Als Einzelfirma darfst du in der Schweiz jede geschäftsmässig begründete Ausgabe vom Gewinn abziehen (Art. 27 DBG): Büro- und IT-Kosten, Marketing, Berufsversicherungen, Weiterbildung, den Flächenanteil eines dedizierten Home-Office-Arbeitszimmers sowie Fahrzeugkosten — beim Privatauto zum Richtwert von CHF 0.75 pro Kilometer für Geschäftsfahrten. Bei gemischt genutzten Ausgaben wie Smartphone oder Internet ziehst du den geschäftlichen Anteil ab, und Anschaffungen über CHF 1'000 verteilst du per Abschreibung auf mehrere Jahre. Die Grenze zieht das Steueramt bei privaten Lebenshaltungskosten und unverhältnismässigen Beträgen. In diesem Guide erfährst du, was klar absetzbar ist, was sich in der Grauzone bewegt und wie du alles so dokumentierst, dass die Abzüge auch anerkannt werden.
Inhaltsverzeichnis
- Grundregel: Geschäftlich bedingt = absetzbar
- Diese Ausgaben sind klar absetzbar
- Home-Office-Abzug korrekt berechnen
- Auto und Transport
- Verpflegung und Bewirtung
- Die Grauzone — was das Steueramt genauer prüft
- Belege richtig aufbewahren
- Abschreibungen nicht vergessen
- Fazit
Grundregel: Geschäftlich bedingt = absetzbar
Das Schweizer Steuerrecht folgt einem klaren Prinzip: Jede Ausgabe, die geschäftsmässig begründet ist, darf vom Gewinn abgezogen werden (Art. 27 Abs. 1 DBG). Das bedeutet: Die Ausgabe muss notwendig sein, um Einnahmen zu erzielen oder den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
Dabei gilt:
- Die Ausgabe muss direkt mit deiner beruflichen Tätigkeit zusammenhängen.
- Sie muss verhältnismässig sein — eine vergoldete Bürolampe wird das Steueramt kaum akzeptieren.
- Bei gemischt genutzten Ausgaben (privat + geschäftlich) kannst du den geschäftlichen Anteil abziehen. Beispiel: Ein Handy, das du zu 70 % geschäftlich nutzt, ist zu 70 % absetzbar.
Der wichtigste Punkt von allem: Dokumentation ist alles. Ohne Beleg gibt es keinen Abzug. Halte für jede Ausgabe fest, was du gekauft hast, warum du es brauchst und bewahre die Quittung auf. Wenn du von Anfang an sauber arbeitest, sparst du dir bei der Steuererklärung viel Stress — und Geld.
Falls du noch unsicher bist, wie die Buchhaltung für deine Einzelfirma grundsätzlich funktioniert, lies unseren Artikel zur Buchhaltungspflicht für Einzelfirmen.
Diese Ausgaben sind klar absetzbar
Büro und Arbeitsplatz
Wenn du ein externes Büro mietest, sind die Kosten zu 100 % absetzbar — Miete, Nebenkosten, Reinigung, alles. Auch Coworking-Abos oder Tagesplätze zählen dazu.
Darüber hinaus sind folgende Posten unbestritten:
- Büromaterial: Papier, Stifte, Ordner, Druckerpatronen, Briefumschläge
- Möbel und Einrichtung: Schreibtisch, Bürostuhl, Regale — bei Anschaffungskosten über CHF 1'000 musst du über 5 bis 10 Jahre abschreiben
- Internet und Telefon: Der geschäftliche Anteil ist absetzbar. Bei einem separaten Geschäftsanschluss zu 100 %, bei Mischnutzung anteilig (z. B. 60-80 %)
IT und Software
Technologie ist für die meisten Selbständigen unverzichtbar — und entsprechend gut absetzbar:
- Computer, Laptop, Tablet: Vollständig absetzbar, wenn ausschliesslich geschäftlich genutzt. Bei privater Mitnutzung anteilig.
- Software-Abonnements: Buchhaltungssoftware, Design-Tools, Projektmanagement, Cloud-Speicher — alles absetzbar, solange du es beruflich nutzt.
- Hosting und Domains: Die Kosten für deine Geschäfts-Website, E-Mail-Hosting und Cloud-Dienste sind vollständig abzugsfähig.
- Drucker, Scanner und Peripherie: Auch Zubehör wie externe Festplatten, Webcams oder Headsets zählen dazu.
Berufskleidung und Werkzeug
Berufskleidung ist nur absetzbar, wenn sie spezifisch für deinen Beruf notwendig ist. Normale Alltagskleidung akzeptiert das Steueramt nicht — auch dann nicht, wenn du sie ausschliesslich bei der Arbeit trägst. Absetzbar sind:
- Sicherheitsschuhe, Schutzausrüstung, Arbeitshandschuhe
- Berufsuniform oder Kittel
- Spezialwerkzeug, das du ausschliesslich beruflich brauchst
Marketing und Werbung
Alles, was dazu dient, Kunden zu gewinnen oder dein Geschäft bekannt zu machen, ist absetzbar:
- Website-Kosten: Design, Entwicklung, Wartung, Hosting
- Drucksachen: Visitenkarten, Flyer, Broschüren
- Online-Werbung: Google Ads, Facebook/Instagram Ads, LinkedIn Kampagnen
- Netzwerk-Events: Eintrittsgebühren für Messen, Branchenevents oder Business-Netzwerke
Versicherungen
Nicht alle Versicherungen werden gleich behandelt:
- Berufshaftpflichtversicherung: Vollständig absetzbar
- Betriebsversicherung: Vollständig absetzbar
- Rechtsschutzversicherung (geschäftlich): Absetzbar
- Krankenversicherung: Nicht als Geschäftsausgabe absetzbar — die KVG-Prämien sind ein persönlicher Abzug in der Steuererklärung
Weiterbildung
Investierst du in dein Wissen, belohnt dich das Steueramt:
- Kurse, Seminare und Konferenzen, die direkt mit deiner beruflichen Tätigkeit zusammenhängen
- Fachliteratur: Bücher, Fachzeitschriften, Online-Kurse
- Zertifizierungen, die du für deine aktuelle Tätigkeit brauchst
Wichtig: Die Weiterbildung muss in Zusammenhang mit deinem aktuellen Beruf stehen. Ein Sommelier-Kurs als Webdesigner wird das Steueramt kaum akzeptieren — es sei denn, du gestaltest Websites für Weingüter und brauchst das Fachwissen.
Home-Office-Abzug korrekt berechnen
Für viele Freelancer und Einzelunternehmer ist das Home Office der primäre Arbeitsplatz. Die gute Nachricht: Du kannst einen anteiligen Teil deiner Wohnkosten als Geschäftsausgabe abziehen.
Die Berechnung: Anteil der Wohnfläche
Der Abzug basiert auf dem Verhältnis deines Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche:
| Berechnungsschritt | Betrag |
|---|---|
| Gesamte Wohnfläche | 80 m² |
| Arbeitszimmer | 15 m² |
| Geschäftlicher Anteil | 18.75 % |
| Monatsmiete inkl. Nebenkosten | CHF 2'200 |
| Abzug pro Monat | CHF 412.50 |
| Abzug pro Jahr | CHF 4'950 |
Von diesem Anteil sind absetzbar: Miete, Nebenkosten, Strom, Heizung und auch ein anteiliger Internet-Abzug.
Voraussetzungen
Damit das Steueramt den Abzug akzeptiert, muss es sich um ein dediziertes Arbeitszimmer handeln — ein separater Raum, der hauptsächlich beruflich genutzt wird. Eine Ecke im Wohnzimmer mit einem Klapptisch reicht in der Regel nicht aus.
Das Steueramt ist bei Home-Office-Abzügen erfahrungsgemäss strenger als bei anderen Geschäftsausgaben. Sei realistisch mit deiner Angabe und rechne nicht die halbe Wohnung als Büro.
Praktischer Tipp: Mach ein Foto von deinem Home-Office-Setup und bewahre es bei deinen Unterlagen auf. Das hilft bei allfälligen Rückfragen.
Mehr Details zum Thema findest du in unserem ausführlichen Artikel zum Home-Office-Abzug in der Schweiz.
Auto und Transport
Mobilität ist für viele Selbständige unverzichtbar — und die Regeln dafür sind klar, aber nicht ganz einfach.
Geschäftsfahrzeug (auf die Firma lautend)
Wenn du ein Fahrzeug ausschliesslich oder hauptsächlich geschäftlich nutzt, sind folgende Kosten absetzbar:
- Leasingraten oder Kaufpreis (via Abschreibung)
- Benzin / Diesel / Strom
- Versicherung und Steuern
- Reparaturen und Wartung
- Parkgebühren
Aber: Nutzt du das Fahrzeug auch privat, musst du einen Privatanteil deklarieren. Gemäss Praxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung beträgt dieser seit 2022 0.9 % des Kaufpreises (exkl. MWST) pro Monat (mindestens CHF 150/Monat). Das entspricht 10.8 % des Kaufpreises pro Jahr.
Privatfahrzeug geschäftlich genutzt
Nutzt du dein privates Auto für geschäftliche Fahrten, kannst du gemäss dem üblichen Richtwert eine Kilometerpauschale von CHF 0.75/km abziehen (Stand: ab 1.1.2026). Diese Pauschale deckt alle Kosten ab (Benzin, Versicherung, Abnutzung); die genaue Höhe kann kantonal leicht variieren. Den Betrag rechnest du am schnellsten mit unserem Kilometerentschädigungs-Rechner aus.
Öffentlicher Verkehr
ÖV-Tickets für geschäftliche Fahrten sind zu 100 % absetzbar — Zug, Tram, Bus, alles. Nicht absetzbar ist dein normaler Arbeitsweg, wenn du ein externes Büro hast (das ist ein persönlicher Berufsauslagen-Abzug).
Fahrtenbuch führen
Wenn du dein Auto regelmässig für beides nutzt (privat und geschäftlich), führe ein Fahrtenbuch. Darin notierst du Datum, Strecke, Zweck und Kilometer. Das Fahrtenbuch ist gegenüber dem Steueramt das stärkste Beweismittel.
Mehr zum Thema Privatanteil findest du in unserem Artikel zum Privatanteil beim Geschäftsfahrzeug.
Verpflegung und Bewirtung
Hier wird es heikel — denn Essen ist grundsätzlich eine private Lebenshaltungsausgabe und nicht absetzbar.
Was du abziehen kannst
- Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern: Absetzbar, wenn du den geschäftlichen Zweck dokumentierst.
- Verpflegung auf Geschäftsreisen: Wenn du unterwegs bist und nicht zu Hause essen kannst, sind Mahlzeiten absetzbar.
Was du nicht abziehen kannst
- Dein tägliches Mittagessen, auch wenn du alleine am Schreibtisch arbeitest
- Einkäufe im Supermarkt für Snacks im Büro (Grauzone — bei kleinen Beträgen oft toleriert)
Dokumentation ist Pflicht
Notiere auf jedem Bewirtungsbeleg:
- Wer war dabei?
- Was wurde besprochen?
- Warum war das Treffen geschäftlich relevant?
Ein Beleg mit dem Vermerk «Kundengespräch mit Firma Müller, Besprechung Projekt Website-Relaunch» ist deutlich besser als ein anonymer Restaurantbeleg über CHF 180.
Die Grauzone — was das Steueramt genauer prüft
Es gibt Ausgaben, die nicht eindeutig privat oder geschäftlich sind. Hier lohnt es sich, besonders sorgfältig zu dokumentieren.
Geschenke an Kunden
Kundengeschenke wie Wein, Schokolade oder ein Weihnachtsgeschenk sind grundsätzlich absetzbar. Eine fixe gesetzliche Obergrenze gibt es nicht — massgebend bleibt die Verhältnismässigkeit; moderate Beträge im Bereich von wenigen hundert Franken pro Kunde und Jahr gelten in der Praxis als unproblematisch. Notiere, wem du was geschenkt hast und warum.
Reisen mit gemischtem Zweck
Wenn du eine Reise unternimmst, die teils geschäftlich und teils privat ist, darfst du nur den geschäftlichen Anteil abziehen. Beispiel: 5 Tage Konferenz in Berlin + 3 Tage Sightseeing = 5/8 der Reisekosten absetzbar.
Smartphone und Tablet
Die meisten Selbständigen nutzen ihr Smartphone auch privat. Der geschäftliche Anteil liegt typischerweise bei 50 bis 80 % — je nachdem, wie intensiv du es beruflich nutzt. Sei ehrlich und konsistent mit deiner Schätzung.
Teure Geschäftsessen
Geschäftsessen müssen im Verhältnis zu deinem Umsatz und zum Anlass stehen. Ein Abendessen für CHF 50 pro Person mit einem Kunden ist kein Problem; bei einem Dinner für CHF 300 pro Person im Sternerestaurant schaut das Steueramt genauer hin. Halte die Beträge angemessen und dokumentiere den geschäftlichen Anlass.
Tipp: Mit Pfeffersack kategorisierst du jede Ausgabe sofort und vergisst keinen Abzug mehr.
Belege richtig aufbewahren
Die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz beträgt 10 Jahre (Art. 958f OR). Das gilt für alle Geschäftsbelege, Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge.
Digital ist gleichgestellt
Seit 2013 ist die digitale Aufbewahrung der physischen rechtlich gleichgestellt (GeBüV). Du darfst Papierbelege scannen und das Original vernichten — vorausgesetzt, die digitale Kopie ist vollständig und unverändert.
Was ein gültiger Beleg braucht
Damit ein Beleg steuerlich anerkannt wird, muss er folgende Informationen enthalten:
- Datum der Ausgabe
- Betrag (inkl. Währung)
- Anbieter/Verkäufer (Name und Adresse)
- Beschreibung der Leistung oder des Produkts
Für den MWST-Vorsteuerabzug gelten strengere Anforderungen: Der Beleg muss zusätzlich die MWST-Nummer des Anbieters und den separat ausgewiesenen MWST-Betrag enthalten. Mehr dazu in unserem Artikel zur MWST-Abrechnung.
Organisation
Ordne deine Belege nach Monat und Kategorie. So findest du alles schnell wieder und hast bei der Steuererklärung alles griffbereit. Eine klare Struktur spart dir Stunden an Sucharbeit.
Pfeffersack's OCR-Belegerkennung digitalisiert deine Belege automatisch — mehr erfahren.
Abschreibungen nicht vergessen
Nicht jede Ausgabe darfst du im Kaufjahr vollständig abziehen. Für Anschaffungen über CHF 1'000 gilt: Du musst sie über mehrere Jahre abschreiben (amortisieren).
Typische Abschreibungssätze
| Anlagekategorie | Abschreibungssatz pro Jahr |
|---|---|
| IT-Equipment (Laptop, PC) | 33-50 % |
| Büromöbel | 20 % |
| Fahrzeuge | 40 % |
| Maschinen und Geräte | 25-40 % |
| Immaterielle Güter (Software-Lizenzen) | 33-50 % |
Sofortabzug für Kleinanschaffungen
Gegenstände mit einem Anschaffungswert unter CHF 1'000 darfst du im Kaufjahr vollständig als Aufwand verbuchen. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich.
Beispiel: Du kaufst einen Laptop für CHF 2'400. Bei einem Abschreibungssatz von 50 % degressiv sieht die Rechnung so aus:
- Jahr 1: CHF 1'200 Abschreibung (Restwert: CHF 1'200)
- Jahr 2: CHF 600 Abschreibung (Restwert: CHF 600)
- Jahr 3: CHF 300 Abschreibung (Restwert: CHF 300)
Jedes Jahr reduziert die Abschreibung deinen steuerbaren Gewinn. Vergiss also nicht, ein Anlagenverzeichnis zu führen. Wenn du unsicher bist, wie du das in deiner Buchhaltung abbildest, hilft dir unser Artikel Buchhaltung selber machen oder Treuhänder beauftragen? weiter.
Häufige Fragen
Welche Ausgaben kann ich als Einzelfirma von den Steuern abziehen?
Alle geschäftsmässig begründeten Ausgaben: Büro und Coworking, IT und Software, Marketing, Berufsversicherungen, Weiterbildung, Fahrzeugkosten sowie den Anteil eines dedizierten Home-Office-Arbeitszimmers. Bei gemischt genutzten Posten (Handy, Internet, Auto) ziehst du den geschäftlichen Anteil ab — immer mit Beleg.
Kann ich mein Mittagessen als Geschäftsausgabe abziehen?
Das tägliche Mittagessen ist eine private Lebenshaltungsausgabe und nicht absetzbar — auch im Home-Office. Absetzbar sind Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern (mit dokumentiertem Anlass) sowie Verpflegung auf Geschäftsreisen.
Wie berechne ich den Home-Office-Abzug?
Massgebend ist der Flächenanteil des dedizierten Arbeitszimmers an der gesamten Wohnfläche. Diesen Prozentsatz wendest du auf Miete, Neben- und Stromkosten an; auch ein anteiliger Internetabzug ist möglich. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer reicht dem Steueramt in der Regel nicht.
Ab welchem Betrag muss ich Anschaffungen abschreiben?
Anschaffungen über CHF 1'000 schreibst du über die Nutzungsdauer ab — etwa IT-Equipment mit 33–50 % oder Büromöbel mit 20 % pro Jahr. Alles darunter darfst du im Kaufjahr vollständig als Aufwand verbuchen.
Fazit
Jede korrekt dokumentierte Geschäftsausgabe senkt deinen steuerbaren Gewinn — und damit deine Steuerlast und deine AHV-Beiträge. Der Schlüssel liegt in einer konsequenten Dokumentation ab dem ersten Tag. Wer seine Belege laufend erfasst und kategorisiert, hat am Jahresende keine bösen Überraschungen.
Im Zweifelsfall gilt: Zieh die Ausgabe ab und dokumentiere sie sauber. Wenn das Steueramt anderer Meinung ist, streicht es den Abzug — aber bestrafen wird es dich dafür nicht, solange du transparent und nachvollziehbar gearbeitet hast.
Fang heute an, jede geschäftliche Ausgabe konsequent zu erfassen. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken — spätestens bei der nächsten Steuererklärung.
