Du hast Geld vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto überwiesen. Oder du hast privat eine Rechnung bezahlt, die eigentlich ins Geschäft gehört. Jetzt sitzt du vor der Buchhaltung und fragst dich: Wie buche ich das?
Privatentnahmen und Privateinlagen gehören zum Alltag jeder Einzelfirma. Trotzdem sorgen sie regelmässig für Verwirrung — weil sie eben kein Aufwand und kein Ertrag sind, sondern direkt ins Eigenkapital gehen. In diesem Artikel erkläre ich dir, wie du beides korrekt verbuchst, welche Konten du brauchst und wo die Stolperfallen liegen.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind Privatentnahmen und Privateinlagen?
- Das Privatkonto im Kontenrahmen KMU
- Buchungsbeispiele Schritt für Schritt
- Privatanteile korrekt berechnen
- Einzelfirma vs. GmbH — der entscheidende Unterschied
- Steuerliche Auswirkungen
- Häufige Fehler vermeiden
- Häufige Fragen (FAQ)
Was sind Privatentnahmen und Privateinlagen?
Privatentnahme
Eine Privatentnahme liegt vor, wenn du Geld oder Werte aus dem Geschäftsvermögen für private Zwecke verwendest. Das kann sein:
- Geld: Überweisung vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto
- Waren: Du nimmst Produkte aus dem Geschäft für den Eigengebrauch mit
- Nutzung: Du fährst das Geschäftsauto privat oder nutzt das Geschäftshandy für Privates
Privateinlage
Bei einer Privateinlage ist es umgekehrt: Du bringst privates Geld oder Vermögenswerte ins Geschäft ein. Typische Beispiele:
- Du überweist privates Geld auf das Geschäftskonto
- Du bezahlst eine Geschäftsrechnung von deinem Privatkonto
- Du bringst einen privaten Laptop ins Geschäft ein
Der entscheidende Punkt
Privatentnahmen und Privateinlagen sind weder Aufwand noch Ertrag. Sie verändern dein Eigenkapital — nicht deinen Gewinn. Das heisst:
- Privatentnahme → Eigenkapital sinkt
- Privateinlage → Eigenkapital steigt
Das ist der häufigste Denkfehler: Viele buchen den monatlichen Privatbezug als Lohnaufwand. Bei einer Einzelfirma gibt es aber keinen Lohn für den Inhaber. Mehr dazu im Abschnitt häufige Fehler.
Das Privatkonto im Kontenrahmen KMU
Im Schweizer Kontenrahmen KMU gibt es ein eigenes Konto für Privatentnahmen und -einlagen:
Konto 2850 — Privat (Inhaber)
Dieses Konto gehört zur Klasse 2 (Passiven) und ist Teil des Eigenkapitals. Es funktioniert so:
| Vorgang | Buchungsseite | Wirkung auf Eigenkapital |
|---|---|---|
| Privatentnahme | Soll (Konto 2850) | Eigenkapital sinkt |
| Privateinlage | Haben (Konto 2850) | Eigenkapital steigt |
Jahresabschluss
Am Jahresende wird das Privatkonto über das Eigenkapitalkonto (2800) abgeschlossen. Der Saldo von Konto 2850 wird auf Konto 2800 umgebucht. So startest du das neue Geschäftsjahr mit einem Privatkonto-Saldo von null. Zum Thema Jahresabschluss haben wir eine ausführliche Anleitung.
Wichtig: Konto 2850 ≠ Konto 2000
Ein häufiges Missverständnis: Konto 2000 ist das Kreditorenkonto (Lieferantenverbindlichkeiten), nicht das Privatkonto. Achte darauf, dass du Privatentnahmen immer auf 2850 buchst.
Hinweis: In einigen Kontenrahmen-Versionen heisst das Privatkonto 2900 statt 2850. Die Funktion ist identisch — prüfe deinen Kontenrahmen, welches Konto bei dir hinterlegt ist.
Buchungsbeispiele Schritt für Schritt
Hier die wichtigsten Buchungsbeispiele. Alle verwenden den Kontenrahmen KMU. Falls du mit Buchungssätzen noch nicht vertraut bist: Soll = links, Haben = rechts, die Summe ist immer gleich.
1. Geld vom Geschäftskonto privat abheben
Du überweist dir CHF 4'000 vom Geschäftskonto auf dein privates Bankkonto.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Eigenkapital sinkt | 2850 Privat | CHF 4'000.00 | |
| Bankkonto sinkt | 1020 Bank | CHF 4'000.00 |
Das Geld wechselt von der geschäftlichen in die private Sphäre. Dein Eigenkapital reduziert sich um CHF 4'000.
2. Bargeld aus der Kasse entnehmen
Du nimmst CHF 200 aus der Geschäftskasse für einen privaten Einkauf.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Eigenkapital sinkt | 2850 Privat | CHF 200.00 | |
| Kasse sinkt | 1000 Kasse | CHF 200.00 |
3. Privateinlage: Geld ins Geschäft einschiessen
Du überweist CHF 5'000 von deinem privaten Konto auf das Geschäftskonto, weil du eine grössere Anschaffung vorfinanzieren willst.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Bankkonto steigt | 1020 Bank | CHF 5'000.00 | |
| Eigenkapital steigt | 2850 Privat | CHF 5'000.00 |
4. Geschäftsrechnung privat bezahlt
Du bezahlst die Druckerpatronen für das Büro (CHF 85) versehentlich mit der privaten Karte.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand entsteht | 6500 Büromaterial | CHF 85.00 | |
| Privateinlage | 2850 Privat | CHF 85.00 |
Die Rechnung ist ein Geschäftsaufwand — die Zahlung kam aber aus dem Privatvermögen. Also: Aufwand buchen, Gegenposition auf Privat.
5. Privatanteil Geschäftsfahrzeug (jährlich)
Dein Geschäftsauto kostet CHF 40'000 (exkl. MWST). Die ESTV-Pauschale beträgt 0,9% pro Monat = 10,8% pro Jahr.
Privatanteil: CHF 40'000 × 10,8% = CHF 4'320 pro Jahr
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Privatanteil | 2850 Privat | CHF 4'320.00 | |
| Aufwandminderung | 6200 Fahrzeugaufwand | CHF 4'320.00 |
Der Privatanteil reduziert den geschäftlichen Fahrzeugaufwand — denn dieser Anteil war ja privat. Einen ausführlichen Artikel dazu findest du unter Privatanteil Geschäftsfahrzeug.
6. Privatanteil Telefon und Internet
Deine monatliche Telefonrechnung beträgt CHF 120. Du schätzt den Privatanteil auf 25% = CHF 30.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Geschäftlicher Anteil | 6510 Telefonaufwand | CHF 90.00 | |
| Privatanteil | 2850 Privat | CHF 30.00 | |
| Zahlung | 1020 Bank | CHF 120.00 |
Hier buchst du den Privatanteil gleich bei der Erfassung der Rechnung — statt nachträglich zu korrigieren.
7. Sachentnahme: Ware privat verwenden
Du bist Bäcker und nimmst Brot und Gipfeli im Wert von CHF 50 (Verkaufspreis) für den Sonntagsbrunch mit nach Hause.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Privatentnahme | 2850 Privat | CHF 50.00 | |
| Warenertrag | 3200 Warenertrag | CHF 50.00 |
Sachentnahmen werden zum Verkaufspreis (Marktwert) bewertet — nicht zum Einstandspreis. Das ist wichtig, weil die ESTV bei einer Kontrolle den Marktwert verlangt.
Privatanteile korrekt berechnen
Nicht jede Privatentnahme ist ein einfacher Geldtransfer. Bei gemischt genutzten Gütern musst du den Privatanteil berechnen.
Geschäftsfahrzeug
Die ESTV gibt klare Sätze vor (gültig seit 2022):
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Pauschale pro Monat | 0,9% des Kaufpreises (exkl. MWST) |
| Pauschale pro Jahr | 10,8% des Kaufpreises (exkl. MWST) |
| Mindestbetrag | CHF 150 pro Monat (CHF 1'800/Jahr) |
| Gilt für | Benzin, Diesel, Elektro, Hybrid |
Berechnungsbeispiel:
| Fahrzeug | Kaufpreis (exkl. MWST) | Privatanteil/Monat | Privatanteil/Jahr |
|---|---|---|---|
| Occasion CHF 15'000 | CHF 15'000 | CHF 150 (Minimum) | CHF 1'800 |
| Mittelklasse CHF 35'000 | CHF 35'000 | CHF 315 | CHF 3'780 |
| Oberklasse CHF 60'000 | CHF 60'000 | CHF 540 | CHF 6'480 |
Alternative: Wer ein Fahrtenbuch führt, kann den tatsächlichen Privatanteil abrechnen — zu CHF 0.70 pro Kilometer. Das lohnt sich, wenn du das Auto nur selten privat nutzt. Details dazu im Artikel zum Privatanteil Geschäftsfahrzeug.
Telefon und Internet
Hier gibt es keine gesetzliche Pauschale. In der Praxis werden folgende Werte akzeptiert:
| Nutzung | Privatanteil |
|---|---|
| Vor allem geschäftlich, selten privat | 10–20% |
| Gemischt (Normalfall) | 20–30% |
| Vor allem privat, teilweise geschäftlich | 40–50% |
Tipp: Dokumentiere deine Schätzung und halte sie jedes Jahr gleich. Solange der Privatanteil plausibel ist, wird er in der Regel nicht beanstandet. Ein Bundesgerichtsentscheid (2C_658/2007) hat 40% Privatanteil für Telefon und Internet als zulässig bestätigt.
Weitere Privatanteile
Auch bei diesen Ausgaben kann ein Privatanteil anfallen:
- Büroräume im Wohnhaus: Anteil der privaten Nutzfläche
- Computer/Laptop: Geschätzt nach Nutzung (z.B. 20% privat)
- Versicherungen: Wenn die Police gemischt ist (geschäftlich + privat)
- Bewirtung: Geschäftsessen vs. privates Essen
Einzelfirma vs. GmbH — der entscheidende Unterschied
Dieser Abschnitt ist wichtig, denn die Regeln unterscheiden sich grundlegend je nach Rechtsform.
Einzelfirma: Volle Freiheit
Als Inhaber einer Einzelfirma gehört dir das Geschäftsvermögen. Du und deine Firma seid juristisch dieselbe Person. Deshalb:
- ✅ Du kannst jederzeit Geld entnehmen oder einschiessen
- ✅ Kein Darlehensvertrag nötig
- ✅ Keine Verzinsung nötig
- ✅ Keine Rückzahlungspflicht
- ⚠️ Privatentnahmen reduzieren dein Eigenkapital
Die einzige Pflicht: Du musst die Entnahmen und Einlagen aufzeichnen (Art. 125 Abs. 2 DBG). Das geschieht automatisch über das Konto 2850.
GmbH und AG: Vorsicht geboten
Bei einer GmbH oder AG bist du nicht identisch mit der Gesellschaft. Die Firma ist eine eigene juristische Person. Wenn du als Gesellschafter Geld entnimmst, passiert Folgendes:
| Was du machst | Was es rechtlich ist | Steuerliche Folge |
|---|---|---|
| Lohn auszahlen | Lohn (Personalaufwand) | AHV-pflichtig, Quellensteuer |
| Dividende ausschütten | Gewinnausschüttung | 35% Verrechnungssteuer |
| Geld entnehmen ohne Titel | Aktionärsdarlehen | Muss verzinst werden |
| Geld entnehmen ohne Vertrag | Verdeckte Gewinnausschüttung | 35% Verrechnungssteuer + Busse |
Verdeckte Gewinnausschüttung — das teuerste Risiko
Wenn ein GmbH-Gesellschafter einfach Geld auf sein Privatkonto überweist, ohne dass ein Lohn, eine Dividende oder ein Darlehensvertrag dahintersteht, wertet die Steuerbehörde das als verdeckte Gewinnausschüttung. Die Folgen:
- Gewinnkorrektur bei der GmbH (Gewinn wird aufgerechnet)
- 35% Verrechnungssteuer auf den Betrag
- Einkommenssteuer beim Gesellschafter
- Mögliche Nachsteuern und Bussen
Gesellschafterdarlehen: Die richtige Alternative
Wenn du als GmbH-Gesellschafter vorübergehend Geld brauchst, kannst du ein Darlehen von der Gesellschaft beziehen. Aber nur unter diesen Bedingungen:
- Schriftlicher Darlehensvertrag (Fremdvergleich)
- Marktübliche Verzinsung gemäss ESTV-Rundschreiben (2026: 1,75–3,5% je nach Höhe)
- Rückzahlung muss realistisch sein — sonst wird es als simuliertes Darlehen eingestuft
- Verhältnis zum Lohn beachten — ein Darlehen von CHF 200'000 bei einem Lohn von CHF 5'000/Monat ist nicht plausibel
Faustregel: In der Einzelfirma überweist du dir Geld = Privatbezug. In der GmbH zahlst du dir Lohn oder eine Dividende aus. Alles andere birgt steuerliche Risiken.
Steuerliche Auswirkungen
Einzelfirma: Privatentnahme ist steuerneutral
Wenn du Geld vom Geschäfts- auf das Privatkonto überweist, hat das keine direkte Steuerfolge. Es ist lediglich eine Vermögensumlagerung innerhalb derselben Person. Besteuert wird der Gewinn deiner Einzelfirma — unabhängig davon, wie viel du davon entnimmst.
Ausnahme: Sachentnahmen mit stillen Reserven
Wenn du einen Vermögenswert (z.B. ein Geschäftsfahrzeug) ins Privatvermögen überführst, gilt der Marktwert im Zeitpunkt der Überführung als Veräusserungspreis (Art. 18 Abs. 2 DBG). Die Differenz zum Buchwert ist steuer- und AHV-pflichtiges Einkommen.
Beispiel: Dein Lieferwagen hat einen Buchwert von CHF 8'000. Der Marktwert beträgt CHF 15'000. Wenn du ihn privat übernimmst, musst du CHF 7'000 als Einkommen versteuern.
AHV-Beiträge für Selbständige
Die AHV-Beiträge berechnen sich aus dem Gewinn der Einzelfirma (nicht aus den Privatentnahmen). Aber: Wenn du Sachentnahmen zu versteuern hast, erhöht sich dein massgebliches Einkommen — und damit auch die AHV-Beiträge.
Die AHV-Beitragssätze für Selbständige betragen 5,371% bis 10% des jährlichen Erwerbseinkommens (mindestens CHF 530 pro Jahr).
Privateinlagen und Steuern
Privateinlagen haben keine Steuerfolge. Du erhöhst damit lediglich dein geschäftliches Eigenkapital. Die Einlage ist kein Ertrag und wird nicht besteuert.
Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehler 1: Privatbezug als Lohn buchen
Das Problem: Du buchst deine monatliche Überweisung als Personalaufwand (5000 Lohnaufwand).
Warum falsch: In der Einzelfirma zahlst du dir keinen Lohn. Der Privatbezug reduziert das Eigenkapital, nicht den Gewinn. Wenn du ihn als Aufwand buchst, ist dein Gewinn zu tief — und du zahlst zu wenig Steuern.
Die Lösung: Buche auf 2850 Privat / 1020 Bank.
❌ Fehler 2: Privatausgaben als Geschäftsaufwand buchen
Das Problem: Die Migros-Rechnung für den privaten Wocheneinkauf läuft über das Geschäftskonto und wird als Aufwand gebucht.
Warum falsch: Private Ausgaben sind kein geschäftlich begründeter Aufwand. Bei einer Steuerprüfung werden sie aufgerechnet — mit Nachsteuern und Verzugszins.
Die Lösung: Private Ausgaben vom Geschäftskonto immer über 2850 Privat buchen, nicht über ein Aufwandkonto. Noch besser: Ein separates Geschäftskonto verwenden und private Ausgaben nur vom Privatkonto bezahlen.
❌ Fehler 3: Privatanteile vergessen
Das Problem: Du nutzt das Geschäftsauto auch am Wochenende, aber in der Buchhaltung taucht kein Privatanteil auf.
Warum falsch: Die Steuerbehörde kennt die ESTV-Pauschalen und prüft, ob ein Privatanteil verbucht ist. Fehlt er, wird er aufgerechnet.
Die Lösung: Privatanteile für Fahrzeug, Telefon und andere gemischt genutzte Güter mindestens einmal jährlich (besser quartalsweise) buchen. Details zur Berechnung findest du oben und im Artikel zum Privatanteil Geschäftsfahrzeug.
❌ Fehler 4: Keine Trennung von Privat- und Geschäftskonten
Das Problem: Alles läuft über ein einziges Bankkonto — private Einkäufe, Kundenrechnungen, Miete, Ferien.
Warum falsch: Du verlierst den Überblick, welche Zahlungen geschäftlich und welche privat sind. Jede Transaktion muss manuell zugeordnet werden, und bei einer Kontrolle fehlen klare Nachweise.
Die Lösung: Ein separates Geschäftskonto einrichten. Private Überweisungen gehen nur über 2850 Privat.
❌ Fehler 5: Sachentnahmen zum Einstandspreis bewerten
Das Problem: Du entnimmst Ware aus dem Geschäft und buchst sie zum Einkaufspreis.
Warum falsch: Sachentnahmen müssen zum Marktwert (Verkaufspreis) bewertet werden. Die Differenz zum Einstandspreis ist ein Ertrag.
Die Lösung: Buche 2850 Privat / 3200 Warenertrag zum Verkaufspreis. So wird der Ertrag korrekt erfasst.
Häufige Fragen (FAQ)
Ist eine Privatentnahme ein Aufwand?
Nein. Privatentnahmen sind kein Aufwand und haben keinen Einfluss auf den Gewinn. Sie reduzieren das Eigenkapital. Die Buchung geht auf das Konto 2850 Privat, nicht auf ein Aufwandkonto (Klasse 4-6).
Wie oft sollte ich Privatbezüge buchen?
Am besten monatlich, also so, wie du dir Geld überweist. Viele Einzelunternehmer überweisen sich monatlich einen festen Betrag als "Lohn" — in der Buchhaltung ist das eine Privatentnahme. Erfasse sie zeitnah, nicht erst am Jahresende.
Was ist der Unterschied zwischen Privatentnahme und Dividende?
Eine Privatentnahme gibt es nur in der Einzelfirma (und Personengesellschaft). Eine Dividende ist die Gewinnausschüttung einer Kapitalgesellschaft (GmbH, AG). Die Dividende unterliegt der Verrechnungssteuer von 35%, die Privatentnahme nicht.
Kann ich als Einzelfirma unbeschränkt Geld entnehmen?
Grundsätzlich ja — das Geld gehört dir. Aber bedenke: Jede Entnahme reduziert dein Eigenkapital. Wenn du mehr entnimmst als du verdienst, wird dein Eigenkapital negativ. Das kann bei Kreditanfragen oder gegenüber Lieferanten problematisch sein.
Muss ich Privatentnahmen in der Steuererklärung deklarieren?
Reine Geldentnahmen nicht separat — sie erscheinen automatisch in deiner Bilanz als reduziertes Eigenkapital. Sachentnahmen (z.B. Überführung eines Fahrzeugs) musst du aber als Einkommen deklarieren, weil sie stille Reserven auflösen.
Wie buche ich, wenn ich das Geschäftsauto verkaufe und privat nutze?
Das ist eine Überführung ins Privatvermögen, keine normale Privatentnahme. Buche den Verkehrswert als Erlös und den Buchwert als Abgang:
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Privatentnahme zum Marktwert | 2850 Privat | CHF 15'000.00 | |
| Buchwert ausbuchen | 1500 Fahrzeuge | CHF 8'000.00 | |
| Buchgewinn | 8510 Gewinne aus Anlagenabgang | CHF 7'000.00 |
Der Buchgewinn von CHF 7'000 ist steuer- und AHV-pflichtiges Einkommen.
Gilt die einfache Buchhaltung auch für Privatentnahmen?
Wenn du eine einfache Buchhaltung führst (Milchbüchlein), haben Privatentnahmen und -einlagen keinen Einfluss auf dein Ergebnis — weil du keine Bilanz führst. Trotzdem musst du sie gemäss Art. 125 Abs. 2 DBG aufzeichnen. Führe dazu eine separate Liste aller Privatentnahmen und -einlagen.
Zusammenfassung
| Regel | Details |
|---|---|
| Konto | 2850 Privat im Kontenrahmen KMU |
| Privatentnahme buchen | 2850 Privat (Soll) / 1020 Bank (Haben) |
| Privateinlage buchen | 1020 Bank (Soll) / 2850 Privat (Haben) |
| Privatanteile | Fahrzeug: 0,9%/Monat; Telefon: 20–30% pauschal |
| Einzelfirma | Jederzeit möglich, keine Steuerfolge bei Geld |
| GmbH | Nur als Lohn, Dividende oder Darlehen — sonst verdeckte Gewinnausschüttung |
| Sachentnahmen | Zum Marktwert bewerten, stille Reserven versteuern |
| Häufigster Fehler | Privatbezug als Lohnaufwand buchen |
Privatentnahmen mit Pfeffersack buchen
Mit Pfeffersack buchst du Privatentnahmen und -einlagen in wenigen Sekunden. Das Konto 2850 Privat ist im Kontenrahmen KMU voreingestellt. Wähle einfach das Gegenkonto (Bank, Kasse, Aufwand), gib den Betrag ein — fertig.
Jetzt kostenlos testen — keine Kreditkarte nötig.
CHF 5/Monat (Jahresabo) oder CHF 7/Monat (monatlich) nach der Testphase. Jederzeit kündbar.
Weiterführende Artikel:
- Buchungssätze Beispiele Schweiz: Die 30 wichtigsten für KMU
- Kontenrahmen KMU Schweiz erklärt
- Privatanteil Geschäftsfahrzeug Schweiz: Komplette Anleitung
- Doppelte Buchhaltung einfach erklärt
- Jahresabschluss Einzelfirma Schweiz: Komplette Anleitung
- Bilanz und Erfolgsrechnung: Was ist der Unterschied?
- Geschäftskonto Schweiz: Vergleich für Selbständige
