Du sitzt vor deinem Beleg und fragst dich: Welches Konto kommt ins Soll, welches ins Haben? Damit bist du nicht allein. Buchungssätze sind das Handwerk der doppelten Buchhaltung -- und mit den richtigen Beispielen wird es schnell zur Routine.
In diesem Artikel findest du die 30 wichtigsten Buchungssätze für Schweizer KMU und Selbständige, sauber nach dem Kontenrahmen KMU aufgebaut. Alle Beispiele mit Kontonummern und konkreten Beträgen.
Inhaltsverzeichnis
- Kurze Auffrischung: Wie funktioniert ein Buchungssatz?
- Tägliche Geschäftsvorfälle (Nr. 1-5)
- Einkauf und Aufwand (Nr. 6-10)
- Mehrwertsteuer (Nr. 11-13)
- Löhne und Personal (Nr. 14-15)
- Abschreibungen und Anlagen (Nr. 16-17)
- Geldverkehr (Nr. 18-20)
- Eigenkapital und Gründung (Nr. 21-23)
- Spezialfälle (Nr. 24-30)
- Tipps für Einsteiger
Kurze Auffrischung
Bevor wir in die 30 Beispiele eintauchen, hier die wichtigsten Grundregeln:
Jeder Buchungssatz hat mindestens zwei Zeilen
Bei jeder Buchung wird mindestens ein Konto im Soll und ein Konto im Haben angesprochen. Die Summe von Soll und Haben ist immer gleich. Man schreibt: Soll an Haben.
Wann kommt etwas ins Soll, wann ins Haben?
| Kontenart | Zunahme | Abnahme |
|---|---|---|
| Aktiven (Vermögen, Klasse 1) | Soll | Haben |
| Passiven (Schulden/Kapital, Klasse 2) | Haben | Soll |
| Aufwand (Klasse 4-6) | Soll | Haben |
| Ertrag (Klasse 3) | Haben | Soll |
Eselsbrücke: Aktiven und Aufwand verhalten sich gleich -- Zunahme im Soll. Passiven und Ertrag sind umgekehrt -- Zunahme im Haben.
Notation in den Beispielen
In allen folgenden Beispielen verwende ich diese Darstellung:
Soll: [Konto-Nr.] Kontoname CHF X'XXX.XX
Haben: [Konto-Nr.] Kontoname CHF X'XXX.XX
Die Kontonummern folgen dem Schweizer Kontenrahmen KMU (veb.ch Standard). Falls du unsicher bist, welche Konten es gibt, lies zuerst den Kontenrahmen-Leitfaden.
Tägliche Geschäftsvorfälle
Diese fünf Buchungssätze wirst du mit Abstand am häufigsten brauchen.
Nr. 1: Warenverkauf auf Rechnung (mit MWST)
Du stellst einem Kunden eine Rechnung über CHF 1'080.00 (inkl. 8.1% MWST).
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Forderung entsteht | 1100 Debitoren | CHF 1'080.00 | |
| Ertrag | 3200 Warenertrag | CHF 999.07 | |
| MWST-Schuld | 2200 Geschuldete MWST | CHF 80.93 |
Warum? Dein Vermögen (Debitoren) steigt, gleichzeitig entsteht Ertrag und eine MWST-Schuld gegenüber dem Bund.
Tipp: Netto = Brutto / 1.081. Also CHF 1'080.00 / 1.081 = CHF 999.07 netto, CHF 80.93 MWST.
Nr. 2: Barzahlung einer Lieferantenrechnung
Du bezahlst eine offene Rechnung von CHF 500.00 bar aus der Kasse.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Schuld wird kleiner | 2000 Kreditoren | CHF 500.00 | |
| Kasse wird kleiner | 1000 Kasse | CHF 500.00 |
Warum? Die Schuld (Passiven) nimmt ab, also Soll. Die Kasse (Aktiven) nimmt ab, also Haben.
Nr. 3: Banküberweisung an Lieferant
Du überweist CHF 3'200.00 an einen Lieferanten per E-Banking.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Schuld wird kleiner | 2000 Kreditoren | CHF 3'200.00 | |
| Bankkonto wird kleiner | 1020 Bank | CHF 3'200.00 |
Gleiche Logik wie Nr. 2, nur mit Bank statt Kasse.
Nr. 4: Kunde bezahlt deine Rechnung
Dein Kunde überweist die offenen CHF 1'080.00 auf dein Bankkonto.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Bank wird grösser | 1020 Bank | CHF 1'080.00 | |
| Forderung wird kleiner | 1100 Debitoren | CHF 1'080.00 |
Warum? Geld kommt auf die Bank (Aktiven nehmen zu = Soll), die Forderung wird aufgelöst (Aktiven nehmen ab = Haben).
Nr. 5: Bareinnahme (Verkauf am Tresen)
Barverkauf von Waren für CHF 50.00 (ohne MWST, da z.B. unter der MWST-Grenze).
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Kasse wird grösser | 1000 Kasse | CHF 50.00 | |
| Ertrag | 3200 Warenertrag | CHF 50.00 |
Einkauf und Aufwand
Jede Ausgabe, die du für dein Geschäft tätigst, wird als Aufwand verbucht.
Nr. 6: Wareneinkauf auf Rechnung
Du kaufst Waren für CHF 2'000.00 auf Rechnung (ohne MWST zur Vereinfachung).
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand entsteht | 4200 Handelswarenaufwand | CHF 2'000.00 | |
| Schuld entsteht | 2000 Kreditoren | CHF 2'000.00 |
Nr. 7: Büromaterial bar bezahlt
Du kaufst Büromaterial für CHF 85.00 bar.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand entsteht | 6500 Verwaltungsaufwand | CHF 85.00 | |
| Kasse wird kleiner | 1000 Kasse | CHF 85.00 |
Nr. 8: Miete per Banküberweisung
Deine Monatsmiete von CHF 2'500.00 wird abgebucht.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand entsteht | 6000 Raumaufwand | CHF 2'500.00 | |
| Bank wird kleiner | 1020 Bank | CHF 2'500.00 |
Nr. 9: Telefonrechnung erhalten
Die Swisscom-Rechnung über CHF 120.00 trifft ein (noch nicht bezahlt).
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand entsteht | 6510 Telefon und Internet | CHF 120.00 | |
| Schuld entsteht | 2000 Kreditoren | CHF 120.00 |
Beachte: Die Buchung erfolgt bei Rechnungseingang, nicht erst bei der Zahlung. Die Zahlung buchst du dann wie bei Nr. 3.
Nr. 10: Versicherungsprämie per Bank
Deine Betriebshaftpflicht von CHF 1'200.00 wird abgebucht.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand entsteht | 6300 Versicherungsaufwand | CHF 1'200.00 | |
| Bank wird kleiner | 1020 Bank | CHF 1'200.00 |
Mehrwertsteuer
Die MWST-Buchungen sind für viele der schwierigste Teil. Hier die drei wichtigsten Fälle.
Nr. 11: Wareneinkauf mit Vorsteuer
Du kaufst Waren für CHF 1'081.00 brutto (inkl. 8.1% MWST) auf Rechnung.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand (netto) | 4200 Handelswarenaufwand | CHF 1'000.00 | |
| Vorsteuer-Guthaben | 1170 Vorsteuer | CHF 81.00 | |
| Schuld entsteht | 2000 Kreditoren | CHF 1'081.00 |
Warum? Du buchst den Aufwand netto (ohne MWST). Die MWST, die du bezahlst, ist dein Vorsteuer-Guthaben -- das bekommst du vom Bund zurück.
Merke: Bruttobetrag = Netto + MWST. Bei 8.1% gilt: Netto = Brutto / 1.081.
Nr. 12: Verkauf mit MWST
Identisch mit Nr. 1, aber nochmals zur Verdeutlichung der MWST-Logik. Du verkaufst eine Dienstleistung für CHF 5'405.00 brutto (inkl. 8.1% MWST).
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Forderung entsteht | 1100 Debitoren | CHF 5'405.00 | |
| Ertrag (netto) | 3400 Dienstleistungserlös | CHF 5'000.00 | |
| MWST-Schuld | 2200 Geschuldete MWST | CHF 405.00 |
Warum? Du schuldest dem Bund die MWST auf deinen Verkäufen. Das Konto 2200 sammelt diese Schuld.
Nr. 13: MWST-Abrechnung und Zahlung
Am Quartalsende rechnest du ab: CHF 2'000.00 geschuldete MWST minus CHF 800.00 Vorsteuer = CHF 1'200.00 Zahllast.
Schritt 1 -- Verrechnung Vorsteuer:
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| MWST-Schuld sinkt | 2200 Geschuldete MWST | CHF 800.00 | |
| Vorsteuer aufgelöst | 1170 Vorsteuer | CHF 800.00 |
Schritt 2 -- Zahlung an Eidg. Steuerverwaltung:
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Rest-MWST-Schuld sinkt | 2200 Geschuldete MWST | CHF 1'200.00 | |
| Bank wird kleiner | 1020 Bank | CHF 1'200.00 |
Nach diesen beiden Buchungen sind die Konten 2200 und 1170 auf null -- bereit für das nächste Quartal.
Löhne und Personal
Die Lohnbuchhaltung ist etwas komplexer, weil verschiedene Abzüge anfallen.
Nr. 14: Lohnzahlung (vereinfacht)
Du zahlst einem Mitarbeiter CHF 6'000.00 brutto. Abzüge: AHV/IV/EO (5.3%) CHF 318.00, ALV (1.1%) CHF 66.00, NBU/KTG CHF 50.00.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Bruttolohn | 5000 Lohnaufwand | CHF 6'000.00 | |
| AHV-Abzug Arbeitnehmer | 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen | CHF 318.00 | |
| ALV-Abzug Arbeitnehmer | 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen | CHF 66.00 | |
| NBU/KTG-Abzug | 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen | CHF 50.00 | |
| Nettolohn ausbezahlt | 1020 Bank | CHF 5'566.00 |
Warum? Der volle Bruttolohn geht als Aufwand ins Soll. Die Abzüge landen auf einem Passivkonto (du schuldest sie den Sozialversicherungen), und der Nettolohn fliesst von der Bank.
Wichtig: Den Arbeitgeberbeitrag (nochmals ca. 5.3% AHV etc.) buchst du separat auf Konto 5700 Sozialleistungen.
Nr. 15: AHV-Abrechnung bezahlen
Du überweist die gesammelten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile) von CHF 1'500.00 an die Ausgleichskasse.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Schuld wird kleiner | 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen | CHF 1'500.00 | |
| Bank wird kleiner | 1020 Bank | CHF 1'500.00 |
Abschreibungen und Anlagen
Grössere Anschaffungen werden nicht sofort als Aufwand verbucht, sondern über mehrere Jahre abgeschrieben.
Nr. 16: Kauf einer Maschine
Du kaufst eine Maschine für CHF 25'000.00 per Bank.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Anlagevermögen steigt | 1500 Maschinen und Apparate | CHF 25'000.00 | |
| Bank wird kleiner | 1020 Bank | CHF 25'000.00 |
Warum? Die Maschine ist kein Aufwand, sondern ein Vermögenswert (Aktiven). Der Aufwand entsteht erst durch die jährliche Abschreibung.
Nr. 17: Jährliche Abschreibung
Du schreibst die Maschine um 20% ab: CHF 25'000.00 x 20% = CHF 5'000.00.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Abschreibungsaufwand | 6800 Abschreibungen | CHF 5'000.00 | |
| Wert der Maschine sinkt | 1500 Maschinen und Apparate | CHF 5'000.00 |
Nach dieser Buchung steht die Maschine noch mit CHF 20'000.00 in der Bilanz.
Geldverkehr
Buchungen zwischen deinen eigenen Konten -- kein Aufwand, kein Ertrag, reine Verschiebung.
Nr. 18: Barbezug von der Bank
Du hebst CHF 500.00 am Bancomat ab.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Kasse wird grösser | 1000 Kasse | CHF 500.00 | |
| Bank wird kleiner | 1020 Bank | CHF 500.00 |
Beachte: Dies ist ein reiner Aktivtausch -- die Bilanzsumme bleibt gleich.
Nr. 19: Bargeld auf die Bank einzahlen
Du bringst die Tageseinnahmen von CHF 1'200.00 auf die Bank.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Bank wird grösser | 1020 Bank | CHF 1'200.00 | |
| Kasse wird kleiner | 1000 Kasse | CHF 1'200.00 |
Genau umgekehrt wie Nr. 18.
Nr. 20: Bankgebühren
Die Bank belastet CHF 15.00 Kontoführungsgebühren.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand entsteht | 6900 Finanzaufwand | CHF 15.00 | |
| Bank wird kleiner | 1020 Bank | CHF 15.00 |
Eigenkapital und Gründung
Diese Buchungssätze brauchst du vor allem bei der Gründung einer GmbH und beim Jahresabschluss.
Nr. 21: Stammkapital-Einlage bei GmbH-Gründung
Die Gesellschafter zahlen das Stammkapital von CHF 20'000.00 ein.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Bank wird grösser | 1020 Bank | CHF 20'000.00 | |
| Eigenkapital entsteht | 2800 Stammkapital | CHF 20'000.00 |
Nr. 22: Gewinnvortrag nach Jahresabschluss
Der Jahresgewinn von CHF 35'000.00 wird vorgetragen.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Jahresergebnis auflösen | 2979 Jahresgewinn | CHF 35'000.00 | |
| Gewinnvortrag erhöhen | 2970 Gewinnvortrag | CHF 35'000.00 |
Nr. 23: Dividendenausschüttung (GmbH/AG)
Die GmbH schüttet CHF 10'000.00 Dividende aus. Davon gehen 35% Verrechnungssteuer ab.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Gewinnvortrag sinkt | 2970 Gewinnvortrag | CHF 10'000.00 | |
| Auszahlung (65%) | 1020 Bank | CHF 6'500.00 | |
| Verrechnungssteuer (35%) | 2206 Verrechnungssteuer | CHF 3'500.00 |
Warum? Die GmbH muss 35% Verrechnungssteuer an die ESTV abliefern. Der Empfänger erhält nur 65% und kann die VST in der Steuererklärung zurückfordern.
Spezialfälle
Diese Buchungssätze braucht man seltener, aber sie sind wichtig, wenn der Fall eintritt.
Nr. 24: Privatbezug (Einzelfirma)
Du überweist dir CHF 4'000.00 vom Geschäftskonto als "Lohn" (Einzelfirma hat keinen Lohn).
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Privatbezug | 2850 Privat | CHF 4'000.00 | |
| Bank wird kleiner | 1020 Bank | CHF 4'000.00 |
Wichtig: In der Einzelfirma zahlst du dir keinen Lohn. Der Privatbezug reduziert dein Eigenkapital und ist kein Aufwand.
Nr. 25: Privateinlage (Einzelfirma)
Du schiesst CHF 5'000.00 aus dem Privatvermögen ins Geschäft ein.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Bank wird grösser | 1020 Bank | CHF 5'000.00 | |
| Eigenkapital steigt | 2850 Privat | CHF 5'000.00 |
Genau umgekehrt wie Nr. 24 -- dein Eigenkapital wächst.
Nr. 26: Debitorenverlust (Kunde zahlt nicht)
Ein Kunde mit einer offenen Rechnung über CHF 1'500.00 ist definitiv zahlungsunfähig.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Verlust als Aufwand | 3800 Debitorenverluste | CHF 1'500.00 | |
| Forderung ausbuchen | 1100 Debitoren | CHF 1'500.00 |
Tipp: Bevor du einen Debitorenverlust buchst, solltest du den Kunden ordentlich gemahnt und das Betreibungsverfahren geprüft haben.
Nr. 27: Rückstellung bilden
Du rechnest mit einer Gerichtskosten-Zahlung von ca. CHF 10'000.00 im nächsten Jahr und bildest eine Rückstellung.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Aufwand vorwegnehmen | 6800 Ausserordentlicher Aufwand | CHF 10'000.00 | |
| Rückstellung bilden | 2330 Rückstellungen | CHF 10'000.00 |
Warum? Rückstellungen bilden einen zukünftigen, wahrscheinlichen Aufwand bereits heute ab. Das entspricht dem Vorsichtsprinzip in der Buchhaltung.
Nr. 28: Transitorische Abgrenzung aktiv (TA)
Du zahlst im Dezember die Versicherungsprämie für Januar bis März des Folgejahres: CHF 3'000.00. Davon gehören CHF 3'000.00 ins neue Jahr.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Abgrenzung | 1300 Transitorische Aktiven | CHF 3'000.00 | |
| Aufwand korrigieren | 6300 Versicherungsaufwand | CHF 3'000.00 |
Warum? Die Prämie wurde als Aufwand gebucht, gehört aber wirtschaftlich ins Folgejahr. Mit den TA verschiebst du den Aufwand ins richtige Jahr. Im neuen Jahr löst du die TA wieder auf (umgekehrte Buchung).
Nr. 29: Skonto gewährt
Ein Kunde bezahlt CHF 970.00 statt CHF 1'000.00, weil er 3% Skonto nutzt.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Geld kommt rein | 1020 Bank | CHF 970.00 | |
| Skontoabzug | 3900 Skonti | CHF 30.00 | |
| Forderung aufgelöst | 1100 Debitoren | CHF 1'000.00 |
Beachte: Der Skonto wird als Ertragsminderung auf Konto 3900 erfasst, nicht als Aufwand.
Nr. 30: Fremdwährungsverlust
Du hast ein EUR-Konto. Bei der Umrechnung entsteht ein Kursverlust von CHF 150.00.
| Buchung | Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| Kursverlust | 6960 Kursdifferenzen | CHF 150.00 | |
| EUR-Bankkonto korrigieren | 1021 Bank EUR | CHF 150.00 |
Warum? Der Wert deines EUR-Guthabens in CHF ist gesunken. Die Differenz ist ein Finanzaufwand.
Tipps für Einsteiger
Wenn du unsicher bist: Zeichne T-Konten
Nimm ein Blatt Papier und zeichne für jedes betroffene Konto ein T. Links ist Soll, rechts ist Haben. Trage den Betrag ein und prüfe: Macht die Zunahme oder Abnahme auf dieser Seite Sinn?
1020 Bank 6000 Raumaufwand
┌────────┬────────┐ ┌────────┬────────┐
│ Soll │ Haben │ │ Soll │ Haben │
│ │ 2'500 │ │ 2'500 │ │
└────────┴────────┘ └────────┴────────┘
Bank nimmt ab (Haben) Aufwand nimmt zu (Soll)
→ Miete wird bezahlt → Raumaufwand entsteht
Denke in zwei Fragen
Bei jedem Beleg stellst du dir zwei Fragen:
- Was passiert mit meinem Geld/Vermögen? (Welches Aktiv-Konto ist betroffen?)
- Warum passiert das? (Aufwand? Ertrag? Schuld?)
MWST: Immer den Bruttobetrag aufteilen
Wenn du MWST-pflichtig bist, buchst du nie den Bruttobetrag direkt auf ein Aufwand- oder Ertragskonto. Teile immer auf:
| Einkauf (Vorsteuer) | Verkauf (MWST) | |
|---|---|---|
| Brutto | Geht auf Kreditoren/Bank | Kommt von Debitoren/Kasse |
| Netto | Geht auf Aufwandkonto | Geht auf Ertragskonto |
| MWST | Geht auf 1170 Vorsteuer | Geht auf 2200 Geschuldete MWST |
Die häufigsten Fehler
- Soll und Haben verwechselt: Prüfe immer, ob das Konto zunimmt oder abnimmt
- Brutto statt netto gebucht: Bei MWST-pflichtigen Geschäften immer aufteilen
- Privatbezug als Lohn gebucht: In der Einzelfirma gehört der Privatbezug auf Konto 2850, nicht auf 5000
- Abschreibung vergessen: Grössere Anschaffungen (ab ca. CHF 1'000) gehören ins Anlagevermögen, nicht direkt in den Aufwand
Zusammenfassung
Die 30 Buchungssätze in diesem Artikel decken über 90% aller Geschäftsvorfälle ab, die dir als KMU oder Selbständige in der Schweiz begegnen. Wenn du diese beherrschst, bist du für den Alltag bestens gerüstet.
Die wichtigsten Punkte nochmals:
- Jeder Buchungssatz hat mindestens zwei Zeilen: Soll und Haben sind immer gleich
- Aktiven und Aufwand nehmen im Soll zu
- Passiven und Ertrag nehmen im Haben zu
- Bei MWST immer Brutto in Netto und Steuer aufteilen
- Privatbezüge (Einzelfirma) sind kein Aufwand, sondern Eigenkapital-Reduktion
- Grössere Anschaffungen werden aktiviert und über Jahre abgeschrieben
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