Buchhaltung für Kleinunternehmen

Was zählt in der Schweiz als Kleinunternehmen?

Kleinunternehmen sind in der Schweiz Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten, Mikrounternehmen haben weniger als zehn. Das Bundesamt für Statistik zählt in seiner Unternehmensstatistik STATENT über 99 % aller Schweizer Firmen zu den KMU mit weniger als 250 Beschäftigten, die grosse Mehrheit davon sind Mikrounternehmen. Für die Buchhaltung ist aber nicht die Mitarbeiterzahl entscheidend, sondern Rechtsform und Umsatz: Eine Einzelfirma unter CHF 500'000 Jahresumsatz darf die einfache Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage führen (Art. 957 Abs. 2 OR). Eine GmbH oder AG muss unabhängig vom Umsatz doppelt Buch führen, mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Pfeffersack deckt beide Fälle ab: die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für die Einzelfirma und die doppelte Buchhaltung mit einem Kontenplan nach den Klassen des KMU-Kontenrahmens für die GmbH.

Welche Pflichten hat ein Kleinunternehmen in der Buchhaltung?

Vier Pflichten gelten für jedes Kleinunternehmen in der Schweiz. Erstens die Belegpflicht: Jede Buchung braucht einen Beleg, und Geschäftsbücher wie Belege sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR), digital erlaubt, wenn die Unveränderbarkeit gewährleistet ist (GeBüV). Zweitens der Handelsregistereintrag: Für Einzelfirmen ab CHF 100'000 Jahresumsatz Pflicht (Art. 931 OR), für GmbH und AG immer. Drittens die Mehrwertsteuer: MWST-pflichtig wird, wer weltweit ab CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt; die Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode fällig. Viertens die Steuererklärung: Die Einzelfirma versteuert den Gewinn als Einkommen der Inhaberin oder des Inhabers, die GmbH zahlt Gewinn- und Kapitalsteuer und braucht dafür eine unterzeichnete Jahresrechnung. Pfeffersack hält Belege, MWST-Zahlen und Jahresauswertung an einem Ort, damit keine dieser Fristen an fehlender Ordnung scheitert.

Einfache oder doppelte Buchhaltung für das Kleinunternehmen?

Die einfache Buchhaltung genügt der Einzelfirma bis CHF 500'000 Umsatz und ist deutlich schneller: Einnahmen und Ausgaben chronologisch erfassen, Belege zuordnen, am Jahresende die Vermögenslage aufstellen. Die doppelte Buchhaltung mit Konten, Soll und Haben, Bilanz und Erfolgsrechnung ist ab CHF 500'000 Umsatz und für jede GmbH Pflicht. Freiwillig lohnt sie sich, wenn eine Bank eine Bilanz sehen will oder eine spätere Umwandlung in eine GmbH geplant ist, weil dann Eröffnungsbilanz und Kontenrahmen bereits stehen. Pfeffersack bietet beide Bereiche im selben Abo: Die Einzelfirma führt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Kategorien im Standard-Bereich, die GmbH bucht im GmbH-Bereich auf Konten nach den Klassen des KMU-Kontenrahmens. Beide lesen Kontoauszüge als Datei ein und erkennen Belege. Die Bereiche sind getrennt: Wer von der Einzelfirma zur GmbH wechselt, stellt in den Profileinstellungen auf den GmbH-Bereich um und erfasst dort die Eröffnungsbilanz der neuen Gesellschaft; Buchungen aus dem Standard-Bereich werden nicht übernommen.

Was kostet die Buchhaltung für ein Kleinunternehmen?

Die Kosten hängen davon ab, wer die Arbeit macht. Wer die laufende Buchhaltung selbst erledigt und nur den Abschluss prüfen lässt, zahlt für die Software und wenige Treuhandstunden. Wer alles auslagert, zahlt Stundensätze der Treuhandbranche, die je nach Region und Qualifikation deutlich variieren; unser Guide zu den Treuhänder-Kosten unten zeigt die Spannen mit Quellen. Pfeffersack kostet CHF 5 pro Monat im Jahresabo oder CHF 7 im Monatsabo, mit denselben Funktionen in beiden Abos: QR-Rechnungen, Bank-Import, Belegerkennung, MWST-Auswertung, Zeiterfassung und Treuhänder-Zugang. Erweiterungen wie die eigene Absenderadresse oder der Massenimport von Belegen kosten je CHF 5 pro Monat zusätzlich. Damit bleibt der Treuhänder dort, wo er den grössten Wert bringt: bei Abschluss, Steuern und Beratung, nicht beim Abtippen von Belegen.

Was kann Pfeffersack für Einzelfirma und GmbH?

Die beiden Bereiche unterscheiden sich so, wie sich die Buchführungspflichten unterscheiden.

Einzelfirma (Standard-Bereich): Du buchst Einnahmen und Ausgaben mit Kategorien, dazu Privatentnahmen und Privateinlagen. Der Jahresabschluss zeigt Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien, den Gewinn und die Vermögenslage (Anfangs- und Endbestand, sobald ein Saldovortrag erfasst ist) und geht samt Buchungsjournal als PDF oder Excel an die Steuererklärung oder den Treuhänder. Die MWST rechnet der Standard-Bereich nach der effektiven Methode mit vereinbartem Entgelt pro Quartal ab; die XML-Datei (eCH-0217) lädst du selbst im ESTV-Portal hoch. Rechnest du mit einem Saldosteuersatz ab, rechnet die MWST-Übersicht damit, und du trägst die Zahlen im ESTV-Portal ein. Zahlungseingänge aus dem Bank-Import ordnet er offenen Rechnungen zu, die als Einnahme «Unbezahlt» in Franken gebucht sind: mit QR-Referenz oder Rechnungsnummer und rappengenauem Betrag automatisch, sonst erst nach deiner Bestätigung. Teilzahlungen ordnet er nicht zu.

GmbH (GmbH-Bereich): Du buchst doppelt auf Konten, mit Eröffnungssaldi und geführtem Jahresabschluss; Bilanz und Erfolgsrechnung exportierst du als PDF, Excel oder CSV. Die MWST rechnest du effektiv (vereinbart oder vereinnahmt) oder mit dem Saldosteuersatz ab, monatlich bis jährlich. Dazu kommen Mahnstufen mit Verzugszins, die du selbst auslöst, mehrere Bankkonten, Konten in Fremdwährung und ein Zahlungslauf für Lieferantenrechnungen als pain.001-Datei für dein E-Banking.

MWST-Abrechnung mit Saldosteuersatz oder effektiv: was die Software können muss

Eine Software für die MWST-Abrechnung muss die Methode abrechnen, die du bei der ESTV gewählt hast. Mit der effektiven Methode rechnest du in der Regel quartalsweise ab und ziehst die Vorsteuer ab. Mit dem Saldosteuersatz rechnest du halbjährlich ab und multiplizierst den Umsatz inklusive MWST mit dem bewilligten Branchensatz, ohne Vorsteuer abzuziehen (Art. 35 Abs. 1 und Art. 37 MWSTG). Den Saldosteuersatz darf wählen, wer höchstens CHF 5'024'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen und höchstens CHF 108'000 Steuer pro Jahr hat. Fällig ist die Abrechnung 60 Tage nach Ende der Periode (Art. 71 MWSTG). Ein Beispiel: Ein Grafikatelier mit dem Saldosteuersatz von 6.2 % und CHF 54'050 Umsatz inklusive MWST im ersten Halbjahr schuldet der ESTV CHF 3'351.10.

In Pfeffersack hängt der Umfang vom Bereich ab. Der Standard-Bereich für Einzelfirmen rechnet effektiv nach vereinbartem Entgelt ab, pro Quartal, und erstellt die XML-Datei (eCH-0217) für das ESTV-Portal. Oder er rechnet mit einem Saldosteuersatz halbjährlich oder jährlich ab; dann trägst du die Zahlen aus der Übersicht von Hand im ESTV-Portal ein. Bezugsteuer und Einnahmen ohne MWST, etwa steuerbefreite Exporte, enthält der Standard-Bereich nicht; sie gehören trotzdem in die Abrechnung. Im GmbH-Bereich, den auch eine Einzelfirma mit doppelter Buchhaltung nutzen kann, wählst du die effektive Methode nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgelt oder den Saldosteuersatz mit einem oder zwei Sätzen, dann halbjährlich oder jährlich und nach vereinbartem Entgelt. Die XML-Datei erstellt Pfeffersack dort für die effektive Methode; beim Saldosteuersatz nur für Perioden bis 2024, weil die ESTV ab 2025 je Tätigkeit einen Tätigkeitscode verlangt, den Pfeffersack noch nicht erfasst. Ab 2025 überträgst du die Zahlen deshalb aus dem Bericht als PDF oder Excel von Hand ins ESTV-Portal. Einen Methodenwechsel oder einen neuen Saldosteuersatz erfasst du jeweils ab einem 1. Januar.

Wann passt Pfeffersack nicht?

Pfeffersack ist auf die laufende Buchhaltung kleiner Schweizer Firmen ausgerichtet. Diese Grenzen solltest du vor dem Start kennen. Es gibt keine direkte Bankanbindung: Kontoauszüge lädst du als CSV-Export deiner Bank (etwa UBS, PostFinance, Raiffeisen oder ZKB) oder als camt-Datei hoch. Der Standard-Bereich rechnet die MWST effektiv oder mit einem Saldosteuersatz ab und führt keine Bilanz. Wer als Einzelfirma zwei Saldosteuersätze hat oder ab CHF 500'000 Umsatz eine Bilanz braucht, bucht deshalb im GmbH-Bereich, in dem du als Rechtsform auch Einzelfirma wählen kannst. Mahnstufen mit Verzugszins gibt es nur in der doppelten Buchhaltung; im Standard-Bereich verschickst du Zahlungserinnerungen einzeln per E-Mail. Abo-Rechnungen gibt es nur im Bereich für Einzelfirmen. Und die Software ersetzt keine Beratung: Steuerplanung, Wahl der Rechtsform und die Prüfung des Abschlusses bleiben Sache deines Treuhänders.