MWST-Abrechnung selber machen — Anleitung für Einzelfirmen

Die MWST-Abrechnung gehört zu den Aufgaben, vor denen sich viele Einzelunternehmer am meisten fürchten. Dabei ist sie deutlich einfacher, als du denkst — vorausgesetzt, du bereitest dich richtig vor und weisst, worauf es ankommt. In diesem Guide zeigen wir dir alles Schritt für Schritt: von der Frage, ob du überhaupt MWST-pflichtig bist, bis zum Ausfüllen und Einreichen der Abrechnung.

Ab wann bist du MWST-pflichtig?

Nicht jedes Unternehmen muss sich um die Mehrwertsteuer kümmern. Die entscheidende Schwelle liegt bei CHF 100'000 Jahresumsatz — und zwar weltweit. Sobald du diesen Betrag erreichst oder absehbar erreichen wirst, musst du dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) für die MWST registrieren (Art. 10 MWSTG).

Freiwillige Registrierung

Auch wenn du unter CHF 100'000 Umsatz liegst, kannst du dich freiwillig für die MWST anmelden. Das kann sich in verschiedenen Situationen lohnen:

• Du hast hohe Geschäftsausgaben mit MWST — zum Beispiel für Materialien, Software-Abos oder Büroeinrichtung.
• Du arbeitest hauptsächlich für MWST-pflichtige Kunden, die ihrerseits die Vorsteuer abziehen wollen.
• Du planst grössere Investitionen in der Startphase deines Unternehmens.

Durch die freiwillige Registrierung darfst du die Vorsteuer (die MWST auf deinen Einkäufen) von der geschuldeten MWST abziehen. Gerade in der Gründungsphase, wenn du Laptop, Büromöbel oder Software anschaffst, kann das einen echten finanziellen Vorteil bringen. Beachte aber: Einmal registriert, musst du mindestens ein Jahr dabei bleiben und die Abrechnungspflichten einhalten.

Die Registrierung erfolgt direkt über das ePortal der ESTV. Nach der Anmeldung erhältst du eine MWST-Nummer (UID + MWST-Zusatz), die du auf all deinen Rechnungen angeben musst. Mehr zu den Pflichtangaben auf Rechnungen findest du in unserem Artikel über Rechnungen schreiben in der Schweiz.

Wie oft musst du abrechnen?

Der Standard ist die quartalsweise Abrechnung — also vier Mal pro Jahr. In bestimmten Fällen kannst du bei der ESTV auch eine halbjährliche Abrechnung beantragen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn dein Geschäft überschaubar ist und du den administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren willst.

Unabhängig vom Rhythmus gilt: Du musst die Abrechnung selbstständig einreichen. Die ESTV schickt dir keine Erinnerung — du bist selber dafür verantwortlich, die Fristen einzuhalten. Ein Kalendereintrag für jedes Quartalsende ist deshalb Pflicht.

Effektive Methode vs Saldosteuersatz — einfach erklärt

Die wohl wichtigste Entscheidung bei der MWST ist die Wahl der Abrechnungsmethode. Es gibt zwei Varianten: die effektive Methode und den Saldosteuersatz. Beide führen zum Ziel, unterscheiden sich aber deutlich im Aufwand und im Ergebnis.

Effektive Methode

Bei der effektiven Methode rechnest du die MWST detailliert ab. Das bedeutet:

• Du erhebst die MWST auf deinen Verkäufen (Umsatzsteuer) und führst sie ab.
• Du ziehst die MWST auf deinen Einkäufen (Vorsteuer) davon ab.
• Du bezahlst die Differenz an die ESTV.

Die aktuellen MWST-Sätze in der Schweiz:

Die effektive Methode bedeutet mehr Aufwand bei der Buchhaltung, da du jeden Beleg mit MWST einzeln erfassen musst. Dafür kann sie sich lohnen, wenn du hohe Geschäftsausgaben hast, auf denen MWST anfällt. Je mehr Vorsteuer du abziehen kannst, desto weniger zahlst du am Ende.

Saldosteuersatz

Der Saldosteuersatz ist die vereinfachte Methode und für viele Einzelfirmen die bessere Wahl. So funktioniert sie:

• Du stellst deinen Kunden ganz normal die MWST in Rechnung (z.B. 8.1%).
• Für die Abrechnung verwendest du aber einen pauschalen Steuersatz, der tiefer liegt als der Normalsatz.
• Kein Vorsteuerabzug nötig — der tiefere Satz berücksichtigt die Vorsteuer bereits pauschal.

Der Saldosteuersatz variiert je nach Branche und liegt zwischen 0.1% und 6.5%. Die ESTV legt fest, welcher Satz für deine Tätigkeit gilt (Art. 37 MWSTG).

Voraussetzungen für den Saldosteuersatz:

• Dein Jahresumsatz liegt unter CHF 5'005'000 (inkl. MWST).
• Deine jährliche Steuerschuld beträgt weniger als CHF 109'000.

Beispielrechnung

Nehmen wir an, du bist Freelance-Designerin mit einem Jahresumsatz von CHF 150'000. Dein Saldosteuersatz beträgt 6.1%.

Mit Saldosteuersatz:

Umsatz:                         CHF 150'000
Saldosteuersatz:                6.1%
Geschuldete MWST:               CHF 9'150

Mit effektiver Methode (zum Vergleich):

MWST auf Umsatz (8.1%):         CHF 12'150
Abzüglich Vorsteuer auf
Ausgaben (geschätzt):           -CHF 1'500
Geschuldete MWST:               CHF 10'650

In diesem Beispiel sparst du mit dem Saldosteuersatz CHF 1'500 pro Jahr. Das ist typisch für Dienstleistungsberufe, bei denen die Ausgaben vergleichsweise tief sind.

Wichtig: Die Wahl der Methode kannst du nicht beliebig wechseln. Wenn du dich für den Saldosteuersatz entscheidest, bist du für mindestens ein ganzes Geschäftsjahr daran gebunden. Ein Wechsel zur effektiven Methode ist danach per Anfang eines neuen Geschäftsjahres möglich, muss aber bei der ESTV beantragt werden.

Welche Methode für dich?

Faustregel: Wenn du vorwiegend Dienstleistungen erbringst und deine Ausgaben mit MWST gering sind (z.B. Freelancing, Beratung, Design), fährst du mit dem Saldosteuersatz in der Regel günstiger und einfacher. Kaufst du hingegen regelmässig Waren oder Materialien mit MWST ein, kann sich die effektive Methode lohnen.

Übrigens: Pfeffersack trackt deine MWST automatisch — egal welche Methode du nutzt.

MWST-Abrechnung Schritt für Schritt

Jetzt wird es konkret. So gehst du vor, wenn die Abrechnungsperiode (in der Regel ein Quartal) abgelaufen ist.

Schritt 1: Alle Belege sammeln und ordnen

Bevor du irgendetwas berechnest, brauchst du eine vollständige Übersicht über alle Geschäftsvorfälle im Quartal. Dazu gehören:

• Ausgangsrechnungen — alle Rechnungen, die du an Kunden gestellt hast
• Eingangsrechnungen und Belege — alle Rechnungen und Quittungen für Geschäftsausgaben
• Bankauszüge — zur Kontrolle und zum Abgleich

Am besten sammelst du Belege laufend und nicht erst am Ende des Quartals. Wer das Sammeln auf den letzten Tag verschiebt, verbringt oft Stunden damit, fehlende Quittungen zu suchen oder Zahlungen zuzuordnen. Digitale Ablage (z.B. Fotos der Quittungen direkt nach dem Kauf) ist in der Schweiz zulässig, solange die Belege vollständig und lesbar sind. Eine klare Ordnerstruktur — etwa nach Monat oder nach Kategorie — spart dir am Ende viel Zeit. Mehr dazu in unserem Artikel über Geschäftsausgaben abziehen.

Schritt 2: Umsätze zusammenstellen

Erfasse alle fakturierten Beträge des Quartals und ordne sie nach MWST-Satz:

• Umsätze zum Normalsatz (8.1%)
• Umsätze zum reduzierten Satz (2.6%)
• Steuerbefreite Umsätze (0%) — z.B. Exporte oder bestimmte Dienstleistungen ins Ausland

Achte darauf, dass du wirklich alle Einnahmen erfasst — auch Nebeneinnahmen wie Provisionen, Lizenzgebühren oder gelegentliche Verkäufe. Massgebend ist das Rechnungsdatum (bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten) oder das Zahlungsdatum (bei vereinnahmten Entgelten, Art. 39 MWSTG).

Schritt 3: Vorsteuer berechnen (nur effektive Methode)

Wenn du die effektive Methode nutzt, darfst du die MWST auf deinen geschäftlichen Einkäufen als Vorsteuer abziehen. Damit der Abzug gilt, muss der Beleg folgende Angaben enthalten (Art. 26 MWSTG):

• Name und MWST-Nummer des Lieferanten
• Datum und Rechnungsbetrag
• MWST-Betrag oder MWST-Satz klar ausgewiesen
• Art der Leistung

Belege ohne diese Angaben akzeptiert die ESTV nicht als Vorsteuerbeleg. Achte besonders bei Kleinbeträgen darauf: Ab CHF 400 (inkl. MWST) sind alle Angaben zwingend. Bei Beträgen darunter genügt eine vereinfachte Rechnung.

Nicht abzugsfähig ist die Vorsteuer unter anderem auf:

• Privaten Ausgaben (auch wenn sie über das Geschäftskonto laufen)
• Repräsentationskosten und Geschenken über CHF 500
• Ausgaben für Fahrzeuge, die auch privat genutzt werden (anteilig)
• Leistungen, die nicht direkt mit deiner Geschäftstätigkeit zusammenhängen

Bei gemischt genutzten Gütern (z.B. ein Auto, das du geschäftlich und privat fährst) darfst du nur den geschäftlichen Anteil der Vorsteuer geltend machen. Die ESTV akzeptiert dafür in der Regel eine prozentuale Schätzung, die du plausibel begründen können musst.

Schritt 4: Formular ausfüllen (online via ESTV ePortal)

Die MWST-Abrechnung reichst du online über das ePortal der ESTV (ehemals SuisseTax) ein. Die wichtigsten Ziffern im Formular:

Beim Saldosteuersatz ist das Formular einfacher: Du trägst deinen Umsatz ein, wendest den Saldosteuersatz an, und die geschuldete Steuer wird automatisch berechnet. Die Ziffer 400 entfällt.

Prüfe alle Zahlen sorgfältig, bevor du das Formular abschickst. Korrekturen sind zwar möglich (via Korrekturabrechnung), bedeuten aber zusätzlichen Aufwand.

Schritt 5: Einreichen und bezahlen

Die Abrechnung muss spätestens 60 Tage nach Ende des Quartals eingereicht und bezahlt sein:

Die Zahlung erfolgt per Einzahlungsschein oder via e-Banking mit der von der ESTV angegebenen Referenznummer.

Wichtig: Wer die Frist verpasst, zahlt einen Verzugszins von 4% (Art. 87 MWSTG). Bei wiederholter Verspätung können zusätzliche Massnahmen folgen — bis hin zur Ermessenseinschätzung durch die ESTV. Es lohnt sich also, die Fristen konsequent einzuhalten.

Häufige Fehler bei der MWST-Abrechnung

Auch wenn die MWST-Abrechnung an sich nicht kompliziert ist, schleichen sich in der Praxis immer wieder Fehler ein. Die häufigsten:

1. Nicht alle Einnahmen erfasst Nebeneinnahmen, Provisionen oder gelegentliche Verkäufe gehen gerne vergessen. Die ESTV prüft aber alle Einnahmen — und fehlende Umsätze können zu Nachforderungen und Bussen führen.

2. Vorsteuer auf nicht abzugsfähigen Ausgaben Private Ausgaben, gemischt genutzte Gegenstände (ohne korrekte Aufteilung) oder Repräsentationskosten — hier wird die Vorsteuer oft fälschlicherweise geltend gemacht.

3. Falscher MWST-Satz angewendet Die Abgrenzung zwischen Normalsatz (8.1%), reduziertem Satz (2.6%) und Sondersatz Beherbergung (3.8%) ist nicht immer eindeutig. Prüfe im Zweifelsfall die MWST-Info der ESTV oder frage bei deinem Treuhänder nach.

4. Frist verpasst Die 60-Tage-Frist klingt grosszügig, aber sie wird schneller unterschritten, als man denkt — besonders wenn das Quartalsende in die Ferienzeit fällt. Verzugszinsen von 4% summieren sich bei grösseren Beträgen schnell.

5. Belege ohne formelle Anforderungen Ein Kassenzettel ohne MWST-Nummer, ein handschriftlicher Beleg ohne klare Angaben — solche Belege werden bei einer Kontrolle nicht anerkannt. Achte darauf, dass alle Belege die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllen.

6. Brutto und Netto verwechselt Ein klassischer Fehler: Der Umsatz wird inklusive MWST angegeben, wo exklusive verlangt ist (oder umgekehrt). Das verfälscht die gesamte Berechnung. Achte im Formular genau darauf, ob Brutto- oder Nettowerte gefragt sind.

Wie Pfeffersack die MWST-Abrechnung vereinfacht

Die grösste Herausforderung bei der MWST ist nicht das Formular — sondern das laufende Sammeln und korrekte Zuordnen aller Belege und Rechnungen. Genau hier hilft dir Pfeffersack:

• Automatische MWST-Berechnung auf jeder Rechnung, die du erstellst
• MWST-Übersicht pro Quartal — du siehst jederzeit, wie viel MWST du geschuldet hast
• Ausgaben mit MWST separat erfasst — die Vorsteuer wird automatisch berechnet
• Export und Zusammenfassung bereit zum Übertragen ins ESTV-Formular
• Alles ab CHF 7/Monat — ohne versteckte Kosten

Statt am Ende des Quartals stundenlang Belege zusammenzusuchen, hast du mit Pfeffersack alles griffbereit und korrekt aufbereitet. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern — und damit von teuren Nachforderungen.

Wenn du noch mehr über die Grundlagen der Buchhaltung für Einzelfirmen erfahren willst, empfehlen wir dir unseren Artikel zur Buchhaltungspflicht für Einzelfirmen.

Fazit

Die MWST-Abrechnung ist kein Hexenwerk. Wenn du deine Belege laufend sammelst, die Umsätze sauber nach MWST-Sätzen trennst und die Fristen im Blick behältst, schaffst du die Abrechnung problemlos selber. Für die meisten Freelancer und Einzelunternehmer ist der Saldosteuersatz die einfachste und oft auch günstigste Lösung. Wer hingegen hohe Ausgaben mit MWST hat, sollte die effektive Methode prüfen.

Das Wichtigste: Fang nicht erst am Ende des Quartals an, sondern pflege deine Buchhaltung regelmässig. So wird die Abrechnung zur Routineaufgabe statt zur Stresssituation.

MWST-Abrechnung automatisch vorbereiten — mit Pfeffersack behältst du den Überblick.