Rechnung und Zahlungseingang abgleichen
So zählt eine bezahlte Rechnung nur einmal als Einnahme, auch mit Kursdifferenz oder Bankspesen.
Worum es geht
Erstellst du eine Rechnung mit «Buchung erstellen», steht sie sofort als Einnahme «Unbezahlt» in den Büchern. Das entspricht der MWST nach vereinbartem Entgelt: Die Einnahme gehört auf das Datum der Rechnung, eine Fremdwährung zum ESTV-Kurs dieses Tages.
Kommt das Geld, ist das keine zweite Einnahme. Die Zahlung begleicht die Rechnung: Rechnung und Buchung wechseln auf «Bezahlt», die Zahlung selbst wird nicht nochmals gebucht. Sonst zählen Umsatz, MWST und Saldo doppelt.
Weicht der Betrag leicht ab, bucht Pfeffersack die Differenz separat am Zahlungstag und ohne MWST: bei einer Rechnung in Fremdwährung als Kursverlust oder Kursgewinn, bei einer Rechnung in CHF als Bank- und Zahlungsgebühren, etwa Spesen, die die Bank deines Kunden abzieht. Die Rechnung selbst bleibt unverändert, ein Kursgewinn zählt nicht zum MWST-Umsatz.
Eine deutlich tiefere Zahlung (Teilzahlung) oder eine höhere Zahlung begleicht die Rechnung nicht automatisch. Sie bleibt eine eigene Einnahme, damit kein offener Betrag als Gebühr verschwindet.
Schritt 1: Beim Bankimport
Trägt die Zahlung die QR-Referenz der Rechnung oder ihre Rechnungsnummer und stimmt der Betrag genau, ordnet Pfeffersack sie direkt zu. Gibt es eine Differenz oder passt nur Betrag und Kundenname, siehst du die Zahlung vor dem Import mit «Rechnung …» und entscheidest selbst.
Schritt 2: Bestehende Doppelungen bereinigen
Sind Rechnung und Zahlung schon beide als Einnahme gebucht, zeigt «Buchungen» oben den Hinweis «Zahlungen passen zu offenen Rechnungen». Mit «Der Rechnung zuordnen» verschwindet die doppelte Einnahme, die Rechnung wird bezahlt und eine Differenz gebucht. Dasselbe findest du in der Buchung unter «Gehört diese Zahlung zu einer Rechnung?».
Schritt 3: Zuordnung prüfen oder aufheben
In der Buchung der Rechnung siehst du, welche Zahlung sie beglichen hat. Mit «Zuordnung aufheben» ist die Rechnung wieder offen und die Zahlung steht wieder als eigene Einnahme in den Büchern. Löschst du einen Import, werden seine Zuordnungen ebenfalls aufgehoben.
Schritt 4: Rechnungen ohne Buchung
Hast du eine Rechnung ohne «Buchung erstellen» geschrieben, ist die Bankzahlung deine Einnahme. Setze die Rechnung dann in der Rechnungsliste auf «Bezahlt» und wähle «Nur Status ändern», damit nichts doppelt gebucht wird.
Tipps
- Rechnungen mit QR-Rechnung werden am sichersten erkannt: Die QR-Referenz enthält die Rechnungsnummer samt Prüfziffer.
- Stripe: Steht die Rechnungsnummer im Pflichtfeld deines Zahlungslinks, wird die Rechnung beim Stripe-Sync ebenfalls als bezahlt verbucht.
- Eine beglichene Rechnung lässt sich nicht löschen, solange die Zuordnung besteht. Hebe sie zuerst auf, sonst verschwände die Zahlung aus den Büchern.