Gute Nachrichten: In der Schweiz darfst du deine Belege vollständig digital aufbewahren. Du musst keine Schuhkartons voller Quittungen mehr horten! Aber es gibt ein paar Regeln zu beachten. Hier erfährst du alles, was du wissen musst.
Die gute Nachricht: Digital ist erlaubt!
Seit vielen Jahren erlaubt die Schweiz die digitale Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Das bedeutet:
- Du kannst Belege scannen oder fotografieren
- Die Originale darfst du entsorgen
- Digitale Belege sind gleichwertig mit Papierbelegen
Das spart Platz, Zeit und macht die Buchhaltung viel einfacher.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Die 10-Jahres-Regel
In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für:
- Geschäftsbücher
- Buchungsbelege
- Geschäftskorrespondenz
- Jahresabschlüsse
- Verträge
- Alle anderen geschäftsrelevanten Unterlagen
Fristbeginn: Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.
Beispiel: Ein Beleg vom März 2025 muss bis Ende 2035 aufbewahrt werden.
Übersicht Aufbewahrungsfristen
| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist | |-------------|-------------------| | Rechnungen (ein- und ausgehend) | 10 Jahre | | Quittungen und Kassenzettel | 10 Jahre | | Verträge | 10 Jahre nach Vertragsende | | Lohnabrechnungen | 10 Jahre | | Buchhaltungsunterlagen | 10 Jahre | | Jahresabschlüsse | 10 Jahre | | Steuererklärungen | 10 Jahre | | Geschäftskorrespondenz | 10 Jahre | | Bankbelege | 10 Jahre |
Anforderungen an digitale Belege
Damit digitale Belege gültig sind, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen:
1. Lesbarkeit
Der Beleg muss jederzeit lesbar sein:
- Ausreichende Auflösung (mindestens 300 DPI empfohlen)
- Keine Unschärfe oder abgeschnittene Bereiche
- Alle wichtigen Informationen erkennbar
2. Vollständigkeit
Alle relevanten Informationen müssen erkennbar sein:
- Datum
- Betrag
- Zahlungsempfänger/Aussteller
- Beschreibung der Leistung/Ware
- MWST-Angaben (falls vorhanden)
3. Unveränderbarkeit
Der digitale Beleg darf nicht mehr verändert werden können:
- PDF-Format empfohlen
- Keine nachträgliche Bearbeitung
- Protokollierung von Änderungen (falls System das erlaubt)
4. Verfügbarkeit
Belege müssen jederzeit abrufbar sein:
- Für Steuerbehörden
- Für Revisionsstelle
- Für dich selbst
Antwortzeit: Innerhalb einer "angemessenen Frist" – in der Praxis sollten Belege innerhalb weniger Tage vorlegbar sein.
So digitalisierst du Belege richtig
Schritt 1: Beleg fotografieren oder scannen
Mit dem Smartphone:
- Gute Beleuchtung (kein Blitz, keine Schatten)
- Ganzen Beleg im Bild
- Gerade ausrichten
- Spezialisierte App verwenden (bessere Qualität)
Mit Scanner:
- Mindestens 300 DPI
- Farbe oder Graustufen (nicht reines Schwarz-Weiss)
- Als PDF speichern
Schritt 2: Dateinamen vergeben
Verwende ein systematisches Benennungsschema:
Beispiele:
2025-01-15_Migros_Büromaterial_32.50.pdf
2025-01-20_Swisscom_Internet_79.00.pdf
2025-01-25_SBB_Zugfahrt_Zürich-Bern_48.00.pdf
Empfohlenes Format:
YYYY-MM-DD_Lieferant_Beschreibung_Betrag.pdf
Schritt 3: Strukturiert ablegen
Erstelle eine logische Ordnerstruktur:
Belege/
├── 2025/
│ ├── 01-Januar/
│ ├── 02-Februar/
│ ├── ...
│ └── 12-Dezember/
├── 2024/
│ ├── 01-Januar/
│ └── ...
└── ...
Oder nach Kategorien:
Belege/
├── 2025/
│ ├── Büro/
│ ├── Reisen/
│ ├── Software/
│ ├── Versicherungen/
│ └── Diverse/
└── ...
Schritt 4: Backup erstellen
Wichtig: Ein Backup ist nicht optional!
- Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
- Externe Festplatte
- Buchhaltungssoftware mit automatischem Backup
Empfehlung: Mindestens zwei unabhängige Speicherorte.
Darf ich das Original wegwerfen?
Ja! Sobald du einen Beleg korrekt digitalisiert hast, darfst du das Papier-Original entsorgen.
Aber: Stelle sicher, dass:
- Die digitale Kopie vollständig und lesbar ist
- Der Beleg korrekt gespeichert ist
- Ein Backup existiert
Ausnahmen: Bei einigen Dokumenten (z.B. Verträge mit Originalunterschrift) kann es sinnvoll sein, das Original zu behalten – auch wenn es rechtlich nicht zwingend ist.
Beste Tools für digitale Belegverwaltung
Smartphone-Apps zum Scannen
| App | Plattform | Preis | Besonderheit | |-----|-----------|-------|--------------| | Adobe Scan | iOS, Android | Gratis | Gute Qualität, OCR | | Microsoft Lens | iOS, Android | Gratis | Office-Integration | | Genius Scan | iOS, Android | Gratis/Premium | Schnell und einfach | | Scanner Pro | iOS | CHF 4.- | Beste iOS-App |
Cloud-Speicher
| Anbieter | Gratis-Speicher | Preis ab | Schweizer Server | |----------|----------------|----------|------------------| | Google Drive | 15 GB | CHF 2/Mt. | Nein | | Dropbox | 2 GB | CHF 10/Mt. | Nein | | OneDrive | 5 GB | CHF 2/Mt. | Nein | | Infomaniak kDrive | 15 GB | CHF 5/Mt. | Ja | | Tresorit | - | CHF 10/Mt. | Ja (CH-Fokus) |
Buchhaltungssoftware mit Belegverwaltung
Die beste Lösung: Buchhaltungssoftware mit integrierter Belegverwaltung.
Vorteile:
- Belege direkt der Buchung zuordnen
- Automatisches Backup
- Alles an einem Ort
- Steuererklärung wird einfacher
Spezialfälle
Thermopapier-Belege (Kassenzettel)
Problem: Thermopapier verblasst mit der Zeit.
Lösung: Sofort fotografieren oder scannen! Nach einigen Monaten kann der Beleg unlesbar sein.
E-Mail-Rechnungen
PDF-Rechnungen per E-Mail sind bereits digital – du musst nur:
- PDF herunterladen
- Strukturiert ablegen
- Zur Buchung zuordnen
Tipp: Nicht nur im E-Mail-Postfach lassen – E-Mails können gelöscht werden!
Kreditkartenabrechnungen
Die Kreditkartenabrechnung allein reicht nicht als Beleg. Du brauchst:
- Die einzelnen Quittungen/Rechnungen ODER
- Detaillierte Kreditkartenabrechnung MIT Beschreibung der Ausgaben
Bankbelege
Kontoauszüge und E-Banking-Belege:
- Als PDF exportieren
- Jährlich oder monatlich archivieren
- Nicht nur auf Online-Banking verlassen!
Häufige Fehler vermeiden
Fehler 1: Keine Backups
Ein Festplattencrash oder Datenverlust kann teuer werden. Immer mindestens zwei Kopien!
Fehler 2: Unscharfe Fotos
Schnell geknipst, später unlesbar. Nimm dir 10 Sekunden Zeit für ein gutes Foto.
Fehler 3: Keine Struktur
"Irgendwo auf dem Computer" ist keine Ablage. Schaffe ein System!
Fehler 4: Zu spät digitalisieren
Thermopapier verblasst, Belege gehen verloren. Am besten sofort digitalisieren.
Fehler 5: Original voreilig entsorgen
Prüfe erst, ob der Scan vollständig und lesbar ist.
Checkliste: Digitale Belegverwaltung
Einmalig einrichten:
- [ ] Ordnerstruktur anlegen
- [ ] Scanner-App installieren
- [ ] Cloud-Speicher oder Buchhaltungssoftware wählen
- [ ] Backup-Lösung einrichten
- [ ] Benennungsschema festlegen
Bei jedem Beleg:
- [ ] Vollständig und scharf fotografieren/scannen
- [ ] Dateinamen vergeben
- [ ] In richtigen Ordner ablegen
- [ ] Optional: Zur Buchung zuordnen
- [ ] Original entsorgen (nach Prüfung)
Regelmässig:
- [ ] Backup überprüfen (monatlich)
- [ ] Alte Belege nach 10 Jahren löschen
- [ ] System bei Bedarf anpassen
Fazit: Digital ist einfacher und erlaubt
Die digitale Belegaufbewahrung ist in der Schweiz nicht nur erlaubt, sondern macht dein Leben als Selbständige*r viel einfacher:
- Kein Papierchaos mehr
- Schneller Zugriff auf alle Belege
- Einfachere Steuererklärung
- Platzsparend und übersichtlich
Mit dem richtigen System brauchst du pro Beleg nur wenige Sekunden. Und nach 10 Jahren? Einfach löschen – ohne Schredder.
Belege einfach verwalten
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