Du hast dich gerade selbständig gemacht und fragst dich, wie du deine Buchhaltung führen sollst? Die gute Nachricht: Als Einzelunternehmer mit weniger als CHF 500'000 Umsatz darfst du die Milchbüechli-Rechnung führen - die einfachste Form der Buchhaltung in der Schweiz.
In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Milchbüechli-Rechnung wissen musst.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Milchbüechli-Rechnung?
- Wer darf die Milchbüechli-Rechnung führen?
- Was muss enthalten sein?
- Unterschied zur doppelten Buchhaltung
- Praktische Anleitung mit Beispielen
- MWST und Milchbüechli
- Häufige Fehler vermeiden
- Steuererklärung richtig ausfüllen
Was ist eine Milchbüechli-Rechnung?
Die Milchbüechli-Rechnung (auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt) ist eine vereinfachte Form der Buchführung. Der Name stammt vom kleinen Notizbuch, in dem früher Bauern ihre Milchverkäufe notierten.
Das Grundprinzip
Das Prinzip ist denkbar einfach:
- Jede Einnahme wird einmal erfasst - wenn das Geld auf deinem Konto eingeht
- Jede Ausgabe wird einmal erfasst - wenn das Geld von deinem Konto abgeht
- Der Gewinn = Einnahmen minus Ausgaben
Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung entfallen:
- ❌ Komplizierte Buchungssätze (Soll/Haben)
- ❌ Kontenplan mit hunderten Konten
- ❌ Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- ❌ Transitorische Abgrenzungen
- ❌ Bilanz und Erfolgsrechnung
Wer darf die Milchbüechli-Rechnung führen?
Die gesetzliche Grundlage findest du in Art. 957 OR. Hier die wichtigsten Regeln:
Erlaubt für:
| Unternehmensform | Umsatzgrenze | Bedingung | |------------------|--------------|-----------| | Einzelunternehmen | < CHF 500'000/Jahr | ✅ Immer erlaubt | | Personengesellschaften (Kollektiv-/Kommanditgesellschaft) | < CHF 500'000/Jahr | ✅ Immer erlaubt | | Vereine ohne HR-Pflicht | Unbegrenzt | ✅ Erlaubt | | Stiftungen (Art. 83b ZGB) | Unbegrenzt | ✅ Bei Befreiung |
Nicht erlaubt für:
| Unternehmensform | Grund | |------------------|-------| | GmbH | Immer doppelte Buchhaltung Pflicht | | AG | Immer doppelte Buchhaltung Pflicht | | Einzelunternehmen > CHF 500'000 | Umsatzgrenze überschritten |
Wichtig: Die CHF 500'000-Grenze bezieht sich auf den Netto-Umsatzerlös (nach Abzug von Rabatten und Skonti), nicht auf den Gewinn!
Was muss enthalten sein?
Auch bei der einfachen Buchhaltung gibt es Pflichten. Das Gesetz verlangt:
1. Einnahmen-Aufstellung
Alle geschäftlichen Einnahmen müssen lückenlos erfasst werden:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ EINNAHMEN 2026 │
├──────┬────────────┬──────────────────────┬───────────┬──────────┤
│ Nr. │ Datum │ Beschreibung │ Betrag │ Beleg │
├──────┼────────────┼──────────────────────┼───────────┼──────────┤
│ E001 │ 15.01.2026 │ Beratung Müller AG │ 2'500.00 │ RE-001 │
│ E002 │ 22.01.2026 │ Webdesign Meier GmbH │ 4'800.00 │ RE-002 │
│ E003 │ 05.02.2026 │ Workshop Firma XY │ 1'200.00 │ RE-003 │
└──────┴────────────┴──────────────────────┴───────────┴──────────┘
2. Ausgaben-Aufstellung
Alle geschäftlichen Ausgaben müssen erfasst werden:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ AUSGABEN 2026 │
├──────┬────────────┬──────────────────────┬───────────┬──────────┤
│ Nr. │ Datum │ Beschreibung │ Betrag │ Beleg │
├──────┼────────────┼──────────────────────┼───────────┼──────────┤
│ A001 │ 05.01.2026 │ Büromaterial │ 85.50 │ Q-001 │
│ A002 │ 12.01.2026 │ Software-Abo Adobe │ 59.00 │ R-001 │
│ A003 │ 20.01.2026 │ Telefonrechnung │ 45.00 │ R-002 │
└──────┴────────────┴──────────────────────┴───────────┴──────────┘
3. Vermögenslage (Inventar)
Am Jahresende musst du dokumentieren:
- 💰 Geld auf Geschäftskonten
- 💳 Bargeld in der Kasse
- 📄 Offene Kundenrechnungen (Debitoren)
- 🏢 Anlagegüter (Computer, Möbel, etc.)
- 📋 Offene Lieferantenrechnungen (Kreditoren)
Aufbewahrungspflicht
10 Jahre - So lange musst du alle Belege und Unterlagen aufbewahren!
Unterschied zur doppelten Buchhaltung
| Kriterium | Milchbüechli | Doppelte Buchhaltung | |-----------|--------------|---------------------| | Erfassung | 1x pro Transaktion | 2x (Soll + Haben) | | Zeitpunkt | Bei Geldfluss (Ist) | Bei Rechnung (Soll) | | Jahresabschluss | Einfache Liste | Bilanz + Erfolgsrechnung | | Kontenplan | Nicht nötig | Pflicht | | Abschreibungen | Nicht nötig | Pflicht | | Komplexität | ⭐ Niedrig | ⭐⭐⭐ Hoch | | Fehlerrisiko | Höher | Niedriger (Kontrolle) |
Praktische Anleitung mit Beispielen
Schritt 1: Geschäftskonto eröffnen
Trenne immer Privat- und Geschäftsfinanzen! Ein separates Geschäftskonto macht alles einfacher.
Schritt 2: Belege sammeln und nummerieren
Für jede Buchung brauchst du einen Beleg. Nummeriere sie systematisch:
- E001, E002, E003... für Einnahmen
- A001, A002, A003... für Ausgaben
Schritt 3: Regelmässig erfassen
Setze dir einen fixen Termin (z.B. jeden Freitag oder am Monatsende) für die Buchhaltung.
Beispiel: Jahresabschluss
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ JAHRESABSCHLUSS 2026 │
│ Max Muster, Einzelfirma │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ EINNAHMEN │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Beratungsleistungen CHF 65'000.00 │
│ Workshops CHF 12'500.00 │
│ Sonstige Einnahmen CHF 1'000.00 │
│ ───────────────── │
│ Total Einnahmen CHF 78'500.00 │
│ │
│ AUSGABEN │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Büromaterial CHF 1'200.00 │
│ Software & IT CHF 2'400.00 │
│ Telefon & Internet CHF 960.00 │
│ Weiterbildung CHF 1'500.00 │
│ Fahrtkosten CHF 3'200.00 │
│ Versicherungen CHF 1'800.00 │
│ Sonstige Ausgaben CHF 2'140.00 │
│ ───────────────── │
│ Total Ausgaben CHF 13'200.00 │
│ │
│ ═════════════════════════════════════════════════════════════ │
│ GEWINN CHF 65'300.00 │
│ ═════════════════════════════════════════════════════════════ │
│ │
│ VERMÖGENSLAGE per 31.12.2026 │
│ ───────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Geschäftskonto CHF 28'500.00 │
│ Offene Kundenrechnungen CHF 4'200.00 │
│ Laptop (Restwert) CHF 1'500.00 │
│ Offene Lieferantenrechnungen CHF -850.00 │
│ │
│ Datum: 31.12.2026 Unterschrift: _________________ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
MWST und Milchbüechli
Wann wirst du MWST-pflichtig?
| Umsatz | MWST-Status | |--------|-------------| | < CHF 100'000 | Nicht MWST-pflichtig | | ≥ CHF 100'000 | MWST-pflichtig |
Achtung: Du kannst MWST-pflichtig sein (> CHF 100'000), aber trotzdem die Milchbüechli-Rechnung führen (< CHF 500'000)!
Welche MWST-Methode passt zum Milchbüechli?
Die Saldosteuersatz-Methode ist ideal:
- Du rechnest einen pauschalen Prozentsatz ab
- Kein komplizierter Vorsteuerabzug nötig
- Passt perfekt zur einfachen Buchhaltung
Aktuelle MWST-Sätze 2026
| Satz | Prozent | Anwendung | |------|---------|-----------| | Normal | 8.1% | Standardsatz | | Reduziert | 2.6% | Lebensmittel, Bücher, etc. | | Sonder | 3.8% | Beherbergung |
Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehler 1: Schuhschachtel-Buchhaltung
Problem: Alle Belege in einer Schachtel sammeln und erst im Januar aufarbeiten.
Lösung: Fixer wöchentlicher oder monatlicher Termin für die Finanzen.
❌ Fehler 2: Private und geschäftliche Finanzen vermischen
Problem: Alles über das Privatkonto laufen lassen.
Lösung: Separates Geschäftskonto führen!
❌ Fehler 3: Belege nicht aufbewahren
Problem: "Keine Buchung ohne Beleg" - das gilt immer!
Lösung: Jeden Beleg sofort scannen/fotografieren und ablegen.
❌ Fehler 4: Vermögenslage vergessen
Problem: Nur Einnahmen und Ausgaben erfassen, aber keine Vermögensübersicht.
Lösung: Am Jahresende alle Aktiven und Passiven dokumentieren.
❌ Fehler 5: MWST-Pflicht ignorieren
Problem: Bei Überschreitung von CHF 100'000 nicht für MWST anmelden.
Lösung: Umsatz laufend überwachen und rechtzeitig anmelden.
Steuererklärung richtig ausfüllen
Das Jahresabschluss-Dokument muss ausgedruckt, unterschrieben und der Steuererklärung beigelegt werden.
Kantonale Formulare
| Kanton | Formular | |--------|----------| | Zürich | Hilfsblatt A | | Bern | Selbständige Erwerbstätigkeit | | Luzern | Formulare S1-S6 | | Aargau | Formular 8 |
Was du einreichen musst:
- ✅ Zusammenstellung Einnahmen
- ✅ Zusammenstellung Ausgaben
- ✅ Gewinnberechnung
- ✅ Vermögensverzeichnis per 31.12.
- ✅ Unterschrift
Fazit: Milchbüechli-Rechnung lohnt sich
Die Milchbüechli-Rechnung ist perfekt für:
- ✅ Freelancer und Selbständige mit < CHF 500'000 Umsatz
- ✅ Nebenberuflich Selbständige
- ✅ Alle, die eine einfache Lösung suchen
Vorteile auf einen Blick
| Vorteil | Beschreibung | |---------|--------------| | Einfach | Keine komplizierten Buchungssätze | | Schnell | Weniger Zeitaufwand | | Günstig | Oft kein Treuhänder nötig | | Legal | Gesetzlich anerkannt (OR 957) |
Tools für die Milchbüechli-Rechnung
Du kannst die Milchbüechli-Rechnung führen mit:
- Excel - Reicht vollständig aus
- Spezialisierte Software - z.B. Milchbueechli.ch, MILKEE
- Pfeffersack - Einfache Buchhaltung für Schweizer Selbständige
Mit der richtigen Software wird die Buchhaltung zum Kinderspiel. Pfeffersack unterstützt dich bei deiner einfachen Buchhaltung - von der Einnahmen-Erfassung bis zur Steuererklärung.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich mit Excel eine Milchbüechli-Rechnung führen?
Ja! Excel reicht laut Gesetz vollständig aus. Du brauchst keine teure Software.
Was passiert, wenn ich über CHF 500'000 Umsatz komme?
Dann musst du ab dem Folgejahr auf die doppelte Buchhaltung umstellen.
Muss ich Abschreibungen machen?
Bei der Milchbüechli-Rechnung sind keine Abschreibungen erforderlich. Du erfasst einfach die Ausgabe, wenn du etwas kaufst.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
10 Jahre - das gilt für alle Belege und Geschäftsunterlagen.