Buchhaltung für Freelancer Schweiz — einfach und günstig

Du bist Freelancer geworden, um das zu tun, was du liebst — nicht um abends Belege zu sortieren und Zahlen in Tabellen zu tippen. Aber Buchhaltung gehört nun mal dazu, wenn du selbständig bist. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Ansatz brauchst du nicht mehr als 15 Minuten pro Woche dafür.

Was Freelancer buchhalterisch wirklich brauchen

Viele Freelancer denken, sie müssten eine aufwändige doppelte Buchhaltung führen — mit Bilanz, Kontenplan und komplizierten Journalbuchungen. Das ist ein Missverständnis. Die doppelte Buchhaltung ist in der Schweiz erst ab einem Jahresumsatz von CHF 500'000 Pflicht. Darunter reicht die sogenannte Milchbüechlirechnung, also die einfache Einnahmen-/Ausgabenrechnung.

Was du als Freelancer tatsächlich brauchst, ist überschaubar:

• Alle Einnahmen erfassen: Jede Rechnung, die du stellst, muss dokumentiert sein.
• Alle Geschäftsausgaben festhalten: Vom Softwareabo über Büromaterial bis zum Coworking-Space — jede geschäftliche Ausgabe gehört in deine Buchhaltung.
• Belege aufbewahren: In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Ob digital oder physisch, spielt keine Rolle — Hauptsache, die Belege sind vollständig und auffindbar.
• Jährliche Einnahmen-/Ausgabenrechnung erstellen: Für die Steuererklärung brauchst du eine saubere Übersicht deiner Einnahmen und Ausgaben.
• MWST tracken (falls du MWST-pflichtig bist): Ab CHF 100'000 Jahresumsatz musst du die Mehrwertsteuer abrechnen. Dann gehört die MWST-Erfassung zu deinen Pflichten.

Das war's. Keine Bilanz, kein komplexer Kontenrahmen, keine doppelten Buchungen. Als Freelancer mit einer Einzelfirma ist deine Buchhaltung im Kern simpel — vorausgesetzt, du machst sie regelmässig und nicht erst kurz vor der Steuererklärung.

Excel vs Buchhaltungssoftware — wann lohnt sich der Umstieg?

Die Frage, die sich fast jeder Freelancer irgendwann stellt: Reicht mein Excel-Sheet noch aus, oder brauche ich eine richtige Software? Die Antwort hängt davon ab, wo du gerade stehst.

Excel: der ewige Klassiker

Excel ist kostenlos (oder zumindest schon vorhanden), flexibel und jeder kennt es. Für den absoluten Start als Freelancer — vielleicht die ersten Monate mit einer Handvoll Transaktionen — kann eine einfache Tabelle durchaus funktionieren.

Aber Excel hat klare Grenzen:

• Keine Automatisierung: Du tippst alles manuell ein. Jede Rechnung, jede Ausgabe, jede Summe.
• Fehleranfällig: Eine falsche Formel, ein vergessener Eintrag — und deine gesamte Übersicht stimmt nicht mehr.
• Keine MWST-Berechnung: Du musst die Mehrwertsteuer selbst ausrechnen und zuordnen.
• Keine QR-Rechnungen: Schweizer QR-Rechnungen kannst du mit Excel nicht erstellen.
• Kein Belegmanagement: Belege liegen irgendwo auf dem Desktop, in der Dropbox oder im Schuhkarton.
• Kein automatisches Backup: Wenn dein Laptop den Geist aufgibt, sind deine Daten möglicherweise weg.

Für die ersten zwei bis drei Monate mit wenigen Transaktionen mag das gehen. Langfristig kostet dich Excel aber mehr Zeit, als du sparst.

Buchhaltungssoftware: ab wann sinnvoll?

Der Umstieg auf eine Buchhaltungssoftware lohnt sich, sobald eine der folgenden Situationen auf dich zutrifft:

• Du hast regelmässige Kunden und stellst mehr als zwei bis drei Rechnungen pro Monat.
• Du bist MWST-pflichtig und musst die Mehrwertsteuer korrekt abrechnen.
• Du willst einfach Zeit sparen und dich auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren.

Bei einem Preis von CHF 7 pro Monat — wie bei Pfeffersack — ist der Break-even schnell erreicht. Schon wenn du pro Woche 20 Minuten sparst, rechnet sich das innerhalb des ersten Monats.

Der direkte Vergleich

Die Zahlen sprechen für sich: Mit einer Buchhaltungssoftware sparst du pro Woche mindestens 20 Minuten. Auf ein Jahr gerechnet sind das über 17 Stunden — Zeit, die du in Kundenarbeit investieren kannst.

Die grössten Zeitfresser in der Freelancer-Buchhaltung

Wenn Freelancer über Buchhaltung stöhnen, liegt das meistens an fünf konkreten Aufgaben, die unverhältnismässig viel Zeit fressen. Jede davon lässt sich mit der richtigen Lösung drastisch beschleunigen.

Zeitfresser 1: Rechnungen manuell erstellen

Du öffnest Word oder eine Excel-Vorlage, tippst Kundendaten ein, rechnest die Beträge zusammen, formatierst das Ganze und exportierst es als PDF. Pro Rechnung dauert das schnell 15 bis 20 Minuten. Dazu kommt: Schweizer Kunden erwarten heute QR-Rechnungen, und die kannst du mit Word schlicht nicht erstellen.

Die Lösung: Eine Buchhaltungssoftware generiert QR-Rechnungen in unter zwei Minuten. Kundendaten sind gespeichert, Positionen lassen sich wiederverwenden, und der QR-Code wird automatisch erstellt.

Zeitfresser 2: Belege suchen und zuordnen

Am Jahresende sitzt du vor einem Stapel Quittungen und versuchst herauszufinden, welche Ausgabe zu welchem Projekt gehört. Digitale Belege liegen verstreut in verschiedenen Ordnern. Das kann Stunden dauern.

Die Lösung: Beleg sofort fotografieren oder hochladen, wenn du ihn bekommst. OCR-Technologie liest die Daten automatisch aus — Betrag, Datum, Lieferant. In 30 Sekunden ist der Beleg erfasst und zugeordnet.

Zeitfresser 3: MWST manuell berechnen

Wenn du MWST-pflichtig bist, musst du bei jeder Rechnung und jeder Ausgabe den korrekten Steuersatz anwenden und alles sauber aufschlüsseln. Manuell ist das fehleranfällig und mühsam — besonders bei der quartalsweisen MWST-Abrechnung.

Die Lösung: Die Software berechnet die MWST automatisch auf jeder Rechnung und jeder Ausgabe. Die Abrechnung für die Steuerverwaltung ist mit wenigen Klicks erstellt.

Zeitfresser 4: Jahresabschluss zusammenstellen

Am Ende des Jahres brauchst du eine vollständige Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben für die Steuererklärung. Mit Excel heisst das: Formeln prüfen, Kategorien kontrollieren, alles nochmal nachrechnen.

Die Lösung: Ein Klick, und du hast deine Jahresübersicht als PDF. Alle Zahlen sind bereits das ganze Jahr über korrekt erfasst — es gibt nichts mehr zusammenzusuchen.

Zeitfresser 5: Offene Rechnungen nachverfolgen

Wer hat schon bezahlt? Welche Rechnung ist seit drei Wochen offen? Ohne System verlierst du den Überblick, und deine Liquidität leidet darunter.

Die Lösung: Ein Dashboard zeigt dir auf einen Blick, welche Rechnungen offen sind, welche überfällig und welche bezahlt. Du weisst jederzeit, wo du finanziell stehst.

Übrigens: All diese Zeitfresser löst Pfeffersack für CHF 7/Monat.

Typischer Freelancer-Monat mit Pfeffersack

Theorie ist das eine — aber wie sieht ein realistischer Monat mit einer Buchhaltungssoftware konkret aus? Hier ein typischer Ablauf:

Woche 1 bis 4: Rechnungen versenden Sobald du ein Projekt abschliesst oder einen Meilenstein erreichst, erstellst du die Rechnung. Mit gespeicherten Kundendaten und Vorlagen dauert das rund 2 Minuten pro Rechnung. Bei vier bis sechs Rechnungen im Monat sind das 10 bis 15 Minuten total.

Laufend: Belege erfassen Wenn du eine Quittung bekommst — im Restaurant mit dem Kunden, beim Kauf von Büromaterial, nach der Zahlung eines Abos — fotografierst du den Beleg sofort mit dem Handy. Die OCR-Erkennung erledigt den Rest. Zeitaufwand: etwa 30 Sekunden pro Beleg.

Einmal monatlich: Dashboard-Check Am Monatsende wirfst du einen kurzen Blick auf dein Dashboard: Wie viel hast du eingenommen? Welche Rechnungen sind noch offen? Stimmen die Ausgaben? Das dauert rund 5 Minuten.

Quartalsweise: MWST-Übersicht exportieren Falls du MWST-pflichtig bist, exportierst du die Abrechnung direkt aus der Software. Zeitaufwand: etwa 10 Minuten pro Quartal.

Einmal jährlich: Export für die Steuererklärung Am Jahresende exportierst du deine vollständige Einnahmen-/Ausgabenübersicht. Da alles laufend erfasst wurde, gibt es keine Überraschungen. Zeitaufwand: 15 Minuten.

Dein monatlicher Gesamtaufwand: rund 1 Stunde.

Zum Vergleich: Mit Excel kommst du schnell auf 3 bis 4 Stunden pro Monat — das sind 24 bis 36 Stunden im Jahr, die du besser in deine Kundenarbeit investieren könntest.

Steuern als Freelancer — das Wichtigste

Die Buchhaltung dient letztlich einem Hauptzweck: deine Steuersituation korrekt abzubilden. Als Freelancer mit Einzelfirma musst du folgende Punkte im Blick behalten:

• Einkommensteuer: Du versteuerst deinen Gewinn, also Einnahmen minus Geschäftsausgaben. Je sauberer deine Buchhaltung, desto genauer kennst du deinen steuerbaren Gewinn — und desto weniger zahlst du unnötig zu viel.

• AHV/IV/EO-Beiträge: Als Selbständiger zahlst du rund 10% deines Einkommens an die Sozialversicherungen. Diese Beiträge sind geschäftliche Ausgaben und mindern deinen Gewinn.

• Mehrwertsteuer: Ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 bist du MWST-pflichtig. Die MWST-Abrechnung ist ein eigenes Thema — mehr dazu findest du in unserem Guide zur MWST-Abrechnung.

• Geschäftsausgaben abziehen: Alles, was geschäftlich notwendig ist, mindert deinen steuerbaren Gewinn. Das reicht vom Bürostuhl über die Software bis zum Fachbuch. Je vollständiger du deine Ausgaben erfasst, desto weniger Steuern zahlst du.

Mehr dazu: Geschäftsausgaben abziehen — was ist absetzbar?

Fazit

Deine Buchhaltung als Freelancer sollte so einfach sein wie dein Business. Du bist kein Konzern — du brauchst keine Software, die für Konzerne gebaut wurde. Was du brauchst, ist ein schlankes Tool, das Rechnungen erstellt, Belege verwaltet und dir am Jahresende eine saubere Übersicht liefert.

Mach es dir nicht komplizierter als nötig. Eine einfache Buchhaltung reicht für die meisten Freelancer völlig aus. Und mit der richtigen Software erledigst du sie in einem Bruchteil der Zeit, die du mit Excel brauchst.

Weniger Buchhaltung, mehr Kundenarbeit — teste Pfeffersack kostenlos.