Geschäftlich veranlasste Auslagen wie Fahrten, Verpflegung oder Übernachtung — effektiv gegen Beleg oder pauschal mit genehmigtem Spesenreglement vergütet.
Auch bekannt als: Auslagenersatz, Spesenentschädigung
Spesen sind Auslagen, die bei der Arbeit anfallen: die Fahrt zum Kunden, das Mittagessen unterwegs, die Hotelübernachtung, das Parkticket. Sie sind kein Lohn, sondern Ersatz für Kosten, die eigentlich der Betrieb trägt — deshalb sind sie für Mitarbeitende AHV-frei und steuerfrei, solange sie effektiv entstandene, geschäftlich begründete Kosten abgelten.
Zwei Systeme sind üblich. Effektive Spesen: Jede Auslage wird mit Beleg abgerechnet — verbreitete Richtwerte sind CHF 0.75 pro Kilometer (Stand 2026) für das Privatauto sowie rund CHF 30 für Mittag- oder Abendessen und CHF 15 für das Frühstück. Pauschalspesen: feste Monatsbeträge ohne Einzelbeleg — sie setzen ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement voraus und sind vor allem für Kader üblich. Vergütete Spesen erscheinen im Lohnausweis unter Ziffer 13.
Für Selbständige gilt dasselbe Prinzip ohne Lohnausweis: Geschäftlich begründete Auslagen sind Aufwand und mindern den steuerbaren Gewinn — entscheidend ist der Beleg zu jeder Ausgabe. Überhöhte oder private «Spesen» qualifizieren die Steuerbehörden dagegen als Lohn beziehungsweise Privatbezug um, mit entsprechenden Nachforderungen.
Beispiel
Eine Beraterin fährt 84 km zum Kunden (84 × CHF 0.75 = CHF 63.00) und isst unterwegs für CHF 28.50 zu Mittag. Spesenabrechnung: CHF 91.50 gegen Belege — AHV- und steuerfrei, da geschäftlich begründet.
Zuletzt geprüft:
Echter Auslagenersatz nicht: Wer effektiv entstandene Geschäftskosten gegen Beleg oder nach genehmigtem Reglement vergütet bekommt, zahlt darauf weder AHV-Beiträge noch Steuern. Anders bei überhöhten Pauschalen ohne Reglement — sie gelten als Lohnbestandteil und werden aufgerechnet.
Als Richtwert sind CHF 0.75 pro Kilometer verbreitet (Stand 2026) — ein Erfahrungswert, kein gesetzlicher Satz. Betriebe können abweichende Ansätze festlegen; massgebend ist, dass die Entschädigung die effektiven Kosten des Privatfahrzeugs abbildet.
Ein Spesenreglement, das die kantonale Steuerverwaltung genehmigt hat. Es legt fest, wer welche Pauschale erhält und welche Kosten damit abgegolten sind. Ohne genehmigtes Reglement riskieren Betrieb und Mitarbeitende, dass Pauschalen als Lohn aufgerechnet werden.
Jährliche, vom Arbeitgeber zwingend auszustellende Bescheinigung (Formular 11 ESTV) über alle Lohnzahlungen und Vergütungen an Arbeitnehmende für das Steuerjahr.
Monatliche schriftliche Abrechnung, die dem Arbeitnehmer nach OR Art. 323b Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn nachvollziehbar ausweist.
Wert der privaten Nutzung eines Geschäftsguts, der als Einkommen aufgerechnet wird; für das Geschäftsfahrzeug pauschal 0,9 % des Kaufpreises pro Monat.
Das Dokument, das einem Geschäftsvorfall zugrunde liegt — Grundlage jeder Buchung nach dem Grundsatz «keine Buchung ohne Beleg».
Der Bruttolohn ist der vereinbarte Lohn vor Abzügen; der Nettolohn ist der ausbezahlte Betrag nach Abzug der Sozialversicherungen und allfälliger Quellensteuer.
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