Eine Dividende verbuchst du in der GmbH mit drei Buchungen: Beim Beschluss der Gesellschafterversammlung buchst du den vollen Betrag vom Gewinnvortrag auf das Konto «Beschlossene Ausschüttungen». Bei der Auszahlung fliessen 65 % an den Gesellschafter und 35 % auf das Konto «Verrechnungssteuer-Schuld». Mit der Überweisung an die Eidgenössische Steuerverwaltung wird diese Schuld ausgeglichen. Die Dividende ist dabei nie Aufwand, sondern Gewinnverwendung, und sie verändert das Jahresergebnis nicht. Was viele Inhaberinnen und Inhaber unterschätzen, ist die Frist: Die Verrechnungssteuer ist 30 Tage nach Fälligkeit der Dividende zu deklarieren und zu bezahlen, ohne dass die ESTV dazu auffordert. Dieser Artikel zeigt die Buchungssätze im Kontenrahmen KMU, das Formular 110 und die Steuerfolgen beim Gesellschafter.
Wann darf eine GmbH überhaupt eine Dividende ausschütten?
Eine Dividende setzt einen Bilanzgewinn und einen Beschluss der Gesellschafterversammlung voraus. Ausgeschüttet werden darf nur der Gewinn, der nach der Zuweisung an die gesetzlichen Reserven übrig bleibt: Die GmbH muss 5 % des Jahresgewinns der gesetzlichen Gewinnreserve zuweisen, bis diese zusammen mit der gesetzlichen Kapitalreserve die Hälfte des im Handelsregister eingetragenen Stammkapitals erreicht (Art. 672 OR, für die GmbH über Art. 801 OR anwendbar; Art. 671 OR regelt seit der Revision die Kapitalreserve). Die Verwendung des Bilanzgewinns beschliesst die Gesellschafterversammlung, die dafür auch die Jahresrechnung genehmigt haben muss (Art. 804 Abs. 2 OR).
Was als Bilanzgewinn zur Verfügung steht, liest du direkt aus dem Eigenkapital der Bilanz: Er setzt sich aus dem Gewinnvortrag der Vorjahre und dem Jahresgewinn zusammen. Ein Beschluss über mehr als diesen Betrag wäre eine verdeckte Kapitalrückzahlung und ist unzulässig. Halte den Beschluss schriftlich im Protokoll fest, mit Betrag, Fälligkeitsdatum und Empfängern; das Protokoll ist der Beleg für die erste Buchung.
Seit dem revidierten Aktienrecht ist auch eine Zwischendividende erlaubt, also eine Ausschüttung aus dem laufenden Geschäftsjahr. Sie braucht einen Zwischenabschluss, den die Revisionsstelle prüft, sofern die GmbH nicht auf die Revision verzichtet hat oder alle Gesellschafter zustimmen (Art. 675a OR, für die GmbH über Art. 798 OR). Für eine kleine GmbH rechtfertigt das den Aufwand meist nicht. Die ordentliche Dividende nach dem Jahresabschluss bleibt der Normalfall.
Die drei Buchungen: Beschluss, Auszahlung, Verrechnungssteuer
Der Kontenrahmen KMU sieht für Dividenden das Passivkonto 2261 «Beschlossene Ausschüttungen» vor. Es nimmt den Betrag zwischen Beschluss und Auszahlung auf. Die Verrechnungssteuer läuft über das Konto 2206 «Verrechnungssteuer-Schuld». Das Beispiel geht von einer beschlossenen Dividende von CHF 50'000 aus.
Buchung 1: Beschluss der Gesellschafterversammlung
| Soll | Haben | Betrag | Text |
|---|---|---|---|
| 2970 Gewinnvortrag | 2261 Beschlossene Ausschüttungen | CHF 50'000 | Dividende gemäss GV-Beschluss vom … |
Mit dieser Buchung verlässt der Betrag das Eigenkapital und wird zur Verbindlichkeit gegenüber den Gesellschaftern. Der Jahresgewinn ist zu diesem Zeitpunkt bereits auf den Gewinnvortrag umgebucht; hat deine Buchhaltung den Abschluss noch nicht vorgetragen, buchst du gegen das Konto, auf dem der Bilanzgewinn steht.
Buchung 2: Auszahlung an den Gesellschafter und Verrechnungssteuer
| Soll | Haben | Betrag | Text |
|---|---|---|---|
| 2261 Beschlossene Ausschüttungen | 1020 Bank | CHF 32'500 | Nettodividende 65 % |
| 2261 Beschlossene Ausschüttungen | 2206 Verrechnungssteuer-Schuld | CHF 17'500 | Verrechnungssteuer 35 % |
Der Gesellschafter erhält 65 % der Bruttodividende. Die restlichen 35 % sind Verrechnungssteuer, die die GmbH als Schuldnerin der Dividende einbehalten und abliefern muss (Art. 4 und 13 VStG). Die Steuer wird zwingend auf den Empfänger überwälzt; eine GmbH, die den Gesellschaftern 100 % auszahlt und die Steuer selbst trägt, hat eine zusätzliche geldwerte Leistung ausgerichtet, auf der erneut Verrechnungssteuer anfällt.
Buchung 3: Überweisung an die ESTV
| Soll | Haben | Betrag | Text |
|---|---|---|---|
| 2206 Verrechnungssteuer-Schuld | 1020 Bank | CHF 17'500 | VSt auf Dividende, Formular 110 |
Nach dieser Buchung sind beide Passivkonten wieder auf null. In der Erfolgsrechnung erscheint die Dividende nirgends: Sie hat den Gewinn nicht gemindert, sondern das Eigenkapital reduziert.
Formular 110: Deklaration und Fälligkeit
Die Verrechnungssteuer auf einer Dividende wird 30 Tage nach der Fälligkeit der Dividende fällig (Art. 16 Abs. 1 VStG). Die GmbH deklariert sie unaufgefordert (Art. 38 Abs. 2 VStG) mit dem Formular 110 «Verrechnungssteuer auf dem Ertrag von Gesellschaftsanteilen, Partizipations- und Genussscheinen inländischer GmbH» und zahlt den Betrag gleichzeitig ein; das oft genannte Formular 103 ist das Gegenstück für Aktiengesellschaften. Deklariert werden Beschluss- und Fälligkeitsdatum, der Bruttobetrag der Dividende und die Überwälzung auf die Empfänger; der genehmigten Jahresrechnung liegt die Deklaration in der Praxis bei. Die aktuelle Fassung des Formulars und die Online-Einreichung stellt die Eidgenössische Steuerverwaltung bereit.
Legt die Gesellschafterversammlung kein Fälligkeitsdatum fest, gilt die Dividende mit dem Beschluss als fällig, und die 30-Tage-Frist läuft ab diesem Datum. Wer die Frist verpasst, schuldet Verzugszins; die ESTV verlangt ihn ohne Mahnung. Deshalb gehört das Fälligkeitsdatum ins Protokoll und als Termin in den Kalender.
Für Dividenden an eine andere Schweizer Kapitalgesellschaft, die mit mindestens 10 % beteiligt ist, gibt es das Meldeverfahren: Die Steuer wird gemeldet statt bezahlt, und der Empfänger muss sie nicht zurückfordern. Für den privaten Gesellschafter einer kleinen GmbH gilt das bei der ordentlichen Bardividende nicht; hier wird bezahlt und später zurückgefordert.
Was beim Gesellschafter passiert: Rückerstattung und Teilbesteuerung
Der Gesellschafter deklariert die Bruttodividende von CHF 50'000 im Wertschriftenverzeichnis seiner Steuererklärung. Damit erhält er die einbehaltenen CHF 17'500 zurück, in der Regel als Verrechnung mit der Kantons- und Gemeindesteuer. Die Verrechnungssteuer ist also keine Endbelastung, sondern ein Sicherungsinstrument: Wer die Dividende nicht deklariert, riskiert die Rückerstattung; bei blosser Fahrlässigkeit rettet eine Nachdeklaration vor Rechtskraft der Veranlagung den Anspruch (Art. 23 VStG).
Als Einkommen ist die Dividende beim Gesellschafter steuerbar. Hält er mindestens 10 % des Stammkapitals, greift die Teilbesteuerung: Bei der direkten Bundessteuer sind solche Dividenden nur zu 70 % steuerbar (Art. 20 Abs. 1bis DBG). Die Kantone müssen Dividenden aus qualifizierten Beteiligungen zu mindestens 50 % besteuern (Art. 7 Abs. 1 StHG) und legen den Satz selbst fest. Die Teilbesteuerung mildert die wirtschaftliche Doppelbelastung, weil der Gewinn bereits bei der GmbH mit der Gewinnsteuer belastet wurde.
Ob eine Dividende gegenüber einem höheren Lohn überhaupt vorteilhaft ist, hängt von Kanton, Gewinnhöhe und Vorsorgesituation ab. Der Lohn ist bei der GmbH abzugsfähig und AHV-pflichtig, die Dividende ist es nicht; ein angemessener Lohn bleibt trotzdem Pflicht, weil die Ausgleichskasse eine zu tiefe Entschädigung als verdeckten Lohn umqualifizieren kann. Der Guide Dividende oder Lohn in der GmbH rechnet die Varianten durch, und der Lohn-oder-Dividende-Rechner zeigt dir dein Zahlenbeispiel.
Sonderfall Kapitaleinlagereserven
Nicht jede Ausschüttung ist eine Dividende im steuerlichen Sinn. Zahlt die GmbH Reserven aus Kapitaleinlagen zurück, die die Gesellschafter selbst eingebracht haben, greift das Kapitaleinlageprinzip: Solche Rückzahlungen sind für private Empfänger einkommenssteuerfrei und unterliegen nicht der Verrechnungssteuer, sofern die Reserven bei der ESTV gemeldet und in der Bilanz gesondert ausgewiesen sind. Buchhalterisch läuft die Rückzahlung über das Konto der Kapitaleinlagereserven statt über den Gewinnvortrag. Eine Gewinnausschüttung als Kapitalrückzahlung zu deklarieren, ist keine Gestaltung, sondern Steuerhinterziehung; die Abgrenzung muss in der Bilanz nachvollziehbar sein.
So verbuchst du die Dividende in Pfeffersack
Der GmbH-Bereich von Pfeffersack führt die doppelte Buchhaltung nach Kontenrahmen KMU. Das Konto 2206 «Verrechnungssteuer-Schuld» ist im Standard-Kontenplan vorhanden; das Konto 2261 «Beschlossene Ausschüttungen» legst du einmalig im Kontenplan als Passivkonto an. Das Bankkonto heisst im Pfeffersack-Kontenplan 1021 «Bank CHF» (1020 ist dort PostFinance); in der Tabelle oben steht die Nummer des Kontenrahmens KMU. Danach erfasst du die drei Buchungen als manuelle Journalbuchungen mit dem GV-Protokoll als Beleg. Die Auszahlung erscheint anschliessend im Bank-Import: Entweder buchst du sie direkt von dort auf das Konto 2261, oder du überspringst die Bewegung, weil die Journalbuchung schon steht; eine nachträgliche Zuordnung zu einer bestehenden Buchung gibt es im Bank-Import nicht. Für das Formular 110 nimmst du Bruttobetrag und Fälligkeitsdatum aus der Buchung 1 und den Steuerbetrag aus dem Konto 2206. Die Seite Buchhaltungssoftware für die GmbH zeigt den GmbH-Bereich im Überblick, der Guide Buchhaltung GmbH Schweiz die Pflichten rund um den Jahresabschluss.
Fünf Fehler, die bei der Dividende regelmässig passieren
- Die Dividende als Aufwand buchen. Sie mindert den Gewinn nicht. Wer sie in der Erfolgsrechnung verbucht, verfälscht das Ergebnis und die Gewinnsteuer.
- 100 % auszahlen und die Verrechnungssteuer aus der Kasse bezahlen. Die Steuer muss auf den Empfänger überwälzt werden; sonst entsteht eine weitere geldwerte Leistung mit erneuter Steuerpflicht.
- Nettobetrag als Dividende deklarieren. Im Formular 110 und in der Steuererklärung des Gesellschafters zählt der Bruttobetrag von 100 %.
- Ohne Beschluss ausschütten. Ohne Protokoll der Gesellschafterversammlung fehlt die Rechtsgrundlage, und die Zahlung gilt als verdeckte Gewinnausschüttung.
- Die 30-Tage-Frist übersehen. Die ESTV fordert nicht auf; Verzugszins fällt automatisch an.
Häufige Fragen
Wie wird eine Dividende in der GmbH verbucht?
Mit drei Buchungen: Gewinnvortrag an Beschlossene Ausschüttungen beim Beschluss, dann Beschlossene Ausschüttungen an Bank (65 %) und an Verrechnungssteuer-Schuld (35 %) bei der Auszahlung, schliesslich Verrechnungssteuer-Schuld an Bank bei der Zahlung an die ESTV.
Ist die Dividende ein Aufwand der GmbH?
Nein. Die Dividende ist Gewinnverwendung und wird aus dem Eigenkapital gebucht. Sie erscheint nicht in der Erfolgsrechnung und mindert die Gewinnsteuer nicht.
Wie hoch ist die Verrechnungssteuer auf einer Dividende?
35 % des Bruttobetrags (Art. 13 VStG). Die GmbH zahlt dem Gesellschafter 65 % aus und überweist 35 % an die ESTV. Der Gesellschafter holt die Steuer über seine Steuererklärung zurück.
Bis wann muss die Verrechnungssteuer bezahlt werden?
Innert 30 Tagen nach Fälligkeit der Dividende (Art. 16 VStG), unaufgefordert mit Formular 110 (Art. 38 VStG); Aktiengesellschaften nutzen Formular 103. Ohne festgelegtes Datum gilt der Tag des GV-Beschlusses als Fälligkeit.
Muss der Gesellschafter die ganze Dividende versteuern?
Bei einer Beteiligung ab 10 % nicht: Beim Bund sind 70 % steuerbar (Art. 20 Abs. 1bis DBG), in den Kantonen mindestens 50 % nach kantonalem Satz. Unter 10 % Beteiligung ist die Dividende voll steuerbar.
Braucht es für die Dividende einen Treuhänder?
Für die drei Buchungen nicht. Sinnvoll ist eine Beratung, wenn es um die Aufteilung zwischen Lohn und Dividende, um Kapitaleinlagereserven oder um das Meldeverfahren zwischen Gesellschaften geht.
