Die Erfolgsrechnung (auch Gewinn- und Verlustrechnung oder G&V) zeigt dir auf einen Blick: War mein Geschäftsjahr erfolgreich? Sie ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern dein wichtigstes Instrument zur Steuerung deines Unternehmens. In diesem Guide lernst du alles, um deine Erfolgsrechnung zu verstehen, zu erstellen und für bessere Entscheidungen zu nutzen.
Was ist eine Erfolgsrechnung?
Die Erfolgsrechnung ist eine systematische Gegenüberstellung aller Erträge (Einnahmen) und Aufwände (Ausgaben) eines Geschäftsjahres. Das Ergebnis zeigt dir, ob du Gewinn oder Verlust gemacht hast.
Die zentrale Formel
ERTRAG - AUFWAND = GEWINN (oder Verlust)
Einfaches Beispiel:
Ertrag: CHF 150'000.- (Umsatz aus Dienstleistungen)
Aufwand: CHF 110'000.- (Alle Kosten)
─────────────
Gewinn: CHF 40'000.-
Warum ist die Erfolgsrechnung wichtig?
Für dich:
- 📊 Siehst du, ob dein Business profitabel ist
- 💡 Erkennst du Kostentreiber und Sparpotenzial
- 🎯 Kannst du strategische Entscheidungen treffen
- 📈 Verfolgst du Entwicklungen über mehrere Jahre
Rechtlich:
- ✅ Pflicht für alle Einzelfirmen (ab CHF 500'000 Umsatz)
- ✅ Pflicht für alle GmbHs und AGs
- ✅ Grundlage für Steuererklärung
- ✅ Wird von Banken bei Kreditanfragen verlangt
Erfolgsrechnung vs. Bilanz: Der Unterschied
Viele verwechseln diese beiden Dokumente. Hier ist der klare Unterschied:
Erfolgsrechnung
Was zeigt sie?
- Erträge und Aufwände über eine Periode (meist 1 Jahr)
- Wie viel Gewinn/Verlust wurde gemacht
- Dynamische Sicht: Was ist im Jahr passiert?
Aufbau:
ERTRÄGE
./. AUFWÄNDE
= GEWINN/VERLUST
Bilanz
Was zeigt sie?
- Vermögen und Schulden zu einem Stichtag
- Wie steht das Unternehmen finanziell da?
- Statische Momentaufnahme: Wie sieht es am 31.12. aus?
Aufbau:
AKTIVEN (Vermögen) | PASSIVEN (Kapital & Schulden)
Merksatz: Die Erfolgsrechnung zeigt den Weg (was ist passiert), die Bilanz zeigt das Ziel (wo stehen wir jetzt).
Aufbau einer Erfolgsrechnung nach Schweizer OR
Die Struktur nach Obligationenrecht
Das Schweizer Obligationenrecht (OR) schreibt eine Mindestgliederung vor:
1. BETRIEBSERTRAG
- Umsatzerlöse aus Lieferungen und Leistungen
- Bestandesänderungen
- Aktivierte Eigenleistungen
2. BETRIEBSAUFWAND
- Material- und Warenaufwand
- Personalaufwand
- Übriger Betriebsaufwand
- Abschreibungen
- Wertberichtigungen
= BETRIEBSERGEBNIS (EBIT)
3. FINANZERFOLG
+ Finanzertrag (Zinsen, Dividenden)
- Finanzaufwand (Zinsen auf Schulden)
= ERGEBNIS VOR STEUERN (EBT)
4. STEUERN
- Direkte Steuern
= JAHRESGEWINN/-VERLUST
Praxisbeispiel: Erfolgsrechnung einer Einzelfirma
Grafikdesign Studio Müller | Erfolgsrechnung 2024
BETRIEBSERTRAG
──────────────────────────────────────
Dienstleistungserlöse CHF 180'000.00
Workshops & Schulungen CHF 15'000.00
──────────────
TOTAL BETRIEBSERTRAG CHF 195'000.00
BETRIEBSAUFWAND
──────────────────────────────────────
Material- und Warenaufwand:
Software-Lizenzen CHF 4'800.00
Stockfotos & Assets CHF 1'200.00
──────────────
CHF 6'000.00
Personalaufwand:
Teilzeit-Mitarbeiter CHF 45'000.00
Sozialversicherungen CHF 8'500.00
──────────────
CHF 53'500.00
Übriger Betriebsaufwand:
Miete Büro (anteilig) CHF 12'000.00
Marketing & Werbung CHF 8'500.00
Versicherungen CHF 2'400.00
Kommunikation (Tel/Internet) CHF 1'800.00
Weiterbildung CHF 3'200.00
Buchhaltung/Treuhänder CHF 4'500.00
Diverse Betriebskosten CHF 2'100.00
──────────────
CHF 34'500.00
Abschreibungen:
Computer & Equipment CHF 3'500.00
Büromöbel CHF 800.00
──────────────
CHF 4'300.00
──────────────
TOTAL BETRIEBSAUFWAND CHF 98'300.00
BETRIEBSERGEBNIS (EBIT) CHF 96'700.00
FINANZERFOLG
──────────────────────────────────────
Zinsertrag Geschäftskonto CHF 150.00
Bankspesen -CHF 580.00
──────────────
FINANZERGEBNIS -CHF 430.00
ERGEBNIS VOR STEUERN CHF 96'270.00
STEUERN
──────────────────────────────────────
Direkte Bundessteuer CHF 2'100.00
Kantons- und Gemeindesteuern CHF 8'200.00
──────────────
TOTAL STEUERN CHF 10'300.00
JAHRESGEWINN CHF 85'970.00
═════════════════════════════════════════════
Interpretation:
- Umsatz: CHF 195'000
- Kosten: CHF 98'300 (50.4% vom Umsatz)
- Gewinnmarge: 44.1% (sehr gut!)
- Reingewinn nach Steuern: CHF 85'970
Schritt-für-Schritt: So erstellst du deine Erfolgsrechnung
Schritt 1: Zeitraum festlegen
Geschäftsjahr definieren:
- Meist: 1. Januar - 31. Dezember (Kalenderjahr)
- Oder: Abweichendes Geschäftsjahr (z.B. 1.7.-30.6.)
Wichtig: Einmal gewählt, solltest du das Geschäftsjahr nicht mehr ändern.
Schritt 2: Erträge zusammenstellen
Alle Einnahmen erfassen:
✅ Dienstleistungserlöse
✅ Warenverkäufe
✅ Provisionen
✅ Lizenzgebühren
✅ Mieteinnahmen (geschäftlich)
✅ Zinseinnahmen
✅ Kursgewinne
✅ Ausserordentliche Erträge
Tipp: Mit Pfeffersack hast du alle Rechnungen und Einnahmen automatisch erfasst. Export mit einem Klick!
Schritt 3: Aufwände gliedern
Nach Kategorien sortieren:
A) Material- und Warenaufwand
- Einkauf Waren
- Rohstoffe
- Verpackungsmaterial
- Versandkosten
B) Personalaufwand
- Löhne und Gehälter
- Sozialversicherungen (AHV, IV, EO, ALV)
- Unfallversicherung
- Pensionskasse
- Weiterbildung Mitarbeiter
C) Übriger Betriebsaufwand
- Miete (Büro, Lager, Werkstatt)
- Nebenkosten (Strom, Heizung, Wasser)
- Unterhalt & Reparaturen
- Fahrzeugkosten
- Marketing & Werbung
- Versicherungen
- Büromaterial
- Kommunikation
- Buchhaltung/Treuhand
- Lizenzgebühren
- Abonnements & Software
D) Abschreibungen
- Computer & IT-Equipment (3 Jahre)
- Möbel (8 Jahre)
- Fahrzeuge (5 Jahre)
- Maschinen (je nach Art 3-10 Jahre)
Schritt 4: Berechnung durchführen
Die Rechnung:
1. ERTRÄGE summieren = CHF XXX'XXX
2. AUFWÄNDE summieren = CHF XXX'XXX
3. ERTRÄGE minus AUFWÄNDE = Betriebsergebnis
4. + Finanzerträge / - Finanzaufwand
5. = Ergebnis vor Steuern
6. - Steuern
7. = JAHRESGEWINN/-VERLUST
Schritt 5: Interpretation und Analyse
Wichtige Kennzahlen berechnen:
1. EBIT-Marge (Betriebsgewinnmarge)
EBIT / Umsatz × 100
Beispiel: CHF 96'700 / CHF 195'000 × 100 = 49.6%
Bewertung:
-
20%: Sehr gut
- 10-20%: Gut
- 5-10%: Durchschnitt
- < 5%: Optimierungsbedarf
2. Netto-Gewinnmarge
Jahresgewinn / Umsatz × 100
Beispiel: CHF 85'970 / CHF 195'000 × 100 = 44.1%
3. Kostenstruktur-Analyse
Personalkosten-Quote = Personalaufwand / Umsatz × 100
Material-Quote = Materialaufwand / Umsatz × 100
Typische Erfolgsrechnungen nach Branche
Dienstleistung (z.B. Beratung, IT)
Charakteristika:
- Hoher Umsatz
- Tiefer Materialaufwand (< 10%)
- Hoher Personalaufwand (30-50%)
- Hohe Gewinnmarge möglich (20-40%)
Beispiel:
Umsatz: CHF 250'000 (100%)
Material: CHF 15'000 (6%)
Personal: CHF 90'000 (36%)
Übriger Aufwand: CHF 45'000 (18%)
──────────────────
Betriebsgewinn: CHF 100'000 (40%)
Handel (z.B. E-Commerce, Retail)
Charakteristika:
- Mittlerer Umsatz
- Hoher Warenaufwand (50-70%)
- Mittlerer Personalaufwand (10-20%)
- Moderate Gewinnmarge (5-15%)
Beispiel:
Umsatz: CHF 400'000 (100%)
Wareneinkauf: CHF 240'000 (60%)
Personal: CHF 60'000 (15%)
Übriger Aufwand: CHF 60'000 (15%)
──────────────────
Betriebsgewinn: CHF 40'000 (10%)
Handwerk (z.B. Schreiner, Elektriker)
Charakteristika:
- Mittlerer Umsatz
- Mittlerer Materialaufwand (30-40%)
- Hoher Personalaufwand (30-40%)
- Moderate Gewinnmarge (10-20%)
Beispiel:
Umsatz: CHF 320'000 (100%)
Material: CHF 115'000 (36%)
Personal: CHF 110'000 (34%)
Übriger Aufwand: CHF 45'000 (14%)
──────────────────
Betriebsgewinn: CHF 50'000 (16%)
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
❌ Fehler 1: Private und geschäftliche Ausgaben mischen
Problem:
Privatausgabe fälschlicherweise als Geschäftsaufwand:
"Familienessen CHF 180.-" als Geschäftsessen gebucht
Lösung:
- Separate Bankkonten (Privat / Geschäft)
- Nur echte Geschäftsausgaben buchen
- Bei Mischnutzung: Anteilsmässig aufteilen
❌ Fehler 2: Abschreibungen vergessen
Problem: Du hast 2023 einen Computer für CHF 2'400.- gekauft und buchst ihn komplett als Aufwand in 2023.
Richtig:
Computer CHF 2'400.- / 3 Jahre = CHF 800.- pro Jahr
2023: Abschreibung CHF 800.-
2024: Abschreibung CHF 800.-
2025: Abschreibung CHF 800.-
❌ Fehler 3: Nicht realisierte Erträge buchen
Falsch:
Offerte CHF 10'000.- als Ertrag buchen
(Auftrag noch nicht erteilt)
Richtig:
Nur tatsächliche Rechnungen zählen
Oder bei Auftragserteilung (je nach Methode)
❌ Fehler 4: Mehrwertsteuer falsch behandeln
Falsch:
Rechnung an Kunde: CHF 10'810.-
Als Ertrag buchen: CHF 10'810.-
Richtig:
Rechnung: CHF 10'810.- (inkl. MWST 8.1%)
Als Ertrag buchen: CHF 10'000.- (netto)
MWST CHF 810.- gehört NICHT zu deinem Ertrag!
❌ Fehler 5: Periodenabgrenzung ignorieren
Problem: Du zahlst am 1.12.2024 die Miete für Januar 2025.
Falsch: Als Aufwand in 2024 buchen
Richtig: Als "Aktive Rechnungsabgrenzung" in Bilanz, wird Aufwand 2025
Erfolgsrechnung optimieren: Praktische Tipps
1. Kosten senken (ohne Qualität zu verlieren)
Material- und Warenaufwand:
- ✅ Mengenrabatte nutzen (Sammelbestellungen)
- ✅ Alternative Lieferanten vergleichen
- ✅ Lagerhaltung optimieren (weniger Kapitalbindung)
- ✅ Retouren minimieren (Qualitätskontrolle)
Übriger Betriebsaufwand:
- ✅ Versicherungen jährlich vergleichen
- ✅ Energie sparen (LED, smarte Thermostate)
- ✅ Software-Abos konsolidieren (brauchst du alles?)
- ✅ Homeoffice statt teurem Büro
Beispiel-Einsparung:
VORHER:
Büro-Miete: CHF 24'000.-/Jahr
Software (5 Tools): CHF 3'600.-/Jahr
Versicherungen: CHF 4'200.-/Jahr
─────────────────
Total: CHF 31'800.-/Jahr
NACHHER:
Homeoffice (anteilig): CHF 6'000.-/Jahr
Software (2 Tools): CHF 1'200.-/Jahr
Versicherungen: CHF 3'000.-/Jahr
─────────────────
Total: CHF 10'200.-/Jahr
ERSPARNIS: CHF 21'600.-/Jahr! 💰
2. Umsatz steigern
Preiserhöhung:
Vorher: 100 Aufträge à CHF 1'000 = CHF 100'000
Nachher: 95 Aufträge à CHF 1'100 = CHF 104'500
+4.5% Umsatz trotz 5% weniger Aufträge!
Zusatzverkäufe (Cross-Selling):
Hauptprodukt: CHF 1'000.-
+ Wartungspaket: CHF 200.-
+ Schulung: CHF 300.-
───────────
Total: CHF 1'500.- (+50%!)
Wiederkehrende Einnahmen:
Statt einmalig CHF 5'000.-:
→ CHF 500.- / Monat über 12 Monate
→ Stabileres Einkommen
→ Höherer Lifetime Value
3. Steuern optimieren (legal!)
Geschäftliche Abzüge maximieren:
✅ Arbeitsweg (wenn geschäftlich): CHF 0.70/km
✅ Geschäftsessen (mit Kunden): 100% abziehbar
✅ Weiterbildung (berufsbezogen): 100% abziehbar
✅ Homeoffice: CHF 50-70 pro m² (oder effektiv)
✅ Arbeitsmittel: Computer, Handy, Möbel
✅ Fachliteratur & Software
Abschreibungen strategisch nutzen:
Investition Ende 2024: Computer CHF 3'000.-
→ Abschreibung 2024: CHF 1'000.- (1/3)
→ Senkt Gewinn und damit Steuern 2024
Tipp: Grosse Investitionen zeitlich planen (z.B. Ende Jahr bei gutem Gewinn)
Software-Lösungen für deine Erfolgsrechnung
Pfeffersack: Die All-in-One Lösung
Was Pfeffersack kann:
-
Automatische Erfassung:
- Alle Einnahmen (Rechnungen)
- Alle Ausgaben (Belege)
- Kategorisierung nach Kontenplan
-
Export für Erfolgsrechnung:
- Excel-Export nach Kategorien
- Direkt ans Steueramt oder Treuhänder
- Jahresabschluss-ready
-
Live-Übersicht:
- Dashboard mit Einnahmen/Ausgaben
- Gewinn-Prognose in Echtzeit
- Vergleich zu Vorjahren
Zeitersparnis:
Ohne Pfeffersack:
- Belege sammeln & sortieren: 8h
- Excel-Tabellen pflegen: 12h
- Erfolgsrechnung erstellen: 6h
TOTAL: 26 Stunden
Mit Pfeffersack:
- Belege fotografieren: 2h
- Kategorien prüfen: 1h
- Export & Fertigstellung: 1h
TOTAL: 4 Stunden
ERSPARNIS: 22 Stunden! ⏰
Alternative Tools
Für kleine Einzelfirmen:
- Excel/Google Sheets (kostenlos, aber aufwändig)
- Bexio (CHF 39.-/Monat, umfassend)
Für grössere KMU:
- Abacus (teuer, sehr umfassend)
- SAP Business One (Enterprise-Lösung)
Empfehlung: Starte mit Pfeffersack – wächst mit deinem Business mit!
Erfolgsrechnung und Steuererklärung
Was das Steueramt braucht
Einzelfirma:
✅ Erfolgsrechnung (detailliert)
✅ Bilanz (falls Bilanzierungspflicht)
✅ Belege (5 Jahre aufbewahren!)
✅ Kontoauszüge Geschäftskonto
GmbH/AG:
✅ Erfolgsrechnung (nach OR)
✅ Bilanz
✅ Anhang zur Jahresrechnung
✅ Revisionsbericht (je nach Grösse)
Häufige Fragen vom Steueramt
"Warum ist der Privatanteil Auto so tief?" → Fahrtenbuch führen als Nachweis
"Geschäftsessen CHF 8'500 – ist das nicht privat?" → Quittungen mit Geschäftszweck & Teilnehmer notieren
"Ihr Gewinn ist sehr tief – wie leben Sie davon?" → Ggf. Vermögen oder Partner-Einkommen erklären
Tipp: Sei transparent und dokumentiere gut!
Mehrjahresvergleich: Entwicklung tracken
Warum Vergleich wichtig ist
Einzelne Jahre sagen wenig aus. Die Entwicklung über mehrere Jahre zeigt:
- 📈 Wachstumstrends
- 🔄 Saisonale Schwankungen
- ⚠️ Warnsignale früh erkennen
- 🎯 Zielerreichung messen
Beispiel 3-Jahresvergleich
2022 2023 2024 Trend
─────────────────────────────────────────────────────────
Umsatz 150'000 175'000 195'000 ↗ +30%
Material 45'000 52'500 58'500 ↗ +30%
Personal 40'000 50'000 53'500 ↗ +34%
Übrige Kosten 28'000 30'000 34'500 ↗ +23%
─────────────────────────────────────────────────────────
Betriebsgewinn 37'000 42'500 48'500 ↗ +31%
Gewinnmarge 24.7% 24.3% 24.9% → stabil
Interpretation:
- ✅ Umsatz wächst kontinuierlich
- ✅ Gewinn wächst proportional
- ✅ Marge bleibt stabil (sehr gut!)
- ⚠️ Personalkosten wachsen schneller als Umsatz (beobachten!)
Checkliste: Erfolgsrechnung erstellen
Vorbereitung:
- ☐ Geschäftsjahr definiert
- ☐ Alle Belege gesammelt
- ☐ Kontoauszüge vollständig
- ☐ Rechnungen und Quittungen sortiert
Erträge erfassen:
- ☐ Dienstleistungserlöse
- ☐ Warenverkäufe
- ☐ Zinseinnahmen
- ☐ Sonstige Erträge
Aufwände erfassen:
- ☐ Material und Waren
- ☐ Personalkosten
- ☐ Miete und Nebenkosten
- ☐ Fahrzeugkosten
- ☐ Marketing und Werbung
- ☐ Versicherungen
- ☐ Buchhaltung und Treuhänder
- ☐ Abschreibungen berechnet
Berechnung:
- ☐ Erträge summiert
- ☐ Aufwände summiert
- ☐ Betriebsergebnis (EBIT) berechnet
- ☐ Finanzerfolg berücksichtigt
- ☐ Steuern eingerechnet
- ☐ Jahresgewinn ermittelt
Kontrolle:
- ☐ Zahlen plausibel?
- ☐ MWST korrekt behandelt?
- ☐ Abschreibungen vollständig?
- ☐ Keine Privatausgaben enthalten?
Finalisierung:
- ☐ Datum und Unterschrift
- ☐ Archivierung (digital & physisch)
- ☐ Export für Steueramt
- ☐ Besprechung mit Treuhänder (falls nötig)
Häufig gestellte Fragen
Muss ich als Einzelfirma eine Erfolgsrechnung erstellen? Ja, ab CHF 500'000 Jahresumsatz ist eine formelle Erfolgsrechnung Pflicht. Darunter reicht eine vereinfachte Form, aber empfehlenswert ist sie immer.
Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Netto-Gewinn? Bruttogewinn = Umsatz minus Wareneinsatz. Nettogewinn (Jahresgewinn) = nach Abzug ALLER Kosten inkl. Steuern.
Wie oft sollte ich eine Erfolgsrechnung erstellen? Pflicht: Einmal jährlich. Empfohlen: Quartalsweise oder monatlich für bessere Kontrolle.
Kann ich die Erfolgsrechnung selbst erstellen? Ja, mit Tools wie Pfeffersack ist das auch ohne Buchhaltungskenntnisse machbar. Bei komplexeren Fällen (GmbH, AG) ist ein Treuhänder empfehlenswert.
Was passiert bei Verlust? Ein Verlust wird steuerlich berücksichtigt (keine Gewinnsteuer). Bei mehreren Verlustjahren solltest du dein Geschäftsmodell überdenken.
Fazit: Deine Erfolgsrechnung im Griff
Die Erfolgsrechnung ist mehr als eine bürokratische Pflicht – sie ist dein wichtigstes Steuerungs-Instrument. Mit einer sauberen Erfolgsrechnung:
- ✅ Siehst du genau, wo dein Geld hinfliesst
- ✅ Erkennst du Optimierungspotenziale
- ✅ Triffst du bessere Geschäftsentscheidungen
- ✅ Erfüllst du gesetzliche Anforderungen mühelos
Die wichtigsten Punkte:
- Struktur beachten: Erträge minus Aufwände = Gewinn
- Sauber kategorisieren: Material, Personal, Übrige Kosten
- Regelmässig erstellen: Nicht nur einmal jährlich
- Analysieren: Kennzahlen berechnen und interpretieren
- Optimieren: Kosten senken, Umsatz steigern
Dein nächster Schritt:
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