Kostenlose Excel-Rechnungsvorlage von Pfeffersack für Einzelfirmen, GmbH und Freelancer: MWST-Satz je Position eintragen, den Rest berechnet die Vorlage. QR-Rechnungen: Pfeffersack ab CHF 5 pro Monat im Jahresabo.
Eine professionelle Rechnung ist das Aushängeschild deines Unternehmens. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage für die Schweiz enthält die Felder, die auf eine Rechnung gehören: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag und MWST-Ausweis. Den MWST-Satz trägst du je Position ein: 8.1 % ist der Normalsatz, 2.6 % der reduzierte Satz, etwa für Lebensmittel und Bücher, 3.8 % der Sondersatz für Beherbergung. Die Vorlage rechnet die Steuer je Satz und zeigt nur die MWST-Zeilen, die auf deiner Rechnung vorkommen. Ein Beispiel: 12 Stunden Beratung zu CHF 120 und eine Software-Lizenz zu CHF 300, beide zu 8.1 %, ergeben CHF 1'740 netto, CHF 140.94 MWST und CHF 1'880.94 Gesamtbetrag. Bist du nicht MWST-pflichtig, lässt du die Spalte leer, dann erscheint keine Steuer auf der Rechnung. Schreibst du nur ab und zu eine Rechnung, reicht die Vorlage. Für Unternehmen, die regelmässig Rechnungen erstellen, gibt es Pfeffersack ab CHF 5 pro Monat im Jahresabo, für Einzelfirma und GmbH: Swiss QR-Rechnung mit Zahlteil, automatisch vergebene Rechnungsnummern und die Verbuchung in derselben Software, in der Einzelfirma per Klick. Mahnstufen mit Verzugszins gibt es dort nur in der doppelten Buchhaltung (GmbH), und du löst sie selbst aus.
Lade die Excel-Vorlage herunter und öffne sie in Excel oder Google Sheets.
Trage deine Firmendaten (Name, Adresse, UID-Nummer) im Kopfbereich ein. Bist du MWST-pflichtig, ergänzt du die Nummer mit «MWST».
Erfasse die Kundendaten im Empfängerfeld.
Fülle die Positionen mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis aus und nenne in der Beschreibung auch Datum oder Zeitraum der Leistung.
Trage je Position den MWST-Satz ein (8.1 %, 2.6 %, 3.8 % für Beherbergung oder 0 %) – die Berechnung erfolgt automatisch. Bist du nicht MWST-pflichtig, lässt du die Spalte leer.
Trage deine Bankverbindung (IBAN) ein und prüfe das Fälligkeitsdatum – die Vorlage setzt es auf 30 Tage nach dem Rechnungsdatum.
Speichere die Rechnung als PDF und versende sie per E-Mail.
Excel-Vorlagen sind ein guter Einstieg, haben aber natürliche Grenzen.
Mit Pfeffersack fallen viele dieser Einschränkungen weg – ab CHF 5/Monat im Jahresabo.
Pfeffersack kostenlos testenBist du MWST-pflichtig, schreibt Art. 26 MWSTG den Inhalt vor: Name und Ort von dir und deinem Kunden, deine MWST-Nummer, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (bei Bruttopreisen genügt der Satz). Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Zahlungsbedingungen verlangt das Gesetz nicht, sie gehören in der Praxis aber auf jede Rechnung. Ohne MWST-Pflicht gibt es keine solche Liste; eine im Handelsregister eingetragene Firma muss ihren Namen aber vollständig angeben (Art. 954a OR). Jede Angabe mit Beispiel erklärt unsere Anleitung «Rechnung schreiben in der Schweiz».
Ja, die Excel-Rechnungsvorlage ist vollständig kostenlos und kann sofort heruntergeladen werden. Du kannst sie beliebig oft verwenden und an dein Unternehmen anpassen.
Ja, die Vorlage eignet sich für Einzelunternehmen, GmbH, AG und Freelancer. Bei einer GmbH schreibst du im Kopf die im Handelsregister eingetragene Firma vollständig und unverändert, also mit «GmbH» (Art. 954a OR). Ist die GmbH MWST-pflichtig, gehört die MWST-Nummer dazu.
Diese Excel-Vorlage enthält keinen automatischen QR-Zahlschein. Für Swiss QR-Rechnungen empfehlen wir Pfeffersack – dort werden vollständig konforme QR-Rechnungen automatisch generiert, inklusive QR-Code und Zahlteil.
Lass die Spalte «MWST %» leer. Dann rechnet die Vorlage keine Steuer, und die MWST-Zeilen erscheinen nicht auf der Rechnung. Weise keine MWST aus, solange du nicht MWST-pflichtig bist: Wer in einer Rechnung MWST ausweist, schuldet sie grundsätzlich der ESTV, auch ohne MWST-Pflicht (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). MWST-pflichtig wirst du ab CHF 100'000 Jahresumsatz aus steuerbaren Leistungen im In- und Ausland; freiwillig kannst du dich auch darunter unterstellen.
Einen Rabatt erfasst du als eigene Position mit negativer Menge, etwa Menge -1 und Einzelpreis CHF 100, und mit demselben MWST-Satz wie die rabattierte Leistung. So sinken Zwischensumme und MWST korrekt. Skonto ist ein Abzug bei früher Zahlung und gehört in die Zahlungsbedingungen, zum Beispiel «Zahlbar innert 10 Tagen mit 2 % Skonto, innert 30 Tagen netto».
Was auf eine Schweizer Rechnung gehört, mit Beispiel-Rechnung und den häufigsten Fehlern.
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Kostenlose Excel-Vorlage für Offerten in der Schweiz: MWST-Satz je Position, Gültigkeit und ein Feld für die Annahme durch den Kunden. Herunterladen, anpassen und als PDF versenden.
Kostenlose Excel-Vorlage für die einfache Buchhaltung in der Schweiz. Einnahmen und Ausgaben erfassen, MWST tracken und Gewinn berechnen.
Kostenlose Excel-Vorlage mit Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung und letzter Mahnung. Verzugstage und Verzugszins nach OR Art. 104 werden mitberechnet.
Mit Pfeffersack erledigst du Rechnungen und Offerten in einer Software statt in Vorlagen. Teste 7 Tage kostenlos – keine Kreditkarte erforderlich.