Als Selbständiger hast du viele Spesen, die du von der Steuer absetzen kannst. Im Gegensatz zu Angestellten gibt es keine Pauschalen – du kannst die effektiven Kosten geltend machen. In diesem Artikel zeige ich dir, welche Spesen du absetzen kannst und worauf du achten musst.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen: Spesen als Selbständiger
- Kilometerentschädigung
- Verpflegungskosten
- Übernachtungskosten
- Weitere abzugsfähige Spesen
- Digitale Spesenabrechnung
- Häufige Fehler vermeiden
Grundlagen: Spesen als Selbständiger {#grundlagen}
Was sind Spesen?
Spesen sind Auslagen, die dir bei der Ausübung deiner selbständigen Tätigkeit entstehen. Im Gegensatz zu Angestellten, die Pauschalen erhalten, kannst du als Selbständiger die effektiven Kosten abziehen.
Wichtig: Geschäftsmässig begründet
Damit Spesen abzugsfähig sind, müssen sie:
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│ ANFORDERUNGEN AN ABZUGSFÄHIGE SPESEN │
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│ │
│ ✓ GESCHÄFTSMÄSSIG BEGRÜNDET │
│ Die Ausgabe steht in direktem Zusammenhang mit deiner │
│ selbständigen Tätigkeit │
│ │
│ ✓ DOKUMENTIERT │
│ Du hast einen Beleg (Quittung, Rechnung, Fahrtenbuch) │
│ │
│ ✓ VERHÄLTNISMÄSSIG │
│ Die Ausgabe ist angemessen (keine Luxusausgaben) │
│ │
│ ✓ NACHVOLLZIEHBAR │
│ Geschäftszweck ist erkennbar (z.B. Kundenname bei Bewirtung) │
│ │
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Unterschied zu Angestellten
| Aspekt | Angestellte | Selbständige | |--------|-------------|--------------| | Abzugsart | Pauschalen (vom Arbeitgeber) | Effektive Kosten | | Nachweis | Spesenreglement des AG | Eigene Belege | | Steuerlich | Nicht im Einkommen | Als Geschäftsaufwand abziehen |
Kilometerentschädigung {#kilometer}
Der wichtigste Ansatz: 70 Rappen pro Kilometer
Wenn du dein privates Fahrzeug geschäftlich nutzt, kannst du 70 Rappen pro Kilometer abziehen.
| Fahrzeugtyp | Ansatz pro km | |-------------|---------------| | Personenwagen | CHF 0.70 | | Motorrad | CHF 0.40 | | Mofa / E-Bike (schnell) | CHF 0.30 | | Fahrrad / E-Bike (langsam) | CHF 0.15 |
Was ist in den 70 Rappen enthalten?
Der Kilometersatz deckt alle Fahrzeugkosten ab:
- ✅ Treibstoff / Strom
- ✅ Versicherung
- ✅ Steuern (Verkehrssteuer)
- ✅ Service und Reparaturen
- ✅ Wertverlust (Abschreibung)
- ✅ Reifen
- ✅ Parkgebühren unterwegs
Wichtig: Wenn du 70 Rp./km abrechnest, kannst du keine weiteren Fahrzeugkosten separat abziehen!
Fahrtenbuch führen
Für die Steuerabrechnung brauchst du einen Nachweis der gefahrenen Kilometer:
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│ FAHRTENBUCH – MUSTER │
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│ │
│ Datum: 15.01.2026 │
│ Start: Zürich (Büro) │
│ Ziel: Bern (Kunde Müller AG) │
│ Zweck: Projektbesprechung │
│ Kilometer: 125 km (hin und zurück) │
│ Tachostand: Start 45'230 / Ende 45'355 │
│ │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ JAHRESÜBERSICHT │
│ Geschäftliche Fahrten: 8'500 km │
│ × CHF 0.70 = CHF 5'950 │
│ │
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Alternative: Geschäftsfahrzeug
Wenn du ein Geschäftsfahrzeug hast (auf die Firma), rechnest du anders:
- Alle effektiven Kosten als Aufwand
- Aber: Privatanteil muss versteuert werden (mind. 0.9% des Kaufpreises pro Monat, min. CHF 150)
Tipp: Lies unseren Artikel zu Privatanteil Geschäftsfahrzeug für Details.
Verpflegungskosten {#verpflegung}
Wann kannst du Verpflegung abziehen?
Du kannst Verpflegungskosten abziehen, wenn du:
- Auswärts arbeitest (nicht am üblichen Arbeitsort)
- Keine Möglichkeit hast, zu Hause zu essen
- Es sich um geschäftliche Termine handelt
Maximale Ansätze 2026
| Mahlzeit | Maximaler Ansatz | |----------|------------------| | Frühstück | CHF 15 | | Mittagessen | CHF 35 | | Abendessen | CHF 35 | | Tagespauschale (alle Mahlzeiten) | CHF 85 |
Geschäftsessen mit Kunden
Bei Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern gelten besondere Regeln:
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│ GESCHÄFTSESSEN KORREKT ABRECHNEN │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ AUF DEM BELEG NOTIEREN: │
│ • Namen der Teilnehmer │
│ • Firma/Funktion der Gäste │
│ • Geschäftlicher Anlass (z.B. "Projektbesprechung Website") │
│ │
│ BEISPIEL: │
│ "Mittagessen mit Hans Meier (CEO, Meier GmbH) │
│ Besprechung Angebot Webdesign-Projekt" │
│ │
│ ACHTUNG: │
│ • Repräsentationskosten müssen angemessen sein │
│ • Luxusrestaurants können hinterfragt werden │
│ • Alkohol ist abzugsfähig, aber in Massen │
│ │
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Verpflegung im Home-Office
Keine Abzüge möglich, wenn du zu Hause arbeitest – auch nicht pauschal.
Übernachtungskosten {#uebernachtung}
Hotel- und Übernachtungskosten
Wenn du geschäftlich übernachten musst, sind die effektiven Kosten abzugsfähig:
| Kategorie | Abzugsfähig? | |-----------|--------------| | Hotelzimmer | ✅ Ja | | Frühstück | ✅ Ja (wenn inkludiert) | | Minibar | ❌ Nein | | Pay-TV | ❌ Nein | | Parkgebühren Hotel | ✅ Ja |
Übernachtung bei Verwandten
Auch wenn du bei Verwandten übernachtest, kannst du eine Pauschale abziehen:
- Empfehlung: CHF 30-50 pro Nacht (je nach Kanton)
- Nachweis: Notiz im Reisebericht
Weitere abzugsfähige Spesen {#weitere-spesen}
Reisekosten
| Ausgabe | Abzugsfähig | Hinweis | |---------|-------------|---------| | Bahntickets | ✅ Ja | 2. Klasse empfohlen | | Flugtickets | ✅ Ja | Economy, bei Business begründen | | Taxi | ✅ Ja | Wenn begründet | | ÖV-Abos | ✅ Teilweise | Geschäftlicher Anteil | | Parkgebühren | ✅ Ja | Bei Geschäftsterminen | | Maut / Vignette | ✅ Anteilig | Geschäftlicher Anteil |
Kommunikation
| Ausgabe | Abzugsfähig | Hinweis | |---------|-------------|---------| | Mobiltelefon | ✅ Anteilig | Geschäftlicher Anteil | | Internet | ✅ Anteilig | Home-Office-Anteil | | Porto | ✅ Ja | Geschäftspost |
Arbeitsmaterial
| Ausgabe | Abzugsfähig | Hinweis | |---------|-------------|---------| | Büromaterial | ✅ Ja | Stifte, Papier, Ordner | | Druckerpatronen | ✅ Ja | | | Fachliteratur | ✅ Ja | Fachbücher, Zeitschriften | | Software-Abos | ✅ Ja | Geschäftliche Software |
Weiterbildung
| Ausgabe | Abzugsfähig | Hinweis | |---------|-------------|---------| | Kurse & Seminare | ✅ Ja | Wenn berufsbezogen | | Konferenzen | ✅ Ja | Inkl. Reisekosten | | Fachverbände | ✅ Ja | Mitgliederbeiträge |
Digitale Spesenabrechnung {#digital}
Papierlose Belege seit 2024
Seit der Revision der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) sind digitale Belege den Papierbelegen gleichgestellt.
So funktioniert es
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│ DIGITALE SPESENABRECHNUNG – WORKFLOW │
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│ │
│ 1. BELEG ERHALTEN │
│ └─ Quittung, Rechnung, Ticket │
│ │
│ 2. SOFORT DIGITALISIEREN │
│ └─ Mit Smartphone fotografieren oder scannen │
│ └─ PDF speichern oder in App hochladen │
│ │
│ 3. KATEGORISIEREN │
│ └─ Datum, Betrag, Kategorie erfassen │
│ └─ Geschäftszweck notieren │
│ │
│ 4. ARCHIVIEREN │
│ └─ 10 Jahre Aufbewahrungspflicht │
│ └─ Sicheres Backup erstellen │
│ │
│ 5. PAPIERBELEG │
│ └─ Kann nach Digitalisierung entsorgt werden │
│ └─ (Bei korrekter digitaler Archivierung) │
│ │
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Vorteile digitaler Spesenabrechnung
- ✅ Kein Papierchaos mehr
- ✅ Schneller bei der Steuererklärung
- ✅ Suchbar – finde jeden Beleg in Sekunden
- ✅ Sicher – Backups schützen vor Verlust
- ✅ Übersichtlich – alle Ausgaben auf einen Blick
Jahresübersicht erstellen
Am Ende des Jahres solltest du eine Spesenübersicht erstellen:
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│ SPESENÜBERSICHT 2026 – BEISPIEL │
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│ │
│ KATEGORIE BETRAG │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ Fahrtkosten (8'500 km × 0.70) CHF 5'950.00 │
│ Parkgebühren CHF 320.00 │
│ ÖV-Tickets CHF 485.00 │
│ ─────────────── │
│ TOTAL REISEKOSTEN CHF 6'755.00 │
│ │
│ Verpflegung auswärts CHF 1'890.00 │
│ Geschäftsessen CHF 945.00 │
│ ─────────────── │
│ TOTAL VERPFLEGUNG CHF 2'835.00 │
│ │
│ Übernachtungen CHF 680.00 │
│ │
│ Büromaterial CHF 245.00 │
│ Fachliteratur CHF 189.00 │
│ Weiterbildung CHF 850.00 │
│ ─────────────── │
│ TOTAL DIVERSES CHF 1'284.00 │
│ │
│ ═══════════════════════════════════════════════════════════════ │
│ TOTAL SPESEN 2026 CHF 11'554.00 │
│ │
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Häufige Fehler vermeiden {#fehler}
❌ Fehler 1: Keine Belege
Problem: Ausgaben ohne Beleg sind nicht abzugsfähig.
Lösung: Sofort fotografieren oder in App erfassen. Bei kleinen Beträgen ohne Beleg: Eigenbeleg erstellen.
❌ Fehler 2: Private Kosten abziehen
Problem: Private Ausgaben als Geschäftsspesen deklarieren.
Lösung: Nur echte Geschäftsausgaben abziehen. Im Zweifel: Split (z.B. 60% geschäftlich).
❌ Fehler 3: Kilometer doppelt abrechnen
Problem: 70 Rp./km abrechnen und Benzin separat.
Lösung: Entweder Kilometerpauschale oder effektive Fahrzeugkosten – nie beides!
❌ Fehler 4: Übertriebene Repräsentationskosten
Problem: Luxusrestaurants, First-Class-Flüge ohne Begründung.
Lösung: Verhältnismässigkeit wahren. Business Class nur bei langen Flügen mit Arbeitsbedarf begründbar.
❌ Fehler 5: Fehlende Angaben bei Bewirtung
Problem: Restaurantbeleg ohne Teilnehmernamen.
Lösung: Immer notieren: Wer, warum, welcher Geschäftszweck.
Checkliste: Spesen für Selbständige
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│ SPESEN-CHECKLISTE FÜR SELBSTÄNDIGE │
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│ TÄGLICH │
│ □ Belege sofort digitalisieren │
│ □ Geschäftszweck notieren │
│ □ In Buchhaltung erfassen │
│ │
│ MONATLICH │
│ □ Fahrtenbuch nachführen │
│ □ Spesenübersicht prüfen │
│ □ Belege ablegen/archivieren │
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│ JÄHRLICH │
│ □ Jahresübersicht Spesen erstellen │
│ □ Kilometerabrechnung abschliessen │
│ □ Belege für Steuererklärung bereithalten │
│ □ 10-Jahres-Archiv pflegen │
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│ NICHT VERGESSEN │
│ □ Privatanteil bei gemischter Nutzung berechnen │
│ □ Verhältnismässigkeit prüfen │
│ □ Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen │
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Fazit
Als Selbständiger hast du viele Möglichkeiten, Spesen von der Steuer abzusetzen. Die wichtigsten Punkte:
Die wichtigsten Ansätze:
- ✅ Kilometer: CHF 0.70 pro km (Privatfahrzeug)
- ✅ Verpflegung: Max. CHF 35 pro Hauptmahlzeit
- ✅ Übernachtung: Effektive Kosten
- ✅ Alles andere: Effektive, belegte Kosten
Erfolgsfaktoren:
- 📸 Belege sofort digitalisieren
- 📝 Geschäftszweck dokumentieren
- 📊 Regelmässig erfassen
- 🗄️ 10 Jahre aufbewahren
Spesen einfach erfassen mit Pfeffersack
Mit Pfeffersack behältst du den Überblick über deine Geschäftsausgaben:
- ✅ Belege fotografieren und automatisch erfassen
- ✅ Kategorien für Spesen vordefiniert
- ✅ Übersicht für die Steuererklärung
- ✅ 10-Jahre-Archiv gesetzeskonform
Jetzt kostenlos testen und Spesen im Griff haben.