Die Steuererklärung als Selbständiger ist komplexer als für Angestellte. Du musst nicht nur dein Einkommen deklarieren, sondern auch eine Erfolgsrechnung einreichen. In diesem Guide zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deine Steuererklärung korrekt ausfüllst.
Inhaltsverzeichnis
- Übersicht: Was ist anders als bei Angestellten?
- Vorbereitung: Was du brauchst
- Schritt 1: Erfolgsrechnung erstellen
- Schritt 2: Einkommen deklarieren
- Schritt 3: Abzüge geltend machen
- Schritt 4: Vermögen deklarieren
- Wichtige Fristen
- Häufige Fehler vermeiden
Übersicht: Was ist anders als bei Angestellten? {#uebersicht}
Die wichtigsten Unterschiede
| Aspekt | Angestellte | Selbständige |
|---|---|---|
| Einkommensnachweis | Lohnausweis | Erfolgsrechnung |
| Sozialversicherungen | Vom AG abgezogen | Selbst zahlen + abziehen |
| Berufsauslagen | Pauschalen | Effektive Kosten |
| Vorsorge (3a) | Max. CHF 7'258 | Max. CHF 36'288 (ohne PK) |
| Unterlagen | Wenige | Umfangreich |
Was musst du einreichen?
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ EINZUREICHENDE UNTERLAGEN – SELBSTÄNDIGE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ PFLICHT │
│ ✓ Steuererklärung (ausgefüllt) │
│ ✓ Erfolgsrechnung (Einnahmen - Ausgaben = Gewinn) │
│ ✓ Bilanz (falls doppelte Buchhaltung) │
│ ✓ Wertschriftenverzeichnis │
│ ✓ Schuldenverzeichnis │
│ │
│ BEI BEDARF │
│ ○ Abschreibungstabelle (Anlagevermögen) │
│ ○ Fahrtenbuch (bei Geschäftsfahrzeug) │
│ ○ Vorsorgeausweis (Säule 3a) │
│ ○ Krankenkassen-Prämienbestätigung │
│ │
│ AUFBEWAHREN (nicht einreichen, aber bereithalten) │
│ ○ Alle Belege und Quittungen │
│ ○ Kontoauszüge │
│ ○ Rechnungskopien │
│ │
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Vorbereitung: Was du brauchst {#vorbereitung}
Checkliste vor dem Ausfüllen
Bevor du mit der Steuererklärung beginnst, sammle diese Unterlagen:
Aus deiner Buchhaltung:
- Erfolgsrechnung 2025 (Einnahmen und Ausgaben)
- Bilanz per 31.12.2025 (falls vorhanden)
- Inventar des Geschäftsvermögens
- Abschreibungstabelle
Privatdokumente:
- AHV-Beitragsrechnung
- Krankenkassen-Prämien (Grundversicherung)
- Säule 3a Einzahlungsbestätigung
- Schuldzinsenbestätigung (Hypothek, Kredit)
- Spendenbelege
Vermögensnachweise:
- Bankkontoauszüge per 31.12.
- Wertschriftenaufstellung
- Steuerwert Liegenschaften
Schritt 1: Erfolgsrechnung erstellen {#erfolgsrechnung}
Was ist eine Erfolgsrechnung?
Die Erfolgsrechnung zeigt alle Einnahmen und Ausgaben deines Geschäftsjahres und berechnet den Gewinn (oder Verlust).
Aufbau der Erfolgsrechnung
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ERFOLGSRECHNUNG 2025 │
│ Einzelfirma Max Muster │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ BETRIEBSERTRAG (Einnahmen) │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Honorareinnahmen CHF 125'000.00 │
│ Übrige Einnahmen CHF 2'500.00 │
│ ─────────────── │
│ TOTAL ERTRAG CHF 127'500.00 │
│ │
│ BETRIEBSAUFWAND (Ausgaben) │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ Materialaufwand CHF 8'200.00 │
│ Miete Büro CHF 12'000.00 │
│ Versicherungen CHF 1'800.00 │
│ Büromaterial CHF 650.00 │
│ Kommunikation (Tel, Internet) CHF 1'440.00 │
│ Fahrtkosten CHF 4'200.00 │
│ Weiterbildung CHF 1'500.00 │
│ Abschreibungen CHF 2'400.00 │
│ Übrige Geschäftskosten CHF 1'850.00 │
│ ─────────────── │
│ TOTAL AUFWAND CHF 34'040.00 │
│ │
│ ═══════════════════════════════════════════════════════════════ │
│ REINGEWINN CHF 93'460.00 │
│ │
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Abzugsfähige Geschäftskosten
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Raumkosten | Miete, Nebenkosten, Reinigung |
| Fahrzeugkosten | Km-Pauschale oder effektiv |
| Personal | Löhne, Sozialabgaben |
| Versicherungen | Betriebshaftpflicht, Rechtsschutz |
| Marketing | Werbung, Website, Visitenkarten |
| Büro | Material, Software, Telefon |
| Weiterbildung | Kurse, Fachliteratur |
| Abschreibungen | Computer, Mobiliar, Fahrzeuge |
Wichtig: Nur geschäftsmässig begründete Ausgaben sind abzugsfähig.
Home-Office-Abzug
Falls du zu Hause arbeitest:
Berechnung Home-Office-Abzug:
Wohnungsmiete pro Jahr: CHF 24'000
Anteil Arbeitszimmer: 15 m² von 75 m² = 20%
─────────────────
Abzugsfähig: CHF 4'800
+ Anteil Nebenkosten (20%): CHF 480
+ Anteil Internet (50%): CHF 360
─────────────────
TOTAL Home-Office-Abzug: CHF 5'640
Schritt 2: Einkommen deklarieren {#einkommen}
Wo trägst du was ein?
Die Steuererklärung hat verschiedene Bereiche. Als Selbständiger füllst du aus:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ STEUERERKLÄRUNG – RELEVANTE BEREICHE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ EINKOMMEN AUS SELBSTÄNDIGER ERWERBSTÄTIGKEIT │
│ • Reingewinn gemäss Erfolgsrechnung │
│ • + Privatanteile (falls vorhanden) │
│ • = Steuerbares Einkommen aus Selbständigkeit │
│ │
│ ÜBRIGES EINKOMMEN (falls vorhanden) │
│ • Zinserträge │
│ • Dividenden │
│ • Mieteinnahmen │
│ • Renten │
│ │
│ ABZÜGE │
│ • AHV/IV/EO-Beiträge │
│ • Säule 3a │
│ • Versicherungsprämien │
│ • Schuldzinsen │
│ • Berufsauslagen (bereits in Erfolgsrechnung) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Privatanteile nicht vergessen
Wenn du Geschäftsausgaben auch privat nutzt, musst du einen Privatanteil aufrechnen:
| Posten | Privatanteil |
|---|---|
| Geschäftsfahrzeug | Min. 0.9% des Kaufpreises/Monat (min. CHF 150) |
| Geschäftshandy | 20-50% (je nach Nutzung) |
| Verpflegung | CHF 15 pro Tag bei auswärtiger Arbeit |
Schritt 3: Abzüge geltend machen {#abzuege}
Sozialversicherungsbeiträge
Als Selbständiger zahlst du die AHV/IV/EO-Beiträge selbst. Diese sind vollumfänglich abzugsfähig:
| Einkommen | AHV-Beitrag (ca.) | Beitragssatz |
|---|---|---|
| CHF 50'000 | CHF 4'750 | 9.5% |
| CHF 80'000 | CHF 7'960 | 9.95% |
| CHF 100'000 | CHF 10'250 | 10.25% |
| ab CHF 60'500 | variabel | 10.25% (Maximum) |
Säule 3a – Der grösste Hebel
Ohne Pensionskasse kannst du bis zu 20% des Nettoeinkommens in die Säule 3a einzahlen:
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│ SÄULE 3a FÜR SELBSTÄNDIGE 2025 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ OHNE PENSIONSKASSE │
│ Maximum: 20% des Nettoeinkommens │
│ Obergrenze 2025: CHF 36'288 │
│ │
│ MIT PENSIONSKASSE (z.B. freiwillig) │
│ Maximum: CHF 7'258 │
│ │
│ RECHENBEISPIEL │
│ Reingewinn: CHF 93'460 │
│ − AHV-Beiträge: CHF 9'579 │
│ = Nettoeinkommen: CHF 83'881 │
│ │
│ 20% davon: CHF 16'776 │
│ → Maximaler 3a-Abzug: CHF 16'776 │
│ │
│ NEU AB 2026: Nachzahlungen für bis zu 10 Jahre möglich! │
│ │
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Weitere wichtige Abzüge
| Abzug | Betrag | Hinweis |
|---|---|---|
| Krankenkasse | Effektiv (Grundversicherung) | Je nach Kanton unterschiedlich |
| Schuldzinsen | Effektiv | Hypothek, Geschäftskredite |
| Spenden | Max. 20% des Nettoeinkommens | An steuerbefreite Organisationen |
| Kinderbetreuung | Max. CHF 25'000 | Kinder < 14 Jahre |
| Weiterbildung | Max. CHF 12'000 | Berufsbezogen |
Schritt 4: Vermögen deklarieren {#vermoegen}
Geschäftsvermögen
Dein Geschäftsvermögen (Inventar, Fahrzeuge, etc.) musst du als Privatvermögen deklarieren, da eine Einzelfirma keine eigene Rechtspersönlichkeit hat.
Steuerwert berechnen
| Vermögensgegenstand | Steuerwert |
|---|---|
| Bargeld | Nominalwert |
| Bankkonten | Saldo per 31.12. |
| Wertschriften | Kurswert per 31.12. |
| Fahrzeuge | Zeitwert (Schätzung) |
| Inventar | Buchwert |
| Liegenschaften | Amtlicher Wert |
| Forderungen | Offene Rechnungen an Kunden |
Schulden abziehen
Geschäftsschulden können abgezogen werden:
- Lieferantenschulden
- Kredite
- Offene Rechnungen
Wichtige Fristen {#fristen}
Steuererklärung 2025 (einzureichen 2026)
| Kanton | Frist | Verlängerung möglich? |
|---|---|---|
| Zürich | 31. März | Ja, online bis 30. September |
| Bern | 15. März | Ja, mit Gesuch |
| Basel-Stadt | 31. März | Ja, kostenpflichtig |
| Aargau | 31. März | Ja, online |
| St. Gallen | 31. März | Ja |
Tipp: Beantrage früh eine Fristverlängerung. Das gibt dir mehr Zeit für eine saubere Abrechnung.
Zahlungsfristen
Die Steuerrechnung kommt meist 2-4 Monate nach Einreichung. Plane genug Liquidität ein.
Häufige Fehler vermeiden {#fehler}
❌ Fehler 1: Erfolgsrechnung vergessen
Problem: Steuererklärung ohne Erfolgsrechnung eingereicht.
Lösung: Immer die Beilage "Selbständige Erwerbstätigkeit" ausfüllen und Erfolgsrechnung beilegen.
❌ Fehler 2: Privatanteile nicht aufgerechnet
Problem: Geschäftsfahrzeug voll abgezogen, aber auch privat genutzt.
Lösung: Privatanteile (Fahrzeug, Handy, etc.) korrekt aufrechnen.
❌ Fehler 3: Säule 3a nicht ausgeschöpft
Problem: Nur CHF 7'258 eingezahlt, obwohl mehr möglich wäre.
Lösung: Als Selbständiger ohne PK bis CHF 36'288 einzahlen.
❌ Fehler 4: AHV-Beiträge nicht abgezogen
Problem: AHV-Beiträge vergessen abzuziehen.
Lösung: AHV/IV/EO-Beiträge bei den Sozialversicherungsabzügen eintragen.
❌ Fehler 5: Falsche Abschreibungen
Problem: Zu hohe oder zu niedrige Abschreibungssätze.
Lösung: Offizielle Sätze verwenden (z.B. EDV: 40%, Mobiliar: 25%, Fahrzeuge: 40%).
❌ Fehler 6: Keine Belege
Problem: Abzüge ohne Belege nicht anerkannt.
Lösung: Alle Belege 10 Jahre aufbewahren und bei Nachfragen bereithalten.
Schritt-für-Schritt: So gehst du vor
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ STEUERERKLÄRUNG – SCHRITT FÜR SCHRITT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ JANUAR - FEBRUAR │
│ □ Buchhaltung abschliessen │
│ □ Erfolgsrechnung erstellen │
│ □ Bilanz erstellen (falls nötig) │
│ □ Abschreibungen berechnen │
│ □ Inventar per 31.12. erstellen │
│ │
│ MÄRZ │
│ □ Steuererklärung erhalten │
│ □ Fristverlängerung beantragen (falls nötig) │
│ □ Unterlagen zusammenstellen │
│ │
│ APRIL - MAI │
│ □ Erfolgsrechnung in Steuererklärung übertragen │
│ □ Privatanteile aufrechnen │
│ □ Abzüge eintragen (AHV, 3a, Krankenkasse) │
│ □ Vermögen und Schulden deklarieren │
│ □ Steuererklärung einreichen │
│ │
│ SPÄTER │
│ □ Steuerrechnung erhalten │
│ □ Steuerrechnung prüfen │
│ □ Bei Fehlern: Einsprache erheben (30 Tage) │
│ □ Steuern bezahlen │
│ │
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Fazit
Die Steuererklärung als Selbständiger erfordert mehr Arbeit als bei Angestellten, bietet aber auch mehr Optimierungsmöglichkeiten:
Die wichtigsten Punkte:
- ✅ Erfolgsrechnung ist Pflicht
- ✅ Alle Geschäftskosten abziehen
- ✅ Säule 3a voll ausschöpfen (bis CHF 36'288)
- ✅ AHV-Beiträge nicht vergessen
- ✅ Privatanteile korrekt aufrechnen
- ✅ Belege 10 Jahre aufbewahren
Steuererklärung vorbereiten mit Pfeffersack
Mit Pfeffersack ist die Vorbereitung auf die Steuererklärung einfach:
- ✅ Erfolgsrechnung automatisch aus deinen Buchungen
- ✅ Alle Belege digital archiviert
- ✅ Kategorien für Steuerzwecke vordefiniert
- ✅ Export für deinen Treuhänder
