Als Selbständige*r in der Schweiz kannst du alle geschäftlich bedingten Ausgaben vom Gewinn abziehen — absetzbar ist jede Ausgabe, die geschäftlich veranlasst, mit Beleg dokumentiert und im Steuerjahr angefallen ist. Dazu gehören Büro und Home Office, IT und Software, Fahrzeug- und Reisekosten, Weiterbildung, Marketing, Versicherungen, Beratung sowie AHV-Beiträge und die Säule 3a. Nicht absetzbar sind private Kosten, der Arbeitsweg und Bussen; Geschäftsessen zählen nur zur Hälfte. Jede erfasste Ausgabe senkt dein steuerbares Einkommen und damit direkt deine Steuerlast. In diesem Artikel findest du die komplette Liste aller absetzbaren Geschäftsausgaben — mit Rechenbeispielen und den am häufigsten vergessenen Abzügen.
Grundregel: Was ist absetzbar?
Eine Ausgabe ist absetzbar, wenn sie:
- Geschäftlich bedingt ist (nicht privat)
- Dokumentiert ist (Beleg vorhanden)
- Im Steuerjahr angefallen ist
Wichtig: Die Steuerverwaltung kann Belege verlangen. Ohne Beleg – kein Abzug!
Komplette Liste: Absetzbare Geschäftsausgaben
1. Büro und Arbeitsplatz
Externe Büroräume:
- Miete für Büro oder Atelier
- Nebenkosten (Strom, Wasser, Heizung)
- Reinigungskosten
- Versicherung für Geschäftsräume
Home Office (bei >40% Nutzung):
- Anteilige Miete nach Quadratmeter
- Anteilige Nebenkosten
- Einrichtung des Arbeitszimmers
Coworking:
- Mitgliedschaft im Coworking Space
- Tages- oder Stundenpässe
| Rechenbeispiel Home Office | Betrag |
|---|---|
| Wohnung 80 m², Miete CHF 2'400/Mt. | |
| Arbeitszimmer 10 m² (12.5% Anteil) | |
| Absetzbar pro Monat | CHF 300 |
| Absetzbar pro Jahr | CHF 3'600 |
2. Büromaterial und Einrichtung
Sofort absetzbar (unter CHF 1'000):
- Papier, Stifte, Ordner
- Druckerpatronen
- Kleinmöbel
- Bürokleingeräte
Über Abschreibung (über CHF 1'000):
- Schreibtisch, Bürostuhl
- Regale, Schränke
- Beleuchtung
3. Elektronik und IT
Hardware:
- Computer, Laptop, Tablet
- Monitor, Drucker, Scanner
- Tastatur, Maus, Webcam
- Smartphone (geschäftlicher Anteil)
- Festplatten, USB-Sticks
Software und Abos:
- Betriebssystem
- Office-Programme
- Buchhaltungssoftware
- Design-Software (Adobe, Figma)
- Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive)
- Projektmanagement-Tools
- Kommunikationstools (Slack, Zoom)
| Software | Kosten pro Jahr |
|---|---|
| Microsoft 365 | CHF 150 |
| Adobe Creative Cloud | CHF 700 |
| Buchhaltungssoftware | CHF 200 - 600 |
| Cloud-Speicher | CHF 120 |
4. Kommunikation
Telefon:
- Geschäftshandy und Abo
- Festnetz (geschäftlicher Anteil)
- Internationale Gespräche
Internet:
- Internetanschluss (geschäftlicher Anteil)
- Mobiles Internet / Mobile Hotspot
- Domain-Kosten
- Webhosting
Tipp: Bei gemischter Nutzung (privat/geschäftlich) den geschäftlichen Anteil schätzen und dokumentieren – typisch sind 50-70%.
5. Fahrzeugkosten
Option A: Kilometerabrechnung
- 0.75 CHF pro geschäftlich gefahrenen Kilometer (seit 1.1.2026, vorher 0.70)
- Fahrtenbuch oder Aufzeichnung nötig
Option B: Effektive Kosten (anteilig)
- Leasing oder Abschreibung
- Versicherung
- Steuern
- Treibstoff
- Reparaturen und Service
- Parkgebühren
- Autobahnvignette (anteilig)
| Kostenposition | Betrag pro Jahr |
|---|---|
| Leasing | CHF 6'000 |
| Versicherung | CHF 1'200 |
| Treibstoff | CHF 2'400 |
| Service/Reparaturen | CHF 800 |
| Total | CHF 10'400 |
| Geschäftlicher Anteil (60%) | CHF 6'240 |
Steht das Auto im Geschäftsvermögen und du nutzt es auch privat, musst du umgekehrt einen Privatanteil verbuchen — wie das geht, zeigt der Artikel Privatanteil Geschäftsfahrzeug.
6. Reisekosten
Transport:
- Zugtickets (SBB, BLS)
- Flugtickets
- Taxi und Uber (geschäftlich)
- Mietwagen
- Öffentlicher Verkehr
Unterkunft:
- Hotel
- Airbnb
- Bed & Breakfast
Verpflegung auf Reisen:
- Tatsächliche Kosten oder
- Pauschale (je nach Kanton verschieden)
Wichtig: Reisen müssen geschäftlich begründet sein (Kundenbesuche, Messen, etc.)
7. Weiterbildung
Vollständig absetzbar:
- Fachkurse und Seminare
- Online-Kurse (Udemy, Coursera, etc.)
- Webinare
- Fachkonferenzen und Messen
- Coaching und Mentoring
- Sprachkurse (wenn beruflich relevant)
- Zertifizierungen
Fachliteratur:
- Fachbücher (Print und E-Book)
- Fachzeitschriften und Magazine
- Online-Abos (Medium, Fachportale)
- Hörbücher (fachlich)
Tipp: Es gibt keine Obergrenze für Weiterbildungskosten – solange sie beruflich relevant sind.
8. Marketing und Werbung
Online-Marketing:
- Website-Erstellung und -Pflege
- Google Ads
- Social Media Werbung
- SEO-Tools und -Dienstleistungen
- E-Mail-Marketing-Tools
- Newsletter-Software
Offline-Marketing:
- Visitenkarten
- Flyer und Broschüren
- Werbeartikel
- Messestand
- Sponsoring
Branding:
- Logo-Design
- Corporate Design
- Fotografie (Porträt, Produkte)
9. Versicherungen
Vollständig absetzbar:
- Berufshaftpflichtversicherung
- Betriebshaftpflichtversicherung
- Rechtsschutzversicherung (geschäftlich)
- Betriebsunterbrechungsversicherung
- Cyber-Versicherung
Achtung: Krankenversicherung und Unfallversicherung sind keine Geschäftsausgaben – diese werden separat in der Steuererklärung abgezogen.
10. Beratung und Dienstleistungen
Absetzbar:
- Treuhänder / Buchhalter
- Steuerberater
- Rechtsanwalt
- Unternehmensberater
- IT-Support
- Grafikdesigner (externe)
- Texter und Übersetzer
- Virtuelle Assistenz
11. Mitgliedschaften und Verbände
Absetzbar:
- Berufsverbände
- Branchenverbände
- Handelskammer
- Gewerbeverein
- Netzwerk-Mitgliedschaften
- Coworking-Mitgliedschaften
12. Bewirtung und Repräsentation
Geschäftsessen:
- Nur 50% absetzbar (Schweizer Regel!)
- Kundenessen
- Geschäftspartner-Treffen
- Team-Essen
Geschenke:
- Kundengeschenke (angemessener Wert)
- Werbeartikel
Nicht absetzbar:
- Privates Mittagessen
- Essen alleine auf Geschäftsreise (→ Verpflegungspauschale)
13. Bank und Finanzen
Absetzbar:
- Kontoführungsgebühren (Geschäftskonto)
- Kreditkartengebühren (geschäftlich)
- Transaktionsgebühren
- Zahlungsverkehrskosten
- Leasingzinsen — wie du die Rate korrekt verbuchst, zeigt der Leasing-Guide
- Kreditzinsen (geschäftlich)
14. AHV und Sozialversicherungen
Vollständig absetzbar:
- AHV/IV/EO-Beiträge (max. 10%, Details im AHV-Merkblatt 2.02)
- FAM-Beiträge (Familienausgleichskasse)
- Freiwillige Pensionskassen-Beiträge
- Säule 3a (bis CHF 36'288 ohne PK — siehe Säule 3a für Selbständige)
15. Abschreibungen
Anschaffungen über CHF 1'000 werden über mehrere Jahre abgeschrieben:
| Anlagegut | Abschreibungssatz pro Jahr |
|---|---|
| Computer, Laptop | 40% |
| Software | 40% |
| Mobiliar | 25% |
| Fahrzeuge | 40% |
| Maschinen | 30% |
| Immobilien | 2 - 4% |
Was ist NICHT absetzbar?
Privates:
- Private Kleidung (auch wenn "businesslike")
- Private Telefonate
- Arbeitsweg (Pendeln)
- Privatanteil an gemischten Kosten
- Private Ferien (auch wenn du "arbeitest")
Bussen und Strafen:
- Parkbussen
- Geschwindigkeitsbussen
- Steuer-Bussen
Steuern:
- Einkommenssteuern
- Vermögenssteuern
- (MWST ist ein Sonderfall – sie wird separat behandelt)
Tipps für die Praxis
1. Belege digital aufbewahren
In der Schweiz darfst du Belege digital aufbewahren. Fotografiere Quittungen sofort und speichere sie strukturiert. Beachte die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach Art. 958f OR — wie die digitale Ablage rechtssicher funktioniert, zeigt der Artikel Aufbewahrungspflicht Schweiz.
2. Geschäftskonto trennen
Ein separates Geschäftskonto macht die Abgrenzung einfacher und die Buchhaltung übersichtlicher.
3. Gemischte Nutzung dokumentieren
Bei Handy, Internet oder Fahrzeug: Dokumentiere den geschäftlichen Anteil. 60-70% geschäftlich ist bei Vollzeit-Selbständigen realistisch.
4. Nichts vergessen
Führe eine laufende Buchhaltung. Wer einmal im Jahr alles zusammensucht, vergisst garantiert etwas.
5. Im Zweifelsfall: Fragen
Bei unklaren Fällen den Treuhänder fragen – oder vorsichtig sein. Lieber einen Abzug nicht machen als später Ärger mit dem Steueramt.
Häufig vergessene Abzüge
Diese Ausgaben werden oft vergessen:
- Bankgebühren für Geschäftskonto
- Fachbücher und E-Books
- Online-Kurse und Webinare
- Berufsverbands-Mitgliedschaften
- Kleine Software-Abos
- Parkgebühren bei Kundenterminen
- Porto und Versandkosten
Über die Abzüge hinaus: 5 Steuerstrategien für Selbständige
Vollständige Ausgabenerfassung ist die Basis — diese fünf Strategien holen zusätzlich Steuern heraus:
1. Einnahmen-Timing gegen die Progression. Hast du Einfluss auf den Zeitpunkt deiner Rechnungen? Zeichnet sich ein aussergewöhnlich gutes Jahr ab, verschiebst du grosse Rechnungen ins neue Jahr; in einem schwachen Jahr stellst du sie noch im Dezember. So verteilst du den Gewinn gleichmässiger über die Jahre und brichst die Steuerprogression.
2. Rückstellungen bilden. Für absehbare zukünftige Ausgaben — Garantieleistungen, rechtliche Risiken, grosse anstehende Reparaturen — darfst du Rückstellungen bilden. Sie senken den Gewinn im aktuellen Jahr.
3. Abschreibungs-Spielraum nutzen. In einem guten Jahr schreibst du die maximalen Sätze ab, in einem schlechten Jahr weniger. Wie du Abschreibungen konkret berechnest und verbuchst, zeigt die Anleitung zu Abschreibungen.
4. PK-Einkäufe über mehrere Jahre verteilen. Wer Einkaufspotenzial in der Pensionskasse hat, holt mit 5 × CHF 10'000 über fünf Jahre mehr Steuerersparnis heraus als mit CHF 50'000 auf einmal — wieder wegen der Progression.
5. Rechtsform regelmässig prüfen. Ab einem Gewinn von rund CHF 100'000–150'000 lohnt sich die Analyse, ob eine GmbH steuerlich günstiger wäre: Dort wird der Gewinn fix besteuert, und AHV fällt nur auf den Lohn an. Rechne deine Situation im Einzelfirma-vs.-GmbH-Rechner durch — Hintergründe liefert der Artikel Ab wann lohnt sich eine GmbH?
Wichtig bei allem: Steuerplanung passiert während des Jahres, nicht erst beim Ausfüllen der Steuererklärung. Eine erste Schätzung deiner Steuerlast liefert der Steuerrechner für Selbständige.
Checkliste: Geschäftsausgaben erfassen
Monatlich:
- Alle Belege digitalisieren
- Ausgaben in Buchhaltung erfassen
- Gemischte Nutzung aufteilen
Jährlich:
- Abschreibungen berechnen
- AHV-Beiträge erfassen
- Säule 3a Einzahlung belegen
- Home Office berechnen
- Fahrzeugkosten zusammenstellen
Fazit: Jede Ausgabe zählt
Als Selbständige*r hast du viele Möglichkeiten, Geschäftsausgaben geltend zu machen. Je vollständiger du deine Ausgaben erfasst, desto weniger Steuern zahlst du.
Die wichtigsten Kategorien:
- Büro und Arbeitsplatz
- IT und Software
- Weiterbildung
- Marketing
- Fahrzeug und Reisen
- Versicherungen und Beratung
Mit einer guten Buchhaltung vergisst du keinen Abzug – und hast bei der Steuererklärung alles bereit.
Häufige Fragen
Welche Geschäftsausgaben kann ich als Selbständiger absetzen?
Grundsätzlich jede Ausgabe, die geschäftlich bedingt, mit Beleg dokumentiert und im Steuerjahr angefallen ist — von Büro und IT über Weiterbildung und Marketing bis zu Versicherungen, AHV-Beiträgen und Säule 3a. Nicht absetzbar sind private Kosten, der Arbeitsweg, Bussen sowie Einkommens- und Vermögenssteuern.
Für wen gilt diese Liste — und was ist mit der Einzelfirma?
Diese Liste gilt für alle Selbständigen in der Schweiz, vom Freelancer bis zur Personengesellschaft. Wenn du eine Einzelfirma führst und wissen willst, wie du die Abzüge konkret in Buchhaltung und Steuererklärung geltend machst, findest du die Umsetzung im Artikel Geschäftsausgaben abziehen bei der Einzelfirma.
Sind Geschäftsessen vollständig absetzbar?
Nein. In der Schweiz sind Geschäftsessen — etwa Kundenessen oder Treffen mit Geschäftspartnern — nur zu 50% absetzbar. Ein privates Mittagessen ist gar nicht abziehbar; für Essen allein auf Geschäftsreisen gilt die Verpflegungspauschale.
Wie spare ich als Selbständige*r am meisten Steuern?
Die grössten Hebel in dieser Reihenfolge: Säule 3a voll ausschöpfen (ohne Pensionskasse bis CHF 36'288), sämtliche Geschäftsausgaben lückenlos mit Beleg erfassen, Abschreibungen und Rückstellungen gezielt einsetzen, Einnahmen-Timing gegen die Progression nutzen — und ab rund CHF 100'000–150'000 Gewinn prüfen, ob eine GmbH steuerlich günstiger wäre.
Wie lange muss ich Belege für abgesetzte Ausgaben aufbewahren?
Buchungsbelege müssen in der Schweiz 10 Jahre aufbewahrt werden — digital ist das ausdrücklich erlaubt. Ohne Beleg kann die Steuerverwaltung den Abzug verweigern. Alle Fristen und Regeln findest du im Artikel Aufbewahrungspflicht Schweiz.
Alle Ausgaben im Griff
Mit Pfeffersack erfasst du deine Geschäftsausgaben einfach und kategorisiert sie automatisch. So hast du bei der Steuererklärung alles auf Knopfdruck bereit.
