In der Schweiz darfst du Geschäftsbelege vollständig digital aufbewahren — die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) stellt elektronische Archive den Papierordnern gleich, solange Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind. Die Aufbewahrungsfrist bleibt dieselbe wie auf Papier: 10 Jahre nach Art. 958f OR, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres. Das heisst konkret: Du kannst Quittungen fotografieren, als PDF ablegen und die Papieroriginale entsorgen — Schuhkartons voller Belege braucht niemand mehr. Dieser Guide zeigt dir, welche Anforderungen digitale Belege erfüllen müssen, wie du richtig scannst und ablegst, und welche Spezialfälle (Thermopapier, E-Mail-Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen) du kennen solltest.
Die gute Nachricht: Digital ist erlaubt!
Die Schweiz erlaubt die digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen seit vielen Jahren. Das bedeutet:
- Du kannst Belege scannen oder fotografieren
- Die Originale darfst du entsorgen
- Digitale Belege sind gleichwertig mit Papierbelegen
Übrigens: Wer nach «GoBD Schweiz» sucht, sucht eigentlich die GeBüV — die GoBD sind die deutschen Vorschriften, das Schweizer Pendant ist die Geschäftsbücherverordnung. Einen Überblick über alle Fristen je Dokumenttyp gibt der Artikel Aufbewahrungspflicht Schweiz.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Die 10-Jahres-Regel
Die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren nach Art. 958f OR gilt für:
- Geschäftsbücher
- Buchungsbelege
- Geschäftskorrespondenz
- Jahresabschlüsse
- Verträge
- Alle anderen geschäftsrelevanten Unterlagen
Fristbeginn: Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.
Beispiel: Ein Beleg vom März 2026 muss bis Ende 2036 aufbewahrt werden.
Übersicht Aufbewahrungsfristen
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Rechnungen (ein- und ausgehend) | 10 Jahre |
| Quittungen und Kassenzettel | 10 Jahre |
| Verträge | 10 Jahre nach Vertragsende |
| Lohnabrechnungen | 10 Jahre |
| Buchhaltungsunterlagen | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Steuererklärungen | 10 Jahre |
| Geschäftskorrespondenz | 10 Jahre |
| Bankbelege | 10 Jahre |
| Unterlagen zu Grundstücken | 20 Jahre (Grundstückgewinnsteuer) |
Anforderungen an digitale Belege (GeBüV)
Damit digitale Belege beweiskräftig sind, verlangt die GeBüV im Kern vier Dinge:
Anforderung 1: Lesbarkeit
Der Beleg muss jederzeit lesbar sein:
- Ausreichende Auflösung (mindestens 300 DPI empfohlen)
- Keine Unschärfe oder abgeschnittene Bereiche
- Alle wichtigen Informationen erkennbar
Anforderung 2: Vollständigkeit
Alle relevanten Informationen müssen erkennbar sein:
- Datum
- Betrag
- Zahlungsempfänger/Aussteller
- Beschreibung der Leistung/Ware
- MWST-Angaben (falls vorhanden)
Gerade bei der MWST zählt die Lesbarkeit doppelt: Nur mit korrekt ausgewiesenem Steuerbetrag — beim Normalsatz sind das 8.1% gemäss ESTV — kannst du den Vorsteuerabzug geltend machen.
Anforderung 3: Unveränderbarkeit
Der digitale Beleg darf nicht mehr verändert werden können:
- PDF-Format empfohlen
- Keine nachträgliche Bearbeitung
- Protokollierung von Änderungen (falls System das erlaubt)
Anforderung 4: Verfügbarkeit
Belege müssen jederzeit abrufbar sein:
- Für Steuerbehörden
- Für Revisionsstelle
- Für dich selbst
Antwortzeit: Innerhalb einer "angemessenen Frist" – in der Praxis sollten Belege innerhalb weniger Tage vorlegbar sein.
So digitalisierst du Belege richtig
Schritt 1: Beleg fotografieren oder scannen
Mit dem Smartphone:
- Gute Beleuchtung (kein Blitz, keine Schatten)
- Ganzen Beleg im Bild
- Gerade ausrichten
- Spezialisierte App verwenden (bessere Qualität)
Mit Scanner:
- Mindestens 300 DPI
- Farbe oder Graustufen (nicht reines Schwarz-Weiss)
- Als PDF speichern
Noch schneller geht es mit OCR: Moderne Buchhaltungssoftware liest Betrag, Datum und Lieferant automatisch aus dem Foto aus — wie das funktioniert, zeigt der Artikel Belege automatisch erkennen und verbuchen.
Schritt 2: Dateinamen vergeben
Verwende ein systematisches Benennungsschema:
Beispiele:
2026-01-15_Migros_Büromaterial_32.50.pdf
2026-01-20_Swisscom_Internet_79.00.pdf
2026-01-25_SBB_Zugfahrt_Zürich-Bern_48.00.pdf
Empfohlenes Format:
YYYY-MM-DD_Lieferant_Beschreibung_Betrag.pdf
Schritt 3: Strukturiert ablegen
Erstelle eine logische Ordnerstruktur — nach Monaten:
Belege/
├── 2026/
│ ├── 01-Januar/
│ ├── 02-Februar/
│ ├── ...
│ └── 12-Dezember/
└── Vorjahre/
Oder nach Kategorien:
Belege/
├── 2026/
│ ├── Büro/
│ ├── Reisen/
│ ├── Software/
│ ├── Versicherungen/
│ └── Diverse/
└── Vorjahre/
Schritt 4: Backup erstellen
Wichtig: Ein Backup ist nicht optional!
- Cloud-Speicher (idealerweise mit Servern in der Schweiz oder der EU)
- Externe Festplatte
- Buchhaltungssoftware mit automatischem Backup
Empfehlung: Mindestens zwei unabhängige Speicherorte.
Darf ich das Original wegwerfen?
Ja! Sobald du einen Beleg korrekt digitalisiert hast, darfst du das Papier-Original grundsätzlich entsorgen.
Aber: Stelle sicher, dass:
- Die digitale Kopie vollständig und lesbar ist
- Der Beleg korrekt gespeichert ist
- Ein Backup existiert
Ausnahmen: Unterschriebene Geschäfts- und Revisionsberichte müssen im Original aufbewahrt werden. Bei Verträgen mit Originalunterschrift ist das Aufbewahren ebenfalls sinnvoll – auch wenn es nicht immer zwingend ist.
Welche Tools brauchst du?
Smartphone-Apps zum Scannen
| App | Plattform | Besonderheit |
|---|---|---|
| Adobe Scan | iOS, Android | Gute Qualität, OCR |
| Microsoft Lens | iOS, Android | Office-Integration |
| Genius Scan | iOS, Android | Schnell und einfach |
| Scanner-Funktion der Buchhaltungssoftware | iOS, Android | Beleg landet direkt bei der Buchung |
Cloud-Speicher
| Anbieter | Schweizer Server |
|---|---|
| Google Drive | Nein |
| Dropbox | Nein |
| OneDrive | Nein |
| Infomaniak kDrive | Ja |
| Tresorit | Ja (CH-Fokus) |
Die Speicherpläne und Preise ändern sich laufend — prüfe die aktuellen Konditionen direkt beim Anbieter.
Buchhaltungssoftware mit Belegverwaltung
Die praktischste Lösung ist Buchhaltungssoftware mit integrierter Belegverwaltung:
- Belege direkt der Buchung zuordnen
- Automatisches Backup
- Alles an einem Ort
- Steuererklärung wird einfacher
Eine saubere digitale Ablage spart auch beim Treuhänder bares Geld: Wer einen Ordner voller unsortierter Quittungen abgibt, bezahlt die Aufräumarbeit im Stundensatz mit — laut unserem Treuhänder-Kosten-Guide liegen die Stundensätze 2026 bei CHF 140–200. Wie der komplette Umstieg auf die digitale Buchhaltung gelingt, liest du im Guide Buchhaltung digitalisieren.
Spezialfälle
Thermopapier-Belege (Kassenzettel)
Problem: Thermopapier verblasst mit der Zeit.
Lösung: Sofort fotografieren oder scannen! Nach einigen Monaten kann der Beleg unlesbar sein.
E-Mail-Rechnungen
PDF-Rechnungen per E-Mail sind bereits digital – du musst nur:
- PDF herunterladen
- Strukturiert ablegen
- Zur Buchung zuordnen
Tipp: Nicht nur im E-Mail-Postfach lassen – E-Mails können gelöscht werden!
Kreditkartenabrechnungen
Die Kreditkartenabrechnung allein reicht nicht als Beleg. Du brauchst:
- Die einzelnen Quittungen/Rechnungen ODER
- Detaillierte Kreditkartenabrechnung MIT Beschreibung der Ausgaben
Bankbelege
Kontoauszüge und E-Banking-Belege:
- Als PDF exportieren
- Jährlich oder monatlich archivieren
- Nicht nur auf Online-Banking verlassen!
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Keine Backups
Ein Festplattencrash oder Datenverlust kann teuer werden. Immer mindestens zwei Kopien!
Fehler 2: Unscharfe Fotos
Schnell geknipst, später unlesbar. Nimm dir 10 Sekunden Zeit für ein gutes Foto.
Fehler 3: Keine Struktur
"Irgendwo auf dem Computer" ist keine Ablage. Schaffe ein System!
Fehler 4: Zu spät digitalisieren
Thermopapier verblasst, Belege gehen verloren. Am besten sofort digitalisieren.
Fehler 5: Original voreilig entsorgen
Prüfe erst, ob der Scan vollständig und lesbar ist.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Ja, grundsätzlich schon: Korrekt digitalisierte Belege sind Papierbelegen gleichgestellt, wenn die Anforderungen der GeBüV erfüllt sind (Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, systematische Ablage, Backup). Nur unterschriebene Geschäfts- und Revisionsberichte musst du im Original behalten.
Wie lange muss ich Geschäftsbelege in der Schweiz aufbewahren?
10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg entstanden ist (Art. 958f OR). Für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt wegen der Grundstückgewinnsteuer eine Frist von 20 Jahren.
Welche Anforderungen müssen digitale Belege erfüllen?
Vier Kernanforderungen: jederzeitige Lesbarkeit (scharfer Scan mit allen Angaben), Vollständigkeit (Datum, Betrag, Aussteller, Leistung, MWST-Angaben), Unveränderbarkeit (z.B. PDF statt bearbeitbarer Formate) und Verfügbarkeit — bei einer Kontrolle musst du Belege innert angemessener Frist vorlegen können.
Reicht die Kreditkartenabrechnung als Beleg?
Nein, allein reicht sie nicht. Du brauchst zusätzlich die einzelnen Quittungen oder eine detaillierte Abrechnung, aus der die einzelnen Ausgaben klar hervorgehen — sonst fehlen die für Buchhaltung und Vorsteuerabzug nötigen Angaben zur Leistung.
Fazit: Digital ist einfacher und erlaubt
Die digitale Belegaufbewahrung ist in der Schweiz nicht nur erlaubt, sondern macht dein Leben als Selbständige*r viel einfacher:
- Kein Papierchaos mehr
- Schneller Zugriff auf alle Belege
- Einfachere Steuererklärung
- Platzsparend und übersichtlich
Mit dem richtigen System brauchst du pro Beleg nur wenige Sekunden. Und nach 10 Jahren? Einfach löschen – ohne Schredder.
Belege einfach verwalten
Mit Pfeffersack kannst du Belege direkt fotografieren und deinen Buchungen zuordnen. Automatisches Backup inklusive – so hast du alles im Griff.
