Ein Rechnungsprogramm ist für Schweizer Selbständige und KMU heute kein "Nice to have" mehr, sondern Pflicht. Spätestens seit dem 1. Oktober 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine durch die Swiss QR-Rechnung ersetzt wurden (Quelle: SIX Group), kommt niemand mehr ohne eine digitale Lösung aus. Doch der Markt ist unübersichtlich: Vom 800-Wort-Marketing-Versprechen der Anbieter erfährst du selten, ob ein Programm wirklich zu deinem Setup passt.
In diesem Vergleich findest du 10 ehrlich verglichene Rechnungsprogramme für die Schweiz: mit aktuellen Preisen (Stand Mai 2026), klaren Stärken und Schwächen, Schweizer Rechts-Kontext (QR-Rechnung, MWST 8.1%, Aufbewahrungspflicht 10 Jahre) und einer konkreten Empfehlung pro Unternehmenstyp. Wer eine reine Vollbuchhaltungs-Software statt eines Rechnungs-Tools sucht, findet im verwandten Artikel Buchhaltungssoftware Schweiz Vergleich die ergänzende Übersicht.
Kurz gesagt: Für Einzelfirmen und Freelancer ist Pfeffersack ab CHF 5/Monat die günstigste Schweizer Komplettlösung mit QR-Rechnung, MWST 8.1%, Bankimport und OCR-Belegerfassung. Für etablierte KMU mit Mitarbeitenden bleibt Bexio (ab CHF 35/Mt., neu seit März 2026) der umfassendste Anbieter. Wer nur Rechnungen schreibt und keine Buchhaltung braucht, fährt mit Smallinvoice (gratis bis CHF 70'000 Umsatz) oder Magic Heidi (Mobile-first) gut.
Transparenz-Hinweis: Dieser Artikel erscheint auf der Website von Pfeffersack. Pfeffersack ist eines der 10 verglichenen Tools. Die Bewertungen aller anderen Programme basieren auf öffentlich verfügbaren Preisen und Funktionslisten (Stand Mai 2026), nicht auf bezahlten Empfehlungen. Wir markieren explizit, wenn wir eine Stärke oder Schwäche von Pfeffersack erwähnen, und vergleichen mit denselben Kriterien.
Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware — was brauchst du wirklich?
Der häufigste Fehler bei der Tool-Wahl: Schweizer Selbständige kaufen eine Vollbuchhaltungs-Suite, obwohl sie nur Rechnungen schreiben wollen. Oder umgekehrt: GmbH-Inhaber kaufen ein reines Rechnungs-Tool und stehen am Jahresende ohne Bilanz da.
Reines Rechnungsprogramm: Erstellt Offerten, Rechnungen, QR-Rechnungen, Mahnungen, einfache Auswertungen. Kein Hauptbuch, keine Bilanz, keine doppelte Buchhaltung. Beispiele in diesem Vergleich: Smallinvoice, Magic Heidi, Ezyrechnung, Swiss21 (Basis), Infinity.swiss (Rechnungs-Modul).
Buchhaltungssoftware mit Rechnungs-Modul: Deckt zusätzlich Buchungen, MWST-Abrechnung, Bankabgleich, Erfolgsrechnung und Bilanz ab. Beispiele: Pfeffersack, Bexio, KLARA, CashCtrl, Banana.
Die juristische Faustregel kommt aus Art. 957 OR: Einzelfirmen unter CHF 500'000 Jahresumsatz dürfen die vereinfachte Milchbüechli-Rechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) führen. Hier reicht ein reines Rechnungs-Tool, die Buchhaltung machst du mit Excel oder dem Tool deines Treuhänders. GmbH, AG, Genossenschaften und ins Handelsregister eingetragene Einzelfirmen über CHF 500'000 sind dagegen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Hier brauchst du ein Programm mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
Schweizer Pflichten: Das muss dein Rechnungsprogramm 2026 können
Bevor wir in die Tool-Profile gehen, der nüchterne Schweizer Realitäts-Check. Diese fünf Punkte sind keine Wunschliste, sondern Mindestanforderungen für jedes Schweizer Rechnungsprogramm:
1. Swiss QR-Rechnung (Pflicht seit 1.10.2022). Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine wurden durch den QR-Code auf dem Zahlteil ersetzt. Seit dem 21. November 2025 sind im Swiss QR-Code gemäss Implementation Guidelines v2.3 nur noch strukturierte Adressen (Typ S) erlaubt. Kombinierte Adressen (Typ K) werden bis zum 30. September 2026 im Rahmen einer Kulanz-Übergangsfrist der Banken akzeptiert, danach abgelehnt. Dein Rechnungsprogramm muss IG QR-Bill v2.3 mit strukturierten Adressen erzeugen können. Details siehe QR-Rechnung-Änderungen 2026.
2. MWST-Sätze 8.1% / 2.6% / 3.8%. Seit dem 1. Januar 2024 gelten die erhöhten Mehrwertsteuer-Sätze (Quelle: ESTV): Normalsatz 8.1%, reduzierter Satz 2.6%, Sondersatz Beherbergung 3.8%. Programme, die noch die alten Sätze 7.7% / 2.5% / 3.7% als Standard anzeigen, sind veraltet.
3. Pflichtangaben gemäss MWSTG. Eine Schweizer Rechnung muss zwingend enthalten: Name und Adresse des Rechnungsstellers, UID-Nummer (bei MWST-pflichtigen Unternehmen), Name und Adresse des Empfängers, Datum, Beschreibung der Leistung, Entgelt, MWST-Satz und MWST-Betrag. Die vollständige Liste findest du im Guide Rechnung schreiben Schweiz: Pflichtangaben.
4. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR). Rechnungen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre archiviert werden, auch elektronisch wenn Authentizität und Integrität gewährleistet sind. Wer mit einem reinen SaaS-Tool arbeitet, sollte vorher prüfen, ob ein PDF-Export aller Belege jederzeit möglich ist (Lock-in-Risiko).
5. Mehrsprachigkeit. In einer viersprachigen Schweiz schreibst du nicht nur auf Deutsch Rechnungen. Mindestens Deutsch, Französisch und Italienisch sollten als Rechnungssprache wählbar sein. Bei Kunden aus der Westschweiz oder dem Tessin sonst peinlich.
Schnellvergleich: Alle 10 Programme auf einen Blick
Die wichtigsten Eckdaten in einer Tabelle. Die Preise sind auf dem Stand Mai 2026 und beziehen sich auf den günstigsten Plan mit vollem QR-Rechnungs-Umfang.
| Software | Preis ab | Zielgruppe | QR-Rg. | MWST | Doppelte BH | Cloud | Daten in CH |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pfeffersack | CHF 5/Mt.* | Einzelfirmen, Freelancer | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Bexio | CHF 35/Mt. | KMU 1–50 MA | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Smallinvoice | Gratis** | KMU, Freelancer | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Swiss21 | Gratis*** | Vereine, Klein-KMU | Ja | Ja | Ja (Modul) | Ja | Ja |
| Infinity.swiss | Gratis-Start | Solo, Kreative | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Ezyrechnung | CHF 116.75/Jahr | Freelancer DE/FR | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Magic Heidi | CHF 24.99/Mt.**** | Solo-Freelancer | Ja | Ja | Nein | Ja (+App) | Ja |
| KLARA | CHF 29/Mt. | KMU, Vereine | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| CashCtrl | Gratis | KMU, Treuhänder | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Banana | CHF 89/Jahr | Vereine, Treuhänder | Ja | Ja | Ja | Teilweise | Ja |
* Jahresabo (monatlich CHF 7).
** Gratis bis kumuliert CHF 70'000 Rechnungssumme, danach Bezahlplan.
*** Werbefinanziert, optionale Bezahlmodule.
**** Jahresabo (monatlich CHF 30).
Wichtig: Der Einstiegspreis sagt selten alles. Bei vielen Anbietern fehlen im Basis-Tarif zentrale Funktionen wie Bankabgleich, OCR-Belegerfassung oder Mehrsprachigkeit. Im Detail-Teil weiter unten zeigen wir genau, was wo drin ist und was extra kostet.
So haben wir die Rechnungsprogramme bewertet
Bewertungs-Stand: Mai 2026. Alle Preise und Funktionsangaben wurden auf den jeweiligen Anbieter-Websites verifiziert (Pakete- und Preisseiten, FAQ, Hilfe-Bereich). Pfeffersack-Funktionen basieren auf der eigenen Produkt-Dokumentation. Vier Bewertungs-Kriterien, gewichtet nach dem, was Schweizer Selbständige im Alltag brauchen:
Schweiz-Spezifika. QR-Rechnung nach IG v2.3 (strukturierte Adressen), MWST-Sätze 8.1%/2.6%/3.8% seit 1.1.2024, Schweizer Kontenrahmen (KMU oder Käfer), Mehrsprachigkeit (DE/FR/IT), Saldosteuersatz-Unterstützung, Datenhosting in der Schweiz.
Preis-Leistung im ersten Jahr. Nicht nur das Monatsabo, sondern auch: Setup-Aufwand, Bankanbindung als Add-on, KI-Belegerfassung kontingentiert oder unbegrenzt, Lohnmodul-Kosten, mehrsprachige Vorlagen, Mahnwesen.
Migrations- und Export-Reife. Wie sauber bekommst du deine Daten wieder raus, wenn du wechselst? CSV-Export für Kunden, PDF-Bulk-Export für Rechnungen und Belege, API-Zugang.
Support und Schweizer Wurzeln. Ist der Support auf Deutsch und in CH-Zeitzonen erreichbar? Gibt es eine echte Schweizer Firma dahinter? Wird die Software aktiv weiterentwickelt?
1. Pfeffersack — die günstigste Schweizer Komplettlösung
Pfeffersack richtet sich an Schweizer Einzelfirmen, Freelancer und kleine GmbH, die ein schlankes, bezahlbares Rechnungsprogramm mit voller Buchhaltungs-Tiefe suchen. Mit CHF 5/Monat im Jahresabo (CHF 60/Jahr) bzw. CHF 7/Monat im Monatsabo gehört es zu den günstigsten ernstzunehmenden Schweizer Lösungen am Markt.
Preise und Funktionsumfang
Ein Plan, alles drin. Keine Feature-Gates, kein Up-Selling. Im Preis enthalten: QR-Rechnungen (Swiss-QR v2.3, mehrsprachig), MWST-Abrechnung mit den aktuellen Sätzen, vorkonfigurierter KMU-Kontenrahmen, Bank-Import (CAMT.053), KI-gestützte OCR-Belegerfassung, integrierte Zeiterfassung, Mahnwesen, Auslandsrechnungen. Sieben Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte (siehe Registrierung).
Stärken im Alltag
Speziell für die Schweiz entwickelt. QR-Rechnung, MWST 8.1%/2.6%/3.8%, Mehrsprachigkeit (DE/EN/FR/IT) und Saldosteuersatz sind nativ integriert, ohne Add-ons oder Workarounds. Die OCR-Belegerfassung ist nicht kontingentiert (anders als bei Bexio mit 50 Scans/Monat im Advanced-Plan). Bank-Import inklusive Auto-Kategorisierung spart 3–5 Stunden pro Monat bei typischen Einzelfirmen.
Direkter Vergleich mit anderen Tools findest du auf den Vergleichsseiten Pfeffersack vs. Bexio, Pfeffersack vs. KLARA und Pfeffersack vs. CashCtrl.
Wo es an Grenzen stösst
Kein integriertes CRM oder Lagermanagement. Wer das braucht, ist bei Bexio oder Smallinvoice besser. Lohnbuchhaltung gibt es nicht: GmbH mit fünf oder mehr Mitarbeitenden brauchen ein separates Lohn-Tool oder einen Treuhänder. Multi-User-Rollen sind limitiert, für Teams ab 5 Personen tut sich Pfeffersack schwer.
Für wen? Solo-Selbständige, Freelancer, IT-Berater, Coaches, Kreative, kleine Handwerksbetriebe und Einpersonen-GmbH unter CHF 1 Mio. Umsatz.
2. Bexio — der Schweizer Marktführer (mit 2026er Preisaufschlag)
Bexio ist nach eigenen Angaben die meistverwendete Rechnungs- und Buchhaltungssoftware der Schweiz mit über 100'000 KMU-Kunden (bexio.com, 2026). Hinter Bexio steht die Mobiliar-Versicherungsgruppe, dazu kommen TREUHAND|SUISSE-Partnerschaft, Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung und ein riesiges Treuhand-Ökosystem.
Preise seit März 2026
Die im März 2026 eingeführte Plan-Struktur (Quelle: bexio.com/pakete-preise):
| Plan | Preis (monatl.) | Was ist drin |
|---|---|---|
| Basic | CHF 35.00 | QR-Rg., Buchhaltung, E-Banking, Zeiterfassung — ohne KI-Belegerfassung |
| Advanced | CHF 42.00 | + KI-Belegerfassung (50 Scans/Mt.), Lohn als Add-on |
| Optima | CHF 69.00 | + 100 KI-Scans/Mt., Lohn bis 5 MA inkl. |
| Ultimate | CHF 119.00 | + unlim. Scans (Fair Use), Lohn bis 25 MA, bexio Pay inkl. |
Wer den gleichen Funktionsumfang wie vor März 2026 (Starter CHF 35) braucht, zahlt jetzt CHF 42/Mt., eine Erhöhung von rund 20%. Details in unserer Bexio-Preiserhöhung 2026-Analyse und im umfassenden Bexio-Alternativen-Vergleich.
Stärken
Über 300 Integrationen mit Banken, Shopsystemen und Zahlungsanbietern. E-Banking-Integration mit praktisch allen Schweizer Banken. Integrierte Swissdec-Lohnbuchhaltung. Treuhand-Anbindung über das Bexio-Treuhand-Portal. Bexio kommuniziert auf seiner Website konkrete Zeitersparnis-Werte und schnellere Zahlungen durch automatisches Mahnwesen (bexio.com/rechnungsprogramm, 2026).
Schwächen
Hoher Funktions-Overhead für Solo-Selbständige. Lernkurve spürbar. KI-Belegerfassung erst ab Advanced und nur 50 Scans/Monat: Wer monatlich 200 Quittungen scannt, läuft schnell ins Limit. Datenexport beim Wechsel weg von Bexio bleibt mühsam (siehe Anleitung Bexio-Wechsel).
Für wen? Wachsende KMU mit fünf oder mehr Mitarbeitenden, Bedarf an Lohnbuchhaltung, CRM, Lagerverwaltung und tiefen Bank-Integrationen. Wer ein Solo-Business unter CHF 200'000 Umsatz führt, zahlt bei Bexio überproportional viel für ungenutzte Funktionen.
3. Smallinvoice — das reine Rechnungs-Tool mit Schweizer Hosting
Smallinvoice positioniert sich klar als reines Rechnungsprogramm mit CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung, aber ohne klassische Buchhaltung. Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet, was im Marketing prominent betont wird (smallinvoice.ch, 2026).
Preise
Gratis bis zu einem kumulierten Rechnungsbetrag von CHF 70'000, danach Starter (€13/Mt.), Professional (€27/Mt.) oder Business (€40/Mt.). Die Preise stehen in Euro statt CHF, was für ein "Swiss"-Tool ungewohnt ist. Die Bezahlpläne unterscheiden sich vor allem in Nutzeranzahl, Mandanten und Integrationen (smallinvoice.ch/preise).
Stärken
Schweizer Hosting, 256-Bit-Verschlüsselung, DSGVO/revDSG-konform. CRM- und Projektmanagement-Module direkt integriert, ein zweites Tool ist nicht nötig. Live-Editor für Rechnungs-Layouts ist visuell stark. Anbindung an Treuhand-Software (Banana, Topal, Infoniqa) für Datenübergabe an den Buchhalter.
Schwächen
Keine doppelte Buchhaltung. Wer eine GmbH führt, braucht zusätzlich eine Buchhaltungs-Software oder einen Treuhänder, der die Daten weiterverarbeitet. Preise in EUR, was bei Kursschwankungen unangenehm sein kann. Free-Tier-Grenze von CHF 70'000 wird bei einer aktiven Einzelfirma schnell erreicht. Keine eigene MWST-Abrechnung, Daten müssen exportiert werden.
Für wen? Freelancer und Kreative mit CRM-/Projekt-Bedarf, die einen Treuhänder für die Buchhaltung haben. Nicht geeignet für GmbH, die ihre Buchhaltung selbst führen wollen.
4. Swiss21 — das "kostenlose" Schweizer Business-Paket
Swiss21 ist eine werbefinanzierte Plattform, die Rechnungen, Offerten, einfache Buchhaltung und Lohn unter einem Dach bündelt. Laut Eigenangabe nutzen 80'000 Kleinunternehmen Swiss21 (swiss21.org, 2026).
Preise
Grundpaket kostenlos, finanziert durch Werbung von Schweizer Banken, Versicherungen und Treuhändern. Zusatzfunktionen (mehr Nutzer, erweiterte Buchhaltung, mehr Mandate) kosten je nach Modul CHF 9–29/Mt.
Stärken
Echter Gratis-Einstieg ohne Funktions-Krüppel-Variante. QR-Rechnung, Offerten, Mahnwesen und einfache Buchhaltung sind im Free-Plan enthalten. Eine Lohnabrechnung pro Monat ist im Gratis-Tier inklusive, was selten am Markt ist. Daten in der Schweiz gehostet.
Schwächen
Werbung ist im Tool sichtbar, also nichts für Premium-Auftritte. Geschäftsmodell beruht auf Up-Sell-Druck. Wer mehrere Mandanten oder mehr als einen Nutzer braucht, landet schnell in Bezahl-Modulen. Performance bei grösseren Datenmengen mässig. Migration weg von Swiss21 (Datenexport) bekommt in der Community gemischte Bewertungen.
Für wen? Vereine, ehrenamtlich geführte Kleinstunternehmen, Einsteiger, die die Software mit Werbung in Kauf nehmen, um keine monatliche Gebühr zu zahlen.
5. Infinity.swiss — das visuelle Rechnungsprogramm
Infinity.swiss ist ein junges Schweizer Tool mit einem klaren Differenzierungsmerkmal: visueller, Canvas-artiger Editor statt klassischer Formular-UI. Dazu kommen KI-gestützte Buchungsvorschläge und ein Fokus auf moderne UX (infinity.swiss/finance, 2026).
Preise
Kostenloser Einstieg, Bezahlpläne über /finance/preise. 14-tägiger Test ohne Kreditkarte.
Stärken
Modernste UX im Vergleichsfeld: Wer von Notion, Figma & Co. kommt, fühlt sich sofort zuhause. Rechnungen lassen sich per Link teilen (kein PDF-Versand nötig). KI-Buchungsvorschläge sparen Klicks. Vier Sprachen im UI (DE/EN/FR/IT). Swiss Made Software-Badge.
Schwächen
Junges Produkt: Die Community und das Ökosystem sind noch klein. Wenige öffentliche Reviews zur Verlässlichkeit unter Last. Integrationen weniger ausgereift als bei Bexio. Treuhand-Anbindung steht noch nicht im Zentrum.
Für wen? Designer, Kreative, junge Solo-Selbständige, die Wert auf moderne UX legen und keine 100 Integrationen brauchen.
6. Ezyrechnung — der einfache Allrounder für Welsch- und Deutschschweiz
Ezyrechnung positioniert sich als "einfachste und schnellste Rechnungssoftware der Schweiz" (ezyrechnung.ch, 2026). Das Tool ist eng mit der Buchhaltungssoftware EZYcount verzahnt: Wer beides nutzt, hat einen durchgängigen Workflow.
Preise
Gratis bis 100 Kunden, danach Pro-Plan CHF 116.75/Jahr (entspricht knapp CHF 10/Mt.). Multi-Currency (CHF/EUR/USD) im Pro-Plan enthalten.
Stärken
Sehr flacher Lerneinstieg: Wer schon einmal eine Rechnung in Word geschrieben hat, kommt sofort klar. Tablet-freundliches UI (sinnvoll für mobile Aussendienst-Workflows). Gut etabliert in der Romandie. Anbindung an EZYcount für Buchhaltungs-Workflow.
Schwächen
Schmaler Funktionsumfang: keine Vollbuchhaltung, kein CRM, kein Projekt-Modul, keine Mehrnutzer-Verwaltung in Tiefe. Wer wächst, stösst schnell an Grenzen. Schweizer Regulatorik-Kontext (QR-Standard-Updates, Saldosteuersatz) wird kommuniziert, aber nicht so ausführlich wie bei Bexio oder Pfeffersack.
Für wen? Solo-Freelancer in DE/FR-Region, die Word/Excel hinter sich lassen wollen, ohne in komplexe Buchhaltungssoftware einzusteigen.
7. Magic Heidi — Mobile-first für unterwegs
Magic Heidi ist das einzige Tool im Vergleich mit echten nativen Apps für iOS, Android, Mac und Windows. Wer viel unterwegs ist und vom Smartphone aus Rechnungen schreiben will, hat hier den Vorteil.
Preise
Free-Plan mit 3 Rechnungen pro Jahr (Test-Charakter), danach CHF 24.99/Monat im Jahresabo bzw. CHF 30/Monat im Monatsabo. Saldosteuersatz wird nativ unterstützt, was am Markt selten ist.
Stärken
Beste Mobile-Experience im Vergleichsfeld. KI-Belegscan über Foto direkt aus der App. Saldosteuersatz im Tarif enthalten. Schweizer Produkt mit deutschem, französischem und englischem UI.
Schwächen
Kein Mehrnutzer-Konzept: Magic Heidi ist explizit für Solo-Selbständige. Keine doppelte Buchhaltung, keine Bilanz, keine Erfolgsrechnung. GmbH-Inhaber müssen ergänzen. Preislich im oberen Mittelfeld: Wer nur Rechnungen schreibt, zahlt vergleichbar zu Pfeffersack, bekommt aber weniger Buchhaltungs-Tiefe.
Für wen? Mobile-affine Solo-Freelancer, Coaches, Foodtruck-Betreiber, IT-Berater, die viel unterwegs arbeiten und Saldosteuersatz nutzen.
8. KLARA — die Modul-Plattform der Schweizer Post
KLARA ist eine Plattform mit Buchhaltung, Rechnungsprogramm, CRM, Lohnbuchhaltung und Webshop-Modul, getragen von der Schweizerischen Post (klara.ch, 2026).
Preise
Business Starter ab CHF 29/Monat. Modular: Lohnbuchhaltung CHF 3.90–4.90 pro Abrechnung, Zeiterfassung CHF 4 pro Person/Mt., Inventarmodul CHF 26–29/Mt. Die ursprüngliche kostenlose Buchhaltung wurde Anfang 2023 abgeschafft.
Stärken
Schweizerische Post als Träger gibt Vertrauen, besonders bei traditionelleren KMU. Breite Modulpalette aus einer Hand. Treuhand-Anbindung über das KLARA-Treuhand-Programm gut ausgebaut. Mehrere Mandanten in höheren Plänen verfügbar.
Schwächen
Modulpreise summieren sich schnell zu deutlich mehr als die CHF 29/Monat des Einstiegspakets. Vorhersagbarkeit der Gesamtkosten ist schwierig. Lock-in-Effekt bei tiefer Integration. Performance bei grossen Datenmengen lässt gelegentlich nach. Detaillierte Alternativen-Übersicht im KLARA-Alternativen-Guide.
Für wen? Klein-KMU, die ein Schweizer Post-Ökosystem-Tool suchen und planmässig in mehrere Module wachsen wollen (Lohn, CRM, Webshop).
9. CashCtrl — die kostenlose Vollbuchhaltung für Power-User
CashCtrl ist die einzige Schweizer Lösung, die eine vollwertige doppelte Buchhaltung mit QR-Rechnung gratis anbietet. Schweizer Kontenrahmen, MWST und Mandantenverwaltung sind im Free-Plan enthalten (cashctrl.com, 2026).
Preise
Free (1 User, 1 Organisation, ohne automatischen Bankimport und ohne OCR). Pro CHF 350/Jahr (≈ CHF 29/Mt.) mit Bankimport, OCR-Belegerfassung, Fremdwährungen und Mehrmandanten-Fähigkeit.
Stärken
Echte Vollbuchhaltung gratis, was am Schweizer Markt selten ist. Sehr fairer Pro-Plan. API-Schnittstelle für Integrationen. Beliebt bei Treuhändern, die mehrere Mandate verwalten. Hosting in der Schweiz.
Schwächen
UI ist funktional, aber nicht modern. Wer ohne Buchhaltungskenntnisse einsteigt, kämpft mit Soll/Haben-Logik, weil CashCtrl wenig erklärt. Keine integrierte Lohnbuchhaltung, keine Zeiterfassung. Mobile-Workflow rudimentär. Vergleich Pfeffersack vs. CashCtrl zeigt die Tiefenunterschiede.
Für wen? Buchhaltungs-affine Selbständige und Treuhänder, die Kontrolle wollen und mit der älteren UI leben können.
10. Banana Buchhaltung — der Klassiker aus dem Tessin
Banana Accounting ist seit über 25 Jahren am Markt und kommt aus dem Tessin (banana.ch, 2026). Im Gegensatz zur Cloud-Konkurrenz ist Banana primär eine Desktop-Anwendung. Wer die Datenhoheit will, schätzt das.
Preise
Einmalkauf-Modell, kein Abo-Zwang. Plus CHF 89/Jahr, Professional CHF 149–179/Jahr. QR-Rechnung ist ab Version 10 enthalten.
Stärken
Daten lokal, komplette Kontrolle. Sehr günstig im Vergleich. Excel-ähnliches Layout, das viele Treuhänder lieben. Mehrsprachig (DE/EN/FR/IT). Stabil etabliert.
Schwächen
Keine echte Cloud-Synchronisation: Datei liegt lokal, Backup-Disziplin nötig. Keine integrierte Rechnungsstellung im klassischen Sinn (Rechnungs-Workflow läuft über Buchungs-Templates). UI wirkt aus der Zeit gefallen. Mobile-App fehlt. Tiefere Alternativen-Übersicht im Banana-Alternativen-Vergleich.
Für wen? Vereine, Treuhänder mit klassischem Workflow, Buchhaltungs-Power-User, die Cloud-Skepsis und Excel-Affinität teilen.
Welches Rechnungsprogramm passt zu welchem Unternehmenstyp?
Die ehrliche Entscheidungs-Matrix nach Nutzertyp:
| Unternehmenstyp | Empfehlung primär | Empfehlung sekundär |
|---|---|---|
| Einzelfirma, <CHF 100k Umsatz | Pfeffersack (CHF 5/Mt.) | CashCtrl Free |
| Einzelfirma mit MWST | Pfeffersack | Magic Heidi (Saldosteuersatz) |
| Freelancer mit CRM-/Projekt-Bedarf | Smallinvoice | Bexio Basic |
| Solo-Mobile (Coach, Foodtruck) | Magic Heidi | Pfeffersack |
| GmbH 1–4 MA, Lohn extern | Pfeffersack + Treuhand | Bexio Basic + Lohn-Treuhand |
| GmbH 5+ MA mit interner Lohnbuchhaltung | Bexio Advanced + Lohn-Add-on | KLARA + Lohnmodul |
| Verein | CashCtrl Free | Banana Plus, Swiss21 |
| Treuhänder mit Mandaten | CashCtrl Pro | Banana Professional, Bexio Treuhand |
| eCommerce / Shop-Integration | Bexio | KLARA |
| Mittelstand 20+ MA | Abacus / Sage | Bexio Ultimate |
Die Matrix ist bewusst pragmatisch, ohne "es kommt darauf an"-Antworten. Wer in mehreren Zeilen passt, prüft die Sekundär-Empfehlung als Alternative.
Versteckte Kosten: Worauf du im ersten Jahr achten musst
Der monatliche Abopreis ist nur die halbe Wahrheit. Diese sechs Posten kosten im ersten Jahr oft mehr als die Software selbst:
1. Setup und Datenmigration. Wenn du von Excel oder einem anderen Tool wechselst: Rechne mit 2–8 Stunden für CSV-Import, Konto-Setup und MWST-Konfiguration. Bei einem Stundensatz von CHF 100 sind das schnell CHF 200–800.
2. Treuhänder-Aufpreis bei "exotischen" Tools. Wenn dein Treuhänder Bexio-zertifiziert ist und du auf ein Nischen-Tool wechselst, kann der Mehraufwand pro Abschluss CHF 200–800 ausmachen. Vorher abklären.
3. Bankimport als Add-on. Bei CashCtrl Free fehlt der automatische Bankimport. Bei Bexio Basic ist E-Banking dabei, aber KI-Belegerfassung nicht. Lies das Kleingedruckte.
4. KI-Belegerfassung kontingentiert. Bexio Advanced limitiert auf 50 OCR-Scans/Monat. Wer pro Monat 200 Quittungen scannt, braucht Optima (CHF 69) oder muss extra zahlen. Pfeffersack hat hier keine Limits, Magic Heidi nutzt ein eigenes Kontingent.
5. Mahn-Gebühren und bezahlte Templates. Manche Tools verlangen extra für individuelle Rechnungs-Designs, mehrsprachige Vorlagen oder das Mahnwesen.
6. Datenexport beim Wechsel. SaaS-Lock-in ist real. Vor der Wahl: API-Zugang prüfen, CSV-Export-Felder testen, PDF-Bulk-Export simulieren. Die 10-Jahre-Aufbewahrungspflicht gilt auch nach einem Wechsel.
Migration: So wechselst du dein Rechnungsprogramm sauber
Vier Schritte für einen sauberen Wechsel, idealerweise zum Beginn des neuen Geschäftsjahres:
Schritt 1: Exportieren. Im alten Tool: Kundendaten als CSV, alle Rechnungen als PDF (Bulk-Export, falls möglich), Buchungsbelege als ZIP. Bei Bexio findest du den Export unter Einstellungen → Daten-Export.
Schritt 2: Vorbereiten. CSV-Datei auf das Format des neuen Tools mappen (oft sind Spalten unterschiedlich benannt). Eröffnungssaldi vorbereiten: Bei einem Wechsel mitten im Jahr ist die Bilanz-Übernahme einzuplanen.
Schritt 3: Importieren. Kundendaten per CSV ins neue Tool. Offene Rechnungen einzeln neu erfassen oder per Bulk-Import (falls unterstützt). Bankdaten und MWST-Sätze neu hinterlegen. Schweizer Kontenrahmen prüfen.
Schritt 4: Parallel-Phase. Erste 1–2 Monate beide Systeme parallel führen für Backup und Vergleichbarkeit. Originalbelege im alten System für die volle 10-Jahres-Frist gemäss Art. 958f OR archivieren.
Bei einer Einzelfirma mit unter 100 Kunden dauert der Wechsel typischerweise 2–4 Stunden. Bei einer GmbH mit komplexer Buchhaltung und mehreren Mandaten plant man besser einen ganzen Arbeitstag.
Häufige Fragen zu Rechnungsprogrammen in der Schweiz
Welches ist das beste Rechnungsprogramm in der Schweiz 2026?
Für Einzelfirmen und Freelancer ist Pfeffersack ab CHF 5/Monat (Jahresabo) die beste Preis-Leistungs-Lösung mit QR-Rechnung, MWST, Bankimport und OCR-Belegerfassung. Für etablierte KMU mit Mitarbeitenden und CRM-Bedarf bleibt Bexio (ab CHF 35/Mt.) trotz Preiserhöhung der Marktführer. Wer nur Rechnungen schreibt und keine Buchhaltung braucht, fährt mit Smallinvoice (kostenlos bis CHF 70'000 Umsatz) oder Magic Heidi (Mobile-first) gut.
Was ist der Unterschied zwischen einem Rechnungsprogramm und einer Buchhaltungssoftware?
Ein reines Rechnungsprogramm (z. B. Smallinvoice, Magic Heidi, Ezyrechnung) erstellt Offerten, Rechnungen, QR-Rechnungen und Mahnungen — ohne Hauptbuch und Bilanz. Eine Buchhaltungssoftware (z. B. Bexio, CashCtrl, Pfeffersack) deckt zusätzlich doppelte oder einfache Buchhaltung, MWST-Abrechnung, Bankabgleich und Jahresabschluss ab. Einzelfirmen unter CHF 500'000 Umsatz dürfen die vereinfachte Milchbüechli-Rechnung führen — ein reines Rechnungsprogramm reicht. GmbH, AG und Vereine brauchen gemäss Art. 957 OR die doppelte Buchhaltung.
Gibt es ein kostenloses Rechnungsprogramm mit QR-Rechnung in der Schweiz?
Ja. CashCtrl Free bietet vollwertige doppelte Buchhaltung inklusive QR-Rechnung gratis (ohne Bankimport und ohne OCR-Belegerfassung). Smallinvoice ist gratis bis zu einem kumulierten Rechnungsbetrag von CHF 70'000. Swiss21 wirbt mit einem dauerhaft kostenlosen Plan, finanziert sich aber über Werbung und Up-Sells. Magic Heidi bietet 3 Gratis-Rechnungen pro Jahr. Wer mehr als 5–10 Rechnungen pro Monat schreibt, fährt mit einem günstigen Bezahlplan (CHF 5–15/Mt.) meist besser.
Welches Rechnungsprogramm unterstützt den Saldosteuersatz?
Alle hier verglichenen Programme unterstützen die effektive MWST-Methode. Den Saldosteuersatz (vereinfachte MWST-Abrechnung für Umsätze bis CHF 5'024'000/Jahr gemäss ESTV) unterstützen Pfeffersack, Bexio, KLARA, CashCtrl und Magic Heidi direkt im Programm. Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln: Jede Tätigkeit mit Umsatzanteil über 10% muss einen eigenen Saldosteuersatz nutzen, Mischbranchen-Sätze entfallen.
Muss ich als Einzelfirma in der Schweiz QR-Rechnungen versenden?
Faktisch ja. Seit dem 1. Oktober 2022 sind die orangen und roten Einzahlungsscheine vollständig abgeschafft (Quelle: SIX Group). Schweizer Banken nehmen keine alten Einzahlungsscheine mehr an. Auch wenn das Gesetz keine direkte QR-Pflicht für Einzelfirmen festschreibt — wer per Bank bezahlt werden will, braucht eine QR-Rechnung. Per E-Mail/PDF verschickte Rechnungen ohne QR-Code sind weiterhin gültig, aber für den Empfänger umständlich.
Wie lange muss ich Rechnungen in der Schweiz aufbewahren?
10 Jahre — gemäss Art. 958f OR (Obligationenrecht). Das gilt für ausgehende und eingehende Rechnungen, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte. Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, sofern Authentizität und Integrität gewährleistet sind (z. B. unveränderbarer PDF/A-Archivspeicher). Prüfe also vor der Wahl deines Rechnungsprogramms, wie Archivierung und Export gelöst sind — Lock-in-Risiken bei reinen SaaS-Lösungen sind real.
Welches Rechnungsprogramm passt für eine GmbH mit Lohnbuchhaltung?
Bexio (Lohn ab Advanced als Add-on, ab Optima inklusive bis 5 Mitarbeitende), KLARA (Lohnmodul ab CHF 3.90 pro Abrechnung), Swiss21 (1 Lohnabrechnung/Monat im Gratis-Plan) und Abacus/AbaWeb (Swissdec-zertifiziert) sind die Hauptkandidaten. Pfeffersack, Smallinvoice, Magic Heidi und Ezyrechnung bieten keine integrierte Lohnbuchhaltung — hier brauchst du ein separates Lohn-Tool oder einen Treuhänder.
Wie wechsle ich von einem Rechnungsprogramm zu einem anderen?
Drei Schritte: 1) Exportiere alle Kundendaten als CSV und alle offenen Rechnungen sowie Belege als PDF. 2) Importiere die Kundendaten in das neue Programm und erfasse offene Rechnungen einmalig manuell oder per CSV-Import. 3) Hinterlege Bankdaten, MWST-Sätze und Schweizer Kontenrahmen neu. Bei einer Einzelfirma mit unter 100 Kunden dauert das 2–4 Stunden. Wichtig: Originalbelege gemäss Art. 958f OR mindestens 10 Jahre aufbewahren — auch nach dem Wechsel. Idealer Zeitpunkt: Beginn des Geschäftsjahres.
Fazit: Welches Rechnungsprogramm solltest du wählen?
Die Wahl hängt weniger vom Programm ab als von deinem Unternehmens-Profil. Drei klare Empfehlungen:
Für 80% der Schweizer Einzelfirmen und Freelancer: Pfeffersack ab CHF 5/Monat. Schweizer Lösung, alles drin (QR-Rechnung, MWST, Bankimport, OCR, Zeiterfassung), keine versteckten Kosten, 7 Tage gratis ohne Kreditkarte. Wer monatlich 20–100 Rechnungen schreibt, spart über fünf Jahre vierstellig gegenüber Bexio Advanced.
Für etablierte KMU mit 5+ Mitarbeitenden: Bexio (Advanced ab CHF 42/Mt. oder Optima ab CHF 69/Mt.) bleibt trotz Preiserhöhung die umfassendste Lösung wegen Lohnbuchhaltung, CRM, 300+ Integrationen und tiefer Treuhand-Anbindung.
Für Reine-Rechnungs-Schreiber ohne Buchhaltung: Smallinvoice (gratis bis CHF 70'000 Umsatz) oder Magic Heidi (Mobile-first), sofern ein Treuhänder die Buchhaltung übernimmt.
Bevor du dich festlegst: Teste mindestens zwei Programme parallel. Die meisten bieten 7–14 Tage kostenlose Probezeit. Schreib eine Test-Rechnung, importiere einen Beleg per OCR, lade einen Bank-Auszug hoch. So merkst du in 30 Minuten, ob die UX zu deinem Workflow passt. Das ist viel zuverlässiger als jede Feature-Liste.
Und wenn du wissen willst, ob du überhaupt eine Vollbuchhaltung brauchst oder ob ein reines Rechnungs-Tool reicht, hilft unser Guide Buchhaltung Einzelfirma Schweiz: Pflichten und Anleitung bei der Einordnung. Für eine reine Kostenfrage findest du in unserem Vergleich Buchhaltung kostenlos Schweiz die Gratis-Optionen im Detail.
Über den Autor
Wasili Aebi ist Gründer von Pfeffersack und SeppliFinance und beschäftigt sich seit Jahren mit der Frage, wie Schweizer Einzelfirmen, Freelancer und kleine KMU ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung mit minimalem Aufwand sauber erledigen können. Die Inhalte in diesem Artikel basieren auf der täglichen Arbeit mit Schweizer Selbständigen, öffentlich verfügbaren Anbieter-Informationen sowie auf rechtlichen Quellen (Obligationenrecht, ESTV, SIX Group). Feedback und Korrekturen sind willkommen.
