Von CashMan zu Pfeffersack wechselst du in sieben Schritten: CashMan schliessen, im Ordner deines Mandanten die Dateien BUCHUNG.DBF und KTOPLAN.DBF kopieren, in Pfeffersack in der doppelten Buchhaltung (GmbH) unter «Datenübernahme» hochladen, das Rechnungsjahr wählen, Geschäftsjahr und Anfangssaldi prüfen, die MWST-Behandlung bestätigen und übernehmen. Ein Export nach Excel, ein Skript oder das Kürzen der Dateien ist nicht nötig. Offen gesagt: Pfeffersack ist unser eigenes Produkt, eine Cloud-Buchhaltung für Einzelfirmen (einfache Buchhaltung) und GmbHs (doppelte Buchhaltung) für CHF 5 pro Monat im Jahresabo. Die Datenübernahme aus CashMan gibt es in der doppelten Buchhaltung (GmbH). Die Angaben zu CashMan stammen von cashman.ch, Stand 8. Oktober 2026.
Diese Anleitung ist aus einer echten Übernahme entstanden: Ein Kunde mit Geschäftsjahr vom 1. Oktober bis 30. September hat uns gezeigt, wo der Wechsel hakte. Die Datenübernahme liest seither die CashMan-Dateien direkt und übernimmt abweichende Geschäftsjahre ohne Umweg.
Inhaltsverzeichnis
- CashMan im Überblick
- Für wen sich der Wechsel lohnt
- Was Pfeffersack aus CashMan übernimmt
- Anleitung: In 7 Schritten von CashMan zu Pfeffersack
- Abweichendes Geschäftsjahr, z. B. 1. Oktober bis 30. September
- MWST beim Wechsel: abgerechnet oder offen
- Was dich nach dem Wechsel erwartet
- CashMan-Daten 10 Jahre aufbewahren
- Häufige Fragen
CashMan im Überblick
CashMan stammt von der CashMan Solutions AG in Horw (LU). Auf cashman.ch beschreibt der Hersteller CashMan als ERP-Lösung mit Branchenlösungen für Kassen und Waagen, Fleisch, Milch und Käsereien, Wein, Bäckereien, KMU und Treuhand. Die Finanzbuchhaltung ist laut Hersteller «Mandanten- und fremdwährungsfähig» und unterstützt Kostenstellen, Journal, Kontoauszüge, Saldenlisten, Bilanz sowie Erfolgs-, Kosten- und Mittelflussrechnung. Für die MWST nennt die Treuhand-Seite «beliebig viele MWST-Codes» mit bis zu zwei Steuersätzen pro Code.
CashMan wird weiterentwickelt: Seit Version 13 führt CashMan PDF-Dokumente kundenspezifisch zusammen, und laut News-Seite unterstützt es die aktuellen Bankstandards nach ISO 20022 sowie die QR-Rechnung 2.3. Die aktuellen Produkte laufen laut Hersteller mit Microsoft SQL-Server. Ältere Installationen speichern ihre Daten als dBASE-Dateien (.DBF) im Arbeitsverzeichnis. Preise veröffentlicht CashMan auf seiner Website nicht.
Kurz: CashMan ist eine gewachsene Branchen- und ERP-Lösung. Wer Kassen, Waagen und Auftragsabwicklung damit steuert, sucht keinen Ersatz für alles, sondern höchstens eine schlankere Finanzbuchhaltung.
Für wen sich der Wechsel lohnt
Der Wechsel passt, wenn:
- du CashMan vor allem für die Finanzbuchhaltung einer kleinen GmbH nutzt,
- du im Browser arbeiten willst, ohne Installation und ohne Datenbankserver, und Belege mit der Web-App auf dem Handy erfassen möchtest,
- du Kontoauszüge, Belege und Rechnungen an einem Ort haben willst,
- dein Treuhänder mit eigenem Login mitarbeiten soll,
- du eine Saldosteuersatz-Abrechnung mit einem oder zwei Sätzen oder die effektive Methode brauchst.
Bleib bei CashMan (oder kombiniere), wenn:
- du Kassen, Waagen oder Branchenmodule von CashMan einsetzt. Diese ersetzt Pfeffersack nicht.
- du Konten in Fremdwährung mit Saldo übernehmen musst. Die Datenübernahme in die doppelte Buchhaltung übernimmt heute nur CHF-Konten.
- du ausführliche Kostenstellenauswertungen aus CashMan weiterführen willst. Die Kostenstelle bleibt bei jeder übernommenen Buchung als Herkunft gespeichert, eine separate Auswertung daraus entsteht aber nicht.
- du als Einzelfirma mit einfacher Buchhaltung arbeitest. Die Datenübernahme aus CashMan gibt es nur in der doppelten Buchhaltung (GmbH); als Einzelfirma startest du mit deinen Schlusssalden als Eröffnung.
Was Pfeffersack aus CashMan übernimmt
Die Datenübernahme in der doppelten Buchhaltung (GmbH) arbeitet pro CashMan-Rechnungsjahr:
| Bereich | Was passiert |
|---|---|
| Kontenplan | Alle Konten des Rechnungsjahres. Pfeffersack schlägt passende Zielkonten vor, du kannst sie ändern. |
| Anfangssaldi | Aus dem Vortrag in CashMan. Fehlende Saldi trägst du vor der Übernahme nach; nichts wird erfunden. |
| Buchungen | Alle Buchungszeilen, auch Sammelbuchungen und separate MWST-Zeilen, mit Text und Belegnummer. |
| Herkunft | Jede Buchung behält Rechnungsjahr, Buchungsnummer, Datum und Valuta aus CashMan. |
| MWST | Bereits abgerechnete Perioden werden nicht nochmals abgerechnet; offene ordnest du den Sätzen zu. |
| Kontrolle | Soll und Haben jedes Kontos werden vor dem Speichern abgeglichen; du erhältst einen Importnachweis. |
Lädst du dieselben Dateien ein zweites Mal hoch, erkennt die Datenübernahme das und legt nichts doppelt an. Weitere Rechnungsjahre übernimmst du nacheinander.
Nicht übernommen werden Debitoren, Kreditoren und offene Posten als einzelne Belege (sie gehören als Saldo in die Eröffnung), Fremdwährungssaldi sowie Kassen- und Waagendaten.
Anleitung: In 7 Schritten von CashMan zu Pfeffersack
Schritt 1: Pfeffersack testen und die GmbH einrichten
Registriere dich und teste Pfeffersack 7 Tage ohne Kreditkarte. Wähle die doppelte Buchhaltung (GmbH) und erfasse Firma, MWST-Methode und Bankkonto. Beim Saldosteuersatz trägst du einen oder zwei Sätze ein und ordnest die Ertragskonten zu.
Schritt 2: CashMan schliessen und die Dateien kopieren
Schliesse CashMan, damit alle Buchungen gespeichert sind. Öffne im Arbeitsverzeichnis von CashMan den Ordner deines Mandanten und kopiere zwei Dateien:
BUCHUNG.DBF: das Journal mit allen Buchungszeilen aller RechnungsjahreKTOPLAN.DBF: der Kontenplan mit den Anfangssaldi pro Rechnungsjahr
Dateien wie .CDX (Index) oder .FPT (Memo) brauchst du nicht. Läuft deine CashMan-Version mit Microsoft SQL-Server und findest du keine .DBF-Dateien, exportiere Kontenplan und Journal mit allen Spalten als Excel- oder CSV-Datei. Benötigt werden unter anderem JAHR, SEQ_NR, LAUF_NR, KONTO, SOLL und HABEN.
Schritt 3: Datenübernahme im GmbH-Bereich öffnen und hochladen
Im GmbH-Bereich von Pfeffersack findest du die Datenübernahme im Profil unter «Datenübernahme». Wähle CashMan und ziehe beide Dateien in das Feld. BUCHUNG.DBF darf bis 32 MB gross sein und Jahre an Buchungen enthalten; geladen werden nur die Zeilen des Rechnungsjahres, das du übernimmst.
Schritt 4: Rechnungsjahr wählen und Geschäftsjahr prüfen
Pfeffersack zeigt alle Rechnungsjahre aus CashMan und öffnet das jüngste mit Buchungen. Darunter siehst du, von wann bis wann Datum und Valuta im Journal reichen, und den vorgeschlagenen Zeitraum des Geschäftsjahres. Prüfe ihn und passe ihn an, falls dein Geschäftsjahr anders läuft. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Schritt 5: Konten zuordnen und Anfangssaldi prüfen
Für jedes CashMan-Konto schlägt Pfeffersack ein Zielkonto vor und berücksichtigt dabei die Bedeutung, nicht nur die Nummer. «Stammkapital» landet zum Beispiel im Eigenkapital, auch wenn CashMan es unter einer anderen Nummer führt. Vergleiche die Anfangssaldi mit deiner Eröffnungsbilanz. Geht die Eröffnung nicht auf, zeigt Pfeffersack die Differenz und bucht keinen erfundenen Ausgleich.
Schritt 6: MWST-Behandlung bestätigen
Wähle, ob die Buchungen bereits mit der ESTV abgerechnet sind oder in Pfeffersack noch abgerechnet werden. Die Bestätigung nennt den genauen Datumsbereich deiner Buchungen, damit du ihn mit deinen Abrechnungen vergleichen kannst. Details im Abschnitt MWST beim Wechsel.
Schritt 7: Übernahme prüfen und speichern
«Übernahme prüfen» zeigt Konten, Buchungssätze, Buchungszeilen und Soll gleich Haben. Offene Punkte stehen als verständliche Meldung darunter. Erst wenn alles stimmt, ist «Jetzt übernehmen» aktiv. Danach lädst du den Importnachweis herunter und legst ihn zu deinen CashMan-Dateien.
Abweichendes Geschäftsjahr, z. B. 1. Oktober bis 30. September
Viele CashMan-Mandanten haben ein Geschäftsjahr, das nicht am 1. Januar beginnt. CashMan führt es als Rechnungsjahr, zum Beispiel «2026» für die Zeit vom 1. Oktober 2026 bis 30. September 2027.
Pfeffersack schlägt den Zeitraum deshalb aus deinen Buchungen vor: Beginnt das Journal am 1. Oktober 2026, lautet der Vorschlag 1. Oktober 2026 bis 30. September 2027. Existiert in Pfeffersack schon ein passendes Geschäftsjahr, nimmt Pfeffersack dieses.
Beim Einrichten legt Pfeffersack automatisch ein Kalenderjahr an. Überschneidet sich dieses mit deinem CashMan-Jahr, gilt:
- Ist das Kalenderjahr noch leer, weist Pfeffersack dich beim Prüfen darauf hin. Mit einem Häkchen ersetzt du es durch dein Geschäftsjahr, zum Beispiel «Geschäftsjahr 2026/2027». Reichte das Kalenderjahr über dein Geschäftsjahr hinaus, legt Pfeffersack das folgende Geschäftsjahr gleich mit an, damit du ohne Lücke weiterbuchst. Beides wird protokolliert.
- Enthält es schon Buchungen, ändert Pfeffersack nichts automatisch und nennt dir die Anzahl Buchungen. Bestehende Buchungen werden nie still in ein anderes Geschäftsjahr verschoben. Sind es Testbuchungen, entfernst du sie unter Einstellungen → Datenverwaltung; sonst hilft dir unser Support.
Damit auch neue Geschäftsjahre richtig vorgeschlagen werden, stellst du unter Einstellungen → Buchhaltung ein, in welchem Monat dein Geschäftsjahr beginnt.
MWST beim Wechsel: abgerechnet oder offen
Die wichtigste Frage beim Wechsel: Welche MWST-Perioden hast du in CashMan schon mit der ESTV abgerechnet?
- Bereits abgerechnet: Wähle «Bereits in CashMan abgerechnet». Die Buchungen bleiben in Bilanz und Erfolgsrechnung, fliessen aber nicht nochmals in die MWST-Abrechnung. Das ist der Normalfall, wenn du per Ende einer abgerechneten Periode wechselst.
- Noch offen: Wähle «In Pfeffersack noch abrechnen» und ordne jeden CashMan-Steuercode einem Satz zu, beim Saldosteuersatz dem passenden Satz 1 oder 2 aus deinen Einstellungen. Bei der Methode nach vereinnahmtem Entgelt rechnest du offene Perioden zuerst in CashMan ab, weil im Journal die Verknüpfung zwischen Rechnung und Zahlung fehlt.
Welche Saldosteuersätze für deine Tätigkeiten gelten, bestimmt die ESTV; Pfeffersack übernimmt die Sätze aus deinen Einstellungen. Die Behandlung gilt für alle Buchungen einer Übernahme. Am saubersten wechselst du deshalb zum Ende einer abgerechneten MWST-Periode: alles bis dahin aus CashMan übernehmen, ab dem nächsten Tag in Pfeffersack buchen.
Ein Beispiel: Das Geschäftsjahr läuft vom 1. Oktober bis 30. September, abgerechnet wird halbjährlich nach Saldosteuersatz. Das erste Halbjahr 2026 ist abgerechnet. Du übernimmst die Buchungen bis 30. Juni 2026 als «bereits abgerechnet» und buchst ab 1. Juli 2026 in Pfeffersack. Die Abrechnung für das zweite Halbjahr 2026 läuft über deinen Abschluss am 30. September hinweg, denn Pfeffersack rechnet die MWST nach der Abrechnungsperiode ab, nicht nach dem Geschäftsjahr. Die noch nicht abgerechnete MWST für Juli bis September grenzt du beim Jahresabschluss ab. Mehr zu den Methoden: MWST abrechnen: effektive Methode oder Saldosteuersatz.
Was dich nach dem Wechsel erwartet
| Thema | In Pfeffersack |
|---|---|
| Preis | CHF 5 pro Monat im Jahresabo (CHF 60 pro Jahr) oder CHF 7 im Monatsabo, 7 Tage Test ohne Kreditkarte |
| Bank | Kontoauszüge als CSV (elf Banken) oder camt.053/054 hochladen; Zahlungseingänge werden offenen Posten zugeordnet |
| Belege | Fotografieren oder hochladen, Betrag, Datum und Lieferant werden ausgelesen und als Buchung vorgeschlagen |
| MWST | Effektiv (vereinbart oder vereinnahmt) oder Saldosteuersatz mit ein bis zwei Sätzen; ESTV-XML (eCH-0217) zum Hochladen im ESTV-Portal |
| Rechnungen | QR-Rechnungen und Offerten |
| Onlineshop | Anbindungen wie Shopify buchen bezahlte Bestellungen; bei Shopify Payments auch die Gebühren |
| Treuhänder | Eigener Login mit abgestuften Rechten (für Treuhänder) |
| Daten | Datenbank und Belege gespeichert in der Schweiz (Datenschutz) |
| Sprachen | Dashboard auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch |
Ehrlich gesagt: Kassen, Waagen, Auftragsabwicklung und Branchenmodule bietet Pfeffersack nicht. Wenn du diese Teile von CashMan brauchst, kann eine Kombination sinnvoll sein: Branchenlösung für den Verkauf, Pfeffersack für die Buchhaltung.
CashMan-Daten 10 Jahre aufbewahren
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Abschlüsse bewahrst du laut Art. 958f OR 10 Jahre auf. Überträgst du die Daten auf einen anderen Datenträger, verlangt Art. 10 GeBüV ein Protokoll darüber. Kopiere deshalb vor dem Wechsel den ganzen Ordner deines Mandanten inklusive .CDX- und .FPT-Dateien auf einen sicheren Datenträger und drucke oder speichere die Abschlüsse aus CashMan als PDF. Den Importnachweis aus Pfeffersack legst du dazu. Mehr dazu: Aufbewahrungspflicht für Belege in der Schweiz.
Häufige Fragen
Kann ich meine CashMan-Daten ohne Export übernehmen?
Ja, wenn deine CashMan-Version mit Datendateien arbeitet. Die Datenübernahme in der doppelten Buchhaltung (GmbH) liest BUCHUNG.DBF und KTOPLAN.DBF direkt aus dem Ordner deines Mandanten. Läuft CashMan mit Microsoft SQL-Server, exportierst du Kontenplan und Journal mit allen Spalten als Excel- oder CSV-Datei.
Wo finde ich BUCHUNG.DBF und KTOPLAN.DBF?
Im Arbeitsverzeichnis von CashMan liegt für jeden Mandanten ein eigener Ordner. Darin findest du BUCHUNG.DBF (Journal) und KTOPLAN.DBF (Kontenplan). Schliesse CashMan vor dem Kopieren.
Muss ich die Datei kürzen, wenn sie viele Jahre enthält?
Nein. BUCHUNG.DBF darf bis 32 MB gross sein und alle Rechnungsjahre enthalten. Pfeffersack lädt nur das Rechnungsjahr, das du übernimmst, und zeigt die übrigen Jahre zur Auswahl an.
Kann Pfeffersack ein Geschäftsjahr vom 1. Oktober bis 30. September übernehmen?
Ja. Pfeffersack schlägt den Zeitraum aus deinen Buchungen vor. Ein leeres Kalenderjahr aus der Einrichtung, das sich damit überschneidet, ersetzt du mit einem Häkchen.
Werden bereits abgerechnete MWST-Perioden nochmals abgerechnet?
Nein. Buchungen, die du in der Datenübernahme (GmbH) als «bereits abgerechnet» markierst, bleiben in Bilanz und Erfolgsrechnung, fliessen aber nicht in die MWST-Abrechnung von Pfeffersack.
Was passiert mit offenen Rechnungen und Lieferantenrechnungen aus CashMan?
Sie gehören mit ihrem Saldo in die Eröffnung (Debitoren und Kreditoren). Einzelne offene Belege übernimmt die Datenübernahme nicht. Gehen Zahlungen dafür ein, buchst du sie beim Bank-Import auf das Debitoren- oder Kreditorenkonto.
Kann ich mehrere Rechnungsjahre übernehmen?
Ja, nacheinander. Nach jeder Übernahme startest du mit «Weiteres Rechnungsjahr übernehmen» das nächste. Dieselben Dateien erkennt Pfeffersack wieder und legt nichts doppelt an.
Ersetzt Pfeffersack auch die CashMan-Kasse?
Nein. Kassen, Waagen und Branchenmodule bietet Pfeffersack nicht. Pfeffersack ersetzt die Finanzbuchhaltung.
Was kostet der Wechsel?
Die Datenübernahme in die doppelte Buchhaltung (GmbH) ist im Abo enthalten. Pfeffersack kostet CHF 5 pro Monat im Jahresabo (CHF 60 pro Jahr) oder CHF 7 im Monatsabo. Du kannst 7 Tage ohne Kreditkarte testen.
