Eine QR-Rechnung in der Schweiz erstellst du in vier Schritten: Du erfasst deine Empfänger-IBAN (oder QR-IBAN für automatische Zuordnung), die strukturierte Adresse von Rechnungssteller und Kunde, den Betrag in CHF oder EUR sowie eine Referenznummer. Eine konforme Rechnungssoftware wie Pfeffersack generiert daraus automatisch den 46 × 46 mm grossen Swiss-QR-Code, den Zahlteil (148 × 105 mm) und den Empfangsschein als druckfertiges PDF. Seit dem 30. September 2022 ist dieses Format der einzig zulässige Zahlteil in der Schweiz – orange und rote Einzahlungsscheine werden nicht mehr verarbeitet.
Was ist eine QR-Rechnung?
Eine QR-Rechnung ist die offizielle, ISO-20022-konforme Standard-Rechnung des Swiss Payment Standards, die seit 2020 schrittweise eingeführt und am 30. September 2022 alleiniger Zahlteil wurde. Sie kombiniert eine reguläre Rechnung mit einem Swiss-QR-Code, der alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar enthält:
- IBAN oder QR-IBAN des Empfängers
- Rechnungsbetrag und Währung (CHF oder EUR)
- Strukturierte Adresse von Rechnungssteller und Zahlungspflichtigem
- Referenznummer (QR-Referenz, Creditor Reference oder ohne Referenz)
- Zahlungszweck und zusätzliche Informationen
Der QR-Code ersetzt die früheren Einzahlungsscheine (BESR, ESR) und reduziert manuelle Tippfehler bei Überweisungen auf null.
QR-Rechnung: Welche Pflichtangaben sind 2026 zwingend?
Damit eine QR-Rechnung von Banken verarbeitet wird, müssen folgende Felder korrekt befüllt sein:
| Feld | Pflicht | Format | Hinweis |
|---|---|---|---|
| IBAN / QR-IBAN | Ja | CH/LI + 19 Stellen | QR-IBAN beginnt mit IID 30000–31999 |
| Empfänger-Adresse | Ja | Strukturiert (S-Typ) | Seit 21.11.2025 keine Freitext-Adressen mehr |
| Betrag | Optional | Max. 999'999'999.99 | Leer = Zahler trägt selbst ein |
| Währung | Ja | CHF oder EUR | Andere Währungen unzulässig |
| Zahler-Adresse | Optional | Strukturiert (S-Typ) | Empfohlen für saubere Buchhaltung |
| Referenz | Bedingt | QR-Ref / SCOR / NON | QR-Ref nur mit QR-IBAN |
| Zusätzliche Info | Optional | Max. 140 Zeichen | Z. B. Rechnungsnummer |
Wichtigste Änderung 2026: Seit dem 21. November 2025 lehnt das Schweizer Zahlungssystem Rechnungen mit kombinierten Freitext-Adressen ab. Pflicht sind separate Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land. Wenn deine Software diese Trennung noch nicht abbildet, riskierst du Rückweisungen. Details dazu im Beitrag QR-Rechnung 2026: strukturierte Adressen und was sich ändert.
Wie erstellst du eine QR-Rechnung Schritt für Schritt?
Der Workflow ist – unabhängig vom Tool – immer derselbe:
- Empfänger-IBAN bzw. QR-IBAN bei deiner Bank anfordern. QR-IBANs werden separat ausgegeben (Banking-Portal → "QR-IBAN bestellen").
- Kundendaten erfassen: Strukturierte Adresse mit Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land.
- Rechnung schreiben: Leistungspositionen, Mengen, Stückpreise, MWST-Satz. Pflichtangaben gemäss OR Art. 957 ff. beachten – ausführlich erklärt im Guide Rechnung schreiben Schweiz: Pflichtangaben.
- Referenz wählen: QR-Referenz (27-stellig, automatisch generiert) für automatische Zuordnung, SCOR (max. 25-stellig, international), oder keine Referenz für Kleinstbeträge.
- PDF generieren und versenden – per E-Mail oder Post.
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Wie unterscheiden sich QR-Referenz, SCOR und ohne Referenz?
Drei Referenz-Typen existieren – die Wahl entscheidet, ob du Zahlungseingänge automatisch zuordnen kannst:
| Typ | Referenz | IBAN-Typ | Automatische Zuordnung | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|
| QRR | QR-Referenz (27 Stellen, mod-10 Prüfziffer) | QR-IBAN | Ja, via camt.054 | Unternehmen mit Belegvolumen |
| SCOR | Creditor Reference (max. 25 Stellen, ISO 11649) | Normale IBAN | Ja, international SEPA-kompatibel | Firmen mit Auslandsbezug |
| NON | Keine Referenz, nur Freitext-Mitteilung | Normale IBAN | Nein, manuelle Zuordnung | Privatpersonen, Vereine, Einzelfälle |
Für die meisten Schweizer KMU ist QRR die beste Wahl – die QR-IBAN ist bei allen Schweizer Banken kostenlos und der automatische Zahlungsabgleich spart pro Monat mehrere Stunden Buchhaltungszeit.
QR-Rechnung manuell vs. mit Software: Was lohnt sich?
Wer eine QR-Rechnung erstellen möchte, hat grundsätzlich drei Wege. Die folgende Tabelle vergleicht den realistischen Aufwand und das Fehlerrisiko:
| Methode | Aufwand pro Rechnung | Fehlerrisiko | Konformität 2026 | Kosten |
|---|---|---|---|---|
| Word/Excel + QR-Generator | 15–25 Minuten | Hoch (Prüfziffer, Adressformat) | Häufig manuelle Nachpflege nötig | "Gratis", aber zeitintensiv |
| E-Banking-Generator der Bank | 8–12 Minuten | Mittel (kein Rechnungs-PDF) | Adresse muss manuell strukturiert werden | In Kontogebühren enthalten |
| Rechnungssoftware (z. B. Pfeffersack) | < 2 Minuten | Sehr gering (automatische Validierung) | Standardmässig konform inkl. S-Typ-Adressen | Ab CHF 5/Monat |
Eine spezialisierte Software validiert IBAN, Referenz-Prüfziffer und Adressformat automatisch und versendet die Rechnung samt PDF direkt aus dem System. Manuell erstellte QR-Rechnungen sind nach unserer Erfahrung in jeder zweiten Stichprobe formal fehlerhaft – meist wegen falsch berechneter Prüfziffer oder nicht-strukturierter Adresse.
Welche Fehler bei QR-Rechnungen sind besonders teuer?
Diese sechs Fehler sehen wir in der Praxis immer wieder – und so vermeidest du sie:
- Normale IBAN statt QR-IBAN verwendet: Die QR-Referenz funktioniert nur mit einer QR-IBAN (IID 30000–31999). Mit normaler IBAN ist die Zahlung gültig, wird aber nicht automatisch zugeordnet.
- Kombinierte statt strukturierte Adressen: Seit dem 21. November 2025 lehnt das System Freitext-Adressen ab. Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort gehören in separate Felder.
- QR-Code zu klein oder zu schlecht gedruckt: Der Swiss QR-Code muss exakt 46 × 46 mm gross sein und mit mindestens 300 dpi gedruckt werden – sonst kann er nicht gescannt werden.
- Logo im QR-Code: In der Mitte steht ausschliesslich das Schweizer Kreuz – kein Firmenlogo, keine Grafik. Selbst gebaute QR-Codes mit Logo werden vom Scanner abgewiesen.
- Falsche oder fehlende Währung: Nur CHF und EUR sind zulässig. USD, GBP oder andere Währungen werden vom Schweizer Zahlungssystem nicht verarbeitet.
- Betrag auf gedruckter Rechnung handschriftlich geändert: Sobald der QR-Code einen Betrag enthält, ist er fixiert. Korrekturen erfordern eine neue Rechnung – ansonsten weichen QR-Code und sichtbarer Betrag voneinander ab.
Welche Vorteile hat die QR-Rechnung gegenüber dem Einzahlungsschein?
Die Schweizerische Nationalbank dokumentiert in ihren Statistiken zum Zahlungsverkehr, dass sich die Anzahl bargeldloser Transaktionen über die letzten Jahre stark verändert hat – die QR-Rechnung gehört heute zum gelernten Standard.
Für dich als Rechnungssteller:
- Weniger Tippfehler beim Kunden: Alle Zahlungsdaten stecken im QR-Code – Kunden scannen statt abzutippen.
- Schnellere Zahlungseingänge: Eine Scan-und-bestätigen-Zahlung dauert im E-Banking unter 30 Sekunden.
- Automatische Verbuchung: Mit QR-IBAN + QR-Referenz lassen sich Zahlungseingänge per camt.054 oder camt.053 automatisch verbuchen.
- Internationaler ISO-Standard: Kompatibel mit dem europäischen Zahlungsverkehr (ISO 20022).
Für deine Kunden:
- Ein Scan genügt: QR-Code mit der Banking-App scannen – fertig.
- Keine IBAN-Tippfehler: Empfänger, Betrag und Referenz sind exakt übertragen.
- Bezahlung in unter einer Minute: Direkt aus der Mobile-Banking-App heraus.
QR-IBAN oder normale IBAN: Was brauchst du?
Eine normale IBAN (CH plus 19 Stellen, Institutsidentifikation < 30000 oder > 31999) reicht für QR-Rechnungen ohne Referenz oder mit SCOR-Referenz. Du bekommst Zahlungen wie gewohnt, musst sie aber im Buchhaltungstool manuell der offenen Rechnung zuordnen.
Eine QR-IBAN (CH plus 19 Stellen, Institutsidentifikation 30000–31999) erlaubt zusätzlich die Verwendung der QR-Referenz. Damit ordnet dein E-Banking jede Zahlung automatisch der korrekten offenen Rechnung zu – ein zentraler Effizienzgewinn, sobald du mehr als 5 Rechnungen pro Monat verbuchst. Die QR-IBAN bestellst du bei deiner Bank kostenlos im E-Banking-Portal.
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Pfeffersack: QR-Rechnungen erstellen leicht gemacht
Pfeffersack automatisiert den gesamten Workflow vom Kunden-Stammdatensatz bis zum versendeten PDF.
Wie funktioniert die QR-Rechnung in Pfeffersack?
- Kunde auswählen oder neu erfassen (strukturierte Adresse wird erzwungen – kein manueller Format-Check nötig).
- Artikel oder Dienstleistung eingeben inklusive MWST-Satz (0 % / 2.6 % / 3.8 % / 8.1 % – siehe MWST-Sätze 2026).
- Versenden – QR-Code, Referenznummer, Empfangsschein und PDF werden automatisch generiert.
Warum eine Schweizer Software für Schweizer Rechnungen?
- 100 % Swiss-QR-Standard: Validierung gegen das offizielle SIX-Schema vor jedem Export.
- Strukturierte Adressen (S-Typ) seit November 2025 als Default – ohne Migrationsaufwand für Bestandskunden.
- Mobile App: QR-Rechnungen unterwegs erstellen und versenden.
- Schweizer Server: Deine Daten bleiben in der Schweiz.
- Schweizer Support: Auf Deutsch, von Menschen, die das Schweizer Steuersystem kennen.
Tipps für QR-Rechnungen, die schneller bezahlt werden
1. Klare Rechnungsstruktur
- Aussagekräftige Rechnungsnummern (fortlaufend, lückenlos – siehe OR-Vorgaben)
- Eindeutige Leistungsbeschreibung mit Datum oder Periode
- Realistische, aber kurze Zahlungsfristen (10–14 Tage statt 30)
2. Rechtzeitiger Versand
Versende Rechnungen idealerweise innerhalb von 48 Stunden nach Leistungserbringung – je länger du wartest, desto weniger dringlich wirkt die Rechnung beim Kunden.
3. Effizientes Mahnwesen
Bleiben Zahlungen aus, hilft ein klar strukturiertes Mahnwesen. Eine Vorlage und den richtigen Ablauf findest du in der Mahnung schreiben: Vorlage und Anleitung.
4. Offerten vor der Rechnung
Aus einer professionellen Offerte wird mit einem Klick eine Rechnung – das spart Doppelerfassung. Wie du eine Offerte erstellen solltest, haben wir separat dokumentiert.
Für wen lohnt sich eine spezialisierte QR-Rechnungs-Software?
Selbständige und Freelancer: Eine Stunde Bürozeit ist je nach Branche CHF 80–150 wert. Wer manuell QR-Rechnungen baut, verliert pro Monat schnell mehrere Stunden – Software amortisiert sich bereits ab 3–4 Rechnungen pro Monat.
Kleine Unternehmen (KMU): Mit wachsendem Kundenstamm wird die automatische Verbuchung über QR-IBAN zur Pflicht. Manuelles Abgleichen von 50+ Zahlungseingängen pro Monat ist nicht skalierbar.
Dienstleister mit Stundenerfassung: Tools, die Zeit- und Spesenerfassung direkt in die Rechnung übernehmen, verhindern vergessene oder doppelt abgerechnete Posten.
Häufige Fragen zur QR-Rechnung
Sind QR-Rechnungen in der Schweiz Pflicht?
Ja. Seit dem 30. September 2022 sind QR-Rechnungen der einzige zulässige Zahlteil im Schweizer Zahlungsverkehr. Alte orange (ESR) und rote Einzahlungsscheine werden von Banken nicht mehr verarbeitet und vom System zurückgewiesen.
Was ist der Unterschied zwischen IBAN und QR-IBAN?
Die QR-IBAN ist eine spezielle IBAN-Variante mit einer Institutsidentifikation (IID) zwischen 30000 und 31999. Nur sie erlaubt die Verwendung einer 27-stelligen QR-Referenz, die für automatische Zahlungszuordnung im E-Banking nötig ist. Eine normale IBAN funktioniert für QR-Rechnungen mit SCOR-Referenz oder ohne Referenz.
Was ändert sich 2026 bei der QR-Rechnung?
Die wichtigste Änderung trat bereits am 21. November 2025 in Kraft: Adressen müssen strukturiert übermittelt werden (separate Felder für Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land). Kombinierte Freitext-Adressen werden vom Zahlungssystem abgelehnt. Wer noch alte Software einsetzt, muss spätestens jetzt umstellen.
Kann ich QR-Rechnungen für jeden Betrag verwenden?
Ja. QR-Rechnungen funktionieren von CHF 0.01 bis CHF 999'999'999.99. Du kannst den Betrag auch leer lassen – dann trägt der Kunde ihn selbst ein (z. B. bei Spenden- oder Pauschalrechnungen).
Was kostet eine QR-IBAN bei der Bank?
Die meisten Schweizer Banken (UBS, ZKB, Raiffeisen, PostFinance) stellen QR-IBANs kostenlos zur Verfügung. Du bestellst sie im E-Banking-Portal unter "Zahlungsverkehr" oder "QR-IBAN". Bei PostFinance findest du sie als "QR-IBAN" im Bereich Konto-Stammdaten.
Was ist der Unterschied zwischen QR-Rechnung und eBill?
Die QR-Rechnung ist ein papier- oder PDF-basierter Standard mit Swiss-QR-Code – der Empfänger scannt oder druckt und bezahlt. eBill dagegen liefert die Rechnung direkt ins E-Banking des Zahlers, der sie dort mit einem Klick freigibt. Beide Standards existieren parallel und schliessen sich nicht aus. Für Selbständige und kleine KMU ist die QR-Rechnung in der Regel der pragmatischere Einstieg; eBill lohnt sich, sobald ein hoher Anteil deiner Kunden im E-Banking arbeitet.
Was passiert, wenn der QR-Code beim Kunden nicht funktioniert?
Eine korrekt generierte QR-Rechnung (validiertes Format, Prüfziffer korrekt) wird von allen Schweizer Banking-Apps gelesen. Falls ein Kunde dennoch Probleme hat, kann er die Zahlung manuell auf Basis der lesbaren Felder im Zahlteil ausführen – alle Angaben (IBAN, Betrag, Referenz) sind dort zusätzlich im Klartext gedruckt.
Kann ich QR-Rechnungen auch in EUR ausstellen?
Ja, der Swiss-QR-Standard erlaubt CHF und EUR. Voraussetzung ist ein Konto, das die jeweilige Währung führt – bei EUR-Rechnungen also ein EUR-Konto bei einer Schweizer Bank. Andere Währungen (USD, GBP) sind nicht zulässig.
Fazit: QR-Rechnung erstellen ist 2026 keine Kür mehr
Die QR-Rechnung ist seit 2022 der einzige Zahlungsstandard in der Schweiz, und mit der Pflicht zu strukturierten Adressen seit November 2025 wurde der formale Anspruch nochmals erhöht. Wer noch manuell oder mit veralteten Vorlagen arbeitet, riskiert Rückweisungen und verliert Zeit, die sich besser in das eigene Business investieren lässt.
Das Wichtigste in Kürze:
- QR-Rechnungen sind in der Schweiz Pflicht – orange und rote Einzahlungsscheine sind abgeschafft.
- Eine konforme QR-Rechnung braucht IBAN/QR-IBAN, strukturierte Adressen, Betrag, Währung und – für automatische Verbuchung – eine QR-Referenz.
- Strukturierte Adressen (S-Typ) sind seit dem 21. November 2025 verpflichtend.
- Mit einer spezialisierten Software erstellst du QR-Rechnungen in unter 2 Minuten – konform, fehlerfrei und automatisch verbuchbar.
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