KLARA Alternative Schweiz — warum Freelancer wechseln

KLARA gehört zu den bekanntesten Schweizer Business-Software-Plattformen und wird von tausenden Unternehmen eingesetzt. Doch für viele Freelancer fühlt sich KLARA an, als würde man einen Lastwagen fahren, obwohl man eigentlich ein Velo braucht. Hier ein ehrlicher Blick darauf, wo KLARA glänzt, wo es hakt — und welche Alternativen es gibt.

KLARA im Überblick — Stärken und Schwächen

KLARA positioniert sich als Gesamtlösung für Schweizer KMU. Das Angebot ist breit, die Plattform modular aufgebaut. Für bestimmte Zielgruppen ist das ein Vorteil — für andere wird es zum Problem.

Was KLARA gut macht

Fangen wir mit dem Positiven an, denn KLARA hat durchaus seine Berechtigung:

• Schweizer Unternehmen, Schweizer Daten. KLARA ist eine Schweizer Lösung und hostet die Daten in der Schweiz. Das ist ein echtes Argument, gerade wenn du sensible Finanzdaten verwaltest.
• Gratis-Basisplan verfügbar. Du kannst mit KLARA starten, ohne sofort zu bezahlen. Das senkt die Einstiegshürde enorm — zumindest auf den ersten Blick.
• Lohnbuchhaltung integriert. Hier spielt KLARA eine seiner grössten Stärken aus. Wer Mitarbeitende hat, findet ein solides Lohnmodul mit Anbindung an Sozialversicherungen und Swissdec-Schnittstelle.
• Versicherungs-Management. KLARA bietet die Möglichkeit, Versicherungen direkt über die Plattform zu verwalten. Für Kleinunternehmen mit mehreren Policen kann das praktisch sein.
• Breites Modulangebot. Von der Buchhaltung über CRM bis hin zu Zeiterfassung und Lagerverwaltung — KLARA deckt viele Bereiche ab.

Wo KLARA Freelancer frustriert

Und genau hier liegt das Problem: Breite ist nicht dasselbe wie Tiefe oder Einfachheit.

• Komplexe Oberfläche mit zu vielen Modulen. Wenn du dich zum ersten Mal in KLARA einloggst, wirst du mit einem Dashboard begrüsst, das dutzende Funktionen anbietet. Für einen Freelancer, der einfach eine Rechnung schreiben will, ist das überwältigend.
• Buchhaltung als Add-on — die Kosten summieren sich. Der Basisplan ist gratis, ja. Aber sobald du ernsthaft Buchhaltung betreiben willst, kommen kostenpflichtige Module dazu. Am Ende zahlst du für Funktionen, die du gar nicht brauchst, um an die zu kommen, die du brauchst.
• Navigation kann verwirrend sein. Die modulare Struktur führt dazu, dass du zwischen verschiedenen Bereichen hin- und herspringst. Das kostet Zeit — und als Freelancer ist deine Zeit dein Kapital.
• Viele Features sind für Solo-Selbstständige irrelevant. Lohnbuchhaltung, Versicherungs-Management, Personalverwaltung — das sind starke Features, aber wenn du alleine arbeitest, sind sie reiner Ballast in der Oberfläche.
• Updates verändern manchmal Abläufe. Mehrere Nutzer berichten, dass nach Updates gewohnte Workflows anders funktionieren. Wenn du dich an einen Ablauf gewöhnt hast, kann das frustrierend sein.

Was Freelancer wirklich brauchen

Bevor du eine Alternative zu KLARA suchst, lohnt sich die ehrliche Frage: Was brauchst du tatsächlich?

Für die meisten Freelancer in der Schweiz sieht die Liste so aus:

• Schnelle Rechnungsstellung mit QR-Code. Schweizer QR-Rechnungen sind seit 2022 Standard. Du brauchst ein Tool, das diese zuverlässig erstellt — ohne zehn Klicks.
• Einfache Einnahmen- und Ausgabenerfassung. Keine doppelte Buchhaltung mit Soll und Haben, sondern eine klare Übersicht: Was kam rein, was ging raus?
• MWST-Übersicht. Falls du MWST-pflichtig bist, brauchst du eine saubere Aufstellung für die Abrechnung. Nicht mehr, nicht weniger.
• Zeiterfassung. Wenn du nach Stunden abrechnest, willst du die Zeit dort erfassen, wo auch die Rechnungen entstehen. Nicht in einem separaten Tool.
• Belegverwaltung. Quittungen abfotografieren, hochladen, fertig. Im Idealfall erkennt das Tool die Daten automatisch per OCR.

Das ist es. Kein CRM, keine Lohnbuchhaltung, kein Versicherungsmanagement. Wenn du diese Liste anschaust und nickst, dann ist KLARA mit grosser Wahrscheinlichkeit zu viel für dich.

Falls du einen breiteren Vergleich verschiedener Buchhaltungslösungen für die Schweiz suchst, haben wir auch dazu einen ausführlichen Artikel geschrieben.

KLARA vs Pfeffersack — der direkte Vergleich

Zahlen und Features sagen mehr als Marketingversprechen. Hier der direkte Vergleich:

Die Tabelle macht deutlich: KLARA bietet mehr — aber mehr ist nicht immer besser. Wenn du die Lohnbuchhaltung nicht brauchst und eine schlanke Lösung suchst, zahlst du bei KLARA für Komplexität, die dir im Weg steht.

Pfeffersack wurde gezielt für Freelancer und Einzelunternehmer entwickelt. Alles, was du brauchst, ist ab Tag eins dabei — inklusive Zeiterfassung und OCR-Belegerkennung. Kein Zusammenstellen von Modulen, keine versteckten Kosten.

Übrigens: Du kannst Pfeffersack kostenlos testen und selbst vergleichen.

Wenn dich auch der Vergleich mit Bexio interessiert, findest du hier unseren Artikel zu Bexio-Alternativen in der Schweiz.

Wechsel von KLARA — wie einfach ist es?

Ein Wechsel der Buchhaltungssoftware klingt nach Aufwand. Ist es auch — aber weniger, als du denkst.

Daten aus KLARA exportieren

KLARA bietet Export-Funktionen für verschiedene Bereiche. Du kannst Rechnungen als PDF herunterladen und Kundenlisten exportieren. Bei den Buchungsdaten ist es etwas eingeschränkter — nicht alle Daten lassen sich sauber als CSV exportieren. Prüfe vor dem Wechsel, welche Exporte für dich verfügbar sind und lade alles herunter, was du brauchst.

Pfeffersack einrichten

Die Einrichtung dauert rund fünf Minuten. Du gibst deine Firmendaten ein, lädst dein Logo hoch, konfigurierst die Bankverbindung für QR-Rechnungen — und kannst loslegen. Es gibt keinen langen Onboarding-Prozess und kein Handbuch, das du zuerst lesen musst.

Aktive Kunden und offene Rechnungen übertragen

Trage deine aktiven Kunden in Pfeffersack ein und erfasse offene Rechnungen neu. Das klingt nach Arbeit, ist aber bei den meisten Freelancern in unter einer Stunde erledigt — denn die Kundenliste ist in der Regel überschaubar.

KLARA-Daten als Archiv behalten

Wichtig: Lösche dein KLARA-Konto nicht sofort. In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für Geschäftsunterlagen. Behalte deine KLARA-Daten als Archiv oder exportiere alles, was du exportieren kannst, und speichere es lokal ab. So bist du auf der sicheren Seite.

Der beste Zeitpunkt für den Wechsel

Der ideale Zeitpunkt ist der Beginn eines neuen Geschäftsjahres. So hast du einen sauberen Schnitt: Altes Jahr in KLARA, neues Jahr in Pfeffersack. Das vereinfacht die Steuererklärung und die MWST-Abrechnung erheblich. Natürlich kannst du auch unterjährig wechseln — es ist einfach etwas mehr Aufwand bei der Überleitung.

Für wen bleibt KLARA die bessere Wahl?

Ehrlichkeit gehört dazu: KLARA ist nicht für alle die falsche Wahl. Es gibt Szenarien, in denen KLARA die klar bessere Lösung bleibt.

• Kleine Unternehmen mit Angestellten. Wenn du Mitarbeitende beschäftigst und eine integrierte Lohnbuchhaltung mit Swissdec-Anbindung brauchst, ist KLARA stark aufgestellt. Pfeffersack bietet keine Lohnbuchhaltung — bewusst nicht, weil das nicht zur Zielgruppe gehört.
• Unternehmen mit Bedarf an Versicherungs-Management. Wenn du deine Geschäftsversicherungen zentral verwalten willst, bietet KLARA einen Mehrwert, den spezialisierte Buchhaltungstools nicht haben.
• Unternehmen, die bereits viele KLARA-Module nutzen. Wenn du KLARA bereits umfassend einsetzt und deine Prozesse darauf abgestimmt hast, gibt es wenig Grund zu wechseln. Einen funktionierenden Prozess zu ändern, nur weil es eine Alternative gibt, ist selten sinnvoll.
• Unternehmen, die auf kostenlose Basisfunktionen setzen. Wenn dir die Gratisversion von KLARA ausreicht und du mit den Einschränkungen leben kannst, ist das eine valide Option. Gratis ist gratis.

Kurz: Wenn du mehr als nur dich selbst verwaltest, hat KLARA echte Vorteile. Wenn du solo unterwegs bist, zahlst du die Komplexität mit deiner Zeit.

Fazit

KLARA ist eine umfassende Plattform mit echten Stärken — besonders bei der Lohnbuchhaltung und als Gesamtlösung für kleine Teams. Aber genau diese Breite wird für Freelancer zur Last. Zu viele Module, zu viele Klicks, zu viel Ablenkung von dem, was du eigentlich tun willst: arbeiten und dafür bezahlt werden.

Wenn deine Anforderungen klar umrissen sind — Rechnungen, Buchhaltung, Zeiterfassung, Belege — dann ist ein fokussiertes Tool die bessere Wahl. Du sparst Zeit bei der Einrichtung, Zeit im Alltag und oft auch Geld.

Pfeffersack wurde genau für diesen Anwendungsfall gebaut: Buchhaltung für Freelancer in der Schweiz, ohne Schnickschnack, mit allem was du brauchst.

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