Ein Rechnungsdokument ohne Zahlungsaufforderung — es weist den Warenwert aus, etwa für die Zollabwicklung bei Export und Import oder als Vorschau vor der eigentlichen Rechnung.
Auch bekannt als: Proformarechnung, Pro-forma Invoice
Die Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, fordert aber keine Zahlung: Sie deklariert den Wert einer Lieferung «der Form halber». Ihr Hauptzweck ist der grenzüberschreitende Warenverkehr — bei Sendungen ohne kommerziellen Verkauf (Muster, Ersatzlieferungen, Retouren, Geschenke) verlangt der Zoll ein Wertdokument für die Veranlagung; das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit akzeptiert dafür ausdrücklich Proformarechnungen.
Daneben dient sie im Inland als verbindlich formulierte Vorschau: etwa wenn ein Kunde vor Vertragsabschluss ein rechnungsähnliches Dokument für interne Freigaben braucht oder eine Vorauszahlung angekündigt wird, bevor die eigentliche Rechnung folgt. Buchhalterisch löst die Proforma nichts aus — sie begründet weder Forderung noch Ertrag und erscheint nicht in der Debitorenliste.
Für die MWST gilt: Ein Vorsteuerabzug stützt sich auf tatsächlich überwälzte Steuer (Art. 28 MWSTG) — eine Proforma weist keine geschuldete MWST aus und taugt dafür nicht. Bei Importen ist ohnehin die Veranlagungsverfügung des BAZG der Nachweis für die Einfuhrsteuer, nicht die Proforma. Sobald geliefert und verkauft ist, braucht es die richtige Handelsrechnung.
Beispiel
Ein Maschinenbauer schickt einem deutschen Kunden ein defektes Teil als kostenlosen Ersatz. Für den Zoll erstellt er eine Proforma-Rechnung «Warenwert CHF 480 — Ersatzlieferung, kein Verkauf, nur für Zollzwecke». Eine Zahlung wird nicht gefordert.
Zuletzt geprüft:
Vor allem beim Versand über die Grenze ohne kommerziellen Verkauf: Muster, Garantie-Ersatz, Retouren oder Geschenke. Der Zoll braucht ein Wertdokument für die Veranlagung — die Proforma liefert es, ohne eine Forderung zu begründen.
Nein. Sie ist keine Zahlungsaufforderung und begründet keine Forderung — sie erscheint weder in der Debitorenliste noch im Ertrag. Für die tatsächliche Verrechnung folgt eine ordentliche Rechnung.
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt tatsächlich in Rechnung gestellte, geschuldete MWST voraus (Art. 28 MWSTG) — die Proforma weist keine aus. Bei Importen dient die Veranlagungsverfügung des BAZG als Nachweis der Einfuhrsteuer.
Ein verbindliches Angebot über Leistung und Preis. Nimmt der Kunde an, kommt der Vertrag zustande — deshalb gehören Umfang, Preis und Gültigkeitsdauer präzise hinein.
Das Begleitdokument einer Warenlieferung: Es listet Art und Menge der gelieferten Positionen ohne Preise und dient dem Empfänger zur Kontrolle des Wareneingangs.
Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen beim Bezug von Lieferungen oder Leistungen bezahlt und von der eigenen MWST-Schuld abziehen kann.
Die eindeutige Kennung einer Rechnung. In der Schweiz gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben — aber für Nachvollziehbarkeit, Buchführung und Zahlungsabgleich praktisch unverzichtbar.
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