QR-Rechnung erstellen: Anleitung für Selbständige 2026

Ob Freelancer, Einzelfirma oder GmbH: Wer in der Schweiz Rechnungen stellt, kommt an der QR-Rechnung nicht vorbei. Seit September 2022 ist sie Pflicht – die alten Einzahlungsscheine gibt es nicht mehr. Doch wie erstellst du eine QR-Rechnung korrekt? Was hat sich 2026 geändert? Und welche Fehler solltest du unbedingt vermeiden?

In diesem Guide erfährst du alles, was du als Selbständige:r wissen musst – von den Grundlagen bis zu den neusten Vorschriften.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine QR-Rechnung?
2. Die 3 Arten von QR-Rechnungen
3. QR-IBAN vs. IBAN: Was ist der Unterschied?
4. QR-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt
5. Neuerungen 2025/2026: Strukturierte Adressen
6. 6 häufige Fehler bei QR-Rechnungen
7. QR-Rechnung vs. eBill: Was ist der Unterschied?
8. Die besten Tools im Vergleich
9. QR-Rechnungen für Vereine und Spenden
10. Gestaltungsregeln und Pflichtmasse
11. Häufige Fragen (FAQ)

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Was ist eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung ist eine Rechnung mit einem standardisierten Swiss QR-Code. Dieser Code enthält alle Zahlungsinformationen – IBAN, Betrag, Referenznummer und Adressen. Dein Kunde scannt den Code mit seiner Banking-App und kann die Zahlung mit einem Klick auslösen.

Die QR-Rechnung wurde am 30. Juni 2020 eingeführt und hat am 30. September 2022 die alten Einzahlungsscheine (rot und orange) vollständig abgelöst. Sie ist heute der einzige Standard für papierbasierte Zahlungen in der Schweiz.

Aufbau einer QR-Rechnung

Jede QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen:

Der Swiss QR-Code (46 × 46 mm) sitzt im Zahlteil und enthält alle maschinenlesbaren Zahlungsdaten. Er trägt in der Mitte immer das Schweizer Kreuz – kein Firmenlogo, keine andere Grafik.

Vorteile für dich als Rechnungssteller

• Schnellere Zahlung: Kunden scannen und bezahlen in Sekunden
• Keine Tippfehler: IBAN und Betrag werden automatisch übernommen
• Automatische Zuordnung: Zahlungseingänge lassen sich per Referenznummer zuordnen
• Professioneller Eindruck: Moderner Standard statt veraltete Formulare
• Weniger Mahnungen: Je einfacher die Bezahlung, desto schneller wird gezahlt

Vorteile für deine Kunden

• Ein Scan genügt: QR-Code mit Banking-App oder Kamera scannen
• Keine Dateneingabe: Alle Felder sind vorausgefüllt
• Sicher: Korrekte Datenübertragung ohne Fehlerrisiko
• Flexibel: Am Postschalter, per E-Banking oder Mobile Banking bezahlbar

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Die 3 Arten von QR-Rechnungen

Nicht jede QR-Rechnung ist gleich. Es gibt drei verschiedene Typen, die sich durch die Kontoart und Referenz unterscheiden:

Welchen Typ brauchst du?

• Als Einzelfirma oder GmbH mit regelmässigen Rechnungen: QR-IBAN + QR-Referenz – damit kannst du Zahlungen automatisch zuordnen
• Als Freelancer mit internationalen Kunden: IBAN + Creditor Reference (SCOR) – SEPA-kompatibel
• Als Verein oder für Spenden: IBAN ohne Referenz – der Betrag kann offen gelassen werden

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QR-IBAN vs. IBAN: Was ist der Unterschied?

Dieser Punkt verwirrt viele Selbständige. Hier die klare Erklärung:

Normale IBAN

Die IBAN, die du von deiner Bank kennst. Sie beginnt mit CH und hat eine Instituts-Identifikation (IID) im Bereich 0–29999 oder 32000+.

Beispiel: CH93 0076 2011 6238 5295 7

QR-IBAN

Eine spezielle IBAN, die du für QR-Rechnungen mit Referenznummer brauchst. Die IID liegt im Bereich 30000–31999. Sie ist an dasselbe Konto geknüpft – nur die Nummer ist anders.

Beispiel: CH44 3199 9123 0008 8901 2
                ^^^^
                QR-IID (30000-31999)

Wann brauche ich welche?

So bekommst du deine QR-IBAN: Frage bei deiner Bank nach. Die meisten Schweizer Banken (PostFinance, UBS, Raiffeisen, ZKB, etc.) stellen sie kostenlos aus – oft direkt im E-Banking.

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QR-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: QR-IBAN besorgen

Falls du Rechnungen mit Referenznummer stellen willst (empfohlen), brauchst du eine QR-IBAN von deiner Bank. Die meisten Banken bieten sie kostenlos an:

• PostFinance: Im E-Finance unter Kontodetails
• UBS: Über E-Banking oder Kundenberater
• Raiffeisen: Im E-Banking oder Filiale
• ZKB: Im E-Banking unter IBAN-Verwaltung

Schritt 2: Zahlungsdaten vorbereiten

Du brauchst folgende Angaben:

Pflichtangaben:

• Name/Firma des Zahlungsempfängers (dein Name)
• Strasse und Hausnummer
• PLZ und Ort
• Land (CH)
• IBAN oder QR-IBAN
• Währung (CHF oder EUR)

Empfohlene Angaben:

• Rechnungsbetrag
• Referenznummer (für automatische Zuordnung)
• Name und Adresse des Zahlers (Kunde)
• Zusätzliche Informationen (Rechnungsnummer, Zahlungszweck)

Schritt 3: QR-Rechnung generieren

Hier hast du mehrere Möglichkeiten:

Option A: Buchhaltungssoftware (empfohlen)

Am einfachsten geht es mit einer Buchhaltungssoftware, die den QR-Code automatisch generiert. Du gibst nur Kunde, Leistung und Betrag ein – der Rest passiert automatisch.

Option B: Kostenloser Online-Generator

Für Einzelrechnungen kannst du einen kostenlosen Generator nutzen (siehe Tool-Vergleich weiter unten).

Option C: Bank-Portal

Einige Banken bieten eigene QR-Rechnungs-Generatoren an (PostFinance, Raiffeisen, UBS).

Schritt 4: Prüfen und testen

Bevor du die Rechnung verschickst:

• QR-Code mit Smartphone testen – scanne ihn mit deiner Banking-App
• Daten überprüfen – stimmen IBAN, Betrag und Referenz?
• Adresse korrekt? – seit November 2025 nur noch strukturierte Adressen erlaubt
• Masse korrekt? – QR-Code mindestens 46 × 46 mm

Schritt 5: Versenden

• Per E-Mail als PDF – schnellste Variante
• Per Post auf weissem Papier (80–100 g/m²) mit Perforation
• Direkt aus der Software – viele Tools versenden Rechnungen per Klick

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Neuerungen 2025/2026: Strukturierte Adressen

Die wichtigste Änderung der letzten Jahre betrifft das Adressformat in QR-Rechnungen:

Was hat sich geändert?

Seit dem 21. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen (Typ S) erlaubt. Die bisherigen kombinierten Adressen (Typ K) werden nicht mehr akzeptiert.

Alt – kombinierte Adresse (Typ K):

Adresszeile 1: Max Muster, Hauptstrasse 1
Adresszeile 2: 8000 Zürich

Neu – strukturierte Adresse (Typ S):

Name:         Max Muster
Strasse:      Hauptstrasse
Hausnummer:   1
PLZ:          8000
Ort:          Zürich
Land:         CH

Fristen

Was musst du tun?

• Prüfe deine Software: Unterstützt dein Tool bereits strukturierte Adressen? Moderne Software wie Pfeffersack hat das Update automatisch eingespielt.
• Prüfe deine Kundendaten: Sind Strasse und Hausnummer getrennt erfasst? Sind PLZ und Ort separat?
• Aktualisiere Vorlagen: Falls du Excel- oder Word-Vorlagen nutzt, passe die Adressfelder an.

Wichtig: Banken werden ab Oktober 2026 QR-Rechnungen mit kombinierten Adressen ablehnen. Prüfe jetzt, ob dein System konform ist.

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6 häufige Fehler bei QR-Rechnungen

Rund 6'000 fehlerhafte QR-Rechnungen werden laut SRF jeden Monat bei der Post eingereicht. Diese Fehler sind am häufigsten:

Fehler 1: Falsche IBAN

Problem: Normale IBAN verwendet, obwohl eine Referenznummer angegeben ist. Oder umgekehrt: QR-IBAN ohne Referenz.

Lösung: QR-IBAN → immer mit QR-Referenz. Normale IBAN → ohne Referenz oder mit SCOR-Referenz.

Fehler 2: QR-Code zu klein oder verzerrt

Problem: Der QR-Code ist kleiner als 46 × 46 mm oder wurde verzerrt (gestreckt/gestaucht).

Lösung: Exakt 46 × 46 mm – nicht grösser, nicht kleiner. Seitenverhältnis 1:1 beibehalten.

Fehler 3: Logo im QR-Code

Problem: Firmenlogo oder anderes Bild in den QR-Code eingebettet.

Lösung: Im Swiss QR-Code ist ausschliesslich das Schweizer Kreuz erlaubt. Kein Logo, keine Grafik.

Fehler 4: Kombinierte Adresse (seit 11/2025)

Problem: Adresse im alten Typ-K-Format (zwei Freitextzeilen statt strukturierte Felder).

Lösung: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land separat erfassen.

Fehler 5: Falsche Referenznummer

Problem: Referenznummer mit falscher Länge, Leerzeichen im QR-Code oder fehlerhafter Prüfziffer.

Lösung: QR-Referenz = 27 Stellen, nur Ziffern, letzte Stelle ist Prüfziffer (Modulo 10 rekursiv). Im QR-Code ohne Leerzeichen.

Fehler 6: Farbiger Hintergrund oder falsche Schrift

Problem: Zahlteil mit farbigem Hintergrund, falscher Schriftart oder Werbung.

Lösung: Zahlteil und Empfangsschein immer weiss. Nur Arial, Helvetica, Frutiger oder Liberation Sans erlaubt. Keine Werbung im Zahlteil.

Tipp: Teste deine QR-Rechnung vor dem ersten Versand mit einem Validierungstool wie Swiss QR Code Validator.

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QR-Rechnung vs. eBill: Was ist der Unterschied?

Beide sind moderne Zahlungsmethoden in der Schweiz – aber sie funktionieren unterschiedlich:

Was ist besser für Selbständige?

Für die meisten Selbständigen und Einzelfirmen ist die QR-Rechnung die bessere Wahl:

• Keine Einrichtungskosten
• Keine laufenden Gebühren pro Rechnung
• Funktioniert sofort mit jeder Bank
• Kunden können am Postschalter, per E-Banking oder Mobile Banking bezahlen

eBill lohnt sich erst für grössere Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Rechnungen an Privatkunden.

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Die besten Tools im Vergleich

Kostenlose QR-Generatoren

Nachteil aller kostenlosen Generatoren: Du musst jede Rechnung einzeln erstellen, kannst keine Kunden speichern und hast keine Buchhaltungsanbindung. Das funktioniert bei 2–3 Rechnungen im Monat – aber nicht auf Dauer.

Buchhaltungssoftware mit QR-Rechnung

Warum Pfeffersack?

Pfeffersack generiert QR-Rechnungen automatisch und korrekt – inklusive QR-Referenz, strukturierter Adresse und Swiss QR-Standard. Und das alles für CHF 5 pro Monat:

• QR-Rechnung in 3 Klicks: Kunde auswählen, Leistung eingeben, versenden
• Automatische QR-Referenz: Jede Rechnung bekommt eine korrekte Referenznummer
• Strukturierte Adressen: Automatisch konform mit den Vorgaben 2026
• Offerten → Rechnungen: Mit einem Klick aus der Offerte eine QR-Rechnung erstellen
• Zeiterfassung → Rechnung: Erfasste Stunden direkt in eine Rechnung umwandeln
• Buchhaltung inklusive: Alle Rechnungen werden automatisch verbucht

Jetzt 7 Tage kostenlos testen – keine Kreditkarte nötig.

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QR-Rechnungen für Vereine und Spenden

Vereine und Spendenorganisationen können QR-Rechnungen ohne Betrag und ohne Referenz erstellen. Der Spender gibt den Betrag selbst ein.

So funktioniert's:

1. Normale IBAN verwenden (keine QR-IBAN nötig)
2. Betrag leer lassen – der Zahler gibt ihn selbst ein
3. Keine Referenz – stattdessen Freitext-Mitteilung möglich (z.B. "Mitgliederbeitrag 2026")
4. Zahler-Adresse optional – kann leer bleiben

Beispiel:

Zahlungsempfänger:  Turnverein Musterlingen
IBAN:               CH93 0076 2011 6238 5295 7
Betrag:             (leer – vom Zahler einzugeben)
Mitteilung:         Mitgliederbeitrag 2026

Tipp für Vereine: Mit einer Buchhaltungssoftware wie Pfeffersack kannst du Mitgliederbeiträge als wiederkehrende QR-Rechnungen versenden und Zahlungseingänge automatisch verbuchen.

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Gestaltungsregeln und Pflichtmasse

Die Gestaltung einer QR-Rechnung ist streng reguliert durch die SIX Group. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass seine Rechnungen abgelehnt werden.

Pflichtmasse

Erlaubte Schriftarten

Nur diese vier Schriftarten sind erlaubt:

• Arial
• Helvetica
• Frutiger
• Liberation Sans

Schriftgrösse: 6–10 pt je nach Feld, Titel 11 pt.

Verbote

• Kein farbiger Hintergrund (immer weiss)
• Kein Logo im QR-Code (nur Schweizer Kreuz)
• Keine Werbung im Zahlteil oder Empfangsschein
• Keine zusätzlichen QR-Codes auf dem Zahlteil
• Keine abweichenden Masse

Perforation

Bei gedruckten Rechnungen muss der Zahlteil vom Rest der Rechnung perforiert oder mit einer Schnittlinie abgetrennt werden können.

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QR-Rechnung erstellen mit Excel oder Word: Geht das?

Ja – aber mit Einschränkungen. Es gibt Excel- und Word-Vorlagen, die QR-Rechnungen generieren. Die Nachteile:

• Fehleranfällig: Du musst alle Daten manuell eingeben
• Keine automatische Referenz: Du musst die 27-stellige QR-Referenz selbst berechnen (inkl. Prüfziffer)
• Keine Buchhaltung: Rechnungen werden nicht automatisch verbucht
• Keine Adressvalidierung: Das Template prüft nicht, ob die strukturierte Adresse korrekt ist
• Aufwändig bei vielen Rechnungen: Jede Rechnung einzeln erstellen und formatieren

Fazit: Für 1–2 Rechnungen im Jahr funktionieren Vorlagen. Für regelmässige Rechnungsstellung ist eine spezialisierte Software deutlich effizienter und sicherer.

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Häufige Fragen

Ist die QR-Rechnung Pflicht in der Schweiz?

Ja. Seit dem 30. September 2022 sind QR-Rechnungen der einzige Standard. Die alten Einzahlungsscheine (rot und orange) wurden komplett abgeschafft. Du kannst Rechnungen natürlich auch ohne Zahlteil versenden – dann muss dein Kunde die Zahlung aber manuell im E-Banking erfassen.

Kann ich eine QR-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja. Kostenlose Online-Generatoren wie qr-rechnung.net erlauben die Erstellung ohne Anmeldung. Für regelmässige Rechnungen empfiehlt sich aber eine Buchhaltungssoftware, die den Prozess automatisiert.

Brauche ich eine QR-IBAN?

Nur, wenn du eine QR-Referenz (27-stellige Referenznummer) verwenden willst. Das ist für Unternehmen empfohlen, weil du damit Zahlungseingänge automatisch zuordnen kannst. Ohne Referenz genügt eine normale IBAN.

Wo bekomme ich meine QR-IBAN?

Bei deiner Bank – kostenlos. Die QR-IBAN ist an dasselbe Konto geknüpft wie deine normale IBAN. Frage im E-Banking oder bei deinem Kundenberater danach.

Was kostet es, QR-Rechnungen zu erstellen?

Das kommt auf das Tool an. Kostenlose Generatoren kosten nichts, bieten aber keine Buchhaltungsanbindung. Buchhaltungssoftware wie Pfeffersack gibt es ab CHF 5/Monat mit QR-Rechnungen, Buchhaltung und Zeiterfassung inklusive.

Kann ich QR-Rechnungen mit TWINT bezahlen?

Nicht direkt. TWINT und QR-Rechnungen nutzen unterschiedliche QR-Code-Standards. Eine QR-Rechnung wird über das E-Banking oder am Postschalter bezahlt. Einige Banken integrieren aber die QR-Rechnung in ihre Mobile-Banking-App, wo auch TWINT verfügbar ist.

Was passiert, wenn mein QR-Code fehlerhaft ist?

Die Zahlung kann nicht verarbeitet werden. Dein Kunde sieht eine Fehlermeldung beim Scannen oder die Bank lehnt die Zahlung ab. Das führt zu Verzögerungen und Mehraufwand – für dich und deinen Kunden. Deshalb: Immer vorher testen.

Kann ich QR-Rechnungen in Euro erstellen?

Ja. QR-Rechnungen unterstützen CHF und EUR. Die Währung wird im QR-Code angegeben. Beachte aber, dass für EUR-Zahlungen in der Schweiz eine Schweizer oder Liechtenstein IBAN erforderlich ist.

Was ändert sich 2026 bei QR-Rechnungen?

Die wichtigste Änderung: Ab 30. September 2026 dürfen Banken QR-Rechnungen mit kombinierten Adressen (Typ K) ablehnen. Nur noch strukturierte Adressen (Typ S) sind erlaubt. Prüfe, ob deine Software das bereits unterstützt. Mehr Details findest du im Abschnitt zu den Neuerungen.

Wie teste ich, ob mein QR-Code korrekt ist?

Scanne den QR-Code mit deiner Banking-App (z.B. PostFinance, UBS, ZKB). Überprüfe, ob alle Daten korrekt übertragen werden: IBAN, Betrag, Referenz, Adressen. Du kannst auch den QR-Rechnung Validator nutzen.

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Fazit: QR-Rechnungen richtig erstellen – ohne Stress

Die QR-Rechnung ist einfacher als ihr Ruf. Wenn du die Grundregeln kennst und das richtige Tool nutzt, erstellst du professionelle Rechnungen in Minuten statt Stunden.

Die 5 wichtigsten Punkte:

1. QR-IBAN besorgen, wenn du Referenznummern nutzen willst
2. Strukturierte Adressen verwenden – seit November 2025 Pflicht
3. Gestaltungsregeln einhalten – 46 × 46 mm QR-Code, weisser Hintergrund, kein Logo
4. Immer testen vor dem ersten Versand
5. Software nutzen, die alles automatisch macht – für CHF 5/Monat statt Stunden manueller Arbeit

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Mit Pfeffersack erstellst du QR-Rechnungen automatisch – korrekt, professionell und schnell. Inklusive Buchhaltung, Zeiterfassung und Offerten.

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