Ein Rapport ist der schriftliche Nachweis über ausgeführte Arbeit: Er hält fest, wer wann für welchen Kunden was gearbeitet hat, wie lange und mit welchem Material, und ist die Grundlage einer Rechnung nach Aufwand.
Auch bekannt als: Arbeitsrapport, Stundenrapport, Regierapport
Ein Rapport ist der schriftliche Nachweis über ausgeführte Arbeit, je nach Branche Arbeitsrapport, Stundenrapport oder Regierapport genannt. Er nennt Kunde und Auftrag, das Datum, die ausführende Person, die Tätigkeit, die Dauer und das verbrauchte Material, oft auch Fahrzeit und Spesen. Besonders aussagekräftig ist ein Rapport, den der Kunde zeitnah unterschreibt, etwa direkt nach dem Einsatz: Mit seiner Unterschrift bestätigt er die festgehaltenen Arbeiten und Stunden.
Weder das Obligationenrecht noch das Zivilgesetzbuch verwenden das Wort Rapport. Rechtlich wichtig wird er bei der Vergütung. Ist bei einem Werkvertrag der Preis im Voraus gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt (Art. 374 OR). Beim einfachen Auftrag, etwa einer Beratung, ist eine Vergütung zu leisten, wenn sie verabredet oder üblich ist (Art. 394 Abs. 3 OR), und der Beauftragte muss auf Verlangen jederzeit über seine Geschäftsführung Rechenschaft ablegen (Art. 400 Abs. 1 OR). Wer aus dem geleisteten Aufwand eine Forderung ableitet, muss diesen Aufwand im Streitfall beweisen, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt (Art. 8 ZGB). Ein zeitnah geführter Rapport hält die Arbeit fest, solange sie sich noch genau rekonstruieren lässt.
Ist der Rapport nötig, um den Geschäftsvorfall nachzuvollziehen, etwa weil die Rechnung nur das Stundentotal nennt, gilt er als Buchungsbeleg (Art. 957a Abs. 3 OR) und ist zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Ist das Unternehmen MWST-pflichtig, muss die Rechnung in der Regel Art, Gegenstand und Umfang der Leistung nennen, dazu Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (Art. 26 Abs. 2 Bst. c und d MWSTG). Wer Leistung, Zeitraum und Stunden auf der Rechnung zusammenfasst und den Rapport beilegt, macht den Umfang für Kunde und ESTV nachvollziehbar. Rechnest du direkt mit dem Rapport ab, also mit Ansätzen und Betrag, ist er für die MWST eine Rechnung, gleichgültig, wie er heisst (Art. 3 Bst. k MWSTG).
Abgrenzung: Die Offerte kommt vor der Arbeit und nennt einen Preis oder eine Schätzung, der Rapport hält danach fest, was tatsächlich geleistet wurde, und die Rechnung fordert das Entgelt ein. Ein Lieferschein dokumentiert gelieferte Ware, ein Rapport geleistete Arbeit. Bei einem genau bestimmten Festpreis zählt grundsätzlich die vereinbarte Summe, auch wenn mehr Arbeit anfiel (Art. 373 Abs. 1 OR); rapportierte Mehrstunden begründen dort für sich allein keinen höheren Preis.
Rechtsgrundlage
OR Art. 374 (SR 220) (fedlex.admin.ch)Beispiel
Eine MWST-pflichtige Schreinerei repariert für eine Kundin mehrere Fenster nach Aufwand, vereinbart sind CHF 95.00 pro Stunde exklusive MWST. Der Rapport hält fest: erster Tag 3 Std. 45 Min., zweiter Tag 4 Std. 15 Min., dazu Beschläge und Dichtungen für CHF 140.00 exklusive MWST. Die Kundin unterschreibt ihn am Ende des zweiten Tages. In Dezimalstunden sind das 3.75 + 4.25 = 8 Stunden, denn 15 Minuten sind 0.25 Stunden, nicht 0.15. Die Rechnung übernimmt diese Werte: 8 × CHF 95.00 = CHF 760.00 für die Arbeit plus CHF 140.00 Material ergibt CHF 900.00. Dazu kommen 8.1 % MWST, also CHF 72.90, total CHF 972.90.
Zuletzt geprüft:
Kunde und Auftrag oder Projekt, das Datum, der Name der ausführenden Person, eine Beschreibung der Tätigkeit, Beginn und Ende oder die Dauer, das verbrauchte Material mit Menge sowie allfällige Fahrzeit und Spesen. Dazu kommen Ort, Datum und Unterschrift des Kunden. Die Dauer notierst du am besten in Stunden und Minuten und rechnest erst für die Rechnung in Dezimalstunden um: 1 Std. 30 Min. sind 1.5 Stunden.
Das Gesetz verlangt keine Unterschrift, der Vertrag kann sie aber vorsehen. Sie hilft beim Beweis: Wer Aufwand verrechnet, muss ihn im Streitfall belegen (Art. 8 ZGB), und mit seiner Unterschrift bestätigt der Kunde die Arbeiten und Stunden. Wo eine Unterschrift vor Ort nicht möglich ist, etwa bei Arbeiten aus der Ferne, hilft eine schriftliche Bestätigung des Kunden, zum Beispiel per E-Mail.
Beim Werkvertrag gilt: Wurde mit dem Unternehmer ein ungefährer Kostenansatz verabredet und wird dieser ohne Zutun des Bestellers unverhältnismässig überschritten, kann der Besteller während und nach der Ausführung vom Vertrag zurücktreten (Art. 375 Abs. 1 OR). Bei Bauten auf seinem Grund und Boden kann er eine angemessene Herabsetzung der Vergütung verlangen oder, solange die Baute nicht vollendet ist, dem Unternehmer die Fortführung gegen billigen Ersatz der bereits ausgeführten Arbeiten entziehen und vom Vertrag zurücktreten (Art. 375 Abs. 2 OR). Ab wann eine Überschreitung unverhältnismässig ist, sagt das Gesetz nicht. Wer laufend rapportiert, sieht früh, wenn die Schätzung nicht reicht, und kann den Kunden informieren, bevor die Rechnung kommt.
In der GmbH-Buchhaltung als Beilage zur Rechnung: Erstellst du aus den Zeiteinträgen eines Projekts eine Rechnung, legt Pfeffersack auf Wunsch einen Stundenrapport bei. Er listet die verrechneten Zeiteinträge mit Datum, Mitarbeiter, Beschreibung, allfälligen Notizen und Dauer samt Total und steht im PDF auf eigenen Seiten nach dem Zahlteil. Bei sehr vielen Zeiteinträgen wird die Beilage zu lang; dann rechnest du einen kürzeren Zeitraum ab. Ein eigenes Dokument, das der Kunde vorab unterschreibt, ist er nicht, und eine Unterschrift des Kunden für den Rapport holt Pfeffersack nicht ein. Zusatzkosten wie Material erfasst du am Projekt, sie kommen als eigene Positionen auf die Rechnung. Rechnest du im Standardbereich für Einzelfirmen die Zeiten eines Projekts ab, wird jeder Zeiteintrag zu einer eigenen Rechnungsposition mit Beschreibung, Datum und Stunden; eine separate Beilage gibt es dort nicht.
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Ein verbindliches Angebot über Leistung und Preis. Nimmt der Kunde an, kommt der Vertrag zustande — deshalb gehören Umfang, Preis und Gültigkeitsdauer präzise hinein.
Fakturierung heisst Rechnungsstellung: Ein Unternehmen stellt dem Kunden eine erbrachte oder vereinbarte Leistung in Rechnung, mit Betrag, Zahlungsfrist und, bei MWST-Pflicht, der Steuer. Im weiten Sinn gehört die Kontrolle des Zahlungseingangs dazu.
Das Begleitdokument einer Warenlieferung: Es listet Art und Menge der gelieferten Positionen ohne Preise und dient dem Empfänger zur Kontrolle des Wareneingangs.
Das Dokument, das einem Geschäftsvorfall zugrunde liegt — Grundlage jeder Buchung nach dem Grundsatz «keine Buchung ohne Beleg».
Die abschliessende Rechnung nach Teil- oder Akontozahlungen: Sie weist die Gesamtleistung aus, zieht alle geleisteten Zahlungen ab und nennt den Restbetrag.
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