Das Kassenbuch gehört zu den Grundlagen der Buchhaltung – und wird trotzdem von vielen Selbständigen vernachlässigt. Dabei ist eine korrekte Kassenführung nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schützt Sie auch vor Problemen bei einer Steuerprüfung. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über das Kassenbuch in der Schweiz wissen müssen.
Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch dokumentiert alle Bargeldbewegungen Ihres Unternehmens. Jede Einnahme und jede Ausgabe in bar wird chronologisch erfasst. Der aktuelle Kassenbestand muss jederzeit nachvollziehbar sein und mit dem tatsächlichen Bargeld in der Kasse übereinstimmen.
Das Kassenbuch ist ein eigenständiges Nebenbuch der Hauptbuchhaltung. In der doppelten Buchführung entspricht es dem Konto 1000 – Kasse im Kontenrahmen KMU.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Grundregel
Jedes Unternehmen, das Bargeldtransaktionen hat, muss ein Kassenbuch führen. Das gilt für:
- Einzelfirmen (auch mit einfacher Buchhaltung)
- GmbH und AG (im Rahmen der doppelten Buchführung)
- Kollektiv- und Kommanditgesellschaften
- Vereine und Stiftungen mit Bargeldverkehr
Wann brauchen Sie kein Kassenbuch?
Wenn Ihr Geschäft ausschliesslich bargeldlos abgewickelt wird (nur Bankzahlungen, Kreditkarten, Überweisungen), benötigen Sie kein Kassenbuch. In der Praxis ist das aber selten der Fall – selbst wenn Sie hauptsächlich digital arbeiten, gibt es meist kleinere Barausgaben (Parkgebühren, Porti, Kleinmaterial).
Was muss ins Kassenbuch?
Jeder Eintrag im Kassenbuch muss folgende Angaben enthalten:
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Datum | 15.02.2026 |
| Belegnummer | K-2026-042 |
| Beschreibung | Büromaterial Papeterie Müller |
| Einnahme (Soll) | – |
| Ausgabe (Haben) | CHF 45.80 |
| Kassenbestand | CHF 354.20 |
Typische Kassenbuch-Einträge
Einnahmen (Geld kommt in die Kasse):
- Barverkäufe an Kunden
- Bareinzahlungen in die Geschäftskasse
- Rückzahlungen von Auslagen
Ausgaben (Geld geht aus der Kasse):
- Einkauf von Büromaterial
- Porto und Versandkosten
- Kleinmaterial und Verbrauchsmaterial
- Trinkgelder und Bewirtungskosten
- Parkgebühren
- Taxifahrten
- Einzahlung auf das Bankkonto
Kassenbuch richtig führen – die wichtigsten Regeln
Regel 1: Tägliche Erfassung
Erfassen Sie Bargeldbewegungen täglich oder spätestens am nächsten Arbeitstag. Je länger Sie warten, desto grösser die Gefahr, dass Transaktionen vergessen werden.
Regel 2: Chronologische Reihenfolge
Einträge müssen in der zeitlichen Reihenfolge erfolgen. Nachträgliche Änderungen oder Einfügungen sind nicht zulässig.
Regel 3: Keine negativen Kassenbestände
Der Kassenbestand darf nie unter CHF 0 fallen. Ein negativer Kassenbestand ist ein klares Zeichen für fehlerhafte oder unvollständige Buchführung und ein Alarmzeichen für die Steuerbehörde.
Regel 4: Belegpflicht
Für jede Kassenbewegung muss ein Beleg vorhanden sein:
- Quittungen und Kassenbons
- Eigenbelege für Transaktionen ohne externen Beleg
- Kassenzettel für Bareinnahmen
Wenn Sie keinen externen Beleg haben (z.B. Trinkgeld), erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Empfänger und Grund.
Regel 5: Regelmässiger Kassensturz
Führen Sie regelmässig einen Kassensturz durch – zählen Sie das Bargeld und vergleichen Sie es mit dem Buchbestand. Bei Abweichungen müssen Sie die Ursache finden.
Beispiel: Kassenbuch für eine Woche
Hier ein praktisches Beispiel, wie ein Kassenbuch aussehen kann:
| Datum | Beleg-Nr. | Beschreibung | Einnahme | Ausgabe | Bestand |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.03. | – | Anfangsbestand | CHF 500.00 | ||
| 01.03. | K-001 | Barverkauf Kunde Meier | CHF 150.00 | CHF 650.00 | |
| 02.03. | K-002 | Büromaterial Migros | CHF 32.50 | CHF 617.50 | |
| 03.03. | K-003 | Porto Pakete | CHF 18.60 | CHF 598.90 | |
| 03.03. | K-004 | Barverkauf Kunde Schmidt | CHF 85.00 | CHF 683.90 | |
| 04.03. | K-005 | Einzahlung Bank | CHF 400.00 | CHF 283.90 | |
| 05.03. | K-006 | Parkgebühr Kundentermin | CHF 8.00 | CHF 275.90 | |
| 05.03. | – | Kassensturz | CHF 275.90 ✓ |
Digital vs. Papier: Was ist besser?
Kassenbuch auf Papier
Vorteile:
- Kein technisches Know-how nötig
- Sofort einsatzbereit
- Keine Software-Kosten
Nachteile:
- Fehleranfällig (Rechenfehler)
- Korrekturen schwierig (kein Tipp-Ex!)
- Kein automatischer Abgleich mit der Hauptbuchhaltung
- Aufbewahrung braucht physischen Platz
Digitales Kassenbuch
Vorteile:
- Automatische Berechnung des Kassenbestands
- Keine Rechenfehler
- Einfache Suche und Auswertung
- Direkte Integration in die Buchhaltung
- Digitale Archivierung (platzsparend)
- Belege können direkt verknüpft werden
Nachteile:
- Erfordert Software
- Digitale Sicherheit muss gewährleistet sein
Unsere Empfehlung
Ein digitales Kassenbuch ist heute klar die bessere Wahl. Mit einer Lösung wie Pfeffersack wird das Kassenbuch automatisch als Teil Ihrer Gesamtbuchhaltung geführt. Sie buchen die Barausgabe, scannen den Beleg per OCR, und die Buchung wird korrekt dem Kassenkonto zugeordnet.
Kassenbuch und Steuern
Was prüft das Steueramt?
Bei einer Steuerprüfung achtet das Steueramt besonders auf:
- Vollständigkeit: Sind alle Bargeldbewegungen erfasst?
- Plausibilität: Passen die Einnahmen zum Geschäftsvolumen?
- Kassensturz: Stimmt der Buchbestand mit dem tatsächlichen Bestand überein?
- Negativer Kassenbestand: Gibt es Tage mit negativem Bestand (= Fehler)?
- Belegwesen: Gibt es für jeden Eintrag einen Beleg?
Konsequenzen bei mangelhafter Kassenführung
Führen Sie kein oder ein mangelhaftes Kassenbuch, kann die Steuerbehörde:
- Eine Ermessensveranlagung vornehmen (Schätzung Ihres Einkommens)
- Zuschläge auf Ihren deklarierten Umsatz berechnen
- Ein Bussgeld verhängen
- Im schlimmsten Fall ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung einleiten
Die Ermessensveranlagung fällt erfahrungsgemäss fast immer höher aus als Ihr tatsächliches Einkommen. Ein korrekt geführtes Kassenbuch ist also auch in Ihrem finanziellen Interesse.
Kassenbuch für verschiedene Branchen
Gastronomie und Detailhandel
Branchen mit hohem Bargeldanteil benötigen ein besonders sorgfältiges Kassenbuch. Hier empfehlen wir:
- Täglichen Kassensturz bei Geschäftsschluss
- Separate Erfassung von Kasseneinnahmen und Kartenzahlungen
- Dokumentation von Wechselgeld-Auffüllungen
Handwerk und Dienstleistungen
Wenn Sie als Handwerker oder Dienstleister gelegentlich bar bezahlt werden:
- Quittung an den Kunden ausstellen
- Bareinnahme am selben Tag ins Kassenbuch eintragen
- Regelmässig Bargeld auf das Geschäftskonto einzahlen
Freelancer und Beratung
Als Freelancer haben Sie typischerweise wenige Bartransaktionen. Trotzdem sollten Sie:
- Kleinausgaben (Kaffee bei Kundenmeetings, Parkgebühren) sauber erfassen
- Auch kleine Beträge nicht unterschlagen
- Eigenbelege für Ausgaben ohne Quittung erstellen
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
1. Kassenbuch nur einmal im Monat nachführen
Problem: Sie vergessen Transaktionen und der Bestand stimmt nicht. Lösung: Tägliche oder mindestens wöchentliche Erfassung.
2. Fehlende Belege
Problem: Bei einer Prüfung können Sie Ausgaben nicht nachweisen. Lösung: Sofort einen Eigenbeleg erstellen, wenn kein externer Beleg vorhanden ist.
3. Privatentnahmen nicht erfassen
Problem: Der Kassenbestand stimmt nicht mit dem Buchbestand überein.
Lösung: Jede Privatentnahme aus der Kasse als solche verbuchen (Privat / Kasse).
4. Kassensturz auslassen
Problem: Fehler werden erst nach Wochen entdeckt und sind schwer zu korrigieren. Lösung: Mindestens wöchentlich, bei hohem Bargeldverkehr täglich, einen Kassensturz durchführen.
5. Korrekturen mit Tipp-Ex oder Überschreiben
Problem: Das ist bei Papier-Kassenbüchern nicht erlaubt und wirkt bei einer Prüfung verdächtig. Lösung: Falsche Einträge mit einer Stornobuchung (Gegenbuchung) korrigieren.
6. Negativer Kassenbestand
Problem: Zeigt an, dass Einnahmen nicht erfasst wurden – ein rotes Tuch für das Steueramt. Lösung: Prüfen Sie bei jedem Eintrag, ob der Bestand positiv bleibt. Falls nicht, suchen Sie die fehlende Einnahme.
Kassenbuch-Vorlage
Für den Einstieg können Sie ein einfaches Kassenbuch mit folgenden Spalten nutzen:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Tag der Transaktion |
| Beleg-Nr. | Fortlaufende Nummerierung |
| Beschreibung | Kurze Beschreibung des Vorgangs |
| Einnahme | Betrag, der in die Kasse kommt |
| Ausgabe | Betrag, der aus der Kasse geht |
| Bestand | Aktueller Kassenbestand nach der Transaktion |
| Bemerkung | Optionale Zusatzinformationen |
Besser als eine Vorlage ist allerdings eine professionelle Lösung: Mit Pfeffersack führen Sie Ihr Kassenbuch als integralen Bestandteil Ihrer Buchhaltung – inklusive automatischer Belegzuordnung und korrekter Verbuchung.
Kassenbuch und Milchbüchleinrechnung
Wenn Sie als Einzelfirma unter CHF 500'000 Umsatz die Milchbüchleinrechnung führen, ist das Kassenbuch besonders wichtig. In der einfachen Buchhaltung ist es oft das zentrale Dokument, das Ihre Einnahmen und Ausgaben in bar belegt.
Achten Sie darauf, dass Sie Barbewegungen getrennt von Bankbewegungen erfassen. Die Milchbüchleinrechnung erfasst zwar alle Einnahmen und Ausgaben, aber das Kassenbuch dient als Beleg für den Bargeldteil.
Fazit
Ein korrekt geführtes Kassenbuch ist keine lästige Pflicht, sondern ein wichtiges Instrument für Ihre Unternehmensführung. Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Täglich oder spätestens am nächsten Arbeitstag Bargeldtransaktionen erfassen
- Chronologisch und lückenlos dokumentieren
- Für jede Transaktion einen Beleg haben oder erstellen
- Regelmässigen Kassensturz durchführen
- Negativer Kassenbestand ist ein No-Go
- Digitale Lösung bevorzugen für Effizienz und Genauigkeit
Mit einer modernen Buchhaltungssoftware wie Pfeffersack wird das Kassenbuch zum Kinderspiel. Barausgaben erfassen, Beleg scannen, fertig – und alles ist automatisch in Ihrer Gesamtbuchhaltung verbucht.
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