Fakturierung heisst Rechnungsstellung: Ein Unternehmen stellt dem Kunden eine erbrachte oder vereinbarte Leistung in Rechnung, mit Betrag, Zahlungsfrist und, bei MWST-Pflicht, der Steuer. Im weiten Sinn gehört die Kontrolle des Zahlungseingangs dazu.
Auch bekannt als: Rechnungsstellung, Fakturieren
Fakturierung kommt von «Faktura», einem anderen Wort für Rechnung, und bezeichnet das Erstellen und Versenden von Rechnungen. Im engen Sinn ist sie genau dieser Schritt: Eine Leistung wird dem Kunden in Rechnung gestellt. Im weiten Sinn, wie ihn viele ERP-Programme verwenden, umfasst sie die ganze Auftragsabwicklung von der Offerte über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung, zur Gutschrift und zur Kontrolle des Zahlungseingangs. Nicht zu verwechseln ist sie mit der Rechnungslegung: Dieser Begriff meint im Obligationenrecht die Darstellung der wirtschaftlichen Lage, die im Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang erfolgt (Art. 958 OR).
Gesetzlich geregelt ist die Fakturierung vor allem für MWST-pflichtige Unternehmen. Sie müssen dem Kunden auf Verlangen eine Rechnung ausstellen, die Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifiziert und in der Regel unter anderem die MWST-Nummer, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag enthält (Art. 26 MWSTG). Wer nach vereinbartem Entgelt abrechnet, für den entsteht die Steuerschuld mit der Rechnungsstellung, nicht erst mit der Zahlung (Art. 40 Abs. 1 MWSTG). Ausgestellte Rechnungen sind Buchungsbelege und zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR).
In einem KMU läuft die Fakturierung meist in wiederkehrenden Schritten: Offerte, nach der Annahme die Rechnung mit Rechnungsnummer und QR-Zahlteil, bei grösseren Aufträgen Akonto- und Schlussrechnung, danach die Zuordnung des Zahlungseingangs und die Buchung. Bleibt die Zahlung aus, folgen Zahlungserinnerung und Mahnung. Eine Fakturierungssoftware führt diese Schritte in einem Programm zusammen.
Rechtsgrundlage
MWSTG Art. 26 (SR 641.20) (fedlex.admin.ch)Beispiel
Ein Elektroinstallateur offeriert eine Installation für CHF 3'000.00 ohne MWST. Nach der Annahme und der Arbeit fakturiert er am 18. September: CHF 3'000.00 plus 8.1 % MWST (CHF 243.00), total CHF 3'243.00, zahlbar innert 30 Tagen über den QR-Zahlteil. Rechnet er mit der effektiven Methode vierteljährlich nach vereinbartem Entgelt ab, gehört die Steuer ins dritte Quartal, auch wenn der Kunde erst im Oktober zahlt.
Zuletzt geprüft:
Fakturieren heisst, eine Leistung in Rechnung zu stellen. Das Wort stammt von «Faktura», einem anderen Wort für Rechnung. Wer fakturiert, erstellt die Rechnung mit Betrag und Zahlungsfrist, bei MWST-Pflicht auch mit der Steuer, und schickt sie dem Kunden. In der Schweiz hat der QR-Zahlteil die früheren Einzahlungsscheine ersetzt.
Fakturierung ist die Rechnungsstellung an Kunden. Rechnungslegung meint im Obligationenrecht etwas anderes: die Darstellung der wirtschaftlichen Lage im Geschäftsbericht, mit der Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 OR). Verbunden sind beide über die Buchhaltung: Jede Rechnung wird gebucht und fliesst so in den Abschluss ein.
Für einzelne Rechnungen genügt eine Vorlage oder ein Generator für den QR-Zahlteil, etwa der kostenlose QR-Rechnungsgenerator von Pfeffersack. Wer regelmässig fakturiert, nutzt eine Fakturierungssoftware, die Rechnungsnummern vergibt, offene Beträge anzeigt und Rechnungen bucht. Pfeffersack ist ein solches Programm; welche Belege es in der Einzelfirma und in der GmbH gibt, zeigt die Seite zum Rechnungsprogramm.
Kostenlose Excel-Rechnungsvorlage von Pfeffersack für Einzelfirmen, GmbH und Freelancer: MWST-Satz je Position eintragen, den Rest berechnet die Vorlage. QR-Rechnungen: Pfeffersack ab CHF 5 pro Monat im Jahresabo.
Kostenlose Excel-Vorlage für Offerten in der Schweiz: MWST-Satz je Position, Gültigkeit und ein Feld für die Annahme durch den Kunden. Herunterladen, anpassen und als PDF versenden.
Ein verbindliches Angebot über Leistung und Preis. Nimmt der Kunde an, kommt der Vertrag zustande — deshalb gehören Umfang, Preis und Gültigkeitsdauer präzise hinein.
Die abschliessende Rechnung nach Teil- oder Akontozahlungen: Sie weist die Gesamtleistung aus, zieht alle geleisteten Zahlungen ab und nennt den Restbetrag.
Korrekturbeleg, der eine zuvor gestellte Rechnung ganz oder teilweise rückgängig macht; mindert bei der MWST das Entgelt und damit die geschuldete Steuer.
Schweizer Standardrechnung mit Swiss QR Code im Zahlteil; ersetzt seit dem 1. Oktober 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine.
Die eindeutige Kennung einer Rechnung. In der Schweiz gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben — aber für Nachvollziehbarkeit, Buchführung und Zahlungsabgleich praktisch unverzichtbar.
Geordneter Ablauf zur Eintreibung überfälliger Forderungen; rechtlich relevant ist OR 102 — ohne Verfalltag tritt der Schuldnerverzug erst durch Mahnung des Gläubigers ein.
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