Lohnbuchhaltung GmbH Schweiz selber machen — Anleitung 2026

Du hast eine GmbH gegründet, bist Geschäftsführer und einziger Mitarbeiter — und fragst dich jetzt, ob du dir wirklich jeden Monat eine Lohnabrechnung erstellen musst? Die kurze Antwort: Ja, musst du. Die längere Antwort: Es ist weniger kompliziert, als du denkst, und du kannst dabei eine Menge Geld sparen, wenn du es selber machst.

In diesem Artikel zeige ich dir alles, was du über die Lohnbuchhaltung deiner GmbH wissen musst: von den Sozialversicherungsbeiträgen 2026 über die korrekten Buchungssätze bis zum Lohnausweis am Jahresende.

Warum du als GmbH-Geschäftsführer einen Lohn zahlen musst

Viele GmbH-Gründer denken: "Es ist meine Firma, ich nehme mir Geld, wenn ich es brauche." Das funktioniert bei einer Einzelfirma, aber bei einer GmbH nicht. Der Grund ist einfach: Die GmbH ist eine juristische Person — also eine eigenständige Rechtspersönlichkeit, getrennt von dir als natürliche Person.

Du bist Angestellter deiner eigenen GmbH

Als Geschäftsführer einer GmbH bist du sozialversicherungsrechtlich ein Angestellter, auch wenn du 100% der Stammanteile hältst. Das bedeutet:

• Du brauchst einen Arbeitsvertrag mit deiner GmbH
• Du musst dir einen marktüblichen Lohn (angemessener Lohn) auszahlen
• Du musst monatliche Lohnabrechnungen erstellen
• Du musst die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abrechnen und abführen
• Du musst bis Ende Januar des Folgejahres einen Lohnausweis ausstellen

Zahlst du dir keinen oder einen zu tiefen Lohn, kann die AHV-Ausgleichskasse die Beiträge basierend auf einem angemessenen Lohn nachfordern — inklusive Verzugszinsen. Und die Steuerbehörden können einen zu tiefen Lohn als verdeckte Gewinnausschüttung qualifizieren.

Was ist ein marktüblicher Lohn?

Es gibt keinen fixen Betrag. Der Lohn muss dem entsprechen, was ein externer Geschäftsführer in einer vergleichbaren Position verdienen würde. In der Praxis bewegen sich die Löhne von Einpersonen-GmbH-Geschäftsführern oft zwischen CHF 60'000 und CHF 150'000 pro Jahr, abhängig von Branche, Umsatz und Region.

Tipp: Die Steuerverwaltung schaut genau hin, wenn der Lohn auffällig tief ist und stattdessen hohe Dividenden ausgeschüttet werden. Eine Aufteilung von rund 60-70% Lohn und 30-40% Dividende wird allgemein als vertretbar angesehen.

Falls du noch am Anfang stehst und deine GmbH gerade erst gegründet hast, findest du in unserem Artikel zur GmbH-Gründung alle Grundlagen.

Sozialversicherungsbeiträge 2026: Was du als Arbeitgeber zahlen musst

Als GmbH zahlst du die Sozialversicherungen paritätisch — das heisst, Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen je die Hälfte. Da du beides bist, zahlst du de facto den vollen Betrag, aber die Aufteilung ist trotzdem wichtig für die korrekte Lohnabrechnung.

Übersicht der Beitragssätze 2026

Was die Abkürzungen bedeuten

• AHV/IV/EO: Alters- und Hinterlassenenversicherung, Invalidenversicherung, Erwerbsersatzordnung — die 1. Säule
• ALV: Arbeitslosenversicherung — Beiträge bis zur Höchstgrenze von CHF 148'200 Jahreslohn
• NBU: Nichtberufsunfallversicherung — obligatorisch ab 8 Stunden/Woche beim gleichen Arbeitgeber
• BU: Berufsunfallversicherung — obligatorisch für alle Arbeitnehmenden, Arbeitgeber zahlt
• BVG: Berufliche Vorsorge (Pensionskasse) — obligatorisch ab einem Jahreslohn von CHF 22'680
• FAK: Familienausgleichskasse — Arbeitgeber zahlt Beitrag, Arbeitnehmer erhält Kinderzulagen
• KTG: Krankentaggeldversicherung — nicht obligatorisch, aber empfehlenswert

Der BVG-Koordinationsabzug 2026

Die Pensionskassenbeiträge werden nicht auf dem gesamten Lohn berechnet, sondern auf dem koordinierten Lohn. Das ist der Bruttolohn minus den Koordinationsabzug von CHF 26'460 (Stand 2026).

Beispiel: Bei einem Jahreslohn von CHF 100'000 beträgt der koordinierte Lohn CHF 73'540 (CHF 100'000 minus CHF 26'460). Auf diesen CHF 73'540 werden die BVG-Beiträge berechnet.

Die Beitragssätze steigen mit dem Alter:

Die genaue Aufteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestimmt das Pensionskassenreglement. Im BVG-Minimum ist sie je hälftig, viele Pensionskassen bieten aber überobligatorische Lösungen.

Was kostet dich das als Arbeitgeber total?

Rechne als Faustregel mit 15–25% Lohnnebenkosten auf den Bruttolohn — abhängig von Alter, Kanton, Branche und gewähltem BVG-Plan.

Rechenbeispiel für einen 35-jährigen Geschäftsführer mit CHF 8'000 Bruttolohn/Monat (CHF 96'000/Jahr) im Kanton Zürich:

Dazu kommen die Arbeitnehmerabzüge vom Bruttolohn:

Mehr Hintergrund zu den Buchhaltungspflichten deiner GmbH findest du in unserem Artikel zur GmbH-Buchhaltung.

Monatliche Lohnabrechnung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Bruttolohn bestimmen

Der Bruttolohn steht in deinem Arbeitsvertrag. Bei einem fixen Monatslohn ist das einfach. Falls du ein umsatzabhängiges Lohnmodell verwendest — was bei Einpersonen-GmbH durchaus sinnvoll sein kann — berechnest du den Bruttolohn aus dem Monatsumsatz abzüglich der Sozialversicherungsabzüge.

Schritt 2: Arbeitnehmerabzüge berechnen

Vom Bruttolohn ziehst du die Arbeitnehmeranteile ab:

• AHV/IV/EO: 5.30%
• ALV: 1.10% (bis CHF 148'200 Jahreslohn)
• NBU: gemäss Versicherungspolice (ca. 1.0–2.0%)
• BVG: gemäss Pensionskassenausweis (auf koordiniertem Lohn)
• KTG: falls vorhanden, gemäss Police (ca. 0.5–1.0%)

Schritt 3: Nettolohn berechnen

Bruttolohn minus alle Arbeitnehmerabzüge = Nettolohn. Diesen Betrag überweist du dir auf dein Privatkonto.

Schritt 4: Arbeitgeberbeiträge berechnen

Parallel berechnest du die Arbeitgeberbeiträge:

• AHV/IV/EO: 5.30%
• ALV: 1.10%
• BU: gemäss Police
• BVG Arbeitgeberanteil: gemäss Pensionskassenausweis
• FAK: gemäss kantonalem Satz
• KTG Arbeitgeberanteil: falls vorhanden

Schritt 5: Lohnabrechnung erstellen

Die Lohnabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des Arbeitgebers und Arbeitnehmers
• Abrechnungsperiode
• Bruttolohn
• Alle Abzüge einzeln aufgeführt
• Nettolohn
• AHV-Nummer des Arbeitnehmers

Schritt 6: Nettolohn auszahlen

Überweise den Nettolohn vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto. Verwende einen klaren Zahlungszweck wie "Lohn März 2026".

Schritt 7: Buchungen erstellen

Jetzt kommt der Teil, vor dem sich viele scheuen — aber er ist logisch aufgebaut.

Die korrekten Buchungssätze für den Lohn

Die Lohnverbuchung erfolgt in der doppelten Buchhaltung in mehreren Schritten. Hier die wichtigsten Buchungssätze nach dem Schweizer Kontenrahmen KMU:

Bei der Lohnabrechnung (monatlich)

1. Bruttolohn verbuchen:

2. Arbeitgeberbeiträge Sozialversicherungen:

3. Arbeitnehmerabzüge umbuchen (von Lohnkredit auf Sozialversicherungskredit):

Bei der Lohnauszahlung

Bei der Zahlung an Sozialversicherungen (quartalsweise oder jährlich)

Wichtig: Durch diese Buchungslogik sammeln sich die Sozialversicherungsbeiträge auf dem Konto 2270 an, bis du sie an die Ausgleichskasse, SUVA und Pensionskasse überweist. So siehst du jederzeit, wie viel du noch schuldig bist.

Falls du dir die Buchungssätze nicht merken kannst: Eine gute Lohnsoftware erledigt das automatisch. Dazu gleich mehr.

Jahresaufgaben: Was du am Jahresende erledigen musst

Lohnausweis erstellen (Frist: 31. Januar)

Der Lohnausweis ist das wichtigste Jahresend-Dokument. Du musst ihn für jeden Mitarbeiter erstellen — also auch für dich selbst als Geschäftsführer. Er muss bis Ende Januar des Folgejahres fertig sein.

Der Lohnausweis enthält unter anderem:

• Bruttolohn und allfällige Zulagen
• Spesen (pauschal oder effektiv) — mehr dazu in unserem Artikel zu Pauschalspesen
• Privatanteil Geschäftsfahrzeug (falls zutreffend)
• Arbeitnehmer-Beiträge an AHV, ALV, NBU, BVG, KTG
• Nettolohn

Verwende das offizielle Formular 11 der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Ein falscher oder unvollständiger Lohnausweis kann zu Nachforderungen und Bussen führen.

AHV-Jahresabrechnung

Die Ausgleichskasse sendet dir am Jahresende ein Abrechnungsformular. Du meldest die effektiv ausbezahlten Löhne, und die Kasse berechnet die definitive Beitragspflicht. Die Differenz zu den geleisteten Akonto-Zahlungen wird nachgefordert oder gutgeschrieben.

BVG-Jahresmeldung

Deine Pensionskasse benötigt die aktuelle Lohnsumme für die definitive Beitragsberechnung. Melde Lohnänderungen, Ein- und Austritte.

Quellensteuer (falls zutreffend)

Hast du ausländische Mitarbeiter ohne Niederlassungsbewilligung C, musst du die Quellensteuer monatlich abziehen und quartalsweise an das kantonale Steueramt abführen. Die Tarife variieren nach Kanton, Zivilstand und Kinderzahl.

Häufige Fehler bei der GmbH-Lohnbuchhaltung

1. FAK-Beiträge vergessen

Die Familienausgleichskasse (FAK) wird gerne übersehen, weil sie nur der Arbeitgeber zahlt und nicht auf der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers erscheint. Trotzdem ist der Beitrag obligatorisch — auch wenn du keine Kinder hast und keine Kinderzulagen beziehst.

2. Falscher BVG-Koordinationsabzug

Der Koordinationsabzug beträgt CHF 26'460 für 2026. Ein veralteter Wert führt zu falschen Beitragsberechnungen. Bei Teilzeit-Anstellungen wird der Koordinationsabzug proportional reduziert: Bei einem 60%-Pensum beträgt er CHF 15'876 (60% von CHF 26'460).

3. Teilzeitpensum nicht berücksichtigt

Bei einem Teilzeitpensum unter 100% müssen der BVG-Koordinationsabzug und die Eintrittsschwelle anteilig berechnet werden. Viele GmbH-Inhaber arbeiten laut Vertrag 100%, de facto aber nicht — hier sollte der Vertrag die Realität abbilden.

4. Lohnausweis-Frist verpasst

Der Lohnausweis muss bis 31. Januar beim Mitarbeiter sein. Verspätung kann Bussen nach sich ziehen. Als Geschäftsführer stellst du dir den Lohnausweis zwar selbst aus, aber die Steuerverwaltung erwartet ihn trotzdem fristgerecht.

5. Nebenleistungen nicht als Lohn deklariert

Bezahlt die GmbH dein Handy-Abo, dein GA oder deine Fitness-Mitgliedschaft, sind das AHV-pflichtige Nebenleistungen. Sie gehören auf den Lohnausweis und in die Lohnabrechnung. Die häufigsten Nebenleistungen:

• Privatanteil Geschäftsfahrzeug (0.9% des Kaufpreises pro Monat)
• Firmenhandy mit Privatnutzung
• Verpflegungszuschüsse über dem Freibetrag

6. Lohn zu tief angesetzt

Ein Jahreslohn von CHF 30'000 für einen Vollzeit-Geschäftsführer wird die Steuerbehörden aufhorchen lassen. Setze den Lohn realistisch an — lieber etwas höher als zu tief, denn bei einer verdeckten Gewinnausschüttung droht Nachbesteuerung plus Verzugszins.

Treuhänder vs. selber machen: Der Kostenvergleich

Viele GmbH-Inhaber lassen die Lohnbuchhaltung vom Treuhänder erledigen. Das ist bequem, aber teuer.

Was kostet ein Treuhänder für die Lohnbuchhaltung?

Bei 2–3 Mitarbeitern multiplizieren sich die Kosten entsprechend.

Was kostet es, die Lohnbuchhaltung selber zu machen?

Pfeffersack ist eine der wenigen Buchhaltungslösungen in der Schweiz, die Lohnbuchhaltung bereits im günstigsten Abo enthält — inklusive automatischer Berechnung der Sozialversicherungen, Lohnabrechnungen und korrekter Verbuchung.

Jährliche Ersparnis

Die Ersparnis von über CHF 2'000 pro Jahr summiert sich. In fünf Jahren sind das über CHF 10'000 — Geld, das du in dein Geschäft investieren kannst.

So funktioniert die Lohnbuchhaltung mit Pfeffersack

Pfeffersack berechnet Löhne automatisch, erstellt Lohnabrechnungen und verbucht alles korrekt im Journal. Das funktioniert so:

1. Mitarbeiter erfassen: Lege dich als Mitarbeiter an — mit Bruttolohn, Pensum, Sozialversicherungsdaten und BVG-Sätzen
2. Lohnlauf starten: Mit einem Klick berechnet Pfeffersack alle Abzüge, Arbeitgeberbeiträge und den Nettolohn
3. Lohnabrechnung erstellen: Die Abrechnung wird automatisch als PDF generiert
4. Automatisch verbuchen: Alle Buchungssätze (Lohnaufwand, Sozialversicherungen, Kreditoren) werden automatisch ins Journal geschrieben
5. Auszahlen: Du überweist den Nettolohn — fertig

Besonders praktisch für GmbH-Inhaber: Pfeffersack unterstützt auch umsatzabhängige Löhne. Wenn dein Lohn vom Monatsumsatz abhängt, gibst du einfach den Umsatz ein, und Pfeffersack berechnet den Bruttolohn, alle Abzüge und die korrekten Buchungen automatisch.

Checkliste: Monatliche Lohnbuchhaltung GmbH

Jeden Monat:

• Bruttolohn berechnen (fix oder umsatzabhängig)
• Lohnabrechnung mit allen Abzügen erstellen
• Nettolohn auf Privatkonto überweisen
• Buchungssätze im Journal erfassen (oder automatisch verbuchen lassen)

Quartalsweise:

• Akonto-Beiträge an AHV-Ausgleichskasse überweisen
• BVG-Prämien an Pensionskasse überweisen
• UVG-Prämien an Unfallversicherung überweisen
• Quellensteuer abführen (falls zutreffend)

Jährlich (bis 31. Januar):

• Lohnausweis erstellen (Formular 11)
• AHV-Jahresabrechnung einreichen
• BVG-Jahresmeldung an Pensionskasse
• UVG-Lohnsummenmeldung

Fazit: Lohnbuchhaltung ist kein Hexenwerk

Die Lohnbuchhaltung deiner GmbH selber zu machen spart dir CHF 2'000 oder mehr pro Jahr. Mit dem richtigen Werkzeug ist der monatliche Aufwand minimal: Lohnlauf starten, Abrechnung prüfen, Lohn überweisen — fertig.

Die wichtigsten Punkte zum Mitnehmen:

• Als GmbH-Geschäftsführer musst du dir einen marktüblichen Lohn zahlen
• Die Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, FAK) sind nicht optional
• Rechne mit 15–25% Lohnnebenkosten auf den Bruttolohn
• Der Lohnausweis muss bis 31. Januar fertig sein
• Eine gute Software macht die Buchungssätze automatisch — du musst sie nicht auswendig kennen

Pfeffersack berechnet Löhne automatisch, erstellt Lohnabrechnungen und verbucht alles korrekt — auch umsatzabhängige Löhne für GmbH-Inhaber. Ab CHF 5 pro Monat. Jetzt kostenlos testen auf pfeffersack.ch

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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung durch eine Fachperson. Die Beitragssätze können sich jährlich ändern. Für verbindliche Auskünfte wende dich an deine AHV-Ausgleichskasse oder Pensionskasse.

Weiterführende Artikel:

• GmbH gründen in der Schweiz: Kosten, Ablauf und Buchhaltungspflichten
• Buchhaltung GmbH Schweiz: Pflichten, Anforderungen und Anleitung
• Ersten Mitarbeiter einstellen als Einzelfirma
• Pauschalspesen Schweiz 2026: Alles was du wissen musst