Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 der einzige Zahlungsstandard für papierbasierte Überweisungen in der Schweiz. Sie hat die alten roten und orangen Einzahlungsscheine (ESR) vollständig abgelöst. Ob du Freelancer, Einzelunternehmer oder GmbH-Inhaber bist: Wenn du Rechnungen stellst, musst du wissen, wie eine QR-Rechnung aufgebaut ist und korrekt erstellt wird. In diesem Guide erfährst du alles -- vom Aufbau über die verschiedenen Typen bis zur Erstellung in fünf einfachen Schritten.
Hintergrund: Warum die QR-Rechnung?
Die Schweizer Finanzindustrie hat im Rahmen der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs (ISO 20022) die QR-Rechnung als neuen Standard eingeführt. Die Umstellung verlief in zwei Phasen:
- 30. Juni 2020: Einführung der QR-Rechnung parallel zu den bestehenden Einzahlungsscheinen.
- 30. September 2022: Endgültige Ablösung. Seitdem werden keine roten oder orangen Einzahlungsscheine mehr akzeptiert.
Die Gründe für die Umstellung:
- Automatisierung: Der Swiss QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar.
- Fehlerreduktion: Keine manuelle Eingabe von IBAN, Betrag oder Referenznummer nötig.
- Internationaler Standard: ISO 20022 ist der weltweite Standard für Finanznachrichten.
- Effizienz: Schnellere Verarbeitung bei Banken und Unternehmen.
Rechtliche Anforderungen
Die QR-Rechnung unterliegt klaren technischen und gestalterischen Vorgaben, die von SIX (dem Betreiber der Schweizer Finanzmarktinfrastruktur) definiert werden. Die wichtigsten Anforderungen:
- Der Swiss QR-Code muss exakt 46 x 46 mm gross sein.
- In der Mitte des QR-Codes steht immer das Schweizer Kreuz (kein Logo, keine Grafik).
- Der Zahlteil (rechts) und der Empfangsschein (links) müssen durch eine Perforationslinie oder Schnittmarkierung getrennt sein.
- Alle Angaben müssen dem ISO 20022 Standard entsprechen.
- Die Schrift im Zahlteil muss mindestens 6pt (Empfangsschein) bzw. 8pt (Zahlteil) gross sein.
- Erlaubte Schriftarten: Liberation Sans, Arial, Frutiger oder Helvetica.
- Der QR-Code muss auf weissem Hintergrund gedruckt werden (kein Hintergrundbild).
Wichtig: Seit dem 30. November 2025 dürfen nur noch strukturierte Adressen (mit separaten Feldern für Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort) verwendet werden. Kombinierte Adressen (Freitext) sind nicht mehr zulässig. Stelle sicher, dass deine Software dies korrekt umsetzt.
Aufbau einer QR-Rechnung
Jede QR-Rechnung besteht aus drei Hauptelementen:
1. Swiss QR-Code
Der Swiss QR-Code ist das Herzstück der QR-Rechnung. Er enthält alle Zahlungsinformationen in maschinenlesbarer Form:
- IBAN oder QR-IBAN des Empfängers
- Name und Adresse des Empfängers
- Betrag und Währung (CHF oder EUR)
- Name und Adresse des Zahlungspflichtigen (optional)
- Referenznummer (je nach Typ)
- Zusätzliche Informationen (z.B. Rechnungsnummer)
Der Code wird mit der Banking-App oder einer Kamera-App gescannt. Die Zahlungsdaten werden automatisch ins E-Banking übernommen.
2. Zahlteil
Der Zahlteil befindet sich auf der rechten Seite und hat die Masse 148 x 105 mm. Er enthält:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Swiss QR-Code | 46 x 46 mm, mit Schweizer Kreuz |
| Betrag | In CHF oder EUR |
| Konto / Zahlbar an | IBAN + Name und Adresse des Empfängers |
| Referenz | QR-Referenz, Creditor Reference oder keine |
| Zusätzliche Informationen | Rechnungsnummer, Mitteilung |
| Zahlbar durch | Name und Adresse des Zahlenden (optional) |
3. Empfangsschein
Der Empfangsschein befindet sich auf der linken Seite und hat die Masse 62 x 105 mm. Er dient als Quittung bei Einzahlung am Postschalter und enthält dieselben Informationen wie der Zahlteil -- aber ohne QR-Code und in kleinerer Schrift.
Die 3 Typen von QR-Rechnungen
Es gibt drei verschiedene Typen von QR-Rechnungen, die sich in der Art der Referenzierung unterscheiden:
Typ 1: QR-Rechnung mit QR-Referenz (QRR)
- Verwendet eine QR-IBAN (spezielle IBAN für den QR-Zahlungsverkehr)
- Enthält eine 26-stellige QR-Referenznummer + Prüfziffer (identisch mit der früheren ESR-Referenz)
- Ermöglicht die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen
- Empfohlen für die meisten Unternehmen
Die QR-Referenz erlaubt es dir, eingehende Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zuzuordnen. Das spart enorm viel Zeit beim Debitorenmanagement.
Typ 2: QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR)
- Verwendet eine normale IBAN (keine QR-IBAN nötig)
- Enthält eine Creditor Reference nach ISO 11649 (beginnt mit "RF")
- Internationaler Standard, kompatibel mit SEPA
- Geeignet für Unternehmen mit internationalem Zahlungsverkehr
Typ 3: QR-Rechnung ohne Referenz
- Verwendet eine normale IBAN
- Keine Referenznummer -- nur ein Freitext-Mitteilungsfeld
- Keine automatische Zuordnung möglich
- Geeignet für Privatpersonen oder einfache Zahlungen (z.B. Spenden)
Welchen Typ brauchst du?
| Typ | Referenz | IBAN-Typ | Automatische Zuordnung | Empfohlen für |
|---|---|---|---|---|
| QRR | QR-Referenz | QR-IBAN | Ja | Unternehmen in CH |
| SCOR | Creditor Reference | Normale IBAN | Ja | Internationale Firmen |
| Ohne | Keine | Normale IBAN | Nein | Privatpersonen, Vereine |
Tipp: Für die meisten Schweizer Unternehmen ist Typ 1 (QRR) die beste Wahl. Die QR-Referenz ermöglicht die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen, was dir beim Mahnwesen und der Buchhaltung viel Zeit spart. Deine Bank stellt dir eine QR-IBAN kostenlos zur Verfügung.
QR-Rechnung erstellen mit Pfeffersack: 5 Schritte
Mit Pfeffersack erstellst du eine korrekte QR-Rechnung in wenigen Minuten. So gehst du vor:
Schritt 1: Bankverbindung hinterlegen
Gehe in die Einstellungen und trage deine QR-IBAN ein. Du findest deine QR-IBAN in deinem E-Banking oder bei deiner Bank. Sie beginnt (wie die normale IBAN) mit "CH", unterscheidet sich aber in den nachfolgenden Ziffern. Pfeffersack prüft automatisch, ob die IBAN gültig ist.
Schritt 2: Kundendaten erfassen
Lege deinen Kunden an oder wähle einen bestehenden Kunden aus. Stelle sicher, dass die Adresse vollständig und korrekt ist -- mit separater Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort (strukturierte Adresse). Das ist seit November 2025 Pflicht.
Schritt 3: Rechnung erstellen
Erstelle eine neue Rechnung, füge die Positionen hinzu (Beschreibung, Menge, Preis, MWST-Satz) und prüfe den Gesamtbetrag. Pfeffersack berechnet die MWST automatisch und zeigt dir eine Vorschau.
Schritt 4: QR-Rechnung generieren
Klicke auf "Rechnung erstellen" -- Pfeffersack generiert automatisch den Swiss QR-Code mit allen korrekten Angaben: QR-IBAN, QR-Referenznummer, Betrag, Empfänger- und Zahlungspflichtigen-Adresse. Der Zahlteil und der Empfangsschein werden gemäss den SIX-Vorgaben formatiert.
Schritt 5: Versenden
Versende die Rechnung als PDF per E-Mail oder drucke sie aus und verschicke sie per Post. Bei der gedruckten Version achte darauf, dass der QR-Code scharf und auf weissem Papier gedruckt ist (kein Recycling-Papier mit Flecken).
Das war's! Pfeffersack kümmert sich um die korrekte Formatierung, die Referenznummer-Generierung und die Einhaltung aller technischen Vorgaben. Du musst dich um keinen technischen Detail kümmern.
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler sehen wir immer wieder bei QR-Rechnungen -- und so vermeidest du sie:
1. Falsche oder fehlende QR-IBAN
Viele verwechseln die normale IBAN mit der QR-IBAN. Wenn du eine QR-Referenz (QRR) verwenden willst, brauchst du zwingend eine QR-IBAN. Frag bei deiner Bank nach, falls du sie nicht findest.
2. Kombinierte statt strukturierte Adressen
Seit November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt. Das heisst: Strasse und Hausnummer in separaten Feldern, PLZ und Ort ebenfalls getrennt. "Musterstrasse 1, 8000 Zürich" in einem einzigen Feld ist nicht mehr gültig.
3. QR-Code zu klein oder schlecht gedruckt
Der QR-Code muss mindestens 46 x 46 mm gross sein und scharf gedruckt werden. Ein unscharfer oder zu kleiner Code kann nicht gescannt werden. Verwende beim Drucken mindestens 300 dpi.
4. Falscher Betrag im QR-Code
Wenn der auf der Rechnung ausgewiesene Betrag nicht mit dem Betrag im QR-Code übereinstimmt, führt das zu Verwirrung und Fehlzahlungen. Nutze eine Software, die den QR-Code automatisch aus den Rechnungsdaten generiert.
5. Fehlende Perforationslinie
Beim Druck muss der Zahlteil vom Rest der Rechnung und der Empfangsschein vom Zahlteil durch eine Perforations- oder Schnittlinie getrennt sein. Ohne diese Trennung kann die Rechnung am Postschalter nicht verarbeitet werden.
6. Logo im QR-Code
Im Swiss QR-Code darf nur das Schweizer Kreuz in der Mitte stehen -- kein Firmenlogo, kein anderes Symbol. Das ist ein häufiger Fehler bei selbst erstellten QR-Codes.
7. Falsche Währung
QR-Rechnungen unterstützen nur CHF und EUR. Andere Währungen sind nicht zulässig. Stelle sicher, dass die Währung im QR-Code mit der Währung auf der Rechnung übereinstimmt.
Häufige Fragen (FAQ)
1. Kann ich eine QR-Rechnung auch ohne Software erstellen?
Technisch ja -- es gibt kostenlose Online-Generatoren. Allerdings raten wir davon ab, weil diese Tools oft keine Referenznummern-Verwaltung bieten und die Einhaltung aller technischen Vorgaben nicht garantiert ist. Mit einer Buchhaltungssoftware wie Pfeffersack bist du auf der sicheren Seite.
2. Brauche ich eine QR-IBAN oder reicht meine normale IBAN?
Das hängt vom Typ ab. Für eine QR-Rechnung mit QR-Referenz (QRR) brauchst du eine QR-IBAN. Für die Typen SCOR und ohne Referenz reicht eine normale IBAN. Die QR-IBAN bekommst du kostenlos bei deiner Bank.
3. Kann ich QR-Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Ja, QR-Rechnungen können als PDF per E-Mail versendet werden. Der Empfänger scannt den QR-Code direkt vom Bildschirm mit seiner Banking-App. Es muss nicht ausgedruckt werden.
4. Was ist der Unterschied zwischen QR-Rechnung und eBill?
Die QR-Rechnung ist ein papierbasierter (oder PDF-basierter) Standard mit QR-Code. eBill ist ein vollständig digitaler Rechnungskanal, bei dem die Rechnung direkt ins E-Banking des Empfängers geliefert wird. Beide Standards können parallel genutzt werden. Für Kleinunternehmen ist die QR-Rechnung in der Regel ausreichend.
5. Muss ich als Kleinunternehmer QR-Rechnungen verwenden?
Wenn du Rechnungen stellst und möchtest, dass deine Kunden per Banküberweisung bezahlen, dann ja. Die QR-Rechnung ist seit September 2022 der einzige Standard für papierbasierte Zahlungen in der Schweiz. Ohne QR-Code können deine Kunden die Rechnung nicht wie gewohnt im E-Banking oder am Postschalter bezahlen.
Fazit
Die QR-Rechnung ist seit 2022 Pflicht und wird es auch bleiben. Als Schweizer Unternehmer kommst du nicht daran vorbei -- aber das muss kein Nachteil sein. Im Gegenteil: Korrekte QR-Rechnungen sorgen für schnellere Zahlungseingänge, weniger Fehler und professionelles Auftreten gegenüber deinen Kunden.
Mit Pfeffersack erstellst du QR-Rechnungen in wenigen Minuten -- rechtskonform, mit automatischer Referenznummer und in professionellem Design. Die Software kümmert sich um die technischen Details, damit du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst.
Jetzt 7 Tage kostenlos testen und deine erste QR-Rechnung in unter 5 Minuten erstellen.
Dieser Artikel wurde zuletzt am 19. Februar 2026 aktualisiert. Technische Spezifikationen basieren auf den Implementation Guidelines von SIX. Bei Unsicherheiten empfehlen wir die offizielle Dokumentation unter paymentstandards.ch.