Wiederkehrende Rechnungen
Abos und Pauschalen einmal einrichten, pünktlich verrechnen
Im Bereich für Einzelfirmen machst du aus einer bestehenden Rechnung ein Abo: Pfeffersack verrechnet dieselben Positionen monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich an denselben Kunden. Am Termin liegt die Rechnung als Vorschlag zum Prüfen bereit, oder Pfeffersack erstellt sie und verschickt sie per E-Mail. Jede Rechnung nennt den Leistungszeitraum.
Was du damit erledigst
Aus einer bestehenden Rechnung
In der Rechnungsliste wählst du bei einer Rechnung «Wiederkehrend verrechnen …». Positionen, Vorlage, Sprache und Zahlteil übernimmt das Abo; die Adresse des Kunden liest Pfeffersack bei jeder Rechnung frisch aus deinem Kundenstamm.
Vier Intervalle, im Voraus oder im Nachhinein
Monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich, immer am selben Tag. Der Leistungszeitraum beginnt am Rechnungstermin (im Voraus) oder endet am Vortag (im Nachhinein) und steht zuoberst auf der Rechnung.
Als Vorschlag oder per E-Mail versendet
Ohne Häkchen steht das fällige Abo in der Rechnungsliste, und ein Klick öffnet das Rechnungsformular mit allen Angaben. Mit dem Häkchen «Automatisch per E-Mail senden» erstellt Pfeffersack die Rechnung am Termin ab 6 Uhr und schickt sie an die E-Mail-Adresse deines Kunden und seine Kopie-Kontakte.
Pausieren, überspringen, anpassen
Ein Abo lässt sich pausieren, eine einzelne Periode überspringen und Intervall, Termin oder Versand ändern. Übersprungene Perioden bleiben im Verlauf sichtbar; löschst du ein Abo, bleiben die erstellten Rechnungen unverändert.
So funktioniert es im Alltag
Rechnung als Vorlage wählen
Erstelle wie gewohnt eine Rechnung mit dem Betrag je Periode und wähle bei ihr «Wiederkehrend verrechnen …».
Intervall und Termin festlegen
Wähle Kunde, Intervall, nächsten Termin und ob der Leistungszeitraum im Voraus oder im Nachhinein gilt. Die Vorschau zeigt Betrag und Leistungszeitraum der nächsten Rechnung.
Versand und Buchung entscheiden
Lass die Rechnung als Vorschlag bereitlegen oder per E-Mail senden, und wähle, ob jede Rechnung als Einnahme gebucht wird.
Beispiel aus dem Alltag
Die monatliche Wartungspauschale über CHF 450
Du stellst am 1. März eine Rechnung über CHF 450 für die Website-Wartung und richtest daraus ein monatliches Abo im Voraus mit E-Mail-Versand ein. Am 1. April erstellt Pfeffersack ab 6 Uhr die nächste Rechnung mit dem Leistungszeitraum 01.04. bis 30.04. und schickt sie deinem Kunden.
Umfang und Voraussetzungen
- Nur im Bereich für Einzelfirmen
- Abo-Rechnungen gibt es im Standardbereich für Einzelfirmen. Im GmbH-Bereich duplizierst du die Rechnung von Hand; regelmässige Buchungen bereitest du dort mit Buchungsvorlagen vor.
- Betrag je Rechnung
- Jede Rechnung verrechnet die Positionen der Vorlage unverändert. Gilt dein Betrag pro Monat und verrechnest du quartalsweise, stellst du zuerst eine Rechnung über drei Monate und richtest das Abo daraus ein.
- Buchung und MWST
- Gebucht wird eine Rechnung nur mit «Buchung erstellen» im Formular beziehungsweise beim automatischen Versand mit dem Häkchen «Zu Buchungen hinzufügen». Ohne Buchung fehlt sie in der MWST-Abrechnung nach vereinbartem Entgelt, bis du sie hinzufügst. Weist die Vorlage MWST aus, muss die MWST in deinen Einstellungen aktiviert sein.
- Versand per E-Mail
- Die Rechnung geht als PDF mit QR-Zahlteil per E-Mail hinaus, mit der Erweiterung «Eigene Absenderadresse» von deiner Adresse. Scheitert ein Versand, nennt das Abo den Grund, und du sendest die Rechnung von Hand.
Funktionsumfang geprüft am . Abos und Preise
Häufige Fragen
Wie verrechne ich regelmässige Leistungen in der GmbH?
Im GmbH-Bereich gibt es kein Abo: Du duplizierst die Rechnung des Vormonats und passt den Leistungszeitraum an. Regelmässige Buchungen bereitest du dort mit Buchungsvorlagen vor.
Wann zählt eine Rechnung aus dem Abo für die MWST?
Wie jede Rechnung: bei vereinbartem Entgelt in der Periode, in der sie ausgestellt wird, bei vereinnahmtem Entgelt mit der Zahlung (Art. 40 MWSTG). Der Termin allein löst nichts aus. In der MWST-Abrechnung steht sie, sobald sie gebucht ist.
Was passiert mit Perioden während einer Pause?
Beim Fortsetzen überspringt das Abo die Termine, die in die Pause fielen, und zeigt sie im Verlauf als übersprungen. Perioden, die schon vor der Pause fällig waren, bleiben fällig und lassen sich erstellen oder bewusst überspringen.
Kostet das extra?
Nein. Wiederkehrende Rechnungen sind für Einzelfirmen im Hauptabo enthalten.
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