Kostenlose Excel-Vorlage mit Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung und letzter Mahnung. Verzugstage und Verzugszins nach OR Art. 104 werden mitberechnet.
Wer eine überfällige Rechnung nachfasst, braucht drei Dinge: den richtigen Ton je Stufe, einen korrekt berechneten Verzugszins und eine klare neue Frist. Diese Vorlage enthält alle vier üblichen Schreiben, von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung mit Ankündigung der Betreibung. Du erfasst die Angaben einmal, Verzugstage und Verzugszins rechnet die Vorlage selbst: 5 % pro Jahr nach OR Art. 104, als einfacher Zins. Mahngebühren sind vorbereitet, bleiben aber auf null, bis du sie einträgst – verlangen darfst du sie nur, wenn sie vereinbart sind. Ein Merkblatt fasst zusammen, ab wann der Kunde im Verzug ist und wie die Betreibung beginnt. In Pfeffersack siehst du überfällige Rechnungen in der Rechnungsübersicht; in der doppelten Buchhaltung (GmbH) erstellst du die Mahnstufen mit Verzugszins direkt aus der offenen Rechnung und löst sie selbst aus.
Lade die Excel-Vorlage herunter und öffne sie in Excel, Numbers oder Google Sheets.
Trage im Blatt «Angaben» deine Firmendaten, deine IBAN und die Adresse deines Kunden ein.
Erfasse Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit und den offenen Betrag.
Prüfe das Feld «Verzug seit»: Stand auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum, läuft der Verzug ab dem Tag danach, sonst ab deiner ersten Mahnung.
Trage Mahngebühren nur ein, wenn du sie mit dem Kunden vereinbart hast.
Öffne das Blatt der passenden Stufe, prüfe den Text und passe ihn bei Bedarf an.
Speichere das Schreiben als PDF und schicke die letzte Mahnung mit Versandnachweis.
Excel-Vorlagen sind ein guter Einstieg, haben aber natürliche Grenzen.
Mit Pfeffersack fallen viele dieser Einschränkungen weg – ab CHF 5/Monat im Jahresabo.
Pfeffersack kostenlos testenGesetzlich keine bestimmte Anzahl. Du kannst die Betreibung einleiten, sobald dein Kunde im Verzug ist. Bewährt hat sich trotzdem die Reihenfolge Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und letzte Mahnung mit Ankündigung der Betreibung: Der Kunde bekommt mehrere Gelegenheiten, und die Kundenbeziehung leidet weniger als unter einem Zahlungsbefehl ohne Vorwarnung.
Ab Eintritt des Verzugs. Stand auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum («zahlbar bis …»), ist der Kunde nach dessen Ablauf ohne Mahnung im Verzug; sonst erst, wenn du ihn nach Fälligkeit mahnst (OR Art. 102). Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 % pro Jahr (OR Art. 104 Abs. 1).
Nur wenn sie im Vertrag oder in deinen AGB vereinbart sind. Eine gesetzliche Grundlage gibt es nicht. Ohne Vereinbarung verlangst du nur den Verzugszins. In der Vorlage bleibt die Gebührenzeile deshalb leer, solange du keinen Betrag einträgst.
Rechtlich ja: Jede klare Aufforderung zur Zahlung nach Fälligkeit ist eine Mahnung im Sinne von OR Art. 102, auch wenn sie freundlich formuliert ist und «Zahlungserinnerung» heisst. Der Unterschied liegt im Ton, nicht in der Wirkung.
Das Gesetz schreibt keine vor. Setze ein konkretes Datum statt «umgehend», damit klar ist, wann du den nächsten Schritt machst. In der Vorlage rechnest du es aus dem Datum des Schreibens und der Anzahl Tage, die du im Blatt «Angaben» einträgst.
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