und doppelte Buchhaltung liegen im selben Abo: Einzelfirmen buchen im Standardbereich mit Kategorien, GmbH führen im GmbH-Bereich Kontenplan, Bilanz und Erfolgsrechnung. Wer von der Einzelfirma zur GmbH wechselt, bleibt im selben Programm und Abo; Daten aus dem Standardbereich werden dabei nicht in die GmbH-Buchhaltung übernommen. Die Belegerkennung ist nicht auf eine Anzahl Scans pro Monat begrenzt (bei Bexio Advanced sind es 50). Bei Rechnungen in EUR lässt Pfeffersack keine QR-IBAN zu; die SIX sieht sie ab der Version 2.4 ausdrücklich nur noch für CHF vor.
Direkte Vergleiche mit anderen Tools findest du auf den Vergleichsseiten Pfeffersack vs. Bexio, Pfeffersack vs. KLARA und Pfeffersack vs. CashCtrl.
Wo es an Grenzen stösst
Kein integriertes CRM oder Lagermanagement; wer das braucht, ist bei Bexio oder Smallinvoice besser aufgehoben. Der Fokus von Pfeffersack liegt auf der Finanzbuchhaltung. Mahnstufen mit Verzugszins gibt es nur im GmbH-Bereich, und auch dort löst du Mahnungen selbst aus; im Standardbereich verschickst du Zahlungserinnerungen. Eine direkte Bankanbindung gibt es nicht, Kontoauszüge werden hochgeladen; der automatische Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen und der Saldosteuersatz sind dem GmbH-Bereich vorbehalten.
Für wen? Solo-Selbständige, Freelancer, Beratende, Kreative, kleine Handwerksbetriebe und kleine GmbH, die ihre Buchhaltung selbst führen.
Bexio – das breite KMU-Paket (Preise seit März 2026)
Bexio ist nach eigenen Angaben die meistverwendete Rechnungs- und Buchhaltungssoftware der Schweiz mit über 100'000 KMU-Kunden (bexio.com, 2026). Hinter Bexio steht die Mobiliar-Versicherungsgruppe, dazu kommen TREUHAND|SUISSE-Partnerschaft, Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung und ein riesiges Treuhand-Ökosystem.
Preise seit März 2026
Die im März 2026 eingeführte Plan-Struktur (Quelle: bexio.com/pakete-preise):
| Plan | Jahresabo (mtl.) | Monatsabo | Was ist drin |
|---|---|---|---|
| Basic | CHF 35.00 | CHF 45.00 | QR-Rg., Buchhaltung, E-Banking, Zeiterfassung – ohne KI-Belegerfassung |
| Advanced | CHF 42.00 | CHF 52.00 | + KI-Belegerfassung (50 Scans/Mt.), Lohn als Add-on |
| Optima | CHF 69.00 | CHF 79.00 | + 100 KI-Scans/Mt., Lohnmodul für 5 MA zubuchbar (CHF 25/Mt.) |
| Ultimate | CHF 119.00 | CHF 129.00 | + unlim. Scans (Fair Use), Lohn bis 25 MA, bexio Pay inkl. |
Achtung beim Vergleichen: Die beworbenen Preise gelten fürs Jahresabo. Wer monatlich kündbar bleiben will, zahlt CHF 10 mehr pro Monat. Bexio fährt zudem regelmässig Rabatt-Aktionen (im Juni 2026 z. B. 30% im ersten Jahr) – der Rabatt läuft nach 12 Monaten aus, kalkuliere also immer mit dem regulären Preis. Wer den gleichen Funktionsumfang wie vor März 2026 (Starter CHF 35) braucht, zahlt jetzt CHF 42/Mt., eine Erhöhung von rund 20%. Details in unserer Bexio-Preiserhöhung 2026-Analyse und im umfassenden Bexio-Alternativen-Vergleich.
Stärken
Laut bexio.com über 100 Integrationen mit Banken, Shopsystemen und Zahlungsanbietern. E-Banking-Integration mit praktisch allen Schweizer Banken. Integrierte Swissdec-Lohnbuchhaltung. Treuhand-Anbindung über das Bexio-Treuhand-Portal. Bexio kommuniziert auf seiner Website konkrete Zeitersparnis-Werte und schnellere Zahlungen durch automatisches Mahnwesen (bexio.com/rechnungsprogramm, 2026).
Schwächen
Hoher Funktions-Overhead für Solo-Selbständige. Lernkurve spürbar. KI-Belegerfassung erst ab Advanced und nur 50 Scans/Monat: Wer monatlich 200 Quittungen scannt, läuft schnell ins Limit. Datenexport beim Wechsel weg von Bexio bleibt mühsam (siehe Anleitung Bexio-Wechsel).
Für wen? Wachsende KMU mit fünf oder mehr Mitarbeitenden, Bedarf an Lohnbuchhaltung, CRM, Lagerverwaltung und tiefen Bank-Integrationen. Wer ein Solo-Business unter CHF 200'000 Umsatz führt, zahlt bei Bexio überproportional viel für ungenutzte Funktionen.
Smallinvoice – das reine Rechnungs-Tool mit Schweizer Hosting
Smallinvoice positioniert sich klar als reines Rechnungsprogramm mit CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung, aber ohne klassische Buchhaltung. Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet, was im Marketing prominent betont wird (smallinvoice.ch, 2026).
Preise
Gratis bis zu einem kumulierten Rechnungsbetrag von CHF 70'000, danach Starter (CHF 15/Mt.), Professional (CHF 30/Mt.) oder Business (CHF 45/Mt.); die Pläne sind alternativ auch in EUR buchbar (13/27/40). Die Bezahlpläne unterscheiden sich vor allem in Nutzeranzahl, Mandanten und Integrationen (smallinvoice.ch/preise, verifiziert 9.6.2026).
Stärken
Schweizer Hosting, 256-Bit-Verschlüsselung, DSGVO/revDSG-konform. CRM- und Projektmanagement-Module direkt integriert, ein zweites Tool ist nicht nötig. Live-Editor für Rechnungs-Layouts ist visuell stark. Anbindung an Treuhand-Software (Banana, Topal, Infoniqa) für Datenübergabe an den Buchhalter.
Schwächen
Keine doppelte Buchhaltung. Wer eine GmbH führt, braucht zusätzlich eine Buchhaltungs-Software oder einen Treuhänder, der die Daten weiterverarbeitet. Free-Tier-Grenze von CHF 70'000 wird bei einer aktiven Einzelfirma schnell erreicht. Keine eigene MWST-Abrechnung, Daten müssen exportiert werden.
Für wen? Freelancer und Kreative mit CRM-/Projekt-Bedarf, die einen Treuhänder für die Buchhaltung haben. Nicht geeignet für GmbH, die ihre Buchhaltung selbst führen wollen.
Swiss21 – das kostenlose Schweizer Business-Paket
Swiss21 ist ein Joint Venture der Abacus Research AG, Glarotech und SmartWe, betrieben von der Swiss21.org AG in St. Gallen (swiss21.org/partner/abacus, 2026). Die Plattform bündelt Rechnungen, Offerten, einfache Buchhaltung, Lohn, CRM und E-Commerce. Laut Eigenangabe nutzen 80'000 Kleinunternehmen Swiss21 (swiss21.org, 2026). Seit dem 1. Januar 2026 leitet Fabian Schläpfer als Abacus-Geschäftsleitungsmitglied die Swiss21.org AG (leaderdigital.ch, 2026).
Preise
Der Starter-Plan ist dauerhaft kostenlos: 1 Nutzer, 1 Mandant, 1'000 Belege pro Jahr, 10 OCR-Belegerkennungen pro Monat, 1 Lohnabrechnung pro Monat (swiss21.org/preise, verifiziert 9.6.2026). Bezahlpläne: Basic CHF 21/Mt. (3 Nutzer, 7 Lohnabrechnungen, 2'100 Belege), Pro CHF 49/Mt. (5 Nutzer, 21 Lohnabrechnungen, 5'000 Belege). Zusatznutzer kosten CHF 5/Mt., zusätzliche Lohnabrechnungen CHF 3.50/Mt., Zusatz-Module CHF 19–29/Mt.
Finanziert wird der Gratis-Plan durch die Trägerunternehmen als Markteinstieg ins Abacus-Ökosystem. Klassische Werbung von Drittanbietern wird im Tool nicht geschaltet – sichtbar sind ausschliesslich Hinweise auf weitere Tools aus dem Abacus-Ökosystem.
Stärken
Echter Gratis-Einstieg ohne Funktions-Krüppel-Variante: QR-Rechnung, Offerten, Mahnwesen und einfache Buchhaltung sind im Starter-Plan enthalten. Eine Lohnabrechnung pro Monat ist im Gratis-Tier inklusive – selten am Markt. Daten in der Schweiz gehostet. Trägerstruktur (Abacus + Glarotech + SmartWe) gibt Investitions- und Support-Sicherheit.
Schwächen
Solo-Nutzer-Limit im Gratis-Plan: 1 Nutzer, 1 Mandant. Sobald ein zweiter Mitarbeiter oder ein zweiter Mandant dazukommt, wird der Bezahlplan (ab CHF 21/Mt. Basic) fällig. Performance bei grösseren Datenmengen mässig. Migration weg von Swiss21 (vollständiger Datenexport) wird in der Community kritisch diskutiert. Der modulare Aufbau ist für reine Rechnungs-Solo-Anwender ohne CRM-/Shop-Bedarf überdimensioniert.
Für wen? Vereine, ehrenamtlich geführte Kleinstunternehmen und Solo-Gründer, die einen vollwertigen Gratis-Einstieg mit Lohn-Funktion suchen und im Abacus-Ökosystem bleiben wollen. Weniger geeignet für Mehrpersonen-KMU (dort steigen die Kosten schnell).
Infinity.swiss – das visuelle Rechnungsprogramm
Infinity.swiss ist ein junges Schweizer Tool mit einem klaren Differenzierungsmerkmal: visueller, Canvas-artiger Editor statt klassischer Formular-UI. Dazu kommen KI-gestützte Buchungsvorschläge und ein Fokus auf moderne UX (infinity.swiss/finance, 2026).
Preise
Kostenloser Einstieg, Bezahlpläne über /finance/preise. 14-tägiger Test ohne Kreditkarte.
Stärken
Modernste UX im Vergleichsfeld: Wer von Notion, Figma & Co. kommt, fühlt sich sofort zuhause. Rechnungen lassen sich per Link teilen (kein PDF-Versand nötig). KI-Buchungsvorschläge sparen Klicks. Vier Sprachen im UI (DE/EN/FR/IT). Swiss Made Software-Badge.
Schwächen
Junges Produkt: Die Community und das Ökosystem sind noch klein. Wenige öffentliche Reviews zur Verlässlichkeit unter Last. Integrationen weniger ausgereift als bei Bexio. Treuhand-Anbindung steht noch nicht im Zentrum.
Für wen? Designer, Kreative, junge Solo-Selbständige, die Wert auf moderne UX legen und keine 100 Integrationen brauchen.
Ezyrechnung – der einfache Allrounder für Welsch- und Deutschschweiz
Ezyrechnung positioniert sich als "einfachste und schnellste Rechnungssoftware der Schweiz" (ezyrechnung.ch, 2026). Das Tool ist eng mit der Buchhaltungssoftware EZYcount verzahnt: Wer beides nutzt, hat einen durchgängigen Workflow.
Preise
Gratis bis 100 Kunden, danach Pro-Plan CHF 116.75/Jahr (entspricht knapp CHF 10/Mt.). Multi-Currency (CHF/EUR/USD) im Pro-Plan enthalten.
Stärken
Sehr flacher Lerneinstieg: Wer schon einmal eine Rechnung in Word geschrieben hat, kommt sofort klar. Tablet-freundliches UI (sinnvoll für mobile Aussendienst-Workflows). Gut etabliert in der Romandie. Anbindung an EZYcount für Buchhaltungs-Workflow.
Schwächen
Schmaler Funktionsumfang: keine Vollbuchhaltung, kein CRM, kein Projekt-Modul, keine Mehrnutzer-Verwaltung in Tiefe. Wer wächst, stösst schnell an Grenzen. Schweizer Regulatorik-Kontext (QR-Standard-Updates, Saldosteuersatz) wird kommuniziert, aber nicht so ausführlich wie bei Bexio oder Pfeffersack.
Für wen? Solo-Freelancer in DE/FR-Region, die Word/Excel hinter sich lassen wollen, ohne in komplexe Buchhaltungssoftware einzusteigen.
Magic Heidi – Mobile-first für unterwegs
Magic Heidi ist in diesem Vergleich das einzige Tool mit echten nativen Apps für iOS, Android, Mac und Windows (Stand: August 2026). Wer viel unterwegs ist und vom Smartphone aus Rechnungen schreiben will, hat hier den Vorteil.
Preise
Free-Plan mit 3 Rechnungen und 3 Belegen (Test-Charakter), danach CHF 299/Jahr (entspricht rund CHF 25/Monat) bzw. CHF 39/Monat im Monatsabo (magicheidi.ch/pricing, verifiziert 28.9.2026). Saldosteuersatz wird nativ unterstützt, was am Markt selten ist.
Stärken
Beste Mobile-Experience im Vergleichsfeld. KI-Belegscan über Foto direkt aus der App. Saldosteuersatz im Tarif enthalten. Schweizer Produkt mit deutschem, französischem und englischem UI.
Schwächen
Auf Solo-Selbständige ausgerichtet: Neben dem eigenen Login gibt es laut Preisseite einen zweiten Zugang für Treuhänder oder Geschäftspartnerin ohne Aufpreis (Stand 28.9.2026). Keine doppelte Buchhaltung, keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung. GmbH-Inhaber müssen ergänzen. Preislich im oberen Mittelfeld: Wer nur Rechnungen schreibt, zahlt mit CHF 299 pro Jahr mehr als bei Pfeffersack (CHF 60 im Jahresabo) und bekommt weniger Buchhaltungs-Tiefe.
Für wen? Mobile-affine Solo-Freelancer, Coaches, Foodtruck-Betreiber, IT-Berater, die viel unterwegs arbeiten und Saldosteuersatz nutzen.
KLARA – die Modul-Plattform der Schweizer Post
KLARA ist eine Plattform mit Buchhaltung, Rechnungsprogramm, CRM, Lohnbuchhaltung und Webshop-Modul, getragen von der Schweizerischen Post (klara.ch, 2026).
Preise
Business Basic ab CHF 55/Monat im Jahresabo (CHF 69 monatlich), Business Plus CHF 79 (monatlich CHF 99), Business Premium CHF 127 (monatlich CHF 159), alle Preise exkl. MWST (klara.ch/business, Stand: September 2026). Für Business Basic nennt KLARA zusätzlich CHF 48/Monat, allerdings nur mit einem Zweijahres-Rabattcode aus dem kostenlosen Beratungsgespräch. Modular: Lohnbuchhaltung laut klara.ch/preise ab CHF 3.90 pro Monat und Lohnabrechnung in Kombination mit einem Business-Paket (ohne Paket ab CHF 4.90), Zeiterfassung CHF 4 pro Mitarbeitende/Mt. Die ursprüngliche kostenlose Buchhaltung wurde Anfang 2023 abgeschafft.
Stärken
Schweizerische Post als Träger gibt Vertrauen, besonders bei traditionelleren KMU. Breite Modulpalette aus einer Hand. Treuhand-Anbindung über das KLARA-Treuhand-Programm gut ausgebaut. Mehrere Mandanten in höheren Plänen verfügbar.
Schwächen
Mit Zusatzmodulen wie Lohn oder Zeiterfassung steigen die Kosten über die CHF 55/Monat des Einstiegspakets hinaus. Vorhersagbarkeit der Gesamtkosten ist schwierig. Lock-in-Effekt bei tiefer Integration. Detaillierte Alternativen-Übersicht im KLARA-Alternativen-Guide.
Für wen? Klein-KMU, die ein Schweizer Post-Ökosystem-Tool suchen und planmässig in mehrere Module wachsen wollen (Lohn, CRM, Webshop).
CashCtrl – die kostenlose Vollbuchhaltung für Power-User
CashCtrl ist in diesem Vergleich die einzige Schweizer Lösung, die eine vollwertige doppelte Buchhaltung mit QR-Rechnung gratis anbietet. Schweizer Kontenrahmen, MWST sowie Debitoren-/Kreditorenverwaltung sind im Free-Plan enthalten (cashctrl.com/plans, verifiziert 9.6.2026).
Preise
Free (1 User, 1 Organisation, ohne automatischen Bankimport). Pro mit automatischem Bankimport (ISO 20022), Fremdwährungen und Mehrmandanten-Fähigkeit für CHF 350/Jahr inkl. MWST (≈ CHF 29/Mt.; laut Preisseite cashctrl.com, Stand: 1. Oktober 2026).
Stärken
Echte Vollbuchhaltung gratis, was am Schweizer Markt selten ist. Sehr fairer Pro-Plan. API-Schnittstelle für Integrationen. Beliebt bei Treuhändern, die mehrere Mandate verwalten. Hosting in der Schweiz.
Schwächen
UI ist funktional, aber nicht modern. Wer ohne Buchhaltungskenntnisse einsteigt, kämpft mit Soll/Haben-Logik, weil CashCtrl wenig erklärt. Lohnbuchhaltung erst im PRO-Plan, keine Zeiterfassung. Mobile-Workflow rudimentär. Vergleich Pfeffersack vs. CashCtrl zeigt die Tiefenunterschiede.
Für wen? Buchhaltungs-affine Selbständige und Treuhänder, die Kontrolle wollen und mit der älteren UI leben können.
Banana Buchhaltung – der Klassiker aus dem Tessin
Banana Accounting ist seit über 25 Jahren am Markt und kommt aus dem Tessin (banana.ch, 2026). Im Gegensatz zur Cloud-Konkurrenz ist Banana primär eine Desktop-Anwendung. Wer die Datenhoheit will, schätzt das.
Preise
Jahreslizenz-Modell: Plan Professional CHF 89/Jahr, Plan Advanced CHF 179/Jahr, dazu ein eingeschränkter Free-Plan (banana.ch/prices, verifiziert 9.6.2026). QR-Rechnung ist ab Version 10 enthalten.
Stärken
Daten lokal, komplette Kontrolle. Sehr günstig im Vergleich. Excel-ähnliches Layout, das viele Treuhänder lieben. Mehrsprachig (DE/EN/FR/IT). Stabil etabliert.
Schwächen
Keine echte Cloud-Synchronisation: Datei liegt lokal, Backup-Disziplin nötig. Keine integrierte Rechnungsstellung im klassischen Sinn (Rechnungs-Workflow läuft über Buchungs-Templates). UI wirkt aus der Zeit gefallen. Mobile-App fehlt. Tiefere Alternativen-Übersicht im Banana-Alternativen-Vergleich.
Für wen? Vereine, Treuhänder mit klassischem Workflow, Buchhaltungs-Power-User, die Cloud-Skepsis und Excel-Affinität teilen.
Kostenloses Rechnungsprogramm Schweiz: Alle Gratis-Limits im Überblick
Sechs der zehn verglichenen Tools bieten einen dauerhaft kostenlosen Plan oder Gratis-Einstieg mit QR-Rechnung (Stand: Juni 2026). Entscheidend ist nicht, ob etwas gratis ist, sondern wo die Grenze liegt. Genau daran scheitern die meisten "kostenlos"-Versprechen in der Praxis:
| Tool | Gratis-Umfang | Harte Limite | Der Haken |
|---|---|---|---|
| CashCtrl Free | Vollständige doppelte Buchhaltung + QR-Rechnung | 1 Nutzer, 1 Organisation | Kein automatischer Bankimport (erst im Pro-Plan) |
| Smallinvoice Free | Rechnungen, Offerten, QR | Bis CHF 70'000 kumulierte Rechnungssumme | Danach ab CHF 15/Mt.; keine Buchhaltung |
| Swiss21 Starter | Rechnungen, einfache Buchhaltung, 1 Lohnabrechnung/Mt. | 1 Nutzer, 1 Mandant, 1'000 Belege/Jahr | Ab 2. Nutzer Basic (CHF 21/Mt.) |
| Ezyrechnung Free | Rechnungen mit QR | Bis 100 Kunden | Keine Buchhaltung, kein Multi-Currency |
| Magic Heidi Free | Rechnungen mit QR | 3 Rechnungen + 3 Belege | Reiner Test-Charakter |
| Banana Free | Buchhaltung lokal | Eingeschränkter Funktionsumfang | Desktop-only, kein Rechnungs-Workflow |
Die ehrliche Einordnung: Eine kostenlose Rechnungssoftware lohnt sich für Vereine, Nebenerwerb und die Startphase. Wer regelmässig Rechnungen schreibt, MWST abrechnet oder den Bankabgleich automatisieren will, stösst in jedem Gratis-Plan an eine der Grenzen oben. Ab diesem Punkt ist ein günstiger Bezahlplan (CHF 5–15/Mt.) meist billiger als die eigene Arbeitszeit. Die ausführliche Gratis-Analyse findest du im Artikel Buchhaltung kostenlos Schweiz.
Weitere Rechnungsprogramme am Schweizer Markt
Neben den zehn ausführlich beschriebenen Tools gibt es weitere Rechnungsprogramme, die in Schweizer Vergleichen regelmässig auftauchen. Der Vollständigkeit halber, kurz eingeordnet:
INV24 – kostenloser Online-Rechnungsgenerator mit QR-Support. Für sporadische Einzelrechnungen brauchbar, aber ohne Buchhaltung, ohne MWST-Abrechnung und ohne Schweizer Daten-Hosting-Garantie.
HelvetiBill – neuer Anbieter ab CHF 12/Mt. mit Fokus auf einfache Rechnungen. Wenig öffentliche Erfahrungsberichte, Funktionsumfang schmaler als bei den etablierten Tools.
pebe Live – Cloud-Ableger der pebe AG (seit 1982 am Markt) ab CHF 9/Mt., interessant für Treuhand-nahe Setups.
Atlanto – Schweizer Business-Plattform mit Rechnungs- und Buchhaltungsmodul, positioniert zwischen Swiss21 und Bexio.
KingBill – etabliertes Rechnungsprogramm aus Österreich mit Schweiz-Version. Solide Rechnungsfunktionen, aber kein Schweizer Kontenrahmen-Fokus.
Diese Tools haben wir nicht mit denselben Kriterien wie die zehn Hauptkandidaten geprüft. Wer eines davon in Betracht zieht, prüft Funktionsumfang und Preis direkt auf der Website des Anbieters.
Welches Rechnungsprogramm passt zu welchem Unternehmenstyp?
Die ehrliche Entscheidungs-Matrix nach Nutzertyp:
| Unternehmenstyp | Empfehlung primär | Empfehlung sekundär |
|---|---|---|
| Einzelfirma, <CHF 100k Umsatz | Pfeffersack (CHF 5/Mt.) | CashCtrl Free |
| Einzelfirma mit MWST | Pfeffersack | Magic Heidi (Saldosteuersatz) |
| Freelancer mit CRM-/Projekt-Bedarf | Smallinvoice | Bexio Basic |
| Solo-Mobile (Coach, Foodtruck) | Magic Heidi | Pfeffersack |
| GmbH 1–4 MA, Lohn extern | Pfeffersack + Treuhand | Bexio Basic + Lohn-Treuhand |
| GmbH 5+ MA mit interner Lohnbuchhaltung | Bexio Advanced + Lohn-Add-on | KLARA + Lohnmodul |
| Verein | CashCtrl Free | Banana Plus, Swiss21 |
| Treuhänder mit Mandaten | CashCtrl Pro | Banana Professional, Bexio Treuhand |
| eCommerce / Shop-Integration | Bexio | KLARA |
| Mittelstand 20+ MA | Abacus / Sage | Bexio Ultimate |
Die Matrix ist bewusst pragmatisch, ohne "es kommt darauf an"-Antworten. Wer in mehreren Zeilen passt, prüft die Sekundär-Empfehlung als Alternative.
Versteckte Kosten: Worauf du im ersten Jahr achten musst
Der monatliche Abopreis ist nur die halbe Wahrheit. Diese sechs Posten kosten im ersten Jahr oft mehr als die Software selbst:
- Setup und Datenmigration. Wenn du von Excel oder einem anderen Tool wechselst: Rechne mit 2–8 Stunden für CSV-Import, Konto-Setup und MWST-Konfiguration. Bei einem Stundensatz von CHF 100 sind das schnell CHF 200–800.
- Treuhänder-Aufpreis bei "exotischen" Tools. Wenn dein Treuhänder Bexio-zertifiziert ist und du auf ein Nischen-Tool wechselst, kann der Mehraufwand pro Abschluss CHF 200–800 ausmachen. Vorher abklären.
- Bankimport als Add-on. Bei CashCtrl Free fehlt der automatische Bankimport. Bei Bexio Basic ist E-Banking dabei, aber KI-Belegerfassung nicht. Lies das Kleingedruckte.
- KI-Belegerfassung kontingentiert. Bexio Advanced limitiert auf 50 OCR-Scans/Monat. Wer pro Monat 200 Quittungen scannt, braucht Optima (CHF 69) oder muss extra zahlen. Pfeffersack hat hier keine Limits, Magic Heidi nutzt ein eigenes Kontingent.
- Mahn-Gebühren und bezahlte Templates. Manche Tools verlangen extra für individuelle Rechnungs-Designs, mehrsprachige Vorlagen oder das Mahnwesen.
- Datenexport beim Wechsel. SaaS-Lock-in ist real. Vor der Wahl: API-Zugang prüfen, CSV-Export-Felder testen, PDF-Bulk-Export simulieren. Die 10-Jahre-Aufbewahrungspflicht gilt auch nach einem Wechsel.
Migration: So wechselst du dein Rechnungsprogramm sauber
Vier Schritte für einen sauberen Wechsel, idealerweise zum Beginn des neuen Geschäftsjahres:
Schritt 1: Exportieren. Im alten Tool: Kundendaten als CSV, alle Rechnungen als PDF (Bulk-Export, falls möglich), Buchungsbelege als ZIP. Bei Bexio findest du den Export unter Einstellungen → Daten-Export.
Schritt 2: Vorbereiten. CSV-Datei auf das Format des neuen Tools mappen (oft sind Spalten unterschiedlich benannt). Eröffnungssaldi vorbereiten: Bei einem Wechsel mitten im Jahr ist die Bilanz-Übernahme einzuplanen.
Schritt 3: Importieren. Kundendaten per CSV ins neue Tool. Offene Rechnungen einzeln neu erfassen oder per Bulk-Import (falls unterstützt). Bankdaten und MWST-Sätze neu hinterlegen. Schweizer Kontenrahmen prüfen.
Schritt 4: Parallel-Phase. Erste 1–2 Monate beide Systeme parallel führen für Backup und Vergleichbarkeit. Originalbelege im alten System für die volle 10-Jahres-Frist gemäss Art. 958f OR archivieren.
Bei einer Einzelfirma mit unter 100 Kunden dauert der Wechsel typischerweise 2–4 Stunden. Bei einer GmbH mit komplexer Buchhaltung und mehreren Mandaten plant man besser einen ganzen Arbeitstag.
Häufige Fragen zu Rechnungsprogrammen in der Schweiz
Welches ist das beste Rechnungsprogramm in der Schweiz 2026?
Eine allgemeingültige Rangliste gibt es nicht; entscheidend ist, ob du nur Rechnungen schreibst oder auch die Buchhaltung selbst führst. Für reine Rechnungsstellung mit Treuhänder reichen Programme wie Smallinvoice oder Magic Heidi (CHF 299/Jahr inkl. MWST). Wer die Buchhaltung selbst führt, braucht einen Buchhaltungsteil, etwa Pfeffersack (unser eigenes Produkt, CHF 5/Mt. im Jahresabo inkl. MWST), CashCtrl (Free-Plan, Pro CHF 350/Jahr inkl. MWST) oder Bexio (ab CHF 35/Mt. im Jahresabo, exkl. MWST). Für KMU mit interner Lohnbuchhaltung und CRM-Bedarf kommen die grösseren Pakete von Bexio oder KLARA in Frage. Die Entscheidungs-Matrix weiter oben ordnet die Programme nach Unternehmenstyp.
Was ist der Unterschied zwischen einem Rechnungsprogramm und einer Buchhaltungssoftware?
Ein reines Rechnungsprogramm (z. B. Smallinvoice, Magic Heidi, Ezyrechnung) erstellt Offerten, Rechnungen, QR-Rechnungen und Mahnungen – ohne Hauptbuch und Bilanz. Eine Buchhaltungssoftware (z. B. Bexio, CashCtrl, Pfeffersack) deckt zusätzlich doppelte oder einfache Buchhaltung, MWST-Abrechnung, Bankabgleich und Jahresabschluss ab. Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz dürfen die vereinfachte Milchbüechli-Rechnung führen – ein reines Rechnungsprogramm reicht. GmbH und AG brauchen gemäss Art. 957 OR die doppelte Buchhaltung; Vereine ohne Pflicht zum Handelsregistereintrag dürfen vereinfacht buchen (Art. 957 Abs. 2 OR).
Gibt es ein kostenloses Rechnungsprogramm mit QR-Rechnung in der Schweiz?
Ja. CashCtrl Free bietet vollwertige doppelte Buchhaltung inklusive QR-Rechnung gratis (ohne automatischen Bankimport). Smallinvoice ist gratis bis zu einem kumulierten Rechnungsbetrag von CHF 70'000. Swiss21 (Joint Venture von Abacus, Glarotech und SmartWe) bietet einen dauerhaft kostenlosen Starter-Plan mit 1 Nutzer und 1 Mandant; ab dem zweiten Nutzer oder Mandanten wird Basic (CHF 21/Mt.) nötig. Magic Heidi bietet 3 Gratis-Rechnungen (Test-Charakter). Wer mehr als 5–10 Rechnungen pro Monat schreibt, fährt mit einem günstigen Bezahlplan (CHF 5–15/Mt.) meist besser.
Welches Rechnungsprogramm unterstützt den Saldosteuersatz?
Alle hier verglichenen Programme unterstützen die effektive MWST-Methode. Den Saldosteuersatz (vereinfachte MWST-Abrechnung für Umsätze bis CHF 5'024'000/Jahr gemäss Art. 37 MWSTG) unterstützen Pfeffersack (im GmbH-Bereich), Bexio, KLARA, CashCtrl und Magic Heidi direkt im Programm. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln (ESTV): Jede Tätigkeit mit Umsatzanteil über 10% braucht einen eigenen Saldosteuersatz, Mischbranchen-Sätze entfallen. Zusätzlich können Unternehmen bis CHF 5'005'000 Umsatz seit 2025 die jährliche MWST-Abrechnung beantragen (Art. 35 MWSTG) – statt quartalsweise.
Was ändert sich 2026 bei der QR-Rechnung?
Seit der Version 2.3 der Implementation Guidelines (November 2025) ist im Swiss QR-Code nur noch die strukturierte Adresse zugelassen (Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern); Belege mit unstrukturierten Adressen können laut SIX-Factsheet nur noch für eine kurze Übergangsfrist verwendet werden, ein Enddatum nennt die SIX nicht. Bestehende Daueraufträge und Vorlagen bereinigen die Finanzinstitute bis spätestens 13. November 2026. Ab dem 14. November 2026 gilt die Version 2.4: Für CHF-Rechnungen ändert sich technisch nichts, für EUR-Rechnungen sind nur noch IBAN mit SCOR-Referenz oder IBAN mit unstrukturierter Mitteilung möglich, die QR-IBAN ist dann nur noch für CHF vorgesehen; Version 2.3 gilt noch bis November 2027. Wie du Adressen umstellst, zeigt der Guide QR-Rechnung-Änderungen 2026.
Muss ich als Einzelfirma in der Schweiz QR-Rechnungen versenden?
Faktisch ja. Seit dem 1. Oktober 2022 sind die orangen und roten Einzahlungsscheine vollständig abgeschafft (Quelle: SIX Group). Schweizer Banken nehmen keine alten Einzahlungsscheine mehr an. Auch wenn das Gesetz keine direkte QR-Pflicht für Einzelfirmen festschreibt – wer per Bank bezahlt werden will, braucht eine QR-Rechnung. Per E-Mail/PDF verschickte Rechnungen ohne QR-Code sind weiterhin gültig, aber für den Empfänger umständlich.
Wie lange muss ich Rechnungen in der Schweiz aufbewahren?
10 Jahre – gemäss Art. 958f OR (Obligationenrecht). Das gilt für ausgehende und eingehende Rechnungen, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte. Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, sofern Authentizität und Integrität gewährleistet sind (z. B. unveränderbarer PDF/A-Archivspeicher). Prüfe also vor der Wahl deines Rechnungsprogramms, wie Archivierung und Export gelöst sind – Lock-in-Risiken bei reinen SaaS-Lösungen sind real.
Welches Rechnungsprogramm passt für eine GmbH mit Lohnbuchhaltung?
Bexio (Lohnmodul als Add-on ab Advanced, bei Ultimate Lohn bis 25 Mitarbeitende inklusive), KLARA (Lohnmodul laut klara.ch/preise ab CHF 3.90 pro Lohnabrechnung in Kombination mit einem Business-Paket), Swiss21 (1 Lohnabrechnung/Monat im Gratis-Plan) und Abacus/AbaWeb (Swissdec-zertifiziert) sind die Hauptkandidaten. Smallinvoice, Magic Heidi und Ezyrechnung bieten keine integrierte Lohnbuchhaltung – hier brauchst du ein separates Lohn-Tool oder einen Treuhänder.
Wie wechsle ich von einem Rechnungsprogramm zu einem anderen?
Drei Schritte: 1) Exportiere alle Kundendaten als CSV und alle offenen Rechnungen sowie Belege als PDF. 2) Importiere die Kundendaten in das neue Programm und erfasse offene Rechnungen einmalig manuell oder per CSV-Import. 3) Hinterlege Bankdaten, MWST-Sätze und Schweizer Kontenrahmen neu. Bei einer Einzelfirma mit unter 100 Kunden dauert das 2–4 Stunden. Wichtig: Originalbelege gemäss Art. 958f OR mindestens 10 Jahre aufbewahren – auch nach dem Wechsel. Idealer Zeitpunkt: Beginn des Geschäftsjahres.
Fazit: Welches Rechnungsprogramm solltest du wählen?
Die Wahl hängt weniger vom Programm ab als von deinem Unternehmens-Profil. Drei klare Empfehlungen:
Für Einzelfirmen und Freelancer, die die Buchhaltung selbst führen: ein Programm mit Buchhaltungsteil, etwa Pfeffersack (unser eigenes Produkt) für CHF 5/Monat im Jahresabo inkl. MWST, mit QR-Rechnung, MWST-Abrechnung, Kontoauszug-Import, Belegerkennung und Zeiterfassung im Hauptabo; einzelne Erweiterungen kosten extra, 7 Tage gratis ohne Kreditkarte. Gegenüber Bexio Advanced (CHF 42/Mt. im Jahresabo exkl. MWST, also CHF 504 netto pro Jahr) beträgt der Unterschied mehrere hundert Franken pro Jahr. Was das Rechnungsprogramm von Pfeffersack konkret kann, zeigt die Produktseite.
Für etablierte KMU mit 5+ Mitarbeitenden: Bexio (Advanced ab CHF 42/Mt. oder Optima ab CHF 69/Mt., jeweils im Jahresabo exkl. MWST) mit Lohnbuchhaltung als Zusatzmodul ab Advanced, CRM, laut eigenen Angaben über 100 Integrationen und Treuhand-Anbindung.
Für Reine-Rechnungs-Schreiber ohne Buchhaltung: Smallinvoice (Free-Plan bis kumuliert CHF 70'000 Dokumentenwerte) oder Magic Heidi (Mobile-first), sofern ein Treuhänder die Buchhaltung übernimmt.
Für alle, die mit CHF 0 starten wollen: CashCtrl Free oder Swiss21 Starter, mit den oben beschriebenen Gratis-Limits im Hinterkopf.
Bevor du dich festlegst: Teste mindestens zwei Programme parallel. Die meisten bieten 7–14 Tage kostenlose Probezeit. Schreib eine Test-Rechnung, importiere einen Beleg per OCR, lade einen Bank-Auszug hoch. So merkst du in 30 Minuten, ob die UX zu deinem Workflow passt. Das ist viel zuverlässiger als jede Feature-Liste.
Und wenn du wissen willst, ob du überhaupt eine Vollbuchhaltung brauchst oder ob ein reines Rechnungs-Tool reicht, hilft unser Guide Buchhaltung Einzelfirma Schweiz: Pflichten und Anleitung bei der Einordnung. Für eine reine Kostenfrage findest du in unserem Vergleich Buchhaltung kostenlos Schweiz die Gratis-Optionen im Detail.
Über den Autor
Wasili Aebi ist Gründer von Pfeffersack und beschäftigt sich seit Jahren mit der Frage, wie Schweizer Einzelfirmen, Freelancer und kleine KMU ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung mit minimalem Aufwand sauber erledigen können. Die Inhalte in diesem Artikel basieren auf der täglichen Arbeit mit Schweizer Selbständigen, öffentlich verfügbaren Anbieter-Informationen sowie auf rechtlichen Quellen (Obligationenrecht, ESTV, SIX Group). Feedback und Korrekturen sind willkommen.
