Die Buchhaltung einer Reinigungsfirma in der Schweiz steht auf vier Pfeilern: einer korrekten Lohnbuchhaltung nach dem allgemeinverbindlichen GAV Reinigung (Mindestlöhne, 13. Monatslohn, Zuschläge), der MWST-Abrechnung ab CHF 100'000 Jahresumsatz zum Normalsatz von 8.1 %, der lückenlosen Erfassung von Material- und Fahrzeugkosten sowie professionellen QR-Rechnungen an deine Kunden. Wer diese vier Bereiche von Anfang an systematisch führt — am einfachsten mit einer Buchhaltungssoftware und digitaler Belegerfassung —, hat den administrativen Teil im Griff und vermeidet böse Überraschungen bei AHV-Revision oder Steuererklärung. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Rechtsform, Löhne, MWST und Ausgaben deiner Reinigungsfirma korrekt aufsetzt.
Gebäudereinigung, Büroreinigung, Umzugsreinigung, Praxisreinigung — der Bedarf ist gross, die Einstiegshürden sind tief. Buchhalterisch bringt die Branche aber eigene Herausforderungen mit: viele Mitarbeitende im Stundenlohn, ein branchenspezifischer Gesamtarbeitsvertrag (GAV), Fahrtkosten zwischen Einsatzorten und Reinigungsmaterial, das laufend eingekauft werden muss.
Rechtsform: Einzelfirma oder GmbH?
Die meisten Reinigungsfirmen starten als Einzelfirma. Im Vergleich zur GmbH ist sie die günstigere und schnellere Variante: kein Mindestkapital, keine Notarkosten, sofort loslegen. Alles zur Gründung findest du in unserem Guide zur Einzelfirma.
Sobald du aber Mitarbeitende einstellst — und das passiert in der Reinigungsbranche schnell — lohnt sich ein genauer Blick auf die GmbH:
| Kriterium | Einzelfirma | GmbH |
|---|---|---|
| Gründungskosten | CHF 0–300 | CHF 3'000–5'000 |
| Haftung | Unbeschränkt (Privatvermögen) | Auf Stammkapital beschränkt |
| Lohn an dich selbst | Privatennahme | Pflicht: Lohn + Sozialversicherungen |
| Buchhaltung | Einfach (unter CHF 500k Umsatz) | Doppelte Buchhaltung |
| HR-Eintrag | Pflicht ab CHF 100'000 Umsatz | Pflicht |
Praxis-Tipp: Reinigungsfirmen mit 3–4 Mitarbeitenden erreichen CHF 100'000 Umsatz schnell. Sobald du Angestellte hast und Haftungsrisiken steigen (Schäden beim Kunden, Unfälle), bietet die GmbH echten Schutz. Die Handelsregisterpflicht greift ab CHF 100'000 Jahresumsatz — auch als Einzelfirma.
GAV Reinigung: Was du als Arbeitgeber wissen musst
Die Reinigungsbranche in der Deutschschweiz hat einen allgemeinverbindlichen Gesamtarbeitsvertrag (GAV). Das bedeutet: Die Bestimmungen gelten für alle Betriebe — egal ob du dem Verband angehörst oder nicht. Wenn du Mitarbeitende anstellst, musst du dich daran halten.
Die wichtigsten Punkte des GAV Reinigung
Mindestlöhne (Stand 2026):
| Kategorie | Brutto-Stundenlohn (ab 2. Dienstjahr) |
|---|---|
| Unterhaltsreinigung (ungelernt) | ab ca. CHF 19.50 |
| Unterhaltsreinigung (mit EFZ/EBA) | ab ca. CHF 21.50 |
| Spezialreinigung | ab ca. CHF 22.50 |
| Vorarbeiter:in | ab ca. CHF 24.00 |
Hinweis: Prüfe die aktuellen Mindestlöhne bei der Zentralen Paritätischen Kommission Reinigung oder bei deinem Arbeitgeberverband — die Sätze werden regelmässig angepasst.
Weitere GAV-Bestimmungen:
- 13. Monatslohn: Pflicht, wird anteilig berechnet (auch bei Teilzeit und Stundenlöhnen)
- Ferienanspruch: Mindestens 4 Wochen (5 Wochen ab 50 Jahren), Ferienzuschlag bei Stundenlohn: 8.33% (4 Wochen) bzw. 10.64% (5 Wochen)
- Nacht- und Sonntagszuschläge: Nachtarbeit (23:00–06:00) +25%, Sonntagsarbeit +50%
- Arbeitskleidung: Arbeitgeber stellt Arbeitskleidung und Schutzausrüstung kostenlos zur Verfügung
- Probezeit: Maximal 3 Monate
- Krankentaggeld: Pflicht — 80% des Lohns während 720 Tagen innert 900 Tagen
Wichtig: Verstösse gegen den GAV können empfindliche Konventionalstrafen nach sich ziehen. Nimm die Mindestlöhne und Zuschläge ernst — die paritätische Kommission kontrolliert stichprobenartig.
Lohnbuchhaltung: AHV, ALV, UVG, BVG und FAK korrekt abrechnen
In der Reinigungsbranche arbeiten die meisten Mitarbeitenden auf Stundenbasis. Das macht die Lohnbuchhaltung etwas aufwändiger als bei Fixlöhnen, weil Stunden jeden Monat variieren. Trotzdem ist es machbar — mit dem richtigen System.
Sozialversicherungsbeiträge 2026 (Überblick)
| Abzug | Arbeitnehmer | Arbeitgeber | Total |
|---|---|---|---|
| AHV/IV/EO | 5.3% | 5.3% | 10.6% |
| ALV | 1.1% | 1.1% | 2.2% |
| UVG (NBU) | ca. 1–2% | 0% (NBU) | ca. 1–2% |
| UVG (BU) | 0% | ca. 0.5–3% | ca. 0.5–3% |
| BVG (2. Säule) | ca. 3–7% | ca. 3–7% | ca. 6–14% |
| FAK | 0% | ca. 1–3% | ca. 1–3% |
| Krankentaggeld | ca. 0.5% | ca. 0.5% | ca. 1% |
Die fixen Lohnbeiträge — AHV/IV/EO total 10.6 %, ALV 2.2 % — entsprechen den offiziellen Ansätzen gemäss AHV-Merkblatt 2.01. UVG-, BVG- und Krankentaggeld-Prämien hängen dagegen von Versicherer, Alter und Lohnsumme ab — deshalb die Bandbreiten.
Stundenlohn-Abrechnung: So rechnest du richtig
Bei Stundenlöhnen musst du gemäss GAV Reinigung Ferienzuschlag und 13. Monatslohn entweder monatlich auszahlen oder separat ausweisen. Die gängige Praxis in der Reinigungsbranche:
Variante 1 — Alles inklusive (häufig):
Basis-Stundenlohn: CHF 19.50
+ Ferienzuschlag 8.33%: CHF 1.62
+ 13. Monatslohn 8.33%: CHF 1.62
= Brutto-Stundenlohn all-in: CHF 22.74
Variante 2 — Separate Auszahlung (sauberer): Basis-Stundenlohn CHF 19.50 monatlich abrechnen, Ferienentgelt bei Bezug, 13. Monatslohn im Dezember oder anteilig.
Wichtig: Egal welche Variante — auf dem Lohnausweis und in der Abrechnung muss klar ersichtlich sein, wie sich der Lohn zusammensetzt. Sozialversicherungsbeiträge werden auf den gesamten Bruttolohn (inkl. Zuschläge) berechnet.
Mehr zur Lohnbuchhaltung: Lohnbuchhaltung GmbH Schweiz selber machen
MWST: Ab CHF 100'000 Umsatz wird es Pflicht
Reinigungsleistungen unterliegen dem Normalsatz von 8.1%. Die MWST-Pflicht greift gemäss ESTV ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 — dort läuft auch die Anmeldung. Für eine Reinigungsfirma mit zwei bis drei Mitarbeitenden ist diese Schwelle schnell erreicht, oft schon im ersten Jahr.
Rechenbeispiel
3 Mitarbeitende × 30 Stunden/Woche × 48 Wochen × CHF 35 Stundenansatz
= CHF 151'200 Jahresumsatz → MWST-pflichtig
Sobald absehbar ist, dass du die CHF 100'000 erreichst, musst du dich proaktiv bei der ESTV anmelden. Rückwirkende Anmeldungen und Nachzahlungen sind unangenehm.
MWST-Abrechnung in der Praxis
Als Reinigungsfirma hast du zwei Optionen:
Effektive Methode: Du rechnest die tatsächlich eingenommene MWST ab und ziehst die Vorsteuer auf deinen Einkäufen ab (Reinigungsmaterial, Maschinen, Fahrzeugkosten, Software, etc.).
Saldosteuersatz-Methode: Du zahlst einen pauschalen Satz auf deinen Umsatz und musst keine Vorsteuer einzeln nachweisen. Für Reinigungsfirmen führt die ESTV-Verordnung über die Saldosteuersätze einen Satz von 5.3 %. Das ist administrativ einfacher, aber du verlierst den Vorsteuerabzug auf grossen Anschaffungen. Da die Verordnung über 500 Branchen einzeln auflistet, prüfe deinen exakten Satz vor der Anmeldung bei der ESTV — oder rechne beide Methoden mit unserem Saldosteuersatz-Rechner durch.
Wann lohnt sich welche Methode?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Wenig Materialeinkäufe, hauptsächlich Arbeit | Saldosteuersatz (einfacher) |
| Grosse Maschineninvestitionen geplant | Effektive Methode (Vorsteuerabzug) |
| Fahrzeugkauf/-leasing | Effektive Methode (Vorsteuerabzug) |
| Möglichst wenig Administration | Saldosteuersatz |
Alles zur MWST-Abrechnung: MWST-Abrechnung Schweiz — Anleitung 2026
Typische Ausgaben einer Reinigungsfirma
Eine saubere Erfassung aller Geschäftsausgaben senkt deinen steuerbaren Gewinn — und damit deine Steuerlast. Hier die häufigsten Ausgabeposten in der Reinigungsbranche:
Reinigungsmaterial und Verbrauchsgüter
- Reinigungsmittel (Allzweckreiniger, Sanitärreiniger, Glasreiniger, Entkalker)
- Putzlappen, Mikrofasertücher, Schwämme
- Müllsäcke, Handschuhe, Schürzen
- Desinfektionsmittel
- WC-Papier und Seife (für Kunden-Nachfüllung)
Tipp: Kaufe in Grossgebinden bei Fachhändlern — das spart 30–50% gegenüber Detailhandelspreisen. Jeden Beleg sofort fotografieren und digital ablegen.
Maschinen und Geräte (Abschreibung)
- Staubsauger (Gewerbemodelle)
- Scheuersaugmaschinen
- Dampfreiniger
- Hochdruckreiniger
- Fenstersauger
Grössere Anschaffungen über CHF 1'000 werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (in der Regel 5 Jahre für Reinigungsmaschinen, 20% degressiv). Das heisst: Du setzt nicht den ganzen Betrag im Kaufjahr ab, sondern verteilst ihn.
Fahrzeug und Fahrten
- Fahrzeugleasing oder -kauf
- Treibstoff
- Versicherung und Steuern
- Service und Reparaturen
- Oder: Kilometerentschädigung (CHF 0.75/km, seit 1.1.2026)
Versicherungen
- Betriebshaftpflichtversicherung (Pflicht bei Kundeneinsätzen)
- UVG Berufsunfall
- UVG Nichtberufsunfall
- Krankentaggeldversicherung (GAV-Pflicht)
- Geschäftsfahrzeug-Versicherung
Weitere Geschäftsausgaben
- Arbeitskleidung und Schutzausrüstung
- Büromaterial, Telefon, Internet
- Software (Buchhaltung, Einsatzplanung)
- Weiterbildung
- Werbung und Flyer
Vollständige Liste: Geschäftsausgaben absetzen — was ist absetzbar?
Fahrtkosten zwischen Einsatzorten
Reinigungsfirmen haben ein spezielles Kostenmuster: Deine Mitarbeitenden (und du selbst) fahren täglich von Einsatzort zu Einsatzort. Diese Fahrten sind vollständig geschäftlich und damit absetzbar.
Zwei Varianten
Geschäftsfahrzeug: Du setzt alle Fahrzeugkosten ab (Leasing, Treibstoff, Versicherung, Reparaturen). Dafür musst du ein Fahrtenbuch führen und den allfälligen Privatanteil (0.9% des Kaufpreises pro Monat, mind. CHF 150) als Einkommen deklarieren.
Privatauto mit Kilometerentschädigung: Du zahlst dir oder deinen Mitarbeitenden CHF 0.75 pro Kilometer (Ansatz gemäss Berufskostenverordnung, seit 1.1.2026 – vorher CHF 0.70). Kein Fahrtenbuch nötig, aber du brauchst eine Aufstellung der gefahrenen Kilometer pro Einsatz.
| Methode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Geschäftsfahrzeug | Alle Kosten absetzbar, professionell | Fahrtenbuch nötig, Privatanteil |
| Kilometerentschädigung | Einfach, kein Fahrtenbuch | Weniger absetzbar bei vielen km |
Tipp: Für Mitarbeitende, die mit dem eigenen Auto zum Einsatzort fahren, ist die Kilometerentschädigung die einfachste Lösung. Halte Datum, Start/Ziel und Kilometer pro Fahrt fest.
Offerten und Rechnungen: Pauschal oder nach Stunden?
In der Reinigungsbranche gibt es zwei gängige Abrechnungsmodelle — und die Wahl hat direkte Auswirkungen auf deine Buchhaltung.
Pauschalpreise
Feste Preise pro Reinigung oder pro Monat. Üblich bei:
- Regelmässiger Büroreinigung (z.B. CHF 450/Monat für 2× wöchentlich)
- Treppenhausreinigung (z.B. CHF 120/Monat)
- Umzugsreinigung (z.B. CHF 350 für 3.5-Zimmer-Wohnung)
Vorteil: Planbare Einnahmen, einfache Rechnungsstellung. Nachteil: Wenn ein Einsatz länger dauert als kalkuliert, sinkt dein Stundenverdienst.
Stundenansatz
Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden. Üblich bei:
- Sonderreinigungen
- Baureinigungen
- Einmalige Grossaufträge
Vorteil: Du wirst für jede geleistete Stunde bezahlt. Nachteil: Kunde weiss vorher nicht genau, was es kostet — kann zu Diskussionen führen.
QR-Rechnungen erstellen
Egal welches Modell du nutzt — deine Rechnungen sollten professionell sein und einen Schweizer QR-Zahlungsteil enthalten. Das beschleunigt die Zahlung erheblich. Die Pflichtangaben auf jeder Rechnung:
- Dein Firmenname und Adresse
- Kundenname und Adresse
- Rechnungsnummer und Datum
- Beschreibung der Leistung (Ort, Datum, Umfang)
- Betrag inkl. oder exkl. MWST (je nach Status)
- QR-Zahlungsteil mit deiner IBAN
Mehr dazu: Offerte erstellen — Anleitung
Pfeffersack: Buchhaltung für deine Reinigungsfirma
Die Buchhaltung einer Reinigungsfirma ist kein Hexenwerk — aber sie verlangt Regelmässigkeit. Materialbelege, Lohnabrechnungen, Fahrtkosten, MWST: Wer das alles monatlich sauber erfasst, hat am Jahresende null Stress. Wer aufschiebt, sitzt im Januar vor einem Stapel Quittungen.
Was Pfeffersack dir bietet:
- QR-Rechnungen in 2 Minuten — professionelle Rechnungen an deine Kunden, mit Schweizer QR-Code
- Lohnbuchhaltung — Löhne korrekt abrechnen, inkl. Sozialversicherungen und Lohnausweis (noch ohne Swissdec-Zertifizierung)
- MWST-Abrechnung — automatische Berechnung, fertig für die ESTV
- Belege digital erfassen — Beleg fotografieren, OCR liest Betrag und Lieferant, in Sekunden verbucht
- Ausgabenübersicht — jederzeit wissen, wie viel du für Material, Fahrzeuge und Personal ausgibst
- Ab CHF 7/Monat — ein Bruchteil dessen, was ein Treuhänder kostet
Was Pfeffersack speziell für deine Branche kann, zeigt die Übersicht Buchhaltung für Reinigungsfirmen.
Checkliste: Buchhaltung Reinigungsfirma
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│ CHECKLISTE BUCHHALTUNG REINIGUNGSFIRMA 2026 │
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│ │
│ GRÜNDUNG & ANMELDUNG │
│ □ Rechtsform gewählt (Einzelfirma oder GmbH) │
│ □ AHV-Anmeldung als Selbständige:r (innert 90 Tagen) │
│ □ Handelsregistereintrag (ab CHF 100k Umsatz Pflicht) │
│ □ Geschäftskonto eröffnet (getrennt vom Privatkonto!) │
│ □ Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen │
│ │
│ PERSONAL & LÖHNE │
│ □ GAV Reinigung studiert (Mindestlöhne, Zuschläge, 13.) │
│ □ UVG (BU + NBU) bei Versicherer angemeldet │
│ □ Krankentaggeldversicherung abgeschlossen (GAV-Pflicht) │
│ □ BVG-Anschluss (ab 1 Mitarbeitenden) │
│ □ FAK-Anmeldung bei der Ausgleichskasse │
│ □ Lohnabrechnungen monatlich erstellen │
│ │
│ MWST │
│ □ Umsatz prüfen — ab CHF 100k MWST-Anmeldung bei ESTV │
│ □ Methode wählen (effektiv oder Saldosteuersatz 5.3%) │
│ □ MWST quartalsweise abrechnen │
│ │
│ LAUFENDE BUCHHALTUNG │
│ □ Buchhaltungssoftware eingerichtet (z.B. Pfeffersack) │
│ □ Materialbelege sofort erfassen (Foto + OCR) │
│ □ Fahrtkosten dokumentieren (Fahrtenbuch oder km-Aufstellung) │
│ □ Rechnungen zeitnah stellen (QR-Rechnung!) │
│ □ Offene Rechnungen wöchentlich prüfen │
│ □ 25–30% für Steuern und AHV zurücklegen │
│ │
│ JAHRESENDE │
│ □ Lohnausweise erstellen und versenden (bis 31. Januar) │
│ □ Jahresabschluss erstellen │
│ □ Steuererklärung einreichen │
│ □ AHV-Abrechnung prüfen │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Häufige Fragen
Ab wann ist eine Reinigungsfirma MWST-pflichtig?
Ab CHF 100'000 weltweitem Jahresumsatz. Sobald absehbar ist, dass du die Schwelle erreichst, meldest du dich proaktiv bei der ESTV an. Als administrativ einfachere Alternative zur effektiven Abrechnung steht der Saldosteuersatz offen; für Reinigungsfirmen führt die ESTV-Verordnung 5.3 % — dafür entfällt der Vorsteuerabzug auf Maschinen und Fahrzeugen.
Welcher Mindestlohn gilt in der Reinigungsbranche?
Der allgemeinverbindliche GAV Reinigung schreibt je nach Kategorie Mindestlöhne vor — in der Unterhaltsreinigung ab rund CHF 19.50 pro Stunde, für Spezialreinigung und Vorarbeitende mehr. Die aktuellen Ansätze publiziert die Zentrale Paritätische Kommission Reinigung; Verstösse können Konventionalstrafen nach sich ziehen.
Wie rechne ich Stundenlöhne mit Ferienzuschlag korrekt ab?
Entweder all-in (Basis-Stundenlohn plus 8.33 % Ferienzuschlag plus 8.33 % Anteil 13. Monatslohn, transparent ausgewiesen) oder mit separater Auszahlung von Ferienentgelt und 13. Monatslohn. In beiden Fällen muss die Zusammensetzung auf Lohnabrechnung und Lohnausweis klar ersichtlich sein, und die Sozialversicherungsbeiträge werden auf dem gesamten Bruttolohn berechnet.
Kann ich die Buchhaltung meiner Reinigungsfirma selbst führen?
Ja. Als Einzelfirma unter CHF 500'000 Umsatz genügt die einfache Buchhaltung (Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage). Mit einer Software, die Beleg-Fotos per OCR erfasst, QR-Rechnungen erstellt und die MWST automatisch rechnet, ist der Aufwand auch mit Mitarbeitenden gut zu stemmen — nur für die Lohnbuchhaltung solltest du dir ein sauberes System oder eine Fachperson zulegen.
Fazit
Eine Reinigungsfirma zu führen bedeutet: viele kleine Transaktionen, laufende Lohnabrechnungen und Material, das ständig nachgekauft werden muss. Das klingt nach viel — ist aber mit dem richtigen System gut zu bewältigen.
Die wichtigsten Punkte nochmal:
- GAV Reinigung beachten — Mindestlöhne, 13. Monatslohn und Zuschläge sind Pflicht
- Lohnbuchhaltung sauber führen — AHV, ALV, UVG, BVG korrekt abrechnen
- MWST ab CHF 100'000 — Reinigungsfirmen erreichen die Schwelle schnell
- Fahrtkosten dokumentieren — entweder Fahrtenbuch oder Kilometerentschädigung
- Belege sofort erfassen — jeder Einkauf bei Jumbo, Landi oder dem Fachhändler gehört in die Buchhaltung
- QR-Rechnungen nutzen — professionell und schneller bezahlt
Mit Pfeffersack hast du Lohnbuchhaltung, QR-Rechnungen, MWST und Belegerfassung an einem Ort — für CHF 7 pro Monat. Damit bleibt dir mehr Zeit für das, was zählt: zufriedene Kunden und ein wachsendes Geschäft.
