Das zentrale Buch der doppelten Buchhaltung: Nach GeBüV besteht es aus den Konten (sachlogische Gliederung) und dem Journal (chronologische Erfassung aller Buchungen).
Auch bekannt als: General Ledger, Konten und Journal
Das Hauptbuch ist das Herzstück der Buchführung. Die Geschäftsbücherverordnung definiert es präzise: Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch führen, das aus den Konten — der sachlogischen Gliederung aller Geschäftsvorfälle nach Bilanz- und Erfolgspositionen — und dem Journal, der chronologischen Erfassung, besteht (Art. 1 GeBüV). Je nach Art und Umfang des Geschäfts kommen Hilfsbücher dazu, etwa Debitoren-, Kreditoren- oder Lohnbuchhaltung.
Dieselbe Buchung erscheint also zweimal: im Journal in zeitlicher Reihenfolge mit Datum, Beleg und Buchungssatz — und auf den betroffenen Konten, wo sich die Salden für Bilanz und Erfolgsrechnung aufbauen. Aus den Kontensalden entsteht am Jahresende die Jahresrechnung; die Summe aller Sollsalden muss dabei der Summe aller Habensalden entsprechen.
Jede Buchung muss vom Beleg über Journal und Konto bis in die Jahresrechnung nachvollziehbar sein — und zurück (Art. 957a Abs. 2 OR, Prüfspur). Moderne Buchhaltungssoftware führt Journal und Konten automatisch aus derselben Erfassung; die frühere Handarbeit des Übertragens entfällt, die Begriffe bleiben aber Grundlage jeder Auswertung und jeder Revision.
Rechtsgrundlage
GeBüV Art. 1 (SR 221.431) (fedlex.admin.ch)Beispiel
Der Kauf eines Laptops für CHF 2'400 per Banküberweisung steht im Journal als Buchung Nr. 214 (Soll 1530 EDV / Haben 1020 Bank) — und gleichzeitig auf dem Konto 1530, dessen Saldo um CHF 2'400 wächst, sowie auf dem Konto 1020, dessen Saldo sinkt.
Zuletzt geprüft:
Nach GeBüV ist das Journal Teil des Hauptbuchs: Es erfasst alle Buchungen chronologisch, während die Konten dieselben Buchungen sachlogisch ordnen. Umgangssprachlich meint «Hauptbuch» oft nur die Kontenseite — die Verordnung fasst beides zusammen.
Sobald es buchführungspflichtig ist, ja — also als juristische Person immer, als Einzelfirma ab CHF 500'000 Umsatz. Darunter genügt die einfache Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage ohne formelles Hauptbuch.
Ergänzende Bücher für einzelne Bereiche, «je nach Art und Umfang des Geschäfts» (Art. 1 GeBüV): Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Lager, Lohn oder Anlagenverzeichnis. Ihre Salden fliessen ins Hauptbuch ein und müssen mit ihm übereinstimmen.
Die chronologische Aufzeichnung sämtlicher Buchungen — jede mit Datum, Belegnummer, Konten, Betrag und Text. Nach GeBüV Bestandteil des Hauptbuchs.
Die formalisierte Anweisung, welches Konto im Soll und welches im Haben gebucht wird — nach dem Prinzip «Soll an Haben».
Buchführungsmethode, bei der jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten erfasst wird — Soll und Haben — und die zu Bilanz und Erfolgsrechnung führt.
In der Schweiz übliche Standard-Gliederung für Kontenpläne mit acht Hauptklassen und vierstelliger Kontonummerierung (Sterchi/Mattle/Helbling, veb.ch).
Pflicht zur kaufmännischen Buchführung und Rechnungslegung; ab CHF 500'000 Jahresumsatz zwingend doppelte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
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