Kostenlose Spesenabrechnung als Excel-Vorlage. Reisespesen, Verpflegung und Auslagen professionell abrechnen.
Die Spesenabrechnung gehört zum Arbeitsalltag vieler Selbständiger und Angestellter. Ob Geschäftsreise, Kundentermin oder Arbeitsmittel – alle geschäftlichen Auslagen müssen sauber dokumentiert werden. Unsere kostenlose Excel-Vorlage orientiert sich an den Schweizer Richtsätzen für Spesen und ermöglicht die übersichtliche Erfassung aller Auslagen nach Kategorien. Die automatische Berechnung stellt sicher, dass die Summen korrekt sind. Für die vollständige Integration in die Buchhaltung empfehlen wir Pfeffersack, wo Spesen direkt verbucht werden können.
Lade die Vorlage herunter und trage deinen Namen und die Abrechnungsperiode ein.
Erfasse jede Auslage mit Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag.
Füge die Belegnummer hinzu und hefte den Originalbeleg bei.
Wähle die korrekte Spesenkategorie (Reise, Verpflegung, etc.).
Die Gesamtspesen werden automatisch berechnet.
Unterschreibe die Abrechnung und lege sie dem Vorgesetzten zur Genehmigung vor.
Nach Genehmigung wird der Betrag erstattet.
Excel-Vorlagen sind ein guter Einstieg, haben aber natürliche Grenzen.
Mit Pfeffersack löst du alle diese Einschränkungen – ab 5 CHF/Monat.
Pfeffersack kostenlos testenAls Selbständiger kannst du alle geschäftlich bedingten Auslagen als Betriebsausgabe abziehen: Reisekosten, Verpflegung bei Geschäftsterminen, Arbeitsmittel, Fachliteratur, Weiterbildung und Telekommunikationskosten. Wichtig: Alle Ausgaben müssen mit Belegen nachgewiesen werden.
Die Richtsätze der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) betragen: Frühstück CHF 15, Mittagessen CHF 25, Abendessen CHF 30, Übernachtung CHF 170 (je nach Ort). Für Autokilometer gilt eine Pauschale von 70 Rappen pro Kilometer. Diese Sätze können als Orientierung dienen.
Ja, in der Schweiz müssen Originalbelege 10 Jahre aufbewahrt werden. Digitale Kopien (Scans) werden zunehmend akzeptiert, sofern die Lesbarkeit gewährleistet ist. Wir empfehlen dennoch, die Originale parallel aufzubewahren.
Mit Pfeffersack automatisierst du deine Buchhaltung komplett. Starte kostenlos – keine Kreditkarte erforderlich.