Die QR-Rechnung hat die alten Einzahlungsscheine abgelöst und ist heute der Standard für Zahlungen in der Schweiz. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du QR-Rechnungen korrekt erstellst und welche kostenlosen Tools dir zur Verfügung stehen.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine QR-Rechnung?
- Aufbau einer QR-Rechnung
- QR-IBAN vs. normale IBAN
- QR-Rechnung erstellen - Schritt für Schritt
- Kostenlose Tools
- Gestaltungsregeln
- Häufige Fehler vermeiden
Was ist eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist seit 2020 der offizielle Standard der Schweizer Finanzindustrie für maschinenlesbare Rechnungen. Sie ersetzt vollständig die früheren Einzahlungsscheine (rot und orange).
Vorteile der QR-Rechnung
| Vorteil | Beschreibung | |---------|--------------| | Einfach | Mit Smartphone scannen und bezahlen | | Fehlerfrei | Keine manuellen Tippfehler mehr | | Schnell | Automatische Datenübertragung | | Flexibel | CHF und EUR möglich | | Standardisiert | Einheitliches Format |
Seit wann gilt die QR-Rechnung?
- 30. Juni 2020: Einführung QR-Rechnung
- 30. September 2022: Alte Einzahlungsscheine nicht mehr gültig
- Heute: QR-Rechnung ist der einzige Standard
Aufbau einer QR-Rechnung
Eine QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen:
1. Empfangsschein (links)
Für manuelle Verarbeitung am Postschalter:
- Angaben zum Zahlungsempfänger
- Betrag und Währung
- Angaben zum Zahler
- Annahmestelle
2. Zahlteil (rechts)
Für elektronische Verarbeitung:
- Swiss QR Code mit allen Zahlungsdaten
- Angaben zum Zahlungsempfänger
- Betrag und Währung
- Referenznummer (optional)
- Zusätzliche Informationen
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ │
│ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │ │ │
│ │ EMPFANGSSCHEIN │ │ ZAHLTEIL │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ Konto / Zahlbar│ │ ┌─────────┐ │ │
│ │ an: │ │ │ ██████ │ Konto / Zahlbar │ │
│ │ [Empfänger] │ │ │ ██████ │ an: [Empfänger] │ │
│ │ │ │ │ ██████ │ │ │
│ │ Referenz: │ │ │ QR-CODE │ Referenz: │ │
│ │ [Nummer] │ │ │ │ [Nummer] │ │
│ │ │ │ └─────────┘ │ │
│ │ Zahlbar durch: │ │ │ │
│ │ [Zahler] │ │ Zahlbar durch: [Zahler] │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ Währung Betrag │ │ Währung Betrag │ │
│ │ CHF 150.00 │ │ CHF 150.00 │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ Annahmestelle │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ └─────────────────┘ └─────────────────────────────────────┘ │
│ 62 mm 105 mm │
│ ◄──────────────────► ◄───────────────────────────────────────►│
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
QR-IBAN vs. normale IBAN
Was ist eine QR-IBAN?
Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN für QR-Rechnungen mit Referenznummer. Sie beginnt immer mit CH und hat an Position 5-9 eine Instituts-Identifikation (IID) zwischen 30000 und 31999.
Unterschied
| IBAN-Typ | Format | Verwendung | |----------|--------|------------| | Normale IBAN | CH## 0XXX XXXX XXXX XXXX X | Ohne Referenz | | QR-IBAN | CH## 30XX XXXX XXXX XXXX X | Mit QR-Referenz |
Welche IBAN brauche ich?
| Situation | IBAN-Typ | Referenz | |-----------|----------|----------| | Rechnung ohne Referenz | Normale IBAN | Keine | | Rechnung mit Referenz | QR-IBAN | QR-Referenz (27 Stellen) | | Spende ohne Betrag | Normale IBAN | Keine |
Wichtig: Die QR-IBAN erhältst du von deiner Bank. Frage aktiv danach!
QR-Rechnung erstellen - Schritt für Schritt
Schritt 1: QR-IBAN beschaffen
Kontaktiere deine Bank und frage nach deiner QR-IBAN. Die meisten Banken bieten sie kostenlos an.
Schritt 2: Daten vorbereiten
Du brauchst:
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│ ERFORDERLICHE DATEN │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ZAHLUNGSEMPFÄNGER │
│ • Name/Firma │
│ • Strasse und Hausnummer │
│ • PLZ und Ort │
│ • Land (CH) │
│ • IBAN oder QR-IBAN │
│ │
│ ZAHLUNG │
│ • Betrag (optional) │
│ • Währung (CHF oder EUR) │
│ • Referenznummer (bei QR-IBAN) │
│ │
│ ZAHLER (optional) │
│ • Name │
│ • Adresse │
│ │
│ ZUSATZINFOS (optional) │
│ • Rechnungsnummer │
│ • Zahlungszweck │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Schritt 3: QR-Code generieren
Nutze ein Tool (siehe unten) oder deine Buchhaltungssoftware.
Schritt 4: Zahlteil formatieren
Achte auf die korrekten Masse und Gestaltungsregeln (siehe unten).
Schritt 5: Drucken oder versenden
- Papier: Auf weissem, perforiertem Papier drucken
- PDF: Als PDF mit Rechnung versenden
- E-Mail: Eingebettet oder als Anhang
Kostenlose Tools
Online-Generatoren
| Tool | Website | Vorteile | |------|---------|----------| | qr-rechnung.net | qr-rechnung.net | Kostenlos, ohne Anmeldung | | QR Modul | qrmodul.ch | Benutzerfreundlich | | UBS QR-Portal | ubs.com | Für UBS-Kunden | | PostFinance | postfinance.ch | Für PF-Kunden |
Buchhaltungssoftware
Die meisten Schweizer Buchhaltungsprogramme unterstützen QR-Rechnungen:
- ✅ Bexio
- ✅ Klara
- ✅ Abacus
- ✅ Banana
- ✅ Pfeffersack
Für Entwickler
- swiss-qr-invoice.org - Technische Dokumentation
- SIX Swiss Payment Standards - Offizielle Spezifikation
Gestaltungsregeln
Pflichtmasse
| Element | Mass | |---------|------| | Gesamtbreite | 210 mm (A4) | | Empfangsschein | 62 × 105 mm | | Zahlteil | 148 × 105 mm (davon 105 mm Nutzbereich) | | Swiss QR Code | 46 × 46 mm |
Schriftart
- Pflicht: Liberation Sans, Arial, Frutiger, Helvetica
- Grösse: 6-10 pt, je nach Feld
Farben
- QR-Code: Schwarz auf Weiss
- Text: Schwarz
- Hintergrund: Weiss (keine Farben!)
Was ist verboten?
- ❌ Logos im QR-Code
- ❌ Farbige Hintergründe
- ❌ Werbung im Zahlteil
- ❌ Abweichende Masse
- ❌ Zusätzliche QR-Codes
Neuerungen 2025/2026
Strukturierte Adressen (seit November 2025)
Ab dem 22. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt:
Alt (kombiniert):
Max Muster, Hauptstrasse 1, 8000 Zürich
Neu (strukturiert):
Name: Max Muster
Strasse: Hauptstrasse
Hausnummer: 1
PLZ: 8000
Ort: Zürich
Land: CH
Erweiterter Zeichensatz
Neu sind zusätzliche Zeichen erlaubt (z.B. für Namen mit Sonderzeichen).
Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehler 1: Falsche IBAN
Problem: Normale IBAN statt QR-IBAN bei Referenznummer verwendet.
Lösung: Bei Referenznummer immer QR-IBAN verwenden.
❌ Fehler 2: Falsche Masse
Problem: Zahlteil hat nicht die korrekten Masse.
Lösung: Validierungstool verwenden, Masse prüfen.
❌ Fehler 3: QR-Code zu klein
Problem: QR-Code unter 46 × 46 mm, nicht lesbar.
Lösung: Exakt 46 × 46 mm verwenden.
❌ Fehler 4: Falsches Papier
Problem: Farbiges oder dünnes Papier, keine Perforation.
Lösung: Weisses Papier 80-100 g/m², mit Perforation.
❌ Fehler 5: Logo im QR-Code
Problem: Firmenlogo in der Mitte des QR-Codes platziert.
Lösung: Nur das Schweizer Kreuz ist im QR-Code erlaubt!
❌ Fehler 6: Referenz falsch formatiert
Problem: Referenznummer mit Leerzeichen oder falscher Länge.
Lösung: QR-Referenz: 27 Stellen, nur Ziffern, inkl. Prüfziffer.
QR-Referenz erstellen
Die QR-Referenz (ehemals ESR-Referenz) hat 27 Stellen:
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│ QR-REFERENZ AUFBAU │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Beispiel: 21 00000 00003 13947 14300 09017 │
│ │
│ Position 1-2: Kundenidentifikation (optional) │
│ Position 3-26: Rechnungs-/Debitorennummer │
│ Position 27: Prüfziffer (Modulo 10, rekursiv) │
│ │
│ FORMATIERUNG IM QR-CODE: Ohne Leerzeichen │
│ 210000000003139471430009017 │
│ │
│ FORMATIERUNG IM TEXT: Mit Leerzeichen (5er-Gruppen) │
│ 21 00000 00003 13947 14300 09017 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Checkliste: QR-Rechnung
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│ CHECKLISTE QR-RECHNUNG │
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│ │
│ VOR DEM ERSTELLEN │
│ □ QR-IBAN von Bank erhalten │
│ □ Empfängeradresse vollständig │
│ □ Referenznummer-System definiert │
│ │
│ INHALT PRÜFEN │
│ □ IBAN/QR-IBAN korrekt │
│ □ Betrag und Währung stimmen │
│ □ Referenz korrekt formatiert │
│ □ Adresse strukturiert (ab 11/2025) │
│ │
│ GESTALTUNG PRÜFEN │
│ □ Masse korrekt (Empfangsschein + Zahlteil) │
│ □ QR-Code 46 × 46 mm │
│ □ Schrift lesbar (min. 6 pt) │
│ □ Kein Logo im QR-Code │
│ □ Weisser Hintergrund │
│ │
│ VOR DEM VERSAND │
│ □ QR-Code mit App testen │
│ □ Alle Daten korrekt übertragen │
│ □ Perforation vorhanden (bei Papier) │
│ │
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Fazit
Die QR-Rechnung ist einfacher als gedacht - wenn man die Regeln kennt:
Die wichtigsten Punkte:
- ✅ QR-IBAN bei Referenznummer verwenden
- ✅ Masse einhalten (46 × 46 mm QR-Code)
- ✅ Kein Logo im QR-Code
- ✅ Strukturierte Adressen ab November 2025
- ✅ Testen vor dem Versand
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